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1、第二章 文档的编辑和排版 2.1 编辑文档 文档的建立不但要输入文字,还要插入图片,还要进行格式设置,最后才能取得图文并茂的效果。整个过程都是在编辑状态下进行的。当文档输入完毕,为了美化往往还需对文档进行编辑,以达到更好的效果。,2.1.1选定文本 在文本编辑过程中经常需要对一些文本进行编辑和操作,但必须遵循这样一个原则“先选定,后操作”。选择文本的方法有多种,以下我们分别介绍使用鼠标和键盘的两种方式。 一、 使用鼠标 鼠标指针选定文本块的第1个字符,按住左键直接拖曳到文本块的最后一个字符处,释放。这时所选定的文本块呈反白显示,表示选中。 单击“编辑”菜单中的“全选”命令,选择全文。 单击文本
2、区左端的隐含的选定栏,选中一行。 双击文本区左端的隐含的选定栏,选中一段。 三击文本区左端的隐含的选定栏,选中全文。 按住Ctrl键同时,在一个句子的任意位置处单击,选择该句。 按住Alt的同时,按住鼠标左键拖曳,选中矩形块。 二、 使用键盘 鼠标指针定位到文本块首部,同时按住Shift键和按上、下、左、右光标键,选中一个文本块或一个字。 按住Ctrl+A功能键,选中全文。,2.1.2移动或复制文本 可以将文本从一个位置移动到另一位置来重新组织文档,在文档中有些文字需要多次重复,这就需要在Word中对这些内容进行移动或复制。 一、 使用鼠标 在打开的文档中选定要移动或复制的内容,将鼠标指针移动
3、到选定的内容上,此时鼠标指针变成左上斜箭头,直接拖曳该选定的文档内容,一直到文档的新位置处释放鼠标,此时完成的是文档内容的移动;按住Ctrl键再拖曳,是文档内容的复制。 二、 使用剪贴板 可以有三种方式将选定的内容送剪贴板: 1 按住Alt+PrintScreen键将当前打开的活动窗口送剪贴板 2 直接按住PrintScreen键将整个屏幕内容送剪贴板 3 先选定内容,然后单击“复制”和“剪切”按钮,将选定内容送剪贴板,选定要移动或复制的内容,单击“编辑”菜单下的“剪切”命令或直接单击工具栏上的“剪切”按钮,或按下Ctrl+X快捷键,此时被选定的文本被删除,然后将插入点移至新的位置,再单击“编
4、辑”菜单中的“粘贴”命令或直接单击工具栏上的“粘贴”按钮,或按下“Ctrl+V”快捷键,这时被剪切掉的文本被插入到文档的新位置处,完成了文本的移动操作。 如果要复制选定的内容,则单击“编辑”菜单中的“复制”命令或直接单击工具栏中的“复制”按钮,或按下“Ctrl+C”快捷键,这时被选定的文本仍然存在。然后将插入点移至新的位置,再单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令或直接单击工具栏上的“粘贴”按钮,或按下“Ctrl+V”快捷键,这时在新的位置处复制了一个文本的副本,完成了文档的复制操作。Office2000中剪贴板最多可粘贴12次信息。(如图2-1剪贴板) 如图2-1剪贴板 一旦将内容送入剪贴板中,可
5、多次复制,直至剪贴板中内容被更新。还可以单击鼠标右键,打开快捷菜单,从中选择“剪切”、“复制”、“粘贴”命令,完成相应的操作。,2.1.3插入和删除文本 可以从文档中删除不再需要的文本,也可以在文档中添加一些新内容。 将光标移至需删除的文字前面,按Del键,或将插入点移至要删除文字的后面,按Backspace键,如选定的是文本块,按Del键,则选定的文本块将全部被删除。 如要添加新内容,光标移至想要插入新内容位置处,直接输入文本,现有的文本将会向后移动,以便为添加的文本留出空间。在想插入空白行处按Enter键,将插入一个新空行。 在插入文本时需注意,屏幕的右下角处显示“改写”按钮时,这时输入的
