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1、2018年9月28日交流,1,文件写作与控制,2018年9月28日交流,2,如何写文件,8大原则,3精法则,服务精神,这是你的船,2018年9月28日交流,3,文件编写理论基础8大原则,系统管理 领导作用 全员参与 过程方法,持续改进 基于事实的决策方法 互利的供方关系 以客户为中心,2018年9月28日交流,4,精简,精确,经典,3精原则,措辞简洁，扫除一切套话、空话，删掉每1句多余的话和每1个不必要的字。尽量采用术语和表格。设计工作流程应简单实用。,用词精准、具体，不模棱两可，避免产生任何歧义。可量化的一定量化，能准确定位的一定具体定位。,内容及表述、格式成熟，经得起时间检验，能长久使用。
2、比较多种方案，从内容到形式应反复修改，广泛征求意见。尤其是读者多、使用周期长或涉及关键、敏感性问题的文件，要逐字逐句反复推敲。,2018年9月28日交流,5,服务精神,模板：标准模板。文件、通知、报告 标题：措辞锤炼，突出个性 层次：按逻辑结构划分层次，条、款、项 用语：术语、程度、数字、标点、单位、范围 字体：宋体,2018年9月28日交流,6,服务精神,排版： “1页纸”。14个字、标点符号不单行 表格：表格化文件和工作表格 引用：充分参考现有文件 校对：使用校对符号,2018年9月28日交流,7,编制流程,2018年9月28日交流,8,审核流程,重要或牵涉面广的文件，应由相关部门会审。由
3、编制人综合会审意见进行修改，未采纳的意见须向会审人解释原因，修改后须会审人签字认可。会审意见不一致时，由统筹委和编制部门确定报批稿，附上不同意见，呈批准人裁定。,2018年9月28日交流,9,批准流程,工作表格必须报批，审批人在原件正面签字。 批准人起草的文件，可由批准人在编制、批准栏签名。 文件送审、报批时须呈报旧文件及其他相关文件,并用黄色荧光笔在新旧文件上标注改动内容。 复审、报批时须附以前修改过的所有文稿。,2018年9月28日交流,10,文件的分类,2018年9月28日交流,11,常识,流程,纲领及流程,纲领,按性质分类,纲领类文件层次由高到低依次是原则、方针、目标、机制等 纲领应一
4、事一言、观点鲜明、 结论肯定、 格式直观，相关人员应能背诵。 纲领未经相关部门负责人及编 写人反复讨论，不允许改动。,纲领及流程：某些附带简洁流程的纲领文件，为使纲领直观、内容全面。,流程必须做到：详实、直观、 易学、易用 流程是每个员工必须动手编写的，应适时新增、修改和废止,常识：员工应知应会的基本知识和做人素养，包括与员工思想意识和专业技能相关的大量外来资料的原件、摘录和编辑等。,2018年9月28日交流,12,2018年9月28日交流,13,营销类,生产、服务类,管理类,绿,公益及其他类,红,蓝,橙,按 特 点 分类,2018年9月28日交流,14,绝密,机密,秘密,按 其 秘 级,只限
5、于公司员工接触的资料和事项,只限于副总经理及以上、当事人或相关责任人接触的资料和事项，用“+”标注,只限于公司董事或其授权人接触的资料和事项，用“*”标注,2018年9月28日交流,15,基础文件,部门文件,通用文件,其 他 分 类,使用人数较多、且适合多个部门或公司所有部门的文件,适合本部门或极少相关部门使用的文件。,规定文件写作、文件和资料控制的文件。,2018年9月28日交流,16,“修改用”章,“学习用”章,“受控”章,文件标识,发放的文件、图纸由资料室盖章并注明受控号,学习用经管院批准后可复印并盖章，用完交回管院,修改用经统筹委批准后可复印并盖章，用完交回统筹委,“供参考”章,对外提
6、供的内部文件由资料室盖章,2018年9月28日交流,17,行文要求之一：模板统一,一律使用标准的模板，模板有利于读者阅读和获取信息。要特别注意读者范围。 长期使用文件 通知模板 报告、传真模板,2018年9月28日交流,18,行文要求之一：模板文件,续页,2018年9月28日交流,19,打印:2006.01.15,如位置不够，字体可小12号，或紧缩字间距,2018年9月28日交流,20,行文规范之一：模板通知,2018年9月28日交流,21,行文要求之一：模板报告,2018年9月28日交流,22,行文要求之二：标题定性语,2018年9月28日交流,23,行文要求之二：标题说明,标题应确切地反映
