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1、第十章 公文办理,公文办理，指办文的全过程，包括公文撰拟、公文处理和公文立卷归档。,第一节 公文撰拟 一、公文的涵义公文的涵义有广义、狭义之分。广义的公文涵义，指党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函均可以称公文（包括行政公文、专用公文及杂体文书）狭义的公文涵义，专指国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书（也称行政公文）,二、党和国家及我省有关公文规范的文件1.中国共产党机关公文处理条例简称条例1996年5月3日中共中央办公厅颁布； 2.国家行政机关公文处理办法简称办法2000年8月24日国
2、务院颁布； 3.国家行政机关公文格式1999年12月27日国家质量技术监督局发布。 4.浙江省人民政府关于贯彻执行的意见(浙政发20015号),三、各类公文的文种 1.条例规定党务公文有14种公文文种：决议；决定；指示；意见；通知；通报；公报；报告；请示；批复；条例；规定；函；会议纪要。 2.办法规定行政公文有13种公文文种：命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。 3.专用公文文书见教材P180 4.杂体文书：计划、总结、市场调查报告、简报、大事记、启事、感谢信、慰问信、求职函、辞职函、贺信、请柬、欢迎词、欢送词、邀请书等。,四、公文撰拟的特点
3、1.写作动机的制约性公文写作则受社会集团意志的制约,强调“群体意识”，注重准确体现领导意图。 2.写作思维的抽象性公文写作主要运用分析、综合、归纳、演绎等逻辑手段去概述事实，分析事理，从而提出解决现实问题的措施、办法、意见或要求，达到处理公务的目的。 3.写作体式的规范性在体式上有一定要求。公文体式的规范性是由公文特具的法定权威与行政约束力所决定的。 4.写作受体的确指性公文写作有特定的对象，即收文机关。,五、公文撰拟的原则 1.政策性原则是指撰拟公文必须符合政策法令。这是公文撰拟最重要的原则和基本依据。只有依法办文，才能使撰拟的公文合法和有效，具有法定的权威和行政约束力。 2.准确性原则是指
4、撰写的公文必须真实准确。一是内容要实事求是；二是表述要准确简洁；三是格式要符合规范。 3.针对性原则 是指撰拟的公文必须有的放矢。首先要求准确领会和体现领导意图，明确行文的目的；其次要对本地区、本单位、本部门的实际情况了然于胸，要结合自身实际；再次要坚持“一文一事”的规则；最后要选准主送机关和文种。 4.时效性原则 是指撰拟公文要迅速及时。公文撰拟何时交稿，何时成文都有时限要求，这要求秘书人员讲究时效，迅速及时完成。,六、行政公文的格式国家行政机关公文处理办法规定，公文的组成部分一般有：发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期
5、、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等,一份完整的公文由文头、主文和文尾三部分组成，公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。,公文格式简图,000001 机 密年特 急 文 件2006号 签发人： 关于工作的通知 (主送机关)： （正文） 。 附件：1. 2. 二六年一月一日（印章)(附注：) 主题词： 抄送：，。 （印发单位） 年月日印发（共印份） ,一、文头部分 公文的文头，又称版头，包括：文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。 文头位于公文首页上端，约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。 （一）发文机关标识（文件名称） 文件名称，由发文机关全称或
6、规范化简称后加“文件”两字组成。如“省人民政府文件”、“ 公司文件”。 （二）发文字号 发文字号又称发文号、文号、文件字号。 发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。 发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。 联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。 （三）签发人 上报的公文需在首页标识签发人姓名。 “签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。,（四）秘密等级（密级） 秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。 秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 秘密标志为。如“机密5年”（五）紧急程度（急度） 紧急程度是指送达和办理公文
7、的时限要求，分“特急”、“急件”。（六）份号 份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,二、主文部分 （一）标题 公文标题是公文内容和作用的高度概括。 完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况： 单位内部使用的公文，标题可省略发文单位； 省略事由，如“新大地公司通知”。,（二）题注 题注即注释、说明标题的文字。 一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。 有的题注用括号括住，有的用破折号标识。 （
8、三）主送机关 主送机关，是指公文的主要受理机关，又叫“抬头”、“受文机关”或“上款”。 主送机关不止一个时的标点用法：同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部关于开展国家公务员普通话培训的通知的主送机关： 各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委，国务院各部委、各直属机构人事部门，新疆生产建设兵团人事局：,普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校各直属单位”。 上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。 一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知
9、，则不写主送机关。 （四）正文 正文内容一般分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。 正文表述公文的具体内容，是公文的核心部分。 （五）发至级限 发至级限指文件发至层次。 发至级限要用圆括号括上。,（六）附件 附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。 附件是正文的补充说明或参考材料。 附件主要有随文发送的文件、报表、材料等。 不是所有公文都需附件，根据需要而定。 附件必须写所附内容的标题或名称。 附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：”）。 附件名称后不加标点符号。“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。 对于被批转、转发的文件来说，不必再标之为“附件”，因为作为按
10、语的正文已写清附上这些文件、材料的名称。,（七）发文机关 发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。 若是联合行文，主办机关排列在前。 （八）签署 签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。 （九）成文时间 一般文件，以领导人签发的日期为准； 联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准； 会议通过的公文，以通过日期为准； 法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准； 成文时间要用汉字将年、月、日标全； “零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。,（十）印章 公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。 印章要盖得端正、合乎规范
11、。 上不压正文，下要压年、月、日。 联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。 联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。,三、文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印数、附注和页码 （一）主题词 主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。 标引主题词要注意三点： 要掌握选词原则。 要使用主题词表。 坚持“谁办文，谁标引”的原则。,1、要掌握选词原则。 要选用最能反映公文主题内容的词语。 一份文件的主题词，一般不超过5个。 其标引顺序是先标类别词，再标类属词。 在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。 各主题词之间空1格，不写标点符
12、号。 如:国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如：会议纪要听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”，最后标“会议纪要”。,2.要使用主题词表。 国务院办公厅秘书局印发的国务院公文主题词表(1997年12月修订) ,由15类1 049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表
13、有2类298个主题词，词表分为三个层次: 第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。 第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。 第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。,（二）抄送单位（抄送机关） 指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。 应当使用全称或规范化简称、统称。 公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。 抄送机关之间用逗号隔开。 （三）印发机关、印发日期和印数 印发机关，即印发公文的机关，要写全称。 印发日期，以公文付印的日期为准。 印数，是指公文的实际印制份
14、数。 （四）附注 附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。 发至级限，有时也以附注的形式来说明。 “请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。 （五）页码 页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。,七、公文格式以外的其他规定 (一)公文用纸规格 规定公文用纸一般采用国际标准A4型纸。 规定从2000年开始，图书期刊一律采用国际标准A4型纸，取消常用的16开纸型。 国际标准A4型纸，宽210mm，长297mm。 国际标准化组织在1975年制定书写纸的规格标准为A4型。 A4型纸公文用纸版心尺寸为156mm225mm。,(二)排印 公文排印，一律从左而右横排、横写。 少数民族按其习惯书写和排印。 字距、行距自定，眉边空留要恰当，一般是上空白宽于下空白，左空白宽于右空白。 横排的公文在左侧装订。 (三)字号 公文中印刷字号也有相应的规定，一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及附件项目顺序，依次从大到小选用。 发文机关一般用黑体字或初号宋体字。公文标题一般用2号小标宋体字；正文采用3号仿宋体；主题词用3号黑体字；秘密等级、紧急程度用3号黑体字。,
