信息技术培训——工具栏的定制

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1、信息技术培训,四 川 理 工 学 院,主讲人：张 弘,一 OFFICE系列软件使用,WORD使用 EXCEL使用 POWERPOINT使用,WORD使用,8. 目录自动生成,5. 公式编辑器使用,6. 分隔符的使用,7. 页眉页脚设置,4. 图文混排,3. 文档的合并,1. 工具栏的定制,2. 模板的使用,1. 工具栏的定制,对Word常用的操作，最简单的方法是使用工具栏上的工具按钮。Word初始设置的工具栏为【常用】和【格式】两个工具栏。Word有二十多个工具栏，我们有两种方法可进行设置。一种是选择【视图】菜单中的【工具栏】子菜单进行设置；另一种是鼠标指针移动到【工具栏】单击右键进行设置；,

2、2. 模板的使用,在日常工作中，很多文稿都具有相对固定的格式，例如：通知、简历、介绍信、传真等。在Word中允许将这些常用的文稿格式设计成模板文件供新文档使用。这样，在建立新文档时，就可以直接使用模板中已经定义好的样式，从而省去为新文档设计版面的繁琐过程，大大提高了编辑效率。 （1）创建和修改模板文件所谓模板文件，就是一种用来定义固定版面格式和工具的特殊文档类型。模板文件以“.dot”为扩展名，存放在Word的“template”子目录中。模板中的主要内容包括：文档排版格式、所用样式、文档中相同的内容（如公司名称、公司徽标等）、以及自定义的工具栏，快捷键。Word中的所有文档都是按照某种模板样

3、式建立的，其版面样式由模板中设定的样式决定。Word默认的模板是“Normal.dot”，用户也可以根据需要设计自己的模板。 。,1）选择“文件”菜单中的“新建”命令，在对话框中选择“模板”选项，单击“确定”按钮；2）输入文档中相同的文字和图形；3）定义使用的样式、工具栏和快捷键；4）选择“文件”菜单中“另存为”命令，为新模板取名并保存。 （2）应用模板创建新文档1）选择“文件”菜单中的“新建”命令；2）在“新建”对话框中，选择适当的模板（如：空文档）；3）在“类型”选择框中指定新建类型“文档”；4）单击“确定”按钮，建立一个新文档，并进入“编辑”窗口 。,3. 文档的合并,有两种方法： 1、

4、使用剪贴板进行剪切和粘贴； 2、首先把插入点放在当前文档需要插入的位置，然后使用“插入|文件”在插入文件对话框中选择需要插入的文件名，单击确定。 注意：当两个文档的排版格式有差异是不能直接合并，必须先设置分节符后合并！,4. 图文混排,1、使用“绘图”工具栏 单击“常用”工具栏上的“绘图”按钮 ，可打开如图所示 的“绘图”工具栏，利用这些绘图工具，可完成一般我们常见的图形的绘制；,2、插入图形Word能够支持常见的多种图形格式。插入的方法为；先 将光标定位需要插入的位置；选择“插入”菜单中“图片”，然后 根据需要选择；,3、使用文本框使用文本框可实现图文混排的效果，方法为：先插入一个 文本框，

5、然后在中插入所需图片、文字，然后可在“格式”栏中 的“文本框”选项中进行图文混排方式的选择。,5. 公式编辑器的使用,返 回,在写论文和其他一些科技文献的时候，经常要用到数学公式、数学符号。利用公式编辑器(Equation Editor)可方便的实现。 操作步骤如下：（1）将插入点定位于要加入公式的位置；选择“插入”菜 单中的“对象”命令，显示“对象”对话框；（2）在对话框中选择“Microsoft Equation3.0”选项；单击 确定按钮，进入Equation Editor状态，显示“公式”工具栏和菜 单栏，即可进行编辑；例,6. 分隔符的使用,返 回,（1）分页符的设置在Word中，系

6、统会根据纸张大小和页边距等参数进行自动分页。同时用户也可以根据需要，在某个位置进行强行分页。步骤为：1* 移动插入光标到需要分页出；2* 选择“插入”菜单中的“分隔符”命令，将弹出如下图所示的对话框；3* 选择“分页符”复选框，单击“确定”按钮；,注意：手工插入 的分页符，可用 用Del键删除。,(2)分节的设置“节”是文档格式化的最大单位（或指一种排版格式的范围），分节符是一个“节”的结束符号。默认方式下，Word将整个文档视为一“节”，故对文档的页面设置是应用于整篇文档的。若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局，只需插入“分节符”将文档分成几“节”，然后根据需要设置每“节”的格式即可

