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1、国际项目经理资质认证（IPMP）培训纲要,第六部分 项目综合管理,广州智造项目管理咨询有限公司 IPMP广东省培训与认证中心,项目综合管理,一、项目信息管理,信息的定义 信息的特征 管理信息 项目管理信息 项目计划与信息系统 项目管理信息系统的发展,信息的定义： Information 现代英汉词典： 1）通知、报告； 2）消息、报道、情报； 3）知识、见闻、资料。,1.信息的定义,信息的特征,客观性 可存储性 可传递性 可加工性 可共享性,2. 信息的特征,客观性,项目执行过程中，必须有一套保证信息正确、完整、及时的机制,2.1 信息特性详解（1）,对项目的意义,项目中获得的信息以及在项目组
2、内流通的信息务必是正确的,要求,可存储性,存档的合理性与有序性,2.2 信息特性详解（2）,可传递性,信息通过媒体进行传递和传播,传播方式,广播 电报 传真 电话 短信 电视 网络,2.3 信息特性详解（3）,可加工性,2.4 信息特性详解（4）,可共享性,信息可以被不同的使用者所加以利用，而信息本身没有损耗,与干系人(项目利益相关方或项目组内成员)共享项目信息正变得越来越普遍；当项目信息共享时，就促进了干系人的协作。,项目相关方2,信息共享促进了成员之间的协作！,2.5 信息特性详解（5）,信息共享的建议：避免自己和自己所在的环境信息闭塞,企业等组织传统管理模式最大的弊端及特征就是：组织内部
3、一般是按部门而不是按流程设定职责，于是彼此独立的各个部门就成了一个个信息孤岛 。国家制定的以信息化带动传统产业的提升战略，除了流程的改进，另一个作用就是企业内的信息流通和共享。 但信息共享是有原则的，不是什么信息都要共享，不能走极端。,2.5 信息特性详解（5）,2.6 信息特性详解（6）,时效性,价值性,保密性,2.7 信息的作用,项目决策的基础 计划的基础 控制的基础 沟通的基础 评价的基础 管理的基础,2.8 目前的信息环境,环境特征： “ 人类社会已经进入信息社会 ”,信息量爆炸性产生，以几何级数增长；传播方式增多，跨越了距离和时空。,2.9 信息的负面效应,信息疲惫： 人对信息大量涌
4、来的一种穷于应付,不要被信息海洋所淹没； 除了以往的：信息搜集能力和敏感度、分析判断能力，在信息泛滥的环境下要有驾驭信息的能力，不能作信息的奴隶。,3. 管理信息的含义,管理信息是那些以文字、数据、图表、音像等形式描述的，能够反映管理组织中各种业务活动在空间上的分布和时间上的变化程度，并对组织的管理决策和管理目标的实现有参考价值的数据和情报资料。,3.1 对管理信息的一般要求,准确性 及时性 可靠性 适用性,虚假信息往往导致组织决策者决策失误！ 不清晰的信息致使工作偏离了目标方向！,信息的可靠性与精确度和完整性有关； 完整性：信息收集加工全面 系统 连续性,信息如果延误: 失去支持决策作用！
5、信息如果迟误: 影响工作进展及正确性!,不同部门对信息的种类范围内容要求不同 信息的收集加工一定要有针对性，计划性,管理信息的分类,3.2 管理信息的分类,信息来源 内生信息、外生信息 组织层次 计划信息、控制信息、作业信息 产生时间 历史信息、现时信息、未来信息 信息稳定性 固定信息、流动信息,按信息来源划分,来自组织外部； 是对组织业务活动有影响的外部环境各因素的信息。 如：企业外部原材料供应情况，消费时尚的变化，产生技术进步的速度和方向，政府颁布的政策、法规、条令等。,3.2 管理信息的分类,按产生时间划分,现时信息,未来信息,已经发生的信息，一般已经使用过；仍具有过程纪录、检查、借鉴和
