创建项目计划NEW-

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1、1,第3章 创建项目计划,3.1 项目计划与范围管理 3.2 Microsoft Project制定项目计划的流程 3.3 定义项目的基本信息 3.4 创建项目任务分解结构(WBS) 3.5 建立任务的链接关系 3.6 完善项目计划 3.7 专题讨论 3.8 综合案例创建一份项目计划,2,第3章 创建项目计划,创建项目计划是项目管理的第一步,几乎项目管理的所有环节、内容都与项目计划密切相关 在Microsoft Project的帮助下，管理者创建项目计划的工作将会变得更加得心应手 本章是Microsoft Project管理项目的重点，也是它功能中最为精彩的一部分。,3,3.1 项目计划与范围

2、管理,项目管理者可能会有过这种经历：一个项目做了很久，却感觉总也做不完，就像一个“无底洞”。实际上，这主要是项目的“范围管理”没有到位。 项目的范围管理主要在项目计划中体现出来，在制定和执行项目计划时又必须以范围管理为指导。因此在使用Microsoft Project编制项目计划之前，必须先对范围管理有初步了解。,4,3.1.1 关于“范围”,在项目中，我们必须知道客户需要什么、项目最终要做什么，这是项目成功的基础。这就是所谓的“范围”。 通常先确定产品的范围、再确定项目的范围。 范围管理要防止两方面失误： 该做的工作没有完成，或者没有按照预定的要求完成，可以概括为“漏做”和“少做”，其中也应

3、包含“错做”的情况。 不该做的工作进入了项目范畴，可以概括为“多做”。,5,3.1.2 范围管理的过程,与项目管理过程相对应，范围管理包括如下几个过程：启动、范围计划、范围分解定义、范围核实与范围变更控制，如下图,6,7,3.1.2 范围管理的过程,1启动 项目的启动阶段是项目管理的第一个过程，主要回答下面两个根本问题： 项目要做什么？ 项目是否值得去做？ 以下是启动过程中较为关键的几个环节： 确定详细的项目需求首先要确定最终产品或服务的具体特征，即产品描述，再确定项目的需求。通常产品需求与项目需求是基本一致的。,8,3.1.2 范围管理的过程,（2）项目章程： 启动阶段的主要输出。项目章程要

4、从总体上对项目的目标、范围做出界定，后续的项目计划都是根据项目章程确定的。 项目章程应包含如下几个部分： 项目的背景说明：包括机会与机遇的说明。 项目目标：产品/服务描述。 商业需求：为什么要做这个项目。 项目可用的资源,9,3.1.2 范围管理的过程,（3）项目约束与条件，例如：工期限制、预算要求、资源的限制、产品必须满足的技术标准等。 （4）项目团队：包括项目经理和项目成员。,10,3.1.2 范围管理的过程,2范围计划 编制范围计划就是将项目范围（即项目工作内容）渐进明确和归档的过程。这一过程需要参考很多信息，比如产品描述、项目章程、项目合同等。通常业主和项目管理者已经对项目范围有了初步

5、的约定，然后再在此基础上进一步深入和细化，输出范围管理计划、范围说明（如下图）。,11,3.1.2 范围管理的过程,2范围计划 本阶段的输出包含如下内容： 范围说明：当项目干系人对项目范围达成共识时，将它编制成范围说明，作为未来决策的基础。范围说明中至少要说明项目论证、项目产品、项目可交付成果和项目目标。项目可交付成果一般要列一个子产品概括表，例如一个软件开发项目的可交付成果可能包括：程序代码、工作手册、人机交互学习程序等。 范围管理计划：描述项目范围如何管理。它应包括项目范围变化的预期（比如范围可能如何变化、变化频率如何、变化了多少），如何确定范围发生了变化，变化的种类等。,12,3.1.2