7、。分节符中存储了“节”的格式设置信息，一定要注意分节符只控制它前面文字的格式。,插入“分节符”的步骤如下： 单击需要插入分节符的位置。 单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框。在“分节符类型”中选择需要的分节符类型，分别为：“下一页”：分节符后的文本从新的一页开始；“连续”：新节与其前面一节同处于当前页中；“偶数页”：分节符后面的内容转入下一个偶数页；“奇数页”：分节符后面的内容转入下一个奇数页。插入“分节符”后，要使当前“节”的页面设置与其他“节”不同，只要单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在“应用于”下拉列表框中，选择“本节”选项即可。,7. 页眉页脚设置,在Word

8、文档中，可以很方便地为文档设置页眉和页脚，使其更加规范和醒目，下面以word2000为例，谈谈如何为Word文档设置页眉和页脚。 1、 从【视图】菜单中选择【页眉和页脚】命令如下图：,2、 将显示“页眉“框和“页眉页脚“工具栏。光标指向工具栏上的图标，将显示其功能。如下图,可利用页眉和页脚工具栏上的页码域、日期域和时间域等图标按钮，插入页码、日期和时间，同时，用户还可以象操作Word中的其它文本那样，在页眉和页脚中插入图像、表格等内容。和分节符联合使用还可以对不同章节插入不同页眉页脚。,8. 目录自动生成,用WORD根据文章的章节自动生成目录不但快捷，而且阅读查找内容时也很方便。具体步骤如下：

9、 1）使用格式中的样式与格式对文章中的各级标题进行排版； 2）把光标移到文章最开头你要插入目录的空白位置，选插入-引用-索引和目录，选第二个选项卡目录，然后点右下的确定。 3）可以对生成的目录进行排版。 4）当你重新修改文章内容后，你需要更新一下目录，方法是：在目录区域内，点右键，选更新域，选第二个“更新整个目录”点确定。,EXCEL使用,6. 常用函数使用及单元格引用,4. 图表使用,5. 页眉页脚及标题设置,2. 数据筛选,1. 数据排序,3. 分类汇总,1. 数据排序,主 页,1、使用排序工具按钮对数据进行排序“常用”工具栏： “升序”按钮 “降序”按钮,步骤：1）先选定需排序的区域（区

10、域应包括表头）；2）将当前单元格设置为要排序的字段名所在单元格；3）单击“升序”或“降序”按钮。,缺点：只能按一列的数据进行排序。,返 回,2、使用菜单命令对数据进行排序“数据”主菜单的“排序”命令（能对多个列进行排序）。,操作方法：1）选定排序的区域；2）选择“数据”主菜单的“排序”命令; 3）设置好“排序”对话框各选项，单击“确定” 。,返 回,3、超过三个关键字的排序在“排序”对话框中：一次排序的参照关键字最多三个；超过三个关键字则需进行分次排序；,例：有5个关键字的数据库的排序，过程可以如下：1）确定关键字的顺序，定义主要关键字，次要关键字、第三、第四、第五关键字；2）先按第四和第五关

11、键字进行排序； 3）再按主关键字、次要关键字、第三关键字排序； 注意:上述过程的先后顺序不能颠倒；,2. 数据筛选,返 回,数据筛选：将工作表中符合条件的记录显示出来，并隐藏不符合条件的记录。Excel中提供了“自动筛选”和“高级筛选”两种方式。这里只介绍 “自动筛选”功能。,步骤：1）选定字段名区域；2）选择“数据”主菜单的“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令，每个字段名的旁边将出现一个下拉箭头按钮；3）单击某个字段名旁边的下拉箭头按钮，将出现一列表框；,1)全部：取消该字段的筛选，显示全部记录； 2)前10个：主要用于数值字段，如果选择此项目，将出现“自动筛选前10个”对话框，通过对话框可以