6、文本将替换原有的内容,而不是插入文本。可以在“工具”菜单中的“选项”命令对话框中的“编辑”选项卡中取消“改写模式”即可。,2.1.4 恢复删除文本 Word将记住用户对文档进行的最近几次更改并有一个更改列表,如果不小心错误的删除文本,可以使用撤消特性来恢复文本。还可以用Ctrl+Z快捷键来恢复被删除的文本。 单击“编辑”菜单中的“撤消命令”,或单击工具栏上的撤消按钮,撤消刚才的操作。也可以打开更改列表从中选择,每次取消一个更改,或者一次取消多个更改。 需要注意的是,在恢复被删除文档时,必须在删除文本后立即选择“撤消清除”命令,中间不能执行任何其他操作,否则将不能被恢复。,2.1.5 查找和替换
7、文本 一、 查找 Word的查找功能可以在文档中快速查找用户指定的内容,并定位到文本出现的位置。单击“编辑”菜单中的“查找”命令,或按Ctrl+F快捷键,打开“查找与替换”对话框。(如图2-1查找与替换对话框)在“查找”选项卡中的“查找内容”文本框中输入要查找的文本内容,但最多不能超过255个字符。单击“查找下一处”按钮,开始查找,直至全部查找结束为止,Word将提示用户查找结束。按“取消”按钮,关闭对话框。(如图2-2查找和替换对话框) 图2-2查找和替换对话框,二、 替换 一般来说,查找的目的就是替换。替换文本是指将查找到的指定文字用其他的文字或格式替代。 单击“编辑”菜单中的“替换”命令
8、,或按Ctrl+H快捷键,在打开“查找与替换”对话框中的“查找内容”文本框中输入要查找的内容,在“替换为”文本框中输入要替换的内容。如果单击“高级”按钮,可以设置替换内容的格式要求,也可以选择“搜索范围”下的“全字匹配”、“使用统配符”,以及“格式”按钮中的“字体”、“样式”、“突出显示”以及一些特殊要求。单击“全部替换”按钮,一次将所有搜索到的指定文字全部替换为指定的字符和格式。单击“替换”,则替换当前文字,单击“查找下一处”,则不替换该文字,跳到下一处继续搜索。,2.1.6语法和拼写检查(自习) 现在的拼写检查工具能识别更多的人名、组织和公司的名称、城市和国家及地区、Internet和文件
9、地址等信息。Word的拼写检查特性将文档中每个单词与词典中的单词进行比较,以找出拼写错误。语法检查特性会找出如大写、标点符号错误和使用错误单词这样的错误。并提供更有效,更便于用户使用的语法和重新书写建议。同时Word2000增加了对中文语法拼写的校对功能。 单击“工具”菜单中的“选项”命令,在打开的选项对话框中的“拼写和语法”选项卡中,选中“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”两个复选框,清除“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”复选框,(如不清除这两个选项,将隐藏显示拼写和语法错误的下划波浪线),单击“确定”按钮。这时,在输入文档时,Word使用红色波浪下划线表示可能的拼写错误,
10、用绿色波浪下划线表示可能的语法错误。 如果要更正错误的语法和拼写,只需用鼠标右键单击文档中带有下划波浪线的文字,在打开的快捷菜单上提供的正确内容来更正错误。(如图2-3拼写和语法对话框)也可以用自动更正功能修正拼写错误。“自动更正”在自动更正常见拼写错误方面拥有更强大的功能。(必须在设立检查语法和拼写设置之后)。单击“工具”菜单中的“自动更正”命令,在打开的“自动更正”对话框中的“自动更正选项卡”中,(如图2-4自动更正对话框)选中“键入时自动替换”选项。这以后输入的文本会被立即更正。,图2-3拼写和语法对话框 图2-4自动更正对话框,2.1.7 自动识别功能 (略) Word 2000 有一
11、项功能,它能够自动检测出 Word 文档中亚洲的文字。但是,一些 Word95/6.0 文档是在装有中文界面的英文 Word95/6.0 中创建的,如果用户没有为这些文档设置一种中文字体,Word 2000 就不能识别其中的中文文字并错误地将中文显示为扩展西文字符。如果遇到了这种问题并且确信要打开的文档是在英文 Word95/6.0 中创建的,且包含有中文字符,你可以单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“常规”选项卡,然后在“英文 Word 6.0/95 文档”下的列表框中选择“包含中文文字”。,2.1.8 简繁体转换 Word提供的简繁体转换,可以方便地进行简繁体之间的转换。 先选定需转
