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1、档案,管理培训,Logo here,主要内容,第一讲,收集,归档文件的,归档文件的收集是指按照国家有关规定,对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。,一、收集概述,收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把单位各科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来,个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围,特别要注意对单位会议记录的收集。,二、收集文件,收集方法上要注意两点,第一点是注意平时收集,即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来;,第二点是注意年终收集,即年
2、终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来;,归档文件的价值鉴定,第二讲,归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节,这一环节包括两个方面。,凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。,第一方面,机关文件材料归档范围是:,(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;,我来说下面的,(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;,(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材
3、料;,(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,机关文件材料不归档范围是:,(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;,(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;,(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;,(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情
4、况反映,抄报或越级抄报的文件材料。,对进入归档范围的文件材料,根据其价值不同确定保管期限。档案保管期限的划分,按照2006年国家档案局发布的第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,文书档案的保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。,第二方面,永久保管的文书档案主要包括:,(一)本机关制定的法规政策性文件材料;(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;,(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;(六)本机关房屋买卖、土
5、地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,定期保管的文书档案主要包括:,(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;(四)本机关一般性事务管理文件材料;(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;,(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但
6、要贯彻执行的文件材料;,(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。,第三讲确定归档文件的整理,单位及装订,整理单位:规则已明确规定:一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件作为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。,1、每份文件(即自然件),一份文件为一件。2、各种报表、名册、图册等:每册(本)内容相对完整
7、,具有独立的检索价值,应按其本来的装订方式。一册(本)为一件3、文件正本与定稿为一件时,但定稿过厚不易装订的,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿,可将正本与历次修改稿(包括定稿)各为一件。,4、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。,6、原件与复制件(包括复印件以及手抄件等)应作为一件。凡是对不利于档案保管的文件(热敏纸传真件、铅笔书写或手工誊写的重要文件),以及使用中破损的文件,要加以复制,与钢笔重抄件一起归档。,5、正文与与文件处理单(包括处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等)应作为一件。,9、会议记录、纪要:每次会
8、议作为一件,如党组会议记录、行政会议记录、纪要等等。,7、转发文与被转发文:应作为一件。因为它们是一份文件的不同部分,前者往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内容,它们在发挥文件效力方面难以分割,因此也应作为一件。,8、来文与复文可为一件。从文种上包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。,10、干部任免通知、行政关系介绍信、干部职工关系介绍信、工资关系转移单、退伍兵安置介绍信、大中专毕业生报到证、党团关系介绍信等,规定每份视为一件。,13、党员干部花名册、职工花名册等一册(本)作为一件。,12、党员统计年报、干部统计年报、档案统计年报等综合性年报,一册(本)作为一件。,11、干