6、 范围管理的过程,3范围分解定义 由于项目往往是一个复杂的过程，只有范围说明和范围管理计划还离项目实施有一定距离，需要采取分解任务的手段把项目任务分成更容易管理的单元，最终得出项目的工作分解结构（Work Breakdown Structure，简称WBS）。WBS对项目成功十分关键，是指导项目实践的重要依据。 编制项目的WBS通常有3种方法：按照项目生命周期分解、按照产品功能分解和按照组织职能分解。,13,3.1.2 范围管理的过程,【例3-2】软件开发项目的WBS（按照项目生命周期分解） 软件工程学认为软件具有明确的生命周期，软件要按照一定程序开发，分别是：需求分析、系统分析与设计、编码与

7、实现、软件测试和使用维护共5个阶段。 如图3-4为一个典型的软件开发项目的WBS。,14,3.1.2 范围管理的过程,【例3-3】研制手机项目的WBS（按照产品功能分解） 根据产品的功能将项目的内容由粗到细逐步分解、细化，形成WBS。在研制手机的项目中，将最终产品手机从功能上划分成几组大的部件，最后再集成起来。这样原来一个大而复杂的问题就划分成若干个小问题。然后针对每个部件，分别提出解决方案（可能是多个方案，从中选择一个），最好再将所有部件集成到一起。,15,【例3-4】商业住宅开发项目的WBS（按照组织职能分解） 根据公司内部的职能部门（有时也会根据地域），将项目任务逐步分解细化、形成WBS

8、。 住宅项目是多工种协作的系统工程，要涉及到房屋设计、土建、设备、材料供应等多方单位。虽然每一方都有必要组织项目管理，但作为项目的发起人和投资者，开发商的项目管理才是整个项目管理的核心，它必须协调所有部门和单位的行动，保证各方始终朝着既定的项目目标前进而不能偏离。,16,4范围核实 范围核实是取得项目干系人（客户、投资人、公司领导等）对项目范围正式认可的过程。范围核实过程要求项目组成员核查项目范围、可交付成果，其他干系人（如客户）核查最终产品，确保提交的项目成果正确无误且令人满意，核查的重点是对工作结果是否认可。 如果项目提前终止，则范围核实过程还应确认与记载项目已经完成的水平与程度。,17,

9、5范围变更 在制定项目计划时，管理者对项目的外部环境有一个预期或估计。但在项目实施过程中，环境总是不断变化的。所以，即使一个项目的计划制订的再完善，也难免会遇到意想不到的情况（例如，客户需求的变化、可用资源的减少、资源市场价格的变化等等）。范围变更在项目实施过程中是在所难免的。 项目管理者必须通过有效的监督和分析预测及时发现变更，并提出解决方案。范围变更会使项目风险增加，所以在项目管理体系中，必须包含一套严格、高效的变更管理程序，这对项目的成功与否至关重要。,18,19,3.2 Microsoft Project制定项目计划的流程,3.2.1 流程概述 Microsoft Project的向导

10、功能提供了非常详细、系统的管理流程，供用户参考。 制定项目计划主要和项目向导中的“任务向导”相关。单击向导工具栏的任务按钮，出现任务向导窗口，其中列出了制定项目计划的详细步骤 作者对这些步骤进行整合，列出了制定项目计划的流程图，帮助读者理解这一过程。,20,Project制定项目计划的流程,21,1定义项目 制定项目计划的第一步工作不应是录入任务，而是定义项目。 首先，定义项目的基本信息，包括项目预计开始日期、项目组协作方式及其它附加信息。 其次，定义项目的常规工作时间，就是明确哪些是工作时间、哪些是休息时间。用户可以选择一个模板日历作为项目的常规工作时间，也可以根据实际情况自定义工作时间。另

11、外还包括设置节假日和倒休、定义时间单位换算关系。 然后，定义项目的其它基本信息，例如：项目日程的排定方式（工作日程是从前往后排、还是从后往前倒推）、任务优先级设定等。 以上定义的是项目最基本的信息，对后续工作影响重大。改变了这些内容，会对项目任务和执行产生根本性的影响，所以必须在项目一开始就确定下来。,22,2创建WBS（任务分解结构） 定义好项目的基本信息后，可以开始创建项目的WBS。规划WBS要遵循由粗到精的原逐步进行： 第1步，列出项目各阶段的主要任务，再将粗线条的阶段任务细化为详细的分解任务。如果有必要，还可对详细任务继续分解，直至满足实际需求。分解WBS可以参照3.1.2节的思路进行

