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1、单据传递管理规定单据传递管理规定( (样本样本) )公司基础材料：公司基础材料：该公司为五金销售公司主要从事阀门、管件、劳保用品、五金杂货批发和零售经营。公司 内部机构分为：总经理、副总经理、财务部、业务部（销售和采购）、商场和仓库。其中 商场分为劳保工具组、五金杂货组、阀门管件组，三个销售柜组。该公司内部主要使用单据及联次如下：1、验收单验收单一式四份，第一联存根联，第二联财务记账联，第三联业务记账联，第四联财务核 对联。2、调拨单调拨单一式四联，第一联存根联，第二联财务联，第三联收货记账联，第四联财务核对联。3、销货单销货单，第一联存根联，第二联财务联，第三联客户联，第四联仓库联，第五联财
2、务核对 联4、销售小票销售小票一式四联，第一联存根联，第二联财务联，第三联客户联，第四联收款记账联主要业务处理主要业务处理一、商品采购管理规定一、商品采购管理规定由业务部根据商品的特性制定最低库存数量标准，由仓库或柜组负责人根据存货变动情况 及时通知业务部安排采购。（一）供货商直接发货1、柜组负责人或仓库管理人员根据发货清单详细检查发来商品的数量以及质量，根据实际 情况填开“验收单”一式四份，开单人员应认真填写商品名称和商品数量，商品名称使用 公司统一制定的商品名称，不能随意编写名称。不合格商品柜组负责人或仓库管理员应拒 绝入库，并由业务部负责与厂家联系处理。2、业务部采购人员业务部采购人员在
3、验收单中“经办人”处签名确认，取下第二、三联带走送交业务部第二、三联带走送交业务部。 柜组人员或仓管员根据存根联柜组人员或仓管员根据存根联登记保管账，第四联下班前半小时送财务部。3、业务员将验收单送交业务部，由业务负责人根据合同标注进价业务员将验收单送交业务部，由业务负责人根据合同标注进价，并在“业务负责人”处 签字确认。业务部留下第三联登记业务明细账，第二联由业务员送交财务部。4、财务部收到仓库或柜组送来的第四联后财务部收到仓库或柜组送来的第四联后，及时登记存货明细账，暂不编制记账凭证，待 收到业务员送交的第二联后，两联审核无误方可记账。财务在规定时间未收到第二联的， 应根据第四联“经办人”
4、处的签字向相关经办人索取。（二）业务人员外出采购1、由业务部填写“请款单”，详细注明请款用途及购买明细，业务员和业务经理签字后交 由公司经理（或指定负责审批人员），由其审核签字后去财务借款。2、柜组负责人或仓库管理人员详细检查采购来的商品数量以及质量，根据实际情况填开 “验收单”一式四份，开单人员应认真填写商品名称和商品数量，商品名称使用公司统一 制定的商品名称，不能随意编写名称。不合格商品柜组负责人或仓库管理员应拒绝入库， 并由业务部负责与厂家联系处理。3、业务部采购人员业务部采购人员在验收单中“经办人”处签名确认，取下第二、三联带走送交业务部第二、三联带走送交业务部。 柜组人员或仓管员根据
5、存根联柜组人员或仓管员根据存根联登记保管账，第四联下班前半小时送财务部。4、业务员根据购货发票标注商品价格后送交业务部，由业务负责人审核业务员根据购货发票标注商品价格后送交业务部，由业务负责人审核，审核后在“业务 负责人”处签字确认。业务部留下第三联登记业务明细账，第二联由业务员送交财务部报 账。5、财务部收到仓库或柜组送来的第四联后财务部收到仓库或柜组送来的第四联后，及时登记存货明细账，暂不编制记账凭证，待 收到业务员送交的第二联后，两联审核无误方可记账。财务在规定时间未收到第二联的， 应根据第四联“经办人”处的签字向相关经办人索取。（三）采购退货因商品质量原因或其他原因需要退货时，经业务部
