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1、档案,管理培训,Logo here,主要内容,第一讲,收集,归档文件的,归档文件的收集是指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。,一、收集概述,收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把单位各科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特别要注意对单位会议记录的收集。,二、收集文件,收集方法上要注意两点,第一点是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；,第二点是注意年终收集，即年
2、终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；,归档文件的价值鉴定,第二讲,归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节,这一环节包括两个方面。,凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。,第一方面,机关文件材料归档范围是：,（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；,我来说下面的,（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；,（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材
3、料；,（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,机关文件材料不归档范围是：,（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；,（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，,不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；,（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情
4、况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。档案保管期限的划分，按照2006年国家档案局发布的第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。,第二方面,永久保管的文书档案主要包括：,(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；,(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土
5、地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,定期保管的文书档案主要包括：,（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；,（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但
6、要贯彻执行的文件材料；,（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。,第三讲确定归档文件的整理,单位及装订,整理单位：规则已明确规定：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。,1、每份文件（即自然件），一份文件为一件。2、各种报表、名册、图册等：每册（本）内容相对完整
7、，具有独立的检索价值，应按其本来的装订方式。一册（本）为一件3、文件正本与定稿为一件时，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，可将正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。,4、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。,6、原件与复制件（包括复印件以及手抄件等）应作为一件。凡是对不利于档案保管的文件（热敏纸传真件、铅笔书写或手工誊写的重要文件），以及使用中破损的文件，要加以复制，与钢笔重抄件一起归档。,5、正文与与文件处理单（包括处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）应作为一件。,9、会议记录、纪要：每次会
8、议作为一件，如党组会议记录、行政会议记录、纪要等等。,7、转发文与被转发文：应作为一件。因为它们是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。,8、来文与复文可为一件。从文种上包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。,10、干部任免通知、行政关系介绍信、干部职工关系介绍信、工资关系转移单、退伍兵安置介绍信、大中专毕业生报到证、党团关系介绍信等，规定每份视为一件。,13、党员干部花名册、职工花名册等一册（本）作为一件。,12、党员统计年报、干部统计年报、档案统计年报等综合性年报，一册（本）作为一件。,11、干
9、部任免存根、干部调令存根等等具有独立的检索价值的存根，可一册（本）作为一件。,规则规定，不只是单份文件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件 ，装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下：,归档文件装订：,1、正本在前，定稿在后 2、正文在前，附件在后 3、原件在前，复制件在后 4、转发文在前，被转发文在后 5、复文在前，来文在后 6、中文本在前，外文本在后。,第四讲,分类,归档文件的,我来讲讲什么是归档 文件的分类？,规则中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。,分类包括选择分类方法、
10、制定分类方案、文件归类等具体内容。,一是对于内设机构职能较多，形成文件数量大，分工明确的单位，按保管期限年度机构（问题）分类法;,二是对于内部机构设置简单的基层单位或小机关，形成文件数量不是很多的单位，按保管期限年度分类法。,1、什么是保管期限年度机构（问题）分类法？,我来回答！,保管期限年度机构（问题）分类法，就是先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下面按年度分类，再在年度下面按机构（问题）分类。,例如：,永久：2005年 办公室、业务一处、业 务二处2006年 办公室、业务一处、业务二处2007年 办公室、业务一处、业务二处,30年：2005年 办公室、业务一处、业务二处2006年 办
11、公室、业务一处、业务二处2007年 办公室、业务一处、业务二处 10年：2005年 办公室、业务一处、业务二处2006年 办公室、业务一处、业务二处2007年 办公室、业务一处、业务二处,2、什么是保管期限年度分类法？,保管期限年度分类法就是先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。,例如：,永久：2005、2006、2007 30年：2005、2006、2007 10年：2005、2006、2007,第五讲,排列,归档文件的,归档文件的排列应在同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）内，按事由结合时间、重要程度进行排列。纪要、会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列
12、。,(一) 同一事由内的归档文件排列,同一事由内归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序，日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后。,(二) 不同事由间的归档文件排列,不同事由间的归档文件排列可根据文件的重要程度排列，分不清的，可以按时间的先后顺序排列。,（三）不同文本的排列，原文在前，译文本在后。,第六讲,编号,归档文件的,什么是归档文件的编号 ？,归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。,归档章格式,归档章格式包括6项内容,1、全宗号 2、保管期限 3、年度 4、室编件号 5、机构（问题） 6、馆编件号,全宗号：档案馆给立档单位编制的代号
13、。因为是必备项，有全宗号的单位，必须填写，没有全宗代号的单位此栏空置，可暂不填写。,保管期限：填写归档文件保管期限，分为：“永久”、“30年”、“10年”。也可填写简称“永”“30”“10”。,年度：填写文件形成年度，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字标注。如：一九九八年表示为“1998”，不能简化为“98”。,室编件号：按文件排列顺序从“1”开始逐件标注。室编件号应在同一年度、同一组织机构的同一保管期限内，从“1”开始逐件流水编号。例如：2007年办公室永久、30年、10年三个保管期限的归档文件，编号后形成的三个流水号，即永久的从“1”开始编写一个流水件号；“30”年的从“1”开始编写一个流水
14、件号；“10”年的也从“1”开始编写一个流水件号。更要注意的是，件号应逐件编写，件号不得重复，不得出现空号。填写时用阿拉伯数字标注。,机构（问题）：规则将机构（问题）项作为选择项，是因为对于文件数量少或内部机构简单的机关，只选择年度、保管期限两种分类法即可满足整理工作的需要，无须再分机构（问题）。但对大多数机关来说，选择机构（问题）进行分类还是必要的，编号时也必须相应编制机构（问题）项。填写机构项时，如果机构名称太长，也可规范简称表示，如 “政策法规”可简称“政法司”经济贸易处可简称为“经贸处”，但不能使用“一司”“一处”等。填写问题项时，应严格按照分类方案设定的类目直接填写，如“党群”“行政
15、”“业务”等。,馆编件号：暂不填写，如需档案移交进馆时按进馆要求填写。,第七讲,编目,归档文件的,编目是指编制归档文件目录，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的查找。,一、归档文件目录的项目填写,归档文件目录包括,1、件号 2、责任者 3、文号 4、题名,5、日期 6、页数 7、备注,1、件号：指室编件号。2、责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可
16、以是几个机关，或者一个人或若干人。,3、文号：填写文号时应照实抄录，字号齐全。4、题名：即文件标题，完整的题名由责任者、问题、名称3个部份组成，例深州市档案局关于加强档案安全保管的通知，也有的直接由问题和名称组成。,5、日期： 即文件的形成时间，填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如： 2001年3月24日，标注为 20010324，也可填成两行（ ）。 对未注明日期或日期不清的， 应根据文件内容加以考证填写。6、页数：填写一件文件的总页数，用以统计和核对。,7、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等，如需要说明的条目太多时可在备注栏中加注“”，将具体内容填入备考表中。,二、归档文件目录装订,归档文件目录应装订成册并编制封面。也就是说将归档文件目录区分不同保管期限分别装订，原则上每年形成三本目录（永、30、10），每本目录中的不同机构(问题)，用归档文件目录封面区分，并且在归档文件目录右肩上标注机构（问题）。,