9、部任免存根、干部调令存根等等具有独立的检索价值的存根,可一册(本)作为一件。,规则规定,不只是单份文件,正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件 ,装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下:,归档文件装订:,1、正本在前,定稿在后 2、正文在前,附件在后 3、原件在前,复制件在后 4、转发文在前,被转发文在后 5、复文在前,来文在后 6、中文本在前,外文本在后。,第四讲,分类,归档文件的,我来讲讲什么是归档 文件的分类?,规则中的分类,是指全宗内归档文件的实体分类,即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有机体系的过程。,分类包括选择分类方法、
10、制定分类方案、文件归类等具体内容。,一是对于内设机构职能较多,形成文件数量大,分工明确的单位,按保管期限年度机构(问题)分类法;,二是对于内部机构设置简单的基层单位或小机关,形成文件数量不是很多的单位,按保管期限年度分类法。,1、什么是保管期限年度机构(问题)分类法?,我来回答!,保管期限年度机构(问题)分类法,就是先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下面按年度分类,再在年度下面按机构(问题)分类。,例如:,永久:2005年 办公室、业务一处、业 务二处2006年 办公室、业务一处、业务二处2007年 办公室、业务一处、业务二处,30年:2005年 办公室、业务一处、业务二处2006年 办
11、公室、业务一处、业务二处2007年 办公室、业务一处、业务二处 10年:2005年 办公室、业务一处、业务二处2006年 办公室、业务一处、业务二处2007年 办公室、业务一处、业务二处,2、什么是保管期限年度分类法?,保管期限年度分类法就是先将归档文件按保管期限分类,再在保管期限下面按年度分类。,例如:,永久:2005、2006、2007 30年:2005、2006、2007 10年:2005、2006、2007,第五讲,排列,归档文件的,归档文件的排列应在同一年度、同一保管期限、同一机构(问题)内,按事由结合时间、重要程度进行排列。纪要、会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列
12、。,(一) 同一事由内的归档文件排列,同一事由内归档文件的排列,按文件形成时间的先后顺序,日期在前的文件排列在前,日期在后的文件排列在后。,(二) 不同事由间的归档文件排列,不同事由间的归档文件排列可根据文件的重要程度排列,分不清的,可以按时间的先后顺序排列。,(三)不同文本的排列,原文在前,译文本在后。,第六讲,编号,归档文件的,什么是归档文件的编号 ?,归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号,并以归档章的形式在归档文件上注明。,归档章格式,归档章格式包括6项内容,1、全宗号 2、保管期限 3、年度 4、室编件号 5、机构(问题) 6、馆编件号,全宗号:档案馆给立档单位编制的代号
13、。因为是必备项,有全宗号的单位,必须填写,没有全宗代号的单位此栏空置,可暂不填写。,保管期限:填写归档文件保管期限,分为:“永久”、“30年”、“10年”。也可填写简称“永”“30”“10”。,年度:填写文件形成年度,应采用公元纪年,以4位阿拉伯数字标注。如:一九九八年表示为“1998”,不能简化为“98”。,室编件号:按文件排列顺序从“1”开始逐件标注。室编件号应在同一年度、同一组织机构的同一保管期限内,从“1”开始逐件流水编号。例如:2007年办公室永久、30年、10年三个保管期限的归档文件,编号后形成的三个流水号,即永久的从“1”开始编写一个流水件号;“30”年的从“1”开始编写一个流水
14、件号;“10”年的也从“1”开始编写一个流水件号。更要注意的是,件号应逐件编写,件号不得重复,不得出现空号。填写时用阿拉伯数字标注。,机构(问题):规则将机构(问题)项作为选择项,是因为对于文件数量少或内部机构简单的机关,只选择年度、保管期限两种分类法即可满足整理工作的需要,无须再分机构(问题)。但对大多数机关来说,选择机构(问题)进行分类还是必要的,编号时也必须相应编制机构(问题)项。填写机构项时,如果机构名称太长,也可规范简称表示,如 “政策法规”可简称“政法司”经济贸易处可简称为“经贸处”,但不能使用“一司”“一处”等。填写问题项时,应严格按照分类方案设定的类目直接填写,如“党群”“行政
15、”“业务”等。,馆编件号:暂不填写,如需档案移交进馆时按进馆要求填写。,第七讲,编目,归档文件的,编目是指编制归档文件目录,即应按照分类、排列的结果,逐类、逐件编制目录,以系统、全面地揭示归档文件的原貌。编目应以“件”为单位进行,在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时,在归档文件目录中只对复文进行编目,通过检索复文来实现对相应来文的查找。,一、归档文件目录的项目填写,归档文件目录包括,1、件号 2、责任者 3、文号 4、题名,5、日期 6、页数 7、备注,1、件号:指室编件号。2、责任者:指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者,可以是一个机关或机关内部的一个机构,也可
16、以是几个机关,或者一个人或若干人。,3、文号:填写文号时应照实抄录,字号齐全。4、题名:即文件标题,完整的题名由责任者、问题、名称3个部份组成,例深州市档案局关于加强档案安全保管的通知,也有的直接由问题和名称组成。,5、日期: 即文件的形成时间,填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日,如: 2001年3月24日,标注为 20010324,也可填成两行( )。 对未注明日期或日期不清的, 应根据文件内容加以考证填写。6、页数:填写一件文件的总页数,用以统计和核对。,7、备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等,如需要说明的条目太多时可在备注栏中加注“”,将具体内容填入备考表中。,二、归档文件目录装订,归档文件目录应装订成册并编制封面。也就是说将归档文件目录区分不同保管期限分别装订,原则上每年形成三本目录(永、30、10),每本目录中的不同机构(问题),用归档文件目录封面区分,并且在归档文件目录右肩上标注机构(问题)。,