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1、物流异常提报管理规定储运部,编号：基础篇-10,物流异常提报管理规定,目的：为了保证物流发生的异常信息能够及时传达至上级负责人处，并保证异常解决的及时性 。,物流异常提报管理规定,异常分类 （一）收发货：物资在收发货过程中发生的异常：包括物资数量差异、 型号差异、状态差异等（包括货物验收、发货明示、交接手续、单据签 收等）。以公司文件仓储管理制度、关于到货验收标准的规定 为准。 （二）仓储类：仓库库存物资发生的异常：包括物资数量差异、型号差 异、状态差异等（包括物流管理的质保标贴、借条的使用、物资暂存、 监督门店库库存问题等）。以公司文件物流盘点制度、经销类商 品扫码及贴标的管理规定、关于物资
2、借条的管理规定、关 于物资暂存的管理规定、关于门店库的管理规定为准。,物流异常提报管理规定,（三）运输类：物流运输过程中（包括提货、配送、承运）发生的异常：货物数量差 异、型号差异、状态差异、运输时效以及运输费用争议和索赔争议等等。以公司文件 物资运输管理规定、关于货物自提的管理规定、关于运输费用支付的管理 规定、关于指定收货人的管理规定为准。 （四）其他类异常 1、“三防”类：三防类（防水、防火、防盗）异常情况。参照公司行政管理相关制 度。 2、信息系统类：信息系统中断、信息系统程序本身出现问题（包括网络速度过慢而 导致的异常、各种系统单据有效性、系统挂单时间、废单清理等）异常情况。参照公
3、司信息管理相关制度。 3、以上各类异常之外的其他物流异常提报。,物流异常提报管理规定,异常提报规范 （一）异常提报准备 1、公司在信息系统内建立“物流异常提报”模块，进行异 常处理操作。 2、提报人为物流主管岗及以上人员，以公司内部邮箱名及 密码进入。 3、管理人员定期进行异常提报查询，同时可以进行异常汇 总、统计。,物流异常提报管理规定,异常提报录入分类 “异常信息”窗口中有如下六项目录，物流各级部门对号入座，信息输 入时按照异常发生的方式，即本文第二大段的“异常分类”进行选择， 再按照操作规范填写（“仓储类”和“其他类”异常，总部各库录入“ 总部”目录，各区域分公司仓库录入“总部到分公司”
4、目录）。 1、总部：适用于总部大库、总部坏、备件库、宏图总库与供应商或维 修站之间各类异常的提报 2、总部到分公司：适用于总部大库到各区域、分公司门店端或区域库 之间各类往来异常的提报,物流异常提报管理规定,3、分公司之间：适用于各区域间区域库、门店端各类往来 异常的提报 4、分公司内部：适用于各区域内部区域库、门店端之间各 类往来异常的提报 5、宏图总部到分公司：适用于宏图总库到各区域、分公司 门店端或区域库之间各类往来异常的提报 6、总部坏件到分公司：适用于总部坏、备件库到各区域、 分公司坏、备件库之间各类往来异常的提报（坏、备件超期 未回异常按照相关制度以明细报表上报）。,物流异常提报管
5、理规定,操作流程规范 1、异常提报标题命名规范：为方便查询，所有异常标题必 须按照“XX区域XX分公司XX门店(仓库)XXX异常提报”的格 式编写，“分公司内部”和“分公司之间”的异常，标题中 应有发货方信息。 2、异常提报正文编写规范：为方便对异常进行处理，异常 提报正文必须详细描述异常发生的时间、地点、发现人/经 手人信息，并详细描述异常情况。,物流异常提报管理规定,3、异常处理方案编写规范 （1）处理方案应明确处理方法、处理时限、处理责任人； （2）异常处理方案编写完成后，必须选中“是否需要批复”项目（若 不选择“是否需要批复”项目，无论处理方案是否有效，该条异常均 会在系统中标记为“已
6、完成”，为保障异常能够被有效跟踪，特作此 规定）。 （3）确定提交选项中，若选中“是”，则该条处理方案正式提交，且 不可再次修改，若选择“否”，则该条处理方案可以再次进行编辑， 但在系统中不可见，也不可进行批复。,物流异常提报管理规定,4、提交处理结果编写规范 （1）相关人员每天定时进入系统对异常处理方案的实施情况进行回复。 （2）回复人员为公司物流主管及以上人员，以公司内部邮箱名及密码进 入。 5、提报批复意见规范 （1）异常处理完成后，物流分部长及以上人员有权限进行异常批复。 （2）批复完毕确定提交后，系统均会自动将该项异常标记为完成，为保 证有效跟踪异常，若该项异常没有正常结束，不得在“
