《（毕业设计论文）会计信息论文会计信息技术论文：会计信息化环境下的错账更正》由会员分享，可在线阅读，更多相关《（毕业设计论文）会计信息论文会计信息技术论文：会计信息化环境下的错账更正（7页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、w 会计信息论文会计信息技术论文： 会计信息化环境下的错账更正会计信息化环境下的错账更正 随着计算机技术与信息技术的发展，会计信息系统得到了进一步 的发展和完善，这无疑对企业提高核心竞争力和经济效益具有重要 意义。而财务软件本身质量的高低直接影响着企业会计信息系统的 质量。能否防止会计信息失真以及能否防错、查错和纠错，是衡量 财务软件质量的一个重要指标。尽管财务软件提供了多种控制错误 的措施，但会计差错的出现仍在所难免，各种会计差错必然影响到 整个系统的核算结果。在会计信息化实施过程中，如果能合理选择 并改进会计差错更正方法，既可以促进会计信息化工作的顺利开展， 又能提高会计信息化的质量和效率
2、。 一、会计差错更正的方法 在会计信息化工作过程中可能产生的差错主要有 4 种类型：一是 会计科目或记账方向运用错误；二是发生额多记或少记；三是有关 经济事项没有完整反映；四是摘要或原始凭证附件数量录入错误等。 现行主要财务软件也提供了对以上错账更正的功能。 （一）会计差错的“无痕迹”修改。所谓“无痕迹” ，是指在账 务处理系统中修改记账凭证时，不留下任何曾经修改的线索和痕迹。 在某财务软件中，以下 5 种情况下的错误凭证可实现无痕迹修改： 1.正输入的凭证。在凭证输入过程中，发现凭证输入错误可以现 时改正。对于这些未保存的凭证，一般可以进行凭证制单员的重新 注册、会计科目的重新选择、会计分录
3、的增删、摘要或科目金额的 重新输入、制单日期和附件张数以及辅助项的修改，直至放弃保存 w 该错误凭证等操作。 2.已经输入但未审核的凭证。录入计算机内的凭证都必须通过凭 证审核，否则会计信息系统不允许入账。对于未经审核或审核未通 过的凭证存在错误，可由制单员在总账系统“凭证”“填制凭证” 窗口中直接利用凭证的编辑功能进行修改并保存。但有些项目的修 改受到限制，如凭证一旦保存，则凭证类别不允许被修改。如果采 用制单序时控制，则修改后的制单日期不能在上一张凭证的制单日 期之前；如果该记账凭证是由各业务子系统自动转账生成的，则只 能在生成该凭证的子系统中先检查相关设置再进行修改或者删除后 重新生成。
4、 3.已审核但未记账的凭证。凭证一经审核就不能被修改和删除， 只有被取消审核签字后才能被修改或删除。考虑到内部牵制和会计 信息系统的安全，凭证审核和凭证输入属于不相容职务范畴，应由 不同的人员负责。一旦发现已审核但尚未记账的凭证错误，则不能 直接在记账凭证上进行修改，必须先由审核员在总账系统“凭证” “审核凭证”功能窗口中取消审核签章；然后由制单员直接调出 该错误凭证进行修改并保存；最后由审核员重新对该凭证进行审核。 4.已记账但未结账的凭证。按照会计制度的要求，已记账的凭证 一般是不允许删除或修改的。确应修改的，经过批准可采取完善措 施之后的反向操作功能，即取消记账、审核后直接修改。具体而言
5、， 首先由会计主管在总账系统“期末”“对账”窗口中，按下 w “CtrlH”快捷键，激活“恢复记账前状态”功能；然后在“凭证” “恢复记账前状态”窗口中，选择“恢复方式”并输入主管口令， 系统将恢复为记账前状态；最后按上述方法调出错误凭证取消审核， 修改正确后再重新审核和记账。 5.已记账并结账的凭证。对于这种情况下的错误凭证，要实现无 痕迹修改，可采取完善措施之后的反向功能，即取消结账、记账与 审核后直接修改。具体而言，首先由具有结账权限的操作员在“结 账”向导一的选择月份窗口中，选择要取消结账的月份并按 “CtrlShiftF6”键，在“确认口令”窗口中输入口令，系统将快 速地取消结账操作
