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1、2,目 录,一,总则,费用核销基本原则,三,费用申请、核销流程及各相关岗位职责,四,核销时间要求,五,核销标准文件及要求,二,六,付款方式,七,核销的处理,八,监督与稽查,九,核销处罚办法,目的 根据公司2011年度的营销战略及市场推广规划，为配合区域提升市场占有率，提高区域消费者的品牌认知度，为市场提供有效的推广支持，加速对市场的灵活反应，为悦活品牌的长远发展与创新奠定基础。 规范核销程序办法，明晰核销流程，形成标准核销课件，推进费用的使用与监督，提升工作效率，明晰工作职责，强化费用效率、提升费用管理水平，减低费用流失，杜绝营私舞弊，惩罚违规，惩治中饱私囊。适用范围及投入依据 本管理实施办法
2、仅适用于亿路发集团公司国内贸易部所属经销商的区域推广操作，主要限于区域促销活动、终端陈列、进店等市场推广活动，进行投入费用依据年度销售协议规定的推广费用额度。此办法自2012年9月1日起执行。,一、总则,1、单独申请单独核销，核销对应申请； 2、一个客户一案核销，不同客户不可混淆； 3、一种费用一案核销，费用不可混合； 4、未经审批的费用一律不予核销； 5、超3个月未提交的核销文件，视为自动放弃，不予核销； 6、严厉惩处虚假核销和造假核销的客户和公司人员。,二、核销基本原则,三、核销流程及各相关岗位职责,区域费用申请流程,1个工作日,2个工作日,备注：,1) 营销费用由销售部与市场部各负其责，
3、销售部负责与客户、渠道、终端显现、区域终端形象物料制作、区域性促销等有关的“推”的部分（即A&P费用中P的部分，见附件），市场部负责全国品牌、媒介和全国大型消费者促销部分（即A&P费用中A的部分）；2) 各区域根据区域总体费用做好2011年的预算分配，报公司销售部、财务部及各级领导讨论通过后签字确认作为2011年全年营销费用使用工作的指导文件；3）在费用预算范围内，单笔不超过10万的申请由销售总监批复，超过10万的申请提报公司各相关部门签批；4) 销售部根据预算额度由各级人员在预算范围内申请、审批；5）各区域的费用申请第一责任人为区域推广经理；6）每一环节的签字均对此申请承担相应的审核责任，对
4、于不合格的文件和提报均可提出异议或退回。,三、核销流程及各相关岗位职责,7,区域费用核销流程,三、核销流程及各相关岗位职责,备注：,三、核销流程及各相关岗位职责,1）费用核销的第一责任人为各区域推广经理；2) 各区域需严格执行公司此次的下发的费用核销管理办法，对于造假、制假人员将予以严惩；3) 财务部每季度将不定时抽查，对于不合格的核销文件将限期整改，超过两次未能提交合格的核销资料将取消此笔费用的核销；4）销售运营部负责对全国结案汇总，分析费用使用情况，提供经营数据。,1、区域业务主管配合经销商提供发票、库存、数据、照片、协议等基本资料，对活动真实性进行确认、评估核实，并签字确认；2、区域费控
5、专员：费用核销由费控专员在规定时间内整理提报，并做好费用的初步核对、文件顺序整理并签字确认；3、推广经理：对核销文件、活动照片和相关执行效果做初步评估，对不合格文件纠正退回，对不合理费用予以扣减，并签字确认文件的真实、有效性；收集提供客户的正确帐号和单位名称；推广经理对区域促销类和区域终端形象物料制作等活动的核销承担第一责任；4、销售经理对各费用做核销审核，对特殊陈列的核销承担第一责任，对区域人员的实际到岗、工资的计算审核承担第一责任。5、财务部核实文件，确认付款，依照客户帐号信息执行付款。,各相关岗位职责,三、核销流程及各相关岗位职责,核销时间,四、核销时间要求,不合格将退回,A、促销类（买
6、赠、特价等消费者促销费用）经销商开具的服务费发票 促销核销评估表 活动申请批复件 费用核销明细表（即月度费用回顾，下同） 经销商出库单和出货汇总表复印件 卖场的同期正规拉单销售数据 终端活动照片(要有店内黄牌、特价签、爆炸贴或捆绑部分)核销原则: 经销商垫付费用的活动，公司予以核销后将费用转为货款，如两元换购，特价等； 经销商垫付产品的活动，公司予以核销后货补同类产品，如买赠。,五、核销标准文件及要求,核销标准文件,核销标准文件,B、促管费经销商开具的促销员管理费、服务费发票促销核销评估表终端开具的促销员管理费等发票复印件活动申请批复件费用核销明细表促销员所负责的门店拉单销量及促销员任务完成率
