公共部门工作分析与职位评价

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1、第6章 公共部门工作分析与职位评价,公共部门人力资源工作分析概述 公共部门人力资源工作分析的内容、程序与基本方法 公共部门人力资源职位评价概述 公共部门人力资源职位评价的方法,内容结构图,公共部门工作分析,公共部门职位评价,内容,程序,方法,内容,方法,任职说明,工作描述,准备阶段,调查阶段,分析与综合阶段,分类法,排列法,评分法,因素比较法,面谈法,工作问卷,访谈法,工作日志法,关键事件法,【引导案例1】该组织需要什么样的项目助理？,XX组织是中国致力于环保建设的较著名的非营利组织，因业务发展需要招聘一名项目助理。人力资源部门按照一般形式起草了招聘广告并在报纸上给予公布，要求具备本科学历，英

2、语4级以上，具有项目策划和志愿者工作经历。广告公布后，人力资源部门从大批求职简历中进行筛选，初选了5名候选人进行面试。面试的结果是5名候选人都不能充分满足岗位要求，最后，无一人被录用。 人力资源部门分析了这次招聘失败的原因，主要在于公布招聘信息前没有对项目助理职位的工作职责和任职资格进行专门分析，招聘广告过于一般化。本科学历、英语四级、志愿者工作经历并不是项目助理必须的能力，因此造成一些求职者符合广告要求却不具备岗位技能。,经过分析，人力资源部门重新公布了招聘条件： 职位要求：1、在项目点进行生态环境和社会调查，攥写项目报告。2、起草项目策划书。3、协助项目主管参与并组织项目实施，收集、汇总项

3、目有关资料。4、对项目进行评估。 应聘人员要求：1、专业：生态或环境工程相关专业。2、性别：男生优先。3、有英语能力、相关工作经验和培训能力者优先4、须具备良好的职业素质，有责任心和奉献精神，性格开朗，吃苦耐劳，具有良好的团队合作精神，能经常出差。 很快，该组织招到了满意的项目助理。,【引导案例1】该组织需要什么样的项目助理？（续）,工作名称：打字员 职位代码：827301-2 工资等级：GS-322-4 工作职责：在主管的指令下工作，属支持性部门的操作。 工作任务：履行某些书记类职能，以支持主管工作及本部门任务的完成打印书信和报告，整理、汇编报告；维护、保存办公用品清单；安排、准备会议事务；

4、接收电话；处理日常信件；完成其他临 时分配的工作。 资格要求：高中或相当学历；打字速度：100单字/分钟；至少有6个月做GS-322-3级秘书的经验或相关经验。,【引导案例2】一份传统的工作描述,6.1 公共部门人力资源工作分析概述,工作分析又称职位分析(job analysis)，是指通过一系列的程序和方法，找出某个公共部门职位的工作性质、任务、责任以及完成工作所需的技能和知识的过程。 工作分析的主体是工作分析者，客体是组织内部的各个职位，内容是与各个职位有关的情况，结果是工作说明书，或者叫职位说明书。,6.1.1 工作分析的含义,Who何人 What何事 When何时 Where何地 Ho

5、w如何做 Why为何做 For Whom为何人,工作分析的思想来源于以F. W. 泰勒为代表的“科学管理”理论。该理论在研究工作中动作的基础上，提出了“工作分析”问题。工作分析作为一种管理制度，最早应用于企业管理，以后逐渐推广到了公共部门，并成为公共部门实施管理的重要工作和手段。1923年美国制定了第一个职位分类方案，1949年国会通过了新的职位分类法。1978年的文官改革法对职位分类做了较大改革。美国是职位分类的起源地，也是实行职位分类最典型的国家。,6.1.2 工作分析的基本术语,1行动。指工作活动中不便再继续分解的最小单位。 2任务。指工作活动中未达到某一目的而由相关行动直接组成的集合，

6、是对一个人从事的事情所作的具体描述。 3职责。由某人在某一方面承担的一项或多项任务组成的相关任务集合。 4职位。由一个人完成的一项或多项相关职责组成的集合，又称岗位。,5职务。是指主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的统称。和职位不同，职位与员工是一一对应的，而职务却并非一一对应。一个职务可能不止一个职位。例：总经理是职位，其相应的职务是决策管理工作、高级管理工作及日常管理工作。 6工作。是指一个或几个相类似的职位所形成的组合。一项工作可能只涉及一个职位，也可能涉及多个职位。 7职业。由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作集合。 8职业生涯。指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职