7、确定提交” 项目 选择“是”。 （3）系统以红颜色显示异常处理完成。,物流异常提报管理规定,异常的提报及回复时限异常提报：根据公司相关文件制度（包括补充通知、临 时性通知、暂行规定等），相关人员对照相应岗位职责， 对异常提报的及时性、准确性和完整性负责。各地物流发 生的仓储类、收发货类、运输类异常由各地物流主管负责 提报，其他异常由异常发现人进行提报。超出提报时限和不及时对异常进行处理回复的，按公司 规定进行扣分（一事一天一分）。,物流异常提报管理规定,（一）遇重大异常时，分公司物流分部长（区域为管理部部长）应立即上报分 公司商控部长（区域为商控总监），由分公司商控部长（区域为商控总监）报 备
8、商控物流管理本部总经理。紧急情况可以先进行电话提报，事后在当日内补 入系统。 （二）收发货类异常：收货异常在验收完毕后立即提报，当天必须填报查找及 处理进展情况；相关人员必须在次日内进行回复。 （三）仓储类异常：物流主管在30分钟内没有调查出物资异常原因和无法作出 处理的，应立即填报异常并跟踪上级领导的解决方案，相关人员必须在次日内 进行回复。 （四）运输类异常：异常发生后立即提报；并在当天填报进展情况。相关人员 必须在次日内进行回复。,物流异常提报管理规定,（五）三防类异常：发生、发现时立即提报并跟踪上级领导的解决方 案。同时按公司相关规定报备行政部门（在异常中注明报备情况）。 （六）信息类
9、异常：发生、发现时立即提报。同时按公司相关规定报 备信息部门（在异常中注明报备情况）。 （七）其他异常：发生、发现时立即提报。 （八）以上所有分公司异常，分公司物流分部长（部长）必须在当日 上报分公司商控部长（总监）。 （九）无法进行系统提报和回复处理的异常，采用电话、传真等形式 及时处理。,物流异常提报管理规定,异常处理原则 （一）收发货类异常 1、与验收标准不符的，上报物流主管，物流主管应立即对异常进行调查和处理； 2、如产品部门提出修改验收标准的，必须书面签字通知，物流主管及时提报； 3、未执行发货明示规定的，由收货方及时提报异常； 4、包装内货物与“装箱清单”不符的，应保留原来状态拍照
10、留存后再处理； 5、发生“串货”首先检查货运标贴，初步判断是发货所致还是承运商串货； 6、收发类货物索赔期限为30天，超出期限必须书面上报分公司商控部长（含）以 上级别。,物流异常提报管理规定,（二）仓储类异常 1、相关人员应立即向物流主管汇报，物流主管应立即对异常进行 调查和处理；物流主管做出初步处理意见并及时提报。 2、仓储类货物索赔期限为30天，超出期限必须书面上报分公司商 控部长（含）以上级别。 （三）运输类异常 1、涉及采购到货异常的，必须及时报备产品部门（参见关于到 货验收标准的规定）。,物流异常提报管理规定,2、运输类异常处理原则：总部、区域与分公司（门店）之间、区域与区 域之间
11、、分公司（门店）与分公司（门店）之间的调拨，发生货物包装 破损、污损、受潮、物损异常时，原则上不允许调回发货方或滞留货运 公司。货物短少、串货、到货与清单不符的情况由双方物流负责人当日 沟通解决。 3、收货方负责出具异常报告并取得相关现场证据材料，由发货方根据收 货方提报的异常报告和相关证据材料填写索赔报告，并取得承运商 的书面确认，同时将承运商书面确认后的索赔报告传真给收货方，发货 方留存原件，最终由总部或区域物流管理部根据运输费用情况指定索赔 扣款地点。,物流异常提报管理规定,4、异常发生后收货方应立即提报，在当日必须取得现场资料及 证据和承运方对异常情况的签字确认，在次日必须将相关异常
12、的证据材料提供给发货方，发货方取得承运商书面确认索赔 报告的时限为7天。货运索赔执行完毕的期限为30天。 5、如货物非原包装的产品，发货方应提前告知收货方（详见 仓储管理制度中的“收发货明示制度”）。如在规定时限内 异常未解决完，对收、发货方仓库主管和部长进行一人一事5分 的扣分处罚。,物流异常提报管理规定,6、如货运异常由于收、发货方双方不积极处理，导致无法追回损失 时，由收、发货方双方各承担损失的50%，同时，再对收、发货方双 方仓库主管和物流部长进行一人一事10分的扣分处罚。 （四）三防类（防水、防火、防盗）异常情况：物流主管应立即上报 店长并报备物流分部长（部长），在提报异常时注明报备情况。 （五）信息类异常：信息系统由于网络速度、程序本身等问题出现系 统内显示数据与实物数量有差异的情况，物流主管应立即上报物流分 部长（部长），同时报备信息部门（在提报异常时注明报备情况）。,谢谢大家,