6、启发价值。 以资料文档形式存在。,反映组织当前活动情况和外部环境特征的信息。 该类信息的时效性很强，是组织信息工作的重点，对于指导和控制活动具有非常重要的作用。,历史信息,在掌握前两种信息的基础上，科学预测和判断组织未来活动和环境的信息 这类信息对于高层主管人员的及时决策、尽早做出相应的准备有重大的意义。,按组织层次划分,控制信息,作业信息,组织目标、战略、政策、规划、资源配置等信息 如：经济形势资料；市场竞争对手情况；国家政策/法律/法规颁布及变更。,组织的中层管理部门为了实现组织的经营目标而对生产经营各环节进行监控的信息。 控制信息主要来自内部，要求比较具体和详细。,计划信息,组织日常活动
7、的信息，用以保证基层管理部门切实地完成具体作业。 基层主管人员是该类信息的主要使用者，其信息要求明确、具体、详细。,按信息稳定性划分,固定信息,流动信息,组织内相对稳定、可以供管理工作重复使用。 以项目为例：固定信息有定额标准信息、计划信息、合同信息等。对于企业而言，固定信息约占企业管理系统中总信息流量的75%。,又称 作业统计信息；它是由组织的劳动活动所产生，反映活动进程实际状况的信息，并随着活动而不断变化更新。 例如：企业的库存量、产品的生产进度、企业的设备损耗情况等。这类信息一般只有一次性实用价值，所以时效性强。,4.项目管理信息,项目管理中信息的定义： 经过加工处理能对人们各种具体活动
8、有参考价值的数据资料。,另一种说法,数据和信息 一个常见的错误观念是数据等于信息，这是一个很大的错误。数据只是原材料，不经过提炼它什么都不是。经过提炼，把数据构建成有意识的元素，分析其成分，将数据和已存在的标准比较，这样，数据就成为了信息。,意义,4.项目管理信息,项目方/被委托人,4.2 项目信息管理的基本理念,4.3 项目信息管理的缘由,一般来讲，对于周期短的小型项目，不必在项目管理的业务流程中单独构成一个独立的项目信息管理环节。但对于较大型项目则须导入项目管理信息系统，即需对项目实施信息化管理。,项目信息的形式,个别谈话 书面材料 集体口头形式 技术形式,分析工作 检验工作 个人建议 帮
9、助,信件 谈话纪录 工作条例 进展报告,会议 人员集体讨论 培训班 讲座,录音 电话 广播 网络,4.4 项目信息的来源,记录 抽样调查 文件报告 业务会议 直接观测 个人交谈,4.5 项目信息流路线,由上而下的信息 由下而上的信息 横向信息 与顾问室的信息关系,中大型或重要的项目，在项目组织系统中一般设立顾问室。其目的是为项目经理决策做准备工作或提供分析建议。,项目管理信息流向及分类,自上而下的项目信息： 管理目标、命令、工作条例、办法、规定、业务指导意见等； 自下而上的项目信息： 目标的进度、成本、质量、安全、消耗、效率情况等； 横向流动的项目信息： 同一层工作部门及人员之间的交流信息，这
10、是普遍的薄弱环节，应是项目管理重点建设的； 以顾问室或经理办公室等综合部门为中心的项目信息 项目管理班子与环境之间进行流动的项目信息,项目管理信息流向及分类,4.6 项目信息管理的含义,对项目信息的收集、整理、处理、储存、传递、与应用等一系列活动的总称。,项目信息管理,项目信息收集 来源、对象、收集方法 项目信息传递 专人传递、通讯方式、会议方式 项目信息加工处理 判断、分类整理、分析计算、编辑归档保存 项目管理信息系统（PMIS）,4.6 项目信息管理的含义,5. 项目计划与信息系统,一个项目计划可以看作是一个信息系统； 它提供了一个按时间分阶段的工作包的安排，根据资源估算，按WBS的顺序排
11、列，以在合适的时间阶段内和完成项目计划的工作为目标。这种基准的项目计划使监督和控制更加容易，通过提供所需的信息来确定和度量合适的控制点。当项目计划实施后，有实际的状态数据时，项目计划和网络图就得到更新，这样，就能进行项目跟踪和监控，确保项目的顺利进行。,建立项目管理信息系统的条件,领导的支持 科学的管理基础 创新精神、信心 （计算机硬件、软件条件）,6.管理信息系统的发展,手工式管理信息系统 电子数据处理系统（EDS） 管理信息系统（MIS） 决策支持系统（DSS） 经理信息系统（EIS）,6.1 项目管理信息系统的设计,项目管理信息系统包含的9个子系统,造价管理子系统 进度管理子系统 设备管