7、促销员终端活动照片(有试饮的门店照片要包括试饮的相关物料),五、核销标准文件及要求,C、陈列费用（包含DM费用）经销商开具的陈列费、展示费发票 促销活动评估表 终端开具的发票复印件（内容必须为陈列费、展示费） 促销活动申请批复件 费用核销明细表 卖场执行协议 执行照片(DM要提供原件，区域需留存陈列电子版照片以供公司抽查)核销原则：以上文件缺一不可。原则上卖场陈列协议需要终端盖章确认，区域当月陈列中不得有超过 40% 的无盖章陈列，但需要提供采购的签字及电话，如有特殊情况需提前报备公司。,核销标准文件,五、核销标准文件及要求,D、进店费（含条码费、品牌费等）经销商开具的条码费、上架费、进场费、
8、服务费等发票 促销活动评估表 终端开具的发票复印件（发票内容必须为条码费、上架费、进场费或服务费之一） 促销活动申请批复件 费用核销明细表 卖场盖章的扣点合同 卖场订单 终端陈列照片核销原则：以上文件缺一不可.,核销标准文件,五、核销标准文件及要求,1、核销文件具体要求文件要求：真实、准确、全面 、清晰、完整、按要求排列。 核销文件保存期为24个月，该文件包括保存于公司的文件，以及客户处的相关文件正本。 以打印版为提交基础，修改部分需要有相关人签字确认。 发票要求： 要求经销商开具正规地税发票，卖场所开发票复印件真实、清晰，不得有修改的痕迹，如有特殊情况需提前向公司报备； 发票项目内容：服务费
9、，陈列费，促销管理费，条码费、上架费等，其它内容不可； 地税发票中的“经办人栏”不能空白，必须有税局人员的签名或盖章； 发票金额与实际核销金额相符合，不得存在差异；如有例外，要求经销商出具正式文件说明原因并盖章确认； 公司只接受有直接业务关系公司的发票，不接受转开或者第三方公司代开的发票。,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求,2、文件提交顺序（顺序不可颠倒）经销商发票原件 促销核销评估表 终端发票复印件 促销活动审批表及附件 费用核销明细表 卖场协议等其他支持性文件 终端执行照片,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求,促销核销评估表评估表要有各经办人签字，如果公司有规定免于签字的除外
10、； 评估表要将客户实际发生费用与税金分开列明。 评估表要干净整洁，填写完整，内容明了，不可手写，总体更改不可超过2处；更改处要签字或盖章。悦活事业部促销核销评估表.xlsx,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求,费用核销明细表顺序要和申请表一致，并对具体条目进行编号； 费用核销明细要有本次审核和历史核销数据； 费用核销明细要数目清晰，不可杂乱； 对门店要有清晰编号，该号码顺序指导其它票据排列顺序；悦活事业部月度费用回顾明细.xls,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求,卖场提供的发票的复印件要求卖场开给经销商的发票内容要求为：进场费、条码费、品牌费、上架费、促销费、陈列费、服务费等机打
11、发票。 特殊情况提前报备，得到公司批准后可以特殊处理。 复印件清楚，费用项目清晰，时间、盖章清楚，不可有任何修改的痕迹，对于不清晰的文件，要做文字说明，但每单核销文件中不清晰的发票不可超过5%，对于没有任何说明的不清晰的核销文件，各级审核部门可以要求提供发票原件，否则将拒绝接收； 复印件要有经销商盖财务章或者公司章。 实际核销金额与复印件不一致，要求有经销商盖章，区域经理签字并注明原由。 发票的排列顺序要和费用核销明细表一致，同时编号，以便审核。,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求,终端卖场协议 协议要使用公司或者卖场地标准格式； 协议中促销产品，陈列位置，尺寸，执行时间，执行方式（促管