12、。当然，创建WBS不是一次便能成功的，往往需要反复修改和不断完善。这步完成后，得到的是一个包含所有项目任务的任务列表，但此时所有任务不分级别，也没有先后次序和依赖关系。 第2步，将任务按照阶段，设定好从属关系和任务级别，形成一个分阶段和级别、有层次的任务列表。 第3步，设置任务的链接关系。,23,3完善项目计划 初步的项目计划往往还需要润色和完善。例如，部分任务包含附加的说明信息或者相关的重要文档，能否将这些信息整合到项目计划中有序管理呢？有些任务具有期限的限制，如何在项目计划中体现出来呢？另外，还需对项目风险作出预测，把风险信息整合到计划中，以便日后进行风险管理。 经过修改和润色，项目计划确

13、定以后，应该保存为比较基准。因为这份项目计划就是以后项目实施的蓝图，以后还要将实施状况记录到计划中来，并经常对比计划和实际的差异，发现实施过程中的问题。,24,4发布项目计划 项目计划一旦确定之后，就应以合适的渠道发布给项目干系人（如项目团队、客户、公司领导等）。发布的形式多种多样，可以通过可以电子邮件、计划文档形式发布，也可发布到Microsoft Project Server上。,25,3.3 定义项目的基本信息,3.3.1 定义项目 保证“任务向导”窗口处于打开状态，单击第一条超链接“定义项目”，进入“定义项目”向导。 该向导共分3步，主要内容是定义项目的开始时间和设置项目协作方式。在向

14、导窗口的底部，显示有向导共有几步、当前处于第几步的提示信息，还有前往下一步和退往前一步的超链接。在向导窗口的主体部分，除了有帮助客户完成本步操作的输入框和选择框外，还有关于操作的提示信息。 第1步，定义项目的估计开始日期。输入框内默认显示的是系统的当前日期，用户可以点击右侧的向下三角按钮，选择需要的项目开始日期,26,3.3.1 定义项目,第2步，定义项目工作组。用户选择当前项目文件是否要使用Project Server和Project Web Access。如果选择“是”，用户就能够在Project Server上发布、查看、更新项目信息，便于项目成员和其他干系人进行协作。如果选择“否”，则

15、意味着用户暂时不与Project Server相连，如果用户以后需要使用Project Server，可以在“跟踪向导”的“准备跟踪项目进度”中设置。 选择“是”与“否”要考虑如下因素：首先，是否存在已经搭建好的Project Server，包括硬件环境（服务器、局域网）和软件环境（服务器上要安装好Project Server，并做好相应配置）。其次，还要考虑项目是否有必要使用Project Server。例如有的小型项目管理人员很少，只有项目经理制定、修改、更新项目计划，其它人只要查看项目计划，这时就没有必要设置Project Server。另外，项目组成员的协作方式并非只有Project

16、Server一条，我们还可以选择其它途径，例如电子邮件，项目文件拷贝等。,27,3.3.1 定义项目,由于我们刚接触Project不久，暂时先不考虑与Project Server的连接，关于与Project Server的配置、使用，将会在第10章中详细讨论。单击窗口底部的“保存并前往第3步”。 第3步，输入附加信息（如图3-14），这一步没有什么实质性的操作，用户可以直接单击窗口底部的“保存并完成”完成项目定义。该向导自动关闭，回到图3-9的任务向导窗口。,28,3.3.2定义常规工作时间,完成了“任务向导”的第一项工作“定义项目”之后，按照任务向导的安排，接下来就该“定义常规工作时间”了（参照图3-9）。单击向导窗口中这项任务，进入“定义常规工作时间”向导（如下图）。 该向导共分5步，它的功能是帮助用户完成项目工作日历的设置。例如，有些单位遵循周一至周五上班、周六周日休息的制度，也有的单位是每周工作5天半。此外各个单位和项目中关于节假日、倒休的规定都不一样。所以要为项目量身定做一套工作日历。,