7、主题，以帮助读者迅速了解文 件的主要内容、性质、适用领域。 标题应避免近似词，词义和字形均要突出个性。 措辞应锤炼，应用越广泛的文件标题字数应越少。 文中应使用小标题，帮助读者迅速理解内容，字 数不限。,2018年9月28日交流,24,行文要求之三：层次文件条款,2 xxxxxx (第2条) 2.1 xxxxxx (第2条 第1款) a. xxxxxx (第2条 第1款 第1项或a项 ),2018年9月28日交流,25,行文要求之三：层次说明,条是层次中最基本的部分。有小标题并单独成行 款是条的有编号的细分单元，不设小标题 项是款细分单元 涉及到敏感性内容，方便其他文件引用的，用小 写英文字母
8、进行编号 非敏感性内容，不用字母作项号，可用破折号,2018年9月28日交流,26,行文要求之四：用语术语,使用术语可精简文字，达到言简意赅的效果,2018年9月28日交流,27,行文要求之四：用语数字,数字。除序数词和约定俗成用法外，均用阿拉伯数字。对外文件或某些内容简练的内部文件大段落可用中文数字。,2018年9月28日交流,28,行文要求之四：用语标点,要十分认真对待每一个标点，每个文件使用标点的风格应一致。“%”后用“。”时必须空1格。尽量少用“；”、“（）”。应避免标点的视觉干扰。,2018年9月28日交流,29,行文要求之四：用语单位,遵守计量管理规定，某些约定俗成的用法除外。特别
9、推荐： 长度 mm、m、km 重量 g、kg、t 面积 cm2 、 m2 体积ml、l、m3 货币单位为外币时必须在符号之后加汉字注明。,2018年9月28日交流,30,行文要求之四：用语范围, 范围。表示范围，要精简而明确。,2018年9月28日交流,31,行文要求之五：字体,文件标题用小三号黑体。页眉的文件名用小四号黑体，文件号及页码用五号宋体。,2018年9月28日交流,32,一样吗,?,2018年9月28日交流,33,宋体 五号,条的小标题用黑体，比正文大1级。正文大于六号字一律用宋体，六号字可用幼圆体或等线体。,黑体 小四,2018年9月28日交流,34,行文要求之五：字体,正文尽量
10、使用相同的字体、字号，字号不得小于六号。 不得擅自用其他字体或乱加修饰，也不可用繁体，专门设计的对外文件除外。,2018年9月28日交流,35,排版应下功夫，以便读者高效读懂文件且有美感 文件用A4纸，排版必须紧凑，不浪费任何空间，尽量“1页纸”编排。,行文要求之六：排版,2018年9月28日交流,36,无段前,在行距一致的基础上， 小标题前设段前0.5行或6磅,条的小标题与上1行的行距是正文行距的1.5倍,不设段前,2018年9月28日交流,37,2018年9月28日交流,38,2018年9月28日交流,39,从排版美观角度,建议左右栏水平,2018年9月28日交流,40,行文要求之六：排版
11、,版面允许时，字尽量大，但正文一般不应大于标题。 统一用竖式排版，专门设计对外文件除外。,2018年9月28日交流,41,文件应尽量使用表格。表格分为表格化文件及工作表格2类。 数字多或重复项多的文件应采用表格化文件。,行文要求之七：表格,2018年9月28日交流,42,2018年9月28日交流,43,2018年9月28日交流,44,尽可能设计可选项供填表人选择。可选项应准确、全面，既规范填表，又起到提示作用。,2018年9月28日交流,45,2018年9月28日交流,46,行文要求之七：表格,2018年9月28日交流,47,2018年9月28日交流,48,表格内的文字按左上对齐方式排列,20
12、18年9月28日交流,49,行文要求之八：校对符号说明,正确使用校对符号是提高文件修改效率的唯一方法。应尽量改得显眼，别耽心划得很乱，只要符号正确，再乱也不会改错。手写的草稿可以用涂改液修改，但打印出的初稿只可划改。决不可在正式文件上用涂改液。,2018年9月28日交流,50,行文要求之八：校对符号用法,2018年9月28日交流,51,行文要求之八：校对符号用法,正确使用校对符号是提高文件修改效率的唯一方法。应尽量改得显眼，只要符号正确，再乱也不会改错。,2018年9月28日交流,52,相关文件,编写或修改文件时，应将相关文件放在面前参考 文件写作标准 文件编号代码一览表 远大管理方针 常用术语 员工保密制度 机密、绝密管理制度 组织结构图 文件目录,2018年9月28日交流,53,2018年9月28日交流,54,谢谢,
