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1、,上君集人之智,中君盡人之力,下 君 司 其 職,授權的藝術,十大管理課程之五,課程目標, 對自己的授權管理作有效分析 選擇適當的方式進行授權,授權是賦予下屬責任和權力,使其能夠代表你去完成任務,但責任仍然由你來承擔。授權使你能夠通過他人來完成任務,從而讓你抽身去做其他更重要的事。 授權並非棄權。通過授權,你可以把自己管理得更好,通過下屬去達到目標有助於他們成長。但是,恰當地授權非常重要,因為這樣可以得到授權的最大好處,並將風險降到最低。,一.授權的理念,個案研討(1),陳勤力是中明電子公司生產部的主管;他對下屬的工作有以下的看法:他們工作方法不理想,效率低,不及自己親力親為的一半。於是,陳勤
2、力晝量避免分配他認為重要的任務給下屬,而自己每天大概花幾個小時在生產線上指揮生產和修理機器,日子久了,大家也就習慣了。但有一次,陳勤力因事請假一天,回來后發現生產現場搞得一塌糊途,細問之下,才知道有一批產品因塵污太多出不了貨,陳勤力情急之下,立刻吩咐各負責人把產品搬到自己的辦公室,和辦公室文員一起篩選貨,終於發出去了,大家舒了一口氣。齊贊“陳生領導有方”,於是,一切又恢復了正常。問題:陳勤力和他的下屬各犯了甚麼樣的錯誤(請至少例舉六條),二、授權的好處1.更多時間督導人員授權給下屬,可以讓自己有更多時間做更多工作或作自我發展。2.工作順暢將工作授權給下屬,可以避免所有工作在管理人員導面堆積,令
3、部門內的流程 更加暢順。,大寧吸塑廠流程改良,改良前的流程,顧 客,業 務 部,國內廠樣辦車間,生 產 車 間,要 求,樣 辦,要 求,確 認,大寧吸塑廠流程改良,改良后的流程,顧 客,業 務 部,國內廠樣辦車間,生 產 車 間,二、授權的好處3.激勵員工適當的授權令下屬在推展工作上有獨立 自主的空間,使他們有成就感,令他們更投入工作。4.發展員工讓下屬嘗試新工作,解決新難題,可以作為下屬自我發展的一部份,亦可以替部門發掘人才,增加下屬的自信心。,給員工為公司效力的機會,曹潮是三國專賣連鎖店的區域經理。由於他成績突出,最近又被上級列為提攜的人選之一。副總裁呂四明一一會見每位侯選人,並問一些問題
4、。其中一個問題是:“如果有一天你不能來上班,公司該怎么辦?有沒有人能暫代你的職位?”其中劉被、朱哥亮這么回答:“因為我工作十分賣力並且責任繁重,我想很難有人能代替我的工作。”呂四明很快就把他們的名字從升遷名單中刪除了。最后只剩下曹潮和孫全。孫全是這么回答:“我有不少好幫手能接替我的位子。我一向雇佣得當並有一些能干的員工。”呂四明心想這個答案總算有點像樣,但還沒達到他理想的程度,他知道培養員工不是那么容易做到的。,給員工為公司效力的機會,當輪到曹潮的時侯,他說:“司馬義、鄧愛、鐘慧都可以,事實上有不少人能接替我的工作。”呂四明試探性地問:“你怎么如此確定?”他回答道:“因為我都給他們機會去培養他
5、們的能力,我和他們一起工作,先確定好大家努力的方向,再從旁提供他們完成工作所必須的資源,他們都做得很好。”呂四明聽了,覺得印象十分深刻。,一日三省你如何培養員工的能力? 你如何給他們表現的機會? 你的員工對你的借機會培養他們能力的做法有甚麼意見?,三、不願意授權的原因缺乏信心對下屬處理非常規性工作的能力有疑,認為自己做得最好,不放心讓下屬去處理。,三、不願意授權的原因害怕挑戰部份管理人員認為如果下屬在某些方面工作的表現比自己更好,則表示下屬可以取代自己,對自己造成威脅。,不怕被取代不要怕被你的下屬取代你的職位.如果下屬有這番本事, 請便.非但不要怕,而且要開門見山,坦誠直率地鼓勵他們將你取而代