12、理子系统 材料管理子系统 合同管理子系统 财务管理子系统 投资控制子系统 档案管理子系统 工程质量管理子系统,6.2 项目管理信息系统实例,6.3 项目管理软件主要具备的功能,资源管理 制定计划 成本预算与控制 报表与查询 监督与跟踪项目的执行 处理多个项目和子项目 安全性 假设分析,二、 沟通管理,沟通的概念 沟通的种类 沟通的方式 沟通管理的概念 项目沟通管理 项目沟通计划 沟通 沟通渠道 沟通技巧 沟通场合祥解,一个沟通不畅的夸张举例,？,在没有进行有效沟通的情况下，项目的相关方输出的是：,用户想要的,用户真正想要的是,！,1. 沟通的概念,沟通就是信息的交流。 包括：信息的交换、传送信
13、息的行为或实例、口头或书面消息、有效表达想法的技术/技巧、在个人之间通过一般的符号系统交换意见的过程等内容。,你能说出你是谁吗？,1. 沟通的概念,我眼中的“ 我” 我愿望重的“ 我” 现实中的“ 我” 我试图设计的“ 我” 其他人眼中的“ 我” 过去的“ 我” 其他人试图改变的“ 我”,1. 沟通的概念,伟业大厦销售： 你：是房产导购人员； 地点：售楼处 职责：购房推介 时间：中午 天气：下雨 进来一穿西装中年男子,你如何沟通、推销？,1. 沟通的概念,沟通的类型,1 人与人之间的沟通，主要通过语言进行的； 2 沟通不限于消息的交流，还包括情感、思想、态度、观点等； 3 沟通中，交流动机、目
14、的、态度等心理因素很重要，交流结果能改变人的行为。 4 交流过程中，会出现特殊的沟通障碍，即人特有的心理障碍。,2. 沟通的类型,项目管理沟通流向,3. 沟通方式,口头沟通带来高度的弹性，以个人间的接触、小组会议或电话为媒介。 书面沟通是则是准确的，它以通信（记录/信件/备忘录/报告）、电子邮件和项目管理信息系统为媒介传送。 一些人把视觉的沟通，如手势和身体语言也作为接收的方式。,沟通方式调查 ,4. 沟通管理的概念,沟通：为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同协议的过程。,5. 项目沟通管理,项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确地提取、收集、传播、存储以及最终进
15、行处置，保证项目信息畅通。,信息编码,6.项目沟通计划,6.1 项目沟通计划的内容,6.2 沟通计划过程,6.3 信息发送过程,6.4 执行报告过程,6.5 项目阶段总结过程,有效的信息发送,7. 沟通,7.1 沟通过程的一般模式,7.2 沟通的重要性,决策和计划的基础 组织和控制管理过程的依据和手段 成功领导的重要手段 建立和改善人际关系必不可少的条件,沟通,7.3 沟通方式方法,正式沟通、非正式沟通 上行沟通、下行沟通、平行沟通 单向沟通、双向沟通 书面沟通、口头沟通 言语沟通、体语沟通,8. 沟通渠道,当项目组成员为解决某个问题和协调某一方面的事，并在明确规定的组织系统内进行协调工作时，就会选择和组建项目组织内部不同的信息沟通渠道，即信息网络。 在信息传递过程中，发信者并非都是直接将信息传给接收者，中间需要某些人的转承，这就形成了不同的沟通渠道和沟通网络。,8.1 沟通渠道（正式）,8.2 沟通渠道（非正式）,单线式,流言式,8.3 沟通渠道（非正式）,偶然式,集束式,8.4 沟通渠道分析,最常见：级别等级间的传递,链式渠道的弊端：,传递迟误,传递失真,信息的构成,事实 客观存在 情感 我们在特定情况下诉诸感情程度的反应 观念 对自己、社会、文化等的不变的看法 观点 我们观察事物所采取的态度和主观看法,9. 沟通技巧,
