EXCEL基础培训

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1、EXCEL应用培训马叶壮,用法想法方法,一、用法 了解EXCEL,工作簿 工作表 单元格 行 列 区域 图表,公式 函数 条件 名称 格式 引用,一、用法EXCEL操作及技巧,强制换行 冻结与拆分窗口 复制与粘贴（选择性粘贴） EXCEL中行列互换 格式刷 快捷键 Excel下拉菜单的实现 打印 复制工作表数据-有效性-序列 查看公式Ctrl + “$”的功用Excel一般使用相对地址来引用单元格的位置，当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置，公式中的单元格地址会随着改变。你可以在列号或行号前添加符号 “$”来冻结单元格地址，使之在拷贝时保持固定不变。,1.输入文本,如果需要将一个数字

2、作为文本来处理，只要在输入数据时先输入一个单撇号（），Excel就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。 如果要在单元格中输入硬回车，可按ALT+ENTER键。 如果要迅速以上方单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+D键；如果要以左侧单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+R键。,2输入数字,在默认情况下，输入数字时，Excel会将该数据沿单元格右侧对齐。 在输入分数时，为避免将输入的分数视作日期，需要在分数前键入0（零），再键入一空格。 在输入负数时，在负数前键入减号(-)，或将其置于括号( )中。 Excel2000只保留15位的数字精度。,3同时在多个单元格中输入相同数据,

3、（1）选定需要输入数据的单元格。选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。 （2）在活动单元格中键入相应数据，然后按CTRL+ENTER键。 （3）利用复制粘贴处理多位置输入相同数据,如何定义名称 定义名称 建议使用简单易记的名称，不可使用类似A1的名称，因为它会和单元格的引用混淆。还有很多无效的名称，系统会自动提示你。 引用位置：可以是工作表中的任意单元格，可以是公式，也可以是文本。 3. 定义名称的妙处1 减少输入的工作量 如果你在一个文档中要输入很多相同的文本，建议使用名称。例如：定义DATA = “经纬股份， EXCEL！”，你在任何单元格中输入“=DATA”，都会显示“经纬股份，

4、EXCEL！”,一、用法名称定义,4. 定义名称的妙处2 在一个公式中出现多次相同的字段 例如公式=IF(ISERROR(IF(A1B1,A1/B1,A1),”, IF(A1B1,A1/B1,A1)，这里你就可以将IF(A1B1,A1/B1,A1)定义成名称“A_B”，你的公式便简化为=IF(ISERROR(A_B),”,A_B) 5. 定义名称的妙处3 超出某些公式的嵌套 例如IF函数的嵌套最多为七重，这时定义为多个名称就可以解决问题了。也许有人要说，使用辅助单元格也可以。当然可以，不过辅助单元格要防止被无意间被删除。,一、用法名称定义,6. 定义名称的妙处4 字符数超过一个单元格允许的最大

5、量 名称的引用位置中的字符最大允许量也是有限制的，你可以分割为两个或多个名称。同上所述，辅助单元格也可以解决此问题，不过不如名称方便。 7. 定义名称的妙处5 某些EXCEL函数只能在名称中使用 例如由公式计算结果的函数，在A1中输入=1+2+3，然后定义名称 RESULT = EVALUATE(Sheet1!$A1)，最后你在B1中写入=RESULT，B1就会显示6了。 还有GET.CELL函数也只能在名称中使用，请参考相关资料。 GET.CELL函数的参数说明：,一、用法名称定义,三、公式与函数,1公式中的运算符,（1）算术运算符：完成基本的数学运算。 （2）比较操作符：比较运算符用于比较

6、两个值。当用操作符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是TRUE就是FALSE。 （3）文本运算符：使用和号（&）可以将文本连接起来。,三、公式与函数,1常用函数,SUM SUMIF SUMPRODUCT COUNTIF VLOOKUP IF ROW INDIRECT MONTH DAY YEAR,SUM 用途：返回某一单元格区域中所有数字之和。 语法：SUM(number1，number2，.)。 参数：Number1，number2，. 为1到30 个需要求和的数值(包括逻辑值及文本表达式)、区域或引用。 实例：如果A1=1、A2=2、A3=3， 则公式“=SUM(A1：A3)” 返回6；=

7、SUM(“3“，2， TRUE)返回6， 因为“3“被转换成数字3， 而逻辑值TRUE 被转换成数字1。SUMIF 用途：根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。 语法：SUMIF(range，criteria，sum_range) 参数：Range为用于条件判断的单元格区域，Criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件，Sum_range 为需要求和的单元格、区域或引用。 实例：某单位统计工资报表中职称为“中级”的员工工资总额。假设工资总额存放在工作表的F 列，员工职称存放在工作表B 列。则公式为“=SUMIF(B1:B1000，“中级“，F1:F1000)”，其中“B1:B100