12、换的文本,单击“工具”菜单中的“语言”子菜单中的“中文简繁转换”命令,在打开的对话框中,选择“简体中文转换为繁体中文”复选框,并选定“转换时包括词汇”,反之选择“繁体中文转换为简体中文”复选框,则将繁体字转换为简体字。(如图2-5中文简繁转换对话框) 图2-5中文简繁转换对话框,2.2字符格式化 字符格式化功能主要是对文字、段落、项目符号等内容进行操作。字符格式化功能包括对各种字符的大小、字体、字型、颜色和字间距等进行定义。 简体中文版的 Office 2000 中附带了 14 种中文字体。这些中文字体都是 TrueType 字体。采用“典型”安装方式(这是默认的安装方式)时,将安装以下 9
13、种字体: l STZhongsong(华文中宋)GBK l STXihei (华文细黑)GBK l Lisu(隶书)GBK l SimYou(幼圆)GBK l STXingkai(华文行楷)GB2312 l STXinwei(华文新魏)GB2312 l STCaiyun(华文彩云)GB2312 l FZYaoTi(方正姚体简体)GB2312 l FZShuTi(方正舒体简体)GB2312,采用“典型”安装方式时,不会安装以下 5 种字体,但在“自定义”安装方式中可以进行安装。若要安装这些字体,可以选择“自定义”安装,或者在已经安装了 Office 2000 的情况下,双击“控制面板”中的“添加
14、/删除程序”图标,然后从列表中选择 Microsoft Office 2000 并单击“添加/删除”命令,进入维护模式。单击“添加或删除功能”按钮,展开“Office 工具”中的“字体”,然后单击“附加字体”前的图标,选择“在本机上运行”选项。 l STSong(华文宋体)GBK l STKaiti(华文楷体)GBK l STFangsong(华文仿宋)GBK l STLiti(华文隶书)GB2312 l STHupo(华文琥珀)GB2312 请注意,这里的“GBK”是继简体中文Windows3.2 之后的简体中文 Windows 所使用的 Windows 代码页,它包含了 Unicode 的
15、所有 20902 个中文字符以及中国国家标准化组织添加的大约 80 个中文字符。“GB-2312”是简体中文 Windows 3.2 的代码页,仅含有 6763 个汉字。“GBK” 包含了“Big5”的繁体中文字符和“GB2312”中的简体中文字符。 除了 YouYuan(幼圆)和 LiShu(隶书),其余的GBK中文字体都支持大部分西欧语言和欧元符号。 当在“语言设置工具”中启用了日文、繁体中文或朝鲜语进行编辑之后,除了得到相应的语言支持外,还可以安装日文、繁体中文和朝鲜语字体。也可以在Office安装程序中安装这些字体。,2.2.1 字体和字号 单击“格式”菜单中的“字体”命令,(必须先选
16、定文本),在打开的字体对话框中的字体选项卡中“中文字体”下拉列表框中选择一种字体。(如图2-6字体对话框)如宋体、楷体、仿宋体等;在“字型”列表框中选择如粗体、倾斜等字体的修饰,在“字号”下拉列表框中选择字体的大小。如四号、小四等。 或者直接单击工具栏中的“字体”、“字符大小”、字型按钮进行设置。还可以在“字体颜色”下拉列表框中选择一种颜色,在“下划线”下拉列表框中选择一种下划线的样式,在“效果”选项下选择一种特殊效果,如空心、阴影、上标、下标等等,增强文本的外观效果。,图2-6字体对话框,2.2.2 字符间距的缩放 在“字体对话框”中的“字符间距”选项卡中,(如图2-7字符间距对话框)选择字符的间距是“加宽”或“紧缩”程度,或者选择字符的缩放比例(或直接单击工具栏上“显示比例”按钮右边的下拉箭头,选择缩放倍数,大于100%表示加宽,小于100%表示缩小)。但需要注意的是,字符间距调整是对字符之间距离的加宽或紧缩,而字符“缩放”是对字符本身进行加宽或紧缩。 图2-7字符间距对话框,