7、业。,6.1.2 工作分析的基本术语（续）,6.2 公共部门人力资源工作分析的内容、程序与基本方法,6.2.1 工作分析的内容 工作分析的内容，取决于工作分析的目的和用途。有的工作分析是为了规范新的工作内容，有的是为了对现有工作进行调整，从而制定合理的奖惩制度；还有的是为了改善工作环境，提高绩效水平。不同的公共部门要做的工作不同，自身的组织特性也不同。因此工作分析的内容与侧重点也不同。但从一般意义上来讲，每一项工作分析都要包括两方面的内容：一是工作描述；二是任职说明。,1工作描述,工作描述应当具体说明该项工作的特点和环境背景，主要解决工作内容与特征、工作责任与权利、工作目的与结果、工作标准与要

8、求、工作岗位与条件、工作流程与规范等问题。工作描述既包括对工作内容的描述，也包括了工作背景的描述。,（1）对工作内容的描述,广泛层次上的工作内容是指工作的职责或职能，即该职位上公职人员的主要责任范围。如人事处处长的职责是负责组织的人力资源管理活动，并与组织的总体战略协调一致。工作内容即是指所担当的工作任务，即完成该工作职能所需要从事的一系列活动。如该人事处长的工作任务包括负责人事调动、培训及档案管理工作等。具体层次上的工作内容最为详尽，是指在完成一项任务时需要执行的步骤，如该人事处处长在完成人事调动任务时，要在调动书上盖章签字等。,（2）对工作背景的描述,报告关系，即该工作在公共部门组织结构中

9、的地位，也就是说处于哪个层级系统，其上级部门和下属部门分别是哪些。 监督关系，即该工作在公共部门中所需要接受的监督及进行监督的性质、内容等。 职权及判断自由程度，即该公职人员在完成该项工作时拥有多少职权和自由判断的程度等。 工作条件和物理环境，即工作地点的温度、光线、湿度、噪声、安全条件、地理位置等。 社会环境，即工作群体中的人际关系，完成工作所要求的人际交往的数量和程度，与各部门之间的关系，工作地点内外的文化设施、社会习俗、工作群体中其他人的个人情况，如年龄、性别、资格等。 聘用条件，即公职人员在该公共部门中的有关工作安置情况，包括工作时数，工资结构，支付工资的方法，福利待遇，该工作的晋升机

10、会，工作的季节性、进修的机会等。,2任职说明,任职说明，又称职务要求。它包括从事某项职务的公职人员必须具备的一般要求、生理要求和心理要求。 一般要求主要包括年龄、性别、学历、工作经验； 生理要求主要包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度； 心理要求主要包括观察能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、特殊能力、性格、气质、兴趣爱好、态度、事业心、合作性、领导力等。,6.2.2 工作分析的程序,工作分析是一个细致而全面的评价过程，它主要由前期准备阶段、调查阶段、分析汇总阶段和控制运用四个阶段所构成，这几个阶段相互联系、相互衔

11、接和相互影响。,1.准备阶段,（1）确定工作分析目的。工作分析目的在一定程度上决定了将使用哪种方法来收集资料，并会影响设计工作分级的计划。 （2）确定工作分析参与者。一般而言，工作分析的负责人通常是熟悉工作分析的人力资源管理部门的专业人士，有时候也需要外部的专家来帮助，协助某些特殊方法的应用。一般情况下工作分析的参加者主要由分析的对象待分析工作的任职者、他的直接主管上级和部门负责人等构成。前期通常做法是：首先，由人力资源管理者（专业人士、外部的专家）搜集进行中的工作信息；然后，编写出一份工作说明书和工作规范，员工和其直接上级要参与此项工作，如填写问卷、参加访谈等；最后，由员工和上级管理者来审查