6、之.因為只有這樣, 他們才覺得留在你的部門與公司做事是有前途的. 不會拼了死力工作,還是來來去去個職位,頂頭有人,如何晉升?然而,當你表達這些意思時,要同時令他們明白你對自己的合理預算.否則,下屬會覺得奇怪,怎樣會有人如此大方,雙手奉送自己的職位.一時過分敏感起來,以為公司或部門有甚麼棘手困難,恨不得要轉嫁在他人頭上,讓新晉承擔責任,這個誤會可是太大了.你必須清楚明示,每一個人應該力求升遷機會,包括自己在內, 你歡迎下屬取代你,你也要去取代你的頂頭上司.業務發展無窮, 不愁會出現死胡同,屢屢升遷的結果,只有表示公司不停擴充下去.,艾科卡曾經在福特公司工作了整整三十二年,后來他擔任公司的總裁,為
7、公司立下了豐功偉績。但是,隨著艾科卡的功勞愈來愈大,艾科卡的名聲也愈加顯赫,受到下級的敬重和同行們的贊揚。福特公司的“皇帝”亨利福特由於害怕艾科卡“功高震主”,奪了他的王朝,因此對艾科卡的疑心加重。福特開始懷疑艾科卡制定的計劃,趁艾科卡人在數千里以外時召開高級會議,在會上竭力對艾科卡的見解進行攻擊。一九七八年,福特竟解雇了艾科卡。,文章推荐,文章推荐,福特的疑心和專權並沒有給自己帶來任何好處,反而使自己的形象急劇下跌,也給公司帶來了巨大的傷害。美國的幾十家報刊和電臺,一致指責福特的品行。一位評論家問道:“如果像艾科卡這樣具有如此高尚的人品和業績的人,他的飯碗都不牢靠,你的飯碗牢靠嗎?”艾科被解
8、雇后,由於福特公司失去了帥才,其他管理人員也憂心忡忡,縮手縮腳,使得福特公司迅速走向了下坡路。,三、不願意授權的原因失去控制有一些管理人員習慣了對部門內大小事情都要清楚,擔心一旦放權的話,自己會對部門失去控制。,三、不願意授權的原因效率假象管理人員感覺某些工作他可以在短時間內完成,但分配給下屬可能要花上幾倍的時間才能完成,於是為求效率,便決定自己處理。,四、決定何種工作可以授權1.風險程度管理人員在授權時要考慮風險的程度,不授權高風險的任務給下屬。風險有多大?責任有多重?權力有多大?,四、決定何種工作可以授權2.任務性質大部份常規、重復和鎖碎的工作,都適合授權.例如: 日常工作輔助運作下屬專長
9、,四、決定何種工作可以授權2.任務性質另一方面,一些關系到計劃、組織、人事、領導和控制的任務,則不適宜授權下屬處理。例如:審核工作程序處理人事關系處理工作危機,四、決定何種工作可以授權3.工作分類非常規工作常規而瑣碎工作低風險 高風險,五、授權的程序,授權評估,選賢任能,訂定任務,確定工作目標,確定職責權限,落實分工,跟進完成,評估工作,五、授權的程序STEP 1 訂定任務當決定要將一項任務分配給下屬的時候,最好先勾劃出工作的要求,即目標、進度、準則及要求,以及下屬在執行工作時的決策範圍。,五、授權的程序STEP 2 選賢任能決定委任哪一個人做指定的工作時,應清楚明白下屬的能力。,五、授權的程
10、序STEP 2 選賢任能下屬的工作範圍,是否與將要授權的任務有相關的地方?他是否有興趣去做該項任務?他是否能騰出時間去肩負該項任務?,五、授權的程序STEP 3 落實分工找到合適的人選之后,便要跟他交代工作要點,這包括:陳述授權的原因對下屬說明任務的背景,說出為甚麼會選他擔任該項工作,以及工作的重要性。詳述工作的要點詳細告訴下屬任務的工作範圍、預期進度、要求水平,同時告訴他可擁有的權力範圍。,五、授權的程序STEP 3 落實分工提供相應的指導如果下屬尚未做過同類工作或缺乏信心,便要指導他,建立其信心。商量合理的進度互相商訂推展工作的方法,制訂工作的進度、時限,以及匯報和檢討的形式。,高度自治忌
