时间管理与工作效能

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1、时间管理与工作效能,课程目录1、什么是时间管理 2、时间管理的陷阱 3、时间管理的方法 4、如何提高工作效能,时间管理方法论,愿此时间管理可以有效提升学员的工作效能并且增加各位可用的时间。多出来的时间请留给关心您的人及您所关心的人。您的时间资源在哪里，您的成就就在哪里。,时间意识,时间意识,一生只有 5 年,人的一生到底有多长？,1.人按“人过70古来稀”的说法计算。则365x70年=25550天。即人的一生从出生到死亡总共只有25550天。,2.前20年是不懂人生的成长阶段，后20年是年老体衰的退休阶段，扣除40年，还剩30年。则365x30年=10950天。,3.一天24小时之中，8小时要

2、被迫用来睡觉（不睡觉没有精力），8小时被迫用来工作（不工作没有饭吃呀），只剩8小时属于自己支配的，即一天的三分之一，则10950天除以3就是3650天。,4.就在这3650天中，人们还有许多事情是既占用业余时间却又非做不可，比如：谈恋爱，烧火做饭，接送小孩，看医生，忙于奔波，走亲访友，红白喜事，各种该有和不该有的应酬和打点，由于自己或别人的原因，而造成的时间延误和浪费，等等。姑且把这些自己无法控制的时间概算为二分之一吧（其实也不只这么多）则3650除以2等于1825天。,一个人一辈子所能拥有的属于自己的时间了?,在开始之前,请你闭目一分钟思考这些问题 1、你的快乐是 2、你的成功是 3、关心你

3、的人及你所关心的人是,按左边的问题将答案写在笔记本纸上。 然后铭记于心中。,找出你心的中优先顺序,当你知道你只剩下三天的时间, 第一个浮现在你脑海的人是谁? 他是你最关心的人. 第一件浮现在你脑海的事情是什么? 那是你认为最重要的事情。可是平时当你掉到忙碌的陷阱时做的事情有多少是跟这些人或事情相关的?你知道你可以活多久吗? 30年? 3 年? 还是 3天? 好吧, 就把今天当作是你的最后1天吧!,人, 为何安于现狀?,为何你我都不满意现状, 但是却安于现状 1.无奈 2.因为现状是你我最熟悉的 3.或者是不确定改变之后会更好 我们明明管理不好时间, 却不想要去改善它. 是因为忙得没有时间做时间

4、管理吗? 还是因为更忙, 所以才更要花时间做时间管理.,时间管理从那里开始,时间管理不是因为学习时间管理才会时间管理, 而是从你不满足于现状, 或者是想要有更好的时间管理开始。 没有人可教你时间管理, 除了你自己觉得需要的时候。 再来是你需要一个新的思考方式，什么是新的思考方式呢?,突破你的思维,请架设一座桥,使A至B距离最短, 但是桥不可斜着搭,你可知道为何会想不出来?,因为你跳不出原来的思维习惯,但是假设你画了出来. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一个旧有的问题 而本次所讲的时间管理方法论就是一个新的思考方法, 你只要了解 , 接受, 执行, 持续的做就会得到一个良好的时间管理习惯,时间

5、是怎样产生的,日常的时间概念 年、月、日、时、分、秒 地球自转、公转与月球公转,时间管理是什么?,时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划 时间管理的关键在于：如何选择、支配、调整、驾驭在单位时间里所做的事情。,概念 时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以 便有效地完成既定目标。 结论 通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。,什么是时间管理,时间管理理论,时间管理陷阱,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “反正时间还早”拖延 不速之客 会议病 文件

6、满桌病 事必躬亲,时间管理的利器: to-do List,備 忘 錄,备 忘 录,紧急的事情 1.老板今天交待 2.临时状况,重要的事情 1.工作计划 2.人生规划 3.家庭,健康,财富,Schedule List 1.Meeting 2.行事历 3.纪念日,Routine Work 1.日常工作 2.定期约会,时间管理方法,阶梯图,正确目标的价值,目标刺激我们奋勇向前 有目标才会有结果 目标引导我们发挥潜能,拟订目标的原则,原则一：符合自己的价值观 原则二：了解自己目前的状况 原则三：制定目标的SMART原则,目标设立的步骤(1),（1）先拟出您期望达到的目标； （2）列出好处：您达到这目标

7、有什么好处?譬如您有一个目标想买房子，列出买房子对您有那些好处； （3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举；,目标设立的步骤(2),4）列出所需信息：思索需要哪些知识、协助、训练等； （5）列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出； （6）订定行动计划：一定要有一个行动计划； （7）订定达成目标的期限。,正確的行事优先顺序,分清工作的轻重缓急,重要度,紧迫性,A 重要而且紧迫, 紧迫但不重要,D 不重要不紧迫, 重要但不紧迫,重要,紧急,紧急并且重要,重要但并不紧急,紧急,不重要且不紧急,危机， 急迫的

8、问题，有期 限的任务、会议、准备 事项,客户资料、预防 工作，建立关系，准备 工作,干扰、一些电话、电子 邮件， 一些紧急的事件、 凑热闹的活动,废话 无聊电话,时间管理象限,1.舍得放 2.勇于拒绝 3.交待,1.怡情养性 2.轻松一下,1.兵贵速战速决 2.快刀斩乱麻,1.决胜于厅堂之上2.灌能,均 衡,紧迫的事,不紧迫的事,重要的事,不重要的事,时间管理架构之处理方式,重要,紧急,全力以赴,计划并有条不紊地进行 做到未雨先缪,花一点时间做， 请人 代办， 集中处理,有空再做或不做,20%,65%,15%,1%,应努力避免紧急事情,计划是最节省时间的作法,P,A,D,C,不 好,好,耗用时