12、和修改工作分析人员所编写出的反映其工作活动和职责的结论性描述。,2.调查阶段,（1）收集背景资料。工作分析的背景资料主要包括：国际标准的职业分类标准、国家的职业分类标准和组织结构图、工作流程图、前人做过的职业分析资料和工作说明书等。 （2）收集工作分析对象现有的信息，并确定信息来源。这一步骤，主要是通过收集有关工作对于员工行为的要求、工作活动、工作环境条件和工作对任职者的资格要求等多方面的信息，利用各类工作分析方法进行实际的工作分析。除了收集相关的背景资料外，还需要收集各种工作的实际情况，作为实际存在的工作记录下来，并对有关工作信息进行科学整理。为了有效地进行工作分析，必须做到正确完整的确认工

13、作实体；正确记述已确认的工作所包括的全部内容；明确提出员工完成该项工作所必备的条件。任职者、监督者和有关管理者都可以作为可靠的信息来源。 （3）选择合适的信息搜集方法。搜集工作分析所需要信息的方法有很多，常用的有观察法、工作日志法、访谈法、问卷法、参与法和关键事件法等。,3.分析与综合阶段,该阶段工作首先是将收集到的信息进行全面系统的整理、审查和分析，主要包括岗位名称分析、任务分析、责任分析、劳动强度分析、工作环境分析和任职资格分析。然后，将工作分析结果进行高度概括和总结，使之成为可以使用的管理文件，即工作说明书。其主要目的是让组织成员充分了解工作岗位、任务和职责，明确工作标准以及应具备的素质

14、。 在大多数情况下，完成工作分析后需要编写工作说明书，其步骤如下：（1）根据工作分析信息写出工作说明书草稿；（2）将工作说明书草稿与实际工作进行对比；（3）根据对比结果决定是否需要再次进行调研；（4）修正工作说明书，对特别重要的工作岗位，可能还需要多次修订；（5）形成工作说明书定稿，并应用于实际工作。,4.控制和运用阶段,工作分析活动的控制贯穿于整个分析过程，其主要目的是为了控制和纠正可能出现的偏差，以保证工作分析的顺利完成。工作分析结果是人力资源管理各项工作的基础，广泛运用在组织结构调整、工作岗位再设计、员工招聘、绩效管理和薪酬管理等许多方面。该阶段也可视为是工作分析的反馈过程，通过工作分析

15、结果的控制和运用，既满足实际工作的需要，还可以运用过程中的各种反馈信息对已经编制的工作说明书进行相应调整，为今后的再次工作分析提供参考依据。,【案例3】,Dean进入某公司后有点找不到北。有事，A部门说“归B部门管”，B部门称不知道，让他找C部门。Dean觉得有必要对岗位和责任进行梳理，建议HR部门进行工作分析。HR经理却摇摇头告诉他，员工对此发怵，不配合，工作分析很难进行。原因何在呢？ 人力资源专员小V接到指示，公司在这个月将开展工作分析。人力资源部的每个成员自然成为工作分析小组成员，小V要负责销售部门各个岗位的工作分析。他决定先从普通的销售员开始，从下往上分析，把销售经理摆在最后。 事实上

16、，普通员工的态度并没有小V预期的那样配合。“工作分析？干吗用的？你们人力资源部还真是吃饱了没事干。”资历深厚的直接质疑小V。“哦，是不是要裁人啦？怎么突然要分析工作了呢？”胆小者支支吾吾，疑心重重。“真抱歉，手头忙，等过一阵再谈吧。”态度冷淡不配合的更不在少数。一周下来，小V精疲力竭，却收获寥寥。,6.2.3 工作分析的基本方法,面谈法 问卷法 直接观察法 工作日志法,一、访谈法,1形式：个人，群体，主管 2 适用范围：制定工作规范为目的 3主要任务：了解被分析职务所需要的知识、技术、能力要求，体力、脑力活动、特定环境条件、典型工作事件、对任职者的兴趣要求等。 4优点：信息收集迅速；使任职者了解工作分析的必要性和功能，更容易接受分析结果；有机会释放不满； 5 缺点：信息容易失真,二、问卷法,1. 适用范围：通过问卷来描述工作包含的任务与职责 2. 形式：结构化、半结构化与开放式问卷 3. 优点：迅速高效 4. 缺点：准确性差；费时,三、直接观察法,1.方式：在自然状态下，有目的、有计划地直接观察任职者的工作情况。 2. 使用范围：由身体活动构成的工作进行分析 3. 常与访谈法结合使用。,