6、，使各种账簿记录恢复到结账前的状态；然后按 上述方法调出错误凭证取消记账、取消审核并进行修改，再重新审 核、记账和结账即可。虽然财务软件提供的反向功能可以实现无痕 迹修改，方便会计人员事后纠错，在清除数据库中冗余信息、确保 账证相符和数据安全等方面的作用不可忽视，但其广泛使用也日益 显现了以下弊端： 一是与现行会计法规不符。使用反向功能更正会计差错时，由于 财务软件很少甚至没有留下任何痕迹，完全违背了会计核算软件 基本功能规范对会计数据输入的基本要求和有关会计差错更正方 法的规定，会导致会计人员不负责任地更改会计记录，在很大程度 上削弱了会计工作的严肃性。 二是为会计造假提供了方便。在会计信息
7、化下，由于财务软件对 更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的有痕迹记录，只在 w 操作日志中记录了何人何时使用过这些反向功能，至于操作了系统 中哪些具体事项则无从得知。如果企业缺乏严格周密的内部控制制 度，就会使会计造假等经济违法犯罪变得更加隐蔽，使会计信息化 的安全性大打折扣。 三是可能导致系统数据错误和财务混乱。由于会计人员业务水平 及对软件功能理解的偏差，在运用跨年度反结账功能时，不同年份 会计科目体系可能发生了变化；反记账的设计原理是按记账时留下 的“线索”进行逆向处理，具体记账次数及记账后的后续处理业务 等不可控，使得实际软件设计时只保留重要线索；目前实施的大中 型财务系统或 E
8、RP 功能复杂，数据处理技术难度成倍增加，系统间 的无缝连接和数据间的实时传递以及记账凭证的自动生成，也难以 全面、准确恢复到记账结账前状态。因此，线索的不完整与部分处 理的“不可逆” ，都将导致系统数据的不一致，很可能产生系统数据 错误、财务混乱。 上述第三情况下对错误凭证的无痕迹修改，虽然存在弊端，但从 数据库技术角度看，取消审核是将记账凭证库中“审核”字段的值 清空，再对该库其他相关字段的值进行修改，这是在一个凭证数据 库中操作，与取消记账结账有本质区别。这种情况下采用无痕迹修 改方法是可行的。而取消记账结账往往涉及到两个或两个以上数据 库的操作，在这个过程中容易导致财务数据的混乱或系统
9、的崩溃。 因此，上述第四、五种情况下的错误凭证如果没有采取完善措施， 最好采用有痕迹修改方法。 w （二）会计差错的“有痕迹”修改。财务系统中往往是通过保留 错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹的。因此，在系统中对已 审核并记账的错误凭证，按照“规范”第 18 条规定采用“红字凭证 冲销法或者补充凭证法”进行更正，这样既能区分会计人员责任， 又能留下审计线索，确保了会计信息的真实有效。 1.在“记账”后发现记账凭证中应借应贷科目无误，只是凭证金 额多计，可采用负数更正法，即将多计金额填写一张同样科目和记 账方向的正确凭证，其金额为负数，用以冲销多计金额；相反，凭 证金额少计时，可采用补充凭证法