9、间,耗用时间,4 D 原则,4D原则,重 要,紧 迫,Do it now,Delegate it,Do it later,Dont do it,4 D原则,Do it now（亲自做）： 不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。 Delegate it（授权）： 学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。 Do it later（稍后再办）： 把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。 Dont do it（丢掉不管）： 把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管,执行是从

10、那里展开,日常业务,老板指示,状况,汇整进度 报告回报,执行,控制方方面面对时间的干扰,1.来自上司的干扰 让上司清楚知道你的工作目标 主动地约见你的上司以减少干扰 2.来自同事的干扰 如果有人找你就站起来接待他 公司设立人人安静一小时制度,控制方方面面对时间的干扰,3.来自下属的干扰 避免下属干扰的方式有： 安排固定时间供下属汇报工作； 保留固定时间供下属讨论问题； 安排其他时间处理非紧急事件。,如何计划要执行的事项,列出 ToDo-CheckList, 该做的事情由专案的任务项目展开 要设计有 Check Box, 如: for 要把计划外的变数(如:突发状况)也纳入考量, 如工作时间乘上

11、1.5倍 每天下班后花10分钟检讨今天做的事情及计划明天要做的事情,并行与串行工作模式,什么情况下能并行工作 举例,并行与串行工作模式,什么情况下必须串行工作 举例,周明生是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事：A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜；B、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续；C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知；D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话；E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修；F、后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员王丽来到他

12、办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况： 周明生应该如何对待和安排好一天的时间？请你帮助小周做一个时间安排的设计方案。,案例分析,时间管理的八大法宝,时间管理金科玉律,N,设立有挑战但可实现的目标 设定所有工作的完成期限 建立固定的日常工作模式 在精力最充沛时做最用脑力的工作 不要推迟你不喜欢但重要的事情 不重要的事迟一点做 分析你在时间管理方面的障碍 确立你不希望被打扰的时间 一次只做一件事 如果你开始做一件事，尽可能做完它,时间管理金科玉律,做好电话沟通的计划 在工作效率低时做几次小休的安排 用固定的时间/会议与下属讨论

13、日常事宜 有选择，要学会拒绝 在同一地方收集你所有的想法 定时检讨时间的运用，永远寻找更大发挥时间价值的方法 如不能确定你会做什么就避免带作业回家 弄清问题才去做 把事情做得足够好，避免过份的完美主义 养成记笔记组织思路的习惯,慌/忙/充实,如果您每天都很忙，您是否真正清楚您在忙什么？我真的需要这么忙吗？我所投入的时间与回收是否成正比？,慌v.s. 忙 v.s.充实,情境测验题 ( 限时三分钟 ),1. 请先阅读完本文 2. 在这张纸的右上角写下你的名字 3. 将第二句中的大名两个字圈起来 4. 在这张指的左上角画五个正方形 5. 在刚才画的正方形中个画画一个十字 6. 在正方形的四周画一个圆

14、圈 7. 在这张纸的右下角签上你的名字 8. 在签名下写三个好字 9. 在右上角的签名下画一道线 10. 在这张纸的左下角画一个十字 11. 把刚才所画的十字周围加画一个三角形 12.现在你已全部讲完, 请只做第一及第二题及可 13. 在第八句的好字画一个圆圈 14. 当你做到这里,请大喊一声“我最快” 15. 如果你完全遵守规定, 请大声“我最好”! 16. 在这张纸的背面计算二十三加三十二加二十三的和 17. 将刚刚的答案减去二十三, 再减去十三等於多少? 18. 在以上所有“双数“题的题上画圈 19. 假如你做到这里, 请拍一下桌子, 并大声“遵从指示, 我第一!” 20. 在这张纸的背

15、面计算一下二十五乘十三的答案,效率与效能,关注如何做，规划、程序比结果更重要 目的是改善流程和提高产出 目标是提升数量、提高质量 希望任何事情运作得顺畅、没有变化、没有改变,关注为什么，探求新主张 目的是需求正确的方向，最好的结果 目标是增加价值 询问：“我们的目的是什么？”、“我们为何这样做？”,案例:100元钱,提高工作效率的三方法三法则,三个方法 1. 了解自己每天不同时段体力的分布状况来决定要做什么样的事情 2. 让自己充满活力, 最简单的方法, 就是养成每个礼拜固定运动的好习惯 3. 均衡的生活作息, 培养一个良好的嗜好,三个法则 1. 批次处理法则. 集中时段处理所有性质相同的事情

16、 2. 80/20 法则, 这法则是在有限的时间挑选出重要的事情来做3. 高效率法则: 大块时间法则,80/20 原理意示图,80% 时间,20% 时间,80% 成效,20% 成效,重要的 少数事物,琐碎的 多数事物,规划有效的做法,大块时间法则: 30/90法则,大块时间法则是培养工作情绪的法则, 前30分钟做容易做的事情让事情看起来有进度; 后90分钟做最重要的事情. 尽量让这120分钟不受干扰, 你可以告知周边的人或者主动拒绝干扰 养成习惯一天至少一块大块时间, 每天保有基本的绩效, 有心情时再做第二块, 则有高绩效,大块时间示范,列举今天要做的事 -快速回Email -打电话 -规划专案 -开会 -批电子文件 -归还文件 -与同事沟通 ,以难易度排列 易 易 难1 固定时间 易 易 难2 ,前30分先做 简单的事情,後90分再做 难的事情,(1),