11、處行政人員最成功之處,是所屬部門,真的有一天能在自己羽翼之下高度自治.所謂高度自治,不是說為所欲為.在行政人員訓練自己下屬部門自治之前,必須令他們了解公司的種種原則性問題,換言之,公司首腦的宗旨與意向,一定要清楚.部門的高度自治,必須在與行政首腦的理想不相違背下進行. 否則, 就不算成功了.比如說,行政首腦層希望公司的產品雄霸本地市場, 這是業務發展的總方向, 於是放手讓下屬去幹; 結果在他們極大自由度發展之下,得到良好業績.然而,郤只把貨品外銷到東南亞及太平洋區.這種背道而馳的成功,不是主腦層意願,行政主管必須負起行業及培訓錯誤的責任.在清楚及同意了首腦層意向之後,就應放手讓下屬去幹, 若處
12、處加以制肘,非但不能培養接班人,且犯上了業務效果過分單調的毛病.,五、授權的程序STEP 3 落實分工知會相關的各方管理人員要通知與工作有關的人員,這樣使下屬名正言順,運用賦予的權力去推展工作。,五、授權的程序STEP 4 跟進完成 視授權的程度及下屬的成熟等可靠情況,管理人員應與下屬保持聯絡,彼此檢討工作進度,商討應變措施。有效的跟進,要建立在坦城的溝通上。對不利的消息,要客觀地處理;遇到員工表現不佳的情況,要積极找出問題所在,而不是只追究責任人。最后,任務完成,一定要適當地給予贊揚。,個案研討(2),有一次,陳勤力的上司找不到他,便大罵陳勤力不應該直接加入生產,指責他完全不懂授權之道。陳勤
13、力於是檢討自己的工作,決定將部分任務分派給下屬。首先他分派生產編排的任務給辦公室文員王取巧,而王取巧認為這些工作太煩瑣,但陳勤力向王取巧指出他已經面對這些沉悶工作超過兩年,現在是王取巧接棒的時候了。此外,陳勤力指派馬大哈負責該部門生產線的監督工作。馬大哈要求陳勤力給予多些工作指示,但陳勤力指出馬大哈已經干了幾年了,應該有足夠的經驗完成工作,所以他拒絕了馬大哈的要求。問題;請按照授權的步驟分析陳勤力在授權時所犯的錯誤。,五、授權的程序,授權評估,選賢任能,訂定任務,確定工作目標,確定職責權限,落實分工,跟進完成,評估工作,六、反授權很多時候,下屬接受上司委派任務時,因不想負責任,於是利用各種不同
14、的方法希望將任務推回給上司,這種情形稱為反授權。,個案重演陳先生是和順塑膠廠的主管,主要負責整個生產車間的生產及行政事務。近期,老板決定在全廠範圍內推行5S,陳先生被任命為5S推行組長,負責統籌各部門的5S推行工作。經過深思熟虙,陳先生決定把起劃5S推行計劃的任務交給下屬李先生去做,並交代了計劃的要求和規定了完成的時限。第二天一上班,李先生就找到陳先生。,個案重演 李先生:我覺得有些難題,希望你能看一看。陳先生:哦,難題總會有的,但你有沒有想過解決的辦法?李先生:那可沒有,不過我覺得我搞不定。陳先生:這樣吧!你先回去自己想想辦法,相信你的能力是可以解決這個問題的,明天早上再拿給我看,好嗎?李先生:我真的不行。陳先生:那好,請把計劃留下來,還是我親自做吧!,七、授權的態度,八、下放權力的程度,劉先生是一間紙品公司的人力資源開發部經理,他正在處理以下工作,試討論:1.哪些工作可以授權?2.權力下放的程度如何?,