8、0”为提供逻辑判断依据的单元格区域，“中级“为判断条件，就是仅仅统计B1:B1000 区域中职称为“中级”的单元格，F1:F1000为实际求和的单元格区域。,SUMPRODUCT 用途：在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。 语法：SUMPRODUCT(array1，array2，array3，.) 参数：Array1，array2，array3，.为2至30 个数组，其相应元素需要进行相乘并求和。 实例：公式“=SUMPRODUCT(3，4;8，6;1，9，2，7;6， 7;5，3)”的计算结果是156。COUNTIF 用途：统计某一区域中符合条件的单元格数目。 语法：

9、COUNTIF(range，criteria) 参数：range为需要统计的符合条件的单元格数目的区域；Criteria 为参与计算的单元格条件，其形式可以为数字、表达式或文本(如36、“160“和“男“等)。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。 实例：假设A1:A5 区域内存放的文本分别为女、男、女、男、女，则公式“=COUNTIF(A1:A5，“女“)”返回3。,VLOOKUP 用途：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。当比较值位于数据表首列时，可以使用函数VLOOKUP 代替函数HLOOKUP。 语法： VLOOKUP(lookup

10、_value，table_array，col_index_num，range_lookup) 参数： Lookup_value为需要在数据表第一列中查找的数值，它可以是数值、引用或文字串。Table_array 为需要在其中查找数据的数据表，可以使用对区域或区域名称的引用。Col_index_num 为table_array 中待返回的匹配值的列序号。实例：如果A1=23、A2=45、A3=50、A4=65，则公式“=VLOOKUP(50，A1:A4，1，TRUE)”返回50。,IF 用途：执行逻辑判断，它可以根据逻辑表达式的真假，返回不同的结果，从而执行数值或公式的条件检测任务。语法：IF(

11、logical_test，value_if_true，value_if_false)。 参数：Logical_test 计算结果为TRUE 或FALSE 的任何数值或表达式；Value_if_true 是Logical_test 为TRUE 时函数的返回值，如果logical_test 为TRUE 并且省略了value_if_true， 则返回TRUE。而且Value_if_true 可以是一个表达式；Value_if_false 是Logical_test 为FALSE 时函数的返回值。如果logical_test 为FALSE 并且省略value_if_false， 则返回FALSE。Va

12、lue_if_false 也可以是一个表达式。 实例：公式“=IF(C2=85，“A“，IF(C2=70，“B“，IF(C2=60，“C“，IF(C2=85 成立，则D2 单元格被赋值“A”；如果第一个逻辑判断表达式C2=85 不成立，则计算第二个IF 语句“IF(C2=70”；以此类推直至计算结束，该函数广泛用于需要进行逻辑判断的场合。,ROW 用途：返回给定引用的行号。 语法：ROW(reference)。 Reference 为需要得到其行号的单元格或单元格区域。实例：公式“=ROW(A6)”返回6，如果在C5 单元格中输入公式“=ROW()”，其计算结果为5。INDIRECT 用途：返

13、回由文字串指定的引用。此函数立即对引用进行计算，并显示其内容。当需要更改公式中单元格的引用，而不更改公式本身，即可使用INDIRECT 函数。 语法：INDIRECT(ref_text，a1)。 参数：Ref_text是对单元格的引用，此单元格可以包含A1 样式的引用、R1C1样式的引用、定义为引用的名称或对文字串单元格的引用；A1为一逻辑值，指明包含在单元格ref_text 中的引用的类型。如果a1 为TRUE 或省略，ref_text 被解释为A1-样式的引用。如果a1 为FALSE，ref_text 被解释为R1C1-样式的引用。 实例：如果单元格A1 存放有文本B1，而B1 单元格中存

14、放了数值68.75，则公式“=INDIRECT($A$1)”返回68.75。,MONTH 用途：返回以序列号表示的日期中的月份，它是介于 1(一月)和12(十二月)之间的整数。 语法：MONTH(serial_number) 参数：Serial_number 表示一个日期值，其中包含着要查找的月份。日期有多种输入方式：带引号的文本串(如 “1998/01/30“)、序列号(如表示1998 年1 月30 日的35825) 或其他公式或函数的结果(如DATEVALUE(“1998/1/30“)等。 实例：公式“=MONTH(“2001/02/24“)”返回2，=MONTH(35825)返回1，=M

15、ONTH(DATEVALUE(“2000/6/30“)返回6。 DAY 用途：返回用序列号(整数1 到31)表示的某日期的天数，用整数 1 到 31 表示。 语法：DAY(serial_number) 实例：公式“=DAY(“2001/1/27“)”返回27，=DAY(35825) 返回30，=DAY(DATEVALUE(“2001/1/25“)返回25。 YEAR 用途：返回某日期的年份。其结果为1900 到9999 之间的一个整数。 语法：YEAR(serial_number),EXCEL常见错误,1#！ 原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一个

16、负值，就会产生#！错误。 2#VALUE! 当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误值#VALUE!。 原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类型。 解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本“学籍“，则公式“=A1+A2“将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加（SUM函数忽略文本）：=SUM（A1:A2）。 原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。 解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。 将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。,EXCEL常见错误,3#DIV/O! 当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O!。 原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel将此空值当作零值）。 解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。 原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。 解决方法：将零改为非零值。,