12、设置筛选出最大（或最小）的若干条记录； 3)自定义：出现“自定义自动筛选方式”对话框，自定义筛选条件，按照这两个筛选条件的组合（“与”、“或”）进行数据筛选； 4)该字段的所有出现过的值。如果选择某一个值，那么将筛选出等于该值的所有记录；,3. 分类汇总,报表：通过概括与摘录的方法，得到的清楚而有条例的报告。分类汇总报表：进行排序的工作表，按照某一字段分类，并分别为各类数据的一些数据项进行统计汇总，如求和、求平均值。,1、分类汇总报表的建立（1）选定需汇总的数据区（包括字段名）；（2）选择“数据”主菜单中的“分类汇总”命令，将出现“分类汇总”对话框；,（3）单击“分类字段”框旁的向下小箭头，可

13、选其中的某一字段作为关键字段。,（4）单击“汇总方式”框旁的小箭头，在出现的下拉列表中给出各统计用函数名，可选其中一种。 （5）在“选定汇总项”列表中给出各数值字段名，可指定对其中哪些字段进行汇总， （6）选中“替换当前分类汇总”复选框，可在上次分类的基础上进一步分类。选中“汇总结果显示在数据下方”复选框； （7）单击“确定”按钮，汇总后的结果如下图。,2.分类汇总表的层次概要 表的左侧：概要的标志按钮。层次按钮“1”代表总的汇总结果的范围。层次按钮“2”代表参加汇总的各个记录项。 单击概要按钮“1”：只显示一个全部数据的汇总结果。 单击概要按钮“2”：只显示总的汇总结果与分类汇总结果，不显示

14、数据。 单击概要按钮“3”：则全部显示。,4. 图表使用,1）建立图表 嵌入图：即在工作表中嵌入图，须同时显示数据和图表。 独立图表：工作表之外建立一张特殊的工作表，图表与数据是分开的 共同特点：都依据是工作表中的数据，当工作表中的数据改变时，图表都会自动更新。,（1）选定用于制作图表的数据选择一个区域。区域可以是连续的也可以是不连续的。如果区域中第一行、最左列为文本。若想将他们标注在图上，则选定数据区域时应将它们选择在内。 （2）启动“图表向导”建立图表两种方法：一、 “插入”菜单中的“图表”命令；二、 “常用”工具栏上的“图表向导”按钮；,柱形图：又称直方图，是最常用的。主要反映几个系列的

15、差异，或者各系列随时间变化的情况。,条形图：只是柱形图的90度旋转，横轴为数值，纵轴为分类。一般不太适合表示随时间变化，适合进行数据间的比较，尤其是单一系列数据。,折线图：折线图将同一系列的数据在图中表示的点，用直线连接起来。特别适合横轴为时间轴的情况，反映数据变动情况，它强调的是数据随时间变化的速率。,饼图：饼图只能展示一个系列的数据，它反映了该系列中各数据在总体中所占的比例，如果几个系列同时被选中，它只能选择其中一个系列的数据。,股价图：股价图经常用来描绘图票价格的走势。这种图也可以用于科学数据。,2）图表编辑,5. 页眉页脚及标题设置,在文件/页面设置中可以设置打印时的页眉页脚及打印标题

16、。 页眉/页脚：设置页码、日期、时间、文件名、工作表名。 工作表：设置打印标题及分页顺序、是否打印网格线、行、列号等。,6. 常用函数使用及单元格引用,1）单元格引用 在EXCEL中单元格是用单元格所在的列、行标识来表示的。 独立单元格表示； A3 表格区域表示：连接区域的左上角和右下角单元格，例如A3：F7 2）单元格引用在函数中的应用在EXCEL公式中可以把单元格地址当作变量使用，并称为“单元格引用”，被引用的单元格称为“引用单元格”。引用单元格不是孤立的，它通过“引用”与公式单元格发生 联系。,绝对引用：加上了绝对引用符“$”的列标和行号为绝对引用，在公式向旁边复制时不会发生变化； 相对引用：没有加上绝对地址符号的列标和行号为相对地址，在公式向旁边复制时会跟着发生变化。 混合引用：引用时只是相对地址部分（行或者列）部分地址发生变化。C4:相对引用 $C4：混合引用 C$4：混合引用 $C$4：绝对引用,3） 常用函数使用,1、SUM函数（1）功能：计算并返回参数区域中数字之和。（2）语法：SUM（参数1 ，参数2，）,