6、负责人批准后，业务员办理相关手续同 验收入库手续，单据传递流程按照正常采购程序办理。二、公司送货销售二、公司送货销售（一）公司送货（一）公司送货1、业务部接到客户定货电话后，详细做好电话记录，安排人员及时送货。2、业务部根据公司实际库存填写“销货单”一式五份，详细注明商品名称、数量及售价， 由业务员在“经办人”处签字后取走第二、三、四、五联。3、业务员持“销货单”去仓库提取商品，仓库管理员根据“销货单”提供商品。由业务员 在第四联上签字后取走货物。仓库管理员留下第四、五两联，第四联用于登记保管账，第 五联与当日下班前半小时送交财务。4、客户在第二联上签字后业务员留下货物和销货单第三联。5、业务
7、员返回公司后及时将第二联送交财务。财务在收到仓库送来的“第五联”时及时登 记存货明细账，在收到第二联后记账保存，按照要求及时与对方对账开具专用发票。财务 在规定时间未收到第二联的，应及时询问相关经办人。（二）公司商场零售1、柜组人员在出售商品时开具“销货小票”一式四联，顾客持第二、三、四联到收银台缴 款，收银人员收款后在“销货小票”上盖章确认，留下第四联，将其余两联返还顾客。顾 客将第二联交给柜组人员取走商品。2、柜组人员以第一联登记保管账，当日下班前半小时将第二联送交财务；收银人员在下班 前半小时将货款与第四联送交财务。财务核对第二、四联无误后以第四联登记存货明细账， 第二联编制记账凭证。3
8、、顾客持第三联去财务换取普通发票或或专用发票。财务在给顾客开具发票后应在销货小 票上注明“发票已开”字样并从顾客手中收回。（三）销售退货管理客户将商品进行退换时，先由商场柜组人员或质检员检查商品，确定是否给予调换，确属 是商品质量问题的，原则上先调后退；客户退换时必须持有原始销货单据，有特殊情况的 需公司负责人批准后才能退换。已开发票的将发票一并收回。仓库和柜组在收到退回商品时应开具同出售时相同的单据，单据传递流程与出售时单据传 递流程相同。特殊业务处理特殊业务处理一、从外采购后不办理入库手续直接送交客户一、从外采购后不办理入库手续直接送交客户1、业务部根据客户需要联系好厂家，需要现金采购的办
9、理请款单。2、业务部根据公司实际库存填写“销货单”一式五份，详细注明商品名称、数量及售价， 由业务员在“经办人”处签字后取走第二、三、五联。由业务部在下班前半小时将第三联 送交财务。3、客户在第二联上签字后业务员留下货物和销货单第三联。4、业务员返回公司后及时将第二、五联送交财务。财务在收到业务部送来的“第三联”时 及时登记存货明细账，第五联用于同第三联核对。在收到第二联后记账保存，按照要求及 时与对方对账开具专用发票。财务在规定时间未收到第二联的，应及时询问相关经办人。5、财务在收到业务员送来的第二、五联后，证明商品对方已经收到，此时有财务充当保管 开具“验收单”一式四联，业务员签字后取走第
10、二、三联，财务根据第四联登记存货明细 账。6、业务员将第二、三联送交业务部有相关责任人标注价格后由业务部留存第三联，登记业 务明细账，业务员将第二联上交财务。财务在收到第二联时编制记账凭证，财务在规定时 间未收到第二联的，应及时询问相关经办人。二、仓库与柜组之间调拨商品二、仓库与柜组之间调拨商品1、柜组与仓库之间因为销售需要调换商品的，应由出库方填制“调拨单”一式四联，详细 注明调出商品名称和数量。由经办人签字后取走第二联和第三联。2、经办人将货物连同第二、三联调拨单送交收货部门，由收货方验收货物后留存第三联登 记保管账，第二联与当日下班前半小时送交财务部门。发货方以第一联登记保管账，与当 日下班前半小时将第四联送交财务部门。3、财务部在收到调拨单第四联后，登记存货明细账，收到第二联后编制记账凭证。财务在 规定时间未收到第二联的，应及时询问相关经办人