12、费、堆头或TG），活动金额要有明确列举；如果标注含糊将视为无效活动，严重者将不可核销。 国际卖场协议必须有对方采购签字，国内卖场要有店内盖章，如采购签字需留电话。 与系统采购统谈的活动要分别列出具体活动门店名称。 协议要在月初陈列未执行前交到城市经理与推广经理处备查，并作为编制费用回顾的依据。 协议要编号，顺序受费用核销明细指导。 如有特殊情况需提前报备供公司。,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求,照片堆头陈列费核销提供真实照片，电子版留存于核销专员处便于不定期抽查； 照片要有日期，如没有日期则需要有证明活动执行时间的信息，如黄牌中的时间信息，爆炸签中的活动时间执行信息； 照片内容：有产
13、品价格，活动形式，促销信息，产品清晰； 照片要能显示堆头2个侧面； 照片的次序要与核销明细编号一致 照片不可重复或者替代（换）。悦活事业部费用核销整理粘贴单.docx,核销标准文件要求,五、核销标准文件及要求,经销商所垫付的费用优先减账，如无账扣将直接转为经销商下期货款，公司将每月为客户出具对账单，保证客户费用及时转货，同时公司只承担经销商5.8%的税率，多余税款由经销商自行负责。在消费者促销费用中, 如下方式要用货补的方式给予补偿： 1、卖场买赠方式中经销商以产品形式出货的部分； 2、卖场试饮或者市场活动中的借货； 3、无法按照公司要求开具合格发票的； 4、其它以实货形式产生的活动,要用货补
14、方式偿还。以上补货不需要客户为公司开具发票.,六、付款方式,符合公司要求的文件将核销完毕后将提交至财务部，公司将安排专人进行财务核对，并每月将核对结果反馈给区域经理及推广经理，并由客户签章回传。 对于因客户自身原因不能核销的金额公司将不再为其核销。因公司工作人员疏忽、懈怠导致的核销不能执行，客户损失由相关人员自行承担，赔偿客户。,七、核销的处理,监督原则：依照核销中后环节对前环节的工作有督促和监督的职能的原则,前环节对 后环节的审核效率依照承诺时间进行督促。稽核部门负责审核完毕文件的抽查和再次检核。 监督部门：财务部和公司核查部门将对各地的核销资料给予核查和事后监督审核。 核查时间：核查部门将
15、不定期的对存放于总部客户核销的文件，以及客户手中的文件正本给予审核查对，各地经销商和销售单位必须全力支持和配合；同时，公司将不定期对终端活动进行抽查，对于未能执行到位的活动 将限期整改，整改期内未能达到公司要求的将对业务主管进行降级处理，如稽查过程中出现3次及以上较为严重的情况将对推广经理及区域经理进行降级处理。 监督反馈：对于核销过程中出现的一般性错误，将以口头转达和提示方式告知。对核销中的重大问题和具有代表性的恶性问题，将全公司通报。稽查中发现的问题将全部采用书面汇报的形式承送公司高级管理层。 稽核处理：对于稽查中发现的问题，将按照核销问题处罚办法中的规定执行处 罚。,八、监督与稽查,管理
16、原则最大限度的保护并维护公司财产，同时保证客户的费用按时核销；严厉处罚恶性欺诈行为，避免一般错误；对相关责任单位、责任人不负责任、对公司财产疏忽管理的行为给予教育和惩罚。,核销问题处罚原则,九、核销处罚办法,核销问题按照性质分为恶性问题和一般问题。恶性问题：以下行为视为恶性欺诈问题 提供虚假票据 篡改票据，通过复印、电脑加工等方法制作核销凭证； 核销过程中提交虚假销售资料，如虚假进销数据，虚假卖场销售资料； 提交其它虚假核销资料，伪造核销文件和核销费用（物品证明）如：虚假照片，虚假交易合同，虚假执行协议等等； 提交虚假执行报告：市场活动执行与报告严重不符，如堆头投放、执行时间缺斤短两，费用投入
17、严重失实，促销活动执行费用和实际不符等； 一般性问题 计算错误，导致公司有可能多付费用 提交文件有不完整缺乏相关材料 文件排列混乱多次 文件票据填写不完整，多次错误 文件经次以上更改，仍旧犯同样错误或者错误不改的,核销问题,九、核销处罚办法,对于恶性问题中的第一条、第二条、第三条、第四条的处理： 经销商将被扣除该店核销费用不予核销； 经销商再犯将取消年终返利并取消其代理权; 对于公司人员:做签字确认的人员将给予100-500元的罚款； 对于协助客户做假的销售经理,推广人员、业务人员给予500-2000元的罚款,严重者将予以辞退； 对于提交虚假执行报告的行为：该活动的费用不予核销。如事件是经销商所为将取消此费用的核销，严重者将取消其代理权，同时相关业务人员未发觉或放纵将给予解聘、转岗、降薪等处理；如系公司人员所为，将就地解聘，触犯国家法律的将交由司法机关处理。对于一般问题的处理： 执行环节相关管理人员，因审核中的疏忽而未发现错误的将给予100元的处罚； 对于两次更改仍未能改正错误的将给予200元罚款。,