10、，将其差额部分填制一张记账凭 证，然后由审核员进行“审核凭证”操作，由记账员进行“记账” 操作即可。但这两种情形均需在摘要栏中注明经济业务事项变更的 原因。 2.在“记账”后发现记账凭证中会计科目、记账方向或其他事项 有误，可采用红字凭证冲销法更正。具体方法是，首先由制单员填 制一张与该张错误凭证除金额为红字（负数）金额外，其他内容完 全一致的红字凭证，即在总账系统“填制凭证”窗口中，打开“制 单”“冲销凭证”窗口，输入要冲销凭证的相关信息，系统将自 动生成一张红字冲销凭证；然后填制一张正确的记账凭证；最后由 相关操作员对这两张凭证审核并记账，才能完成对该张错误凭证进 行冲销和更正。 二、会计
11、差错更正方法的完善措施 会计信息化工作的开展，无疑会产生各种会计差错，选择正确合 w 理的会计差错更正方法，对提高会计信息化工作效率至关重要。如 果直接使用财务软件的反向操作功能来更正会计差错既不能完全否 定其作用，更不能忽视其弊端。但在充分考虑到该功能的不足后， 如能重新改进设计，并对其使用设置严格的限制条件，也许在一定 程度上能取得事半功倍的效果。 （一）重新设计，改进反向操作功能。 1.增加对反向操作的监控功能。监控功能是指在设计财务软件时， 设置对已记账、已结账又作反向操作的，计算机必须记录下该操作 的时间、操作人、修改原因、修改的地方，且定期打印并作为会计 档案保管，以给日后查证工作
12、保留证据。因此，增加对反向操作的 监控功能后，就确保了对电子数据的修改可以留下痕迹，保证了财 务数据的真实可靠。 2.只设置一个记账凭证库。该凭证库存放全部未记账和已记账凭 证，其结构包括未记账凭证库与账簿数据库文件的所有字段，并加 上记账标识、记账人姓名和记账截止标识字段。当需要增加、编辑 或查询未记账凭证时，就将已打上记账标识的记录过滤掉；当需要 查询或打印账簿时，就将没有记账标识的记录过滤掉。每次记账时， 在记账范围内的凭证记录中填上记账标识和姓名，并在记账范围的 末记录打上截止标识。因此，要实现反记账很简单，只要将反记账 范围内的记录中的记账标识、记账人姓名及截止标识去掉即可。 3.增
13、加对反向操作使原已生成报表变动的说明功能。如果在财务 软件报表系统中设置了对报表变动的说明功能，当月报表附注中将 w 自动生成对以前月份出错的说明及修改内容。由于还原了原有的真 实账目，因而能为报表使用者进行投资、经营决策等提供正确的导 向。 （二）严格限制反向操作功能的使用。 1.由专业软件人员反复对购买改进后的财务软件进行可行性测试， 只有这样才能确保反向操作时各方面数据能够完整、准确，确保数 据恢复和存储的安全。 2.反向功能操作者必须是得到系统管理员授权的原记账或结账人。 在会计信息化中，记账结账人员应对账簿的正确性负完全责任。因 此，为了明确责任，防止会计人员随意逆转账务处理程序，操
14、作者 必须得到系统管理员授权后才能实施反向操作功能。 3.限期取消反向功能权限。在实际工作中，大量会计差错通常发 生在系统投入使用初期，或者会计人员岗位培训学习期间。因此， 应对反向功能的可使用时间作一定限制，一般为系统启用后半年且 不超过一年。当使用期限到达时，由系统管理员取消相关操作人员 的反向功能权限。 4.明令禁止具有会计舞弊性质的跨年度“反结账”功能；从加强 会计信息化法规建设、堵塞制度漏洞和提高财务信息质量方面，财 政部要对财务软件的反向功能作出明确规定：对可以实施的反向功 能，财务软件必须提供能够反映更正经济事项来龙去脉的痕迹记录 功能；对会计人员利用反向功能从事做账、造假等违法犯罪行为制 定相应的处罚规定。国家有关会计法规对会计差错更正方法的规定 w 中，强调了更正会计差错要有痕迹记录，其目的就是要做到有案可 稽，有据可查，从制度上防止会计造假。作者单位：湖南生物机电 职业技术学院
