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1、题目：缩短出口邮件日封发处理时间,单位：深圳市邮政局南山分局经营部QC小组,发表人：方婉美,1、小组概况：,缩短出口邮件日封发处理时间,2、活动背景,省公司,市 局,2011年，省公司在省内推行普邮封发大集中作业调整，计划将部分路向的包裹邮件调整至广州邮区中心局分拣封发。,深圳市邮政局从2011年4月份开始实施出口普邮封发大集中作业调整，要求提高支局后台封发作业效率。,缩短出口邮件日封发处理时间,3、名词解释,指标 要求,出口邮件日封发处理时间7小时,4至6月出口邮件日封发处理时间统计表 （表2）,从表2中看出，出口邮件日封发处理时间达到11小时，与指标要求相差4小时（117=4）。,本部门
2、问题点,选择 课题,缩短出口邮件日封发处理时间,一、选题理由,缩短出口邮件日封发处理时间,二、设定目标,出口邮件日封发处理时间7小时,缩短出口邮件日封发处理时间,三、目标可行性分析,1、现状调查 （1）2011年7月4日，小组成员对4月至6月出口邮件日封发处理时间分时段进行分析和统计：,缩短出口邮件日封发处理时间,三、目标可行性分析,1、现状调查 从表3和图3中可以看出，分拣处理邮件需要7小时，占整个出口邮件日封发处理时间的6364%。,缩短出口邮件日封发处理时间,三、目标可行性分析,1、现状调查 （2）为找出症结所在，小组成员又对4月至6月分拣处理邮件按业务量进行统计和分析：,缩短出口邮件日
3、封发处理时间,三、目标可行性分析,1、现状调查 根据表4数据，我们制出排列图，分析如下：,缩短出口邮件日封发处理时间,三、目标可行性分析,2、可行性分析: (1) 必要性：实施出口普邮分拣封发大集中作业调整，是省公司、市局今年网路运行管理以及流程优化的重点工作，出口邮件封发处理日时间7小时，我们必须达到。 (2) 同行水平：建设路支局实施作业调整后，每日出口邮件封发处理时间只需7小时。 (3) 现状调查数据：分拣处理邮件时间占整个出口邮件日封发处理时间的6364%，而分拣处理包裹邮件又占分拣处理邮件总量的7442%，经估算，只要解决分拣处理包裹邮件时间长这个症结的80%，就可以把出口邮件日封发
4、处理时间缩短到7小时以内。 11116364%7442%80%=6837,目标值可以实现！,四、分析原因,组织小组成员召开头脑风爆会议，查找分拣处理包裹邮件时间长的末端原因：,（图5）,缩短出口邮件日封发处理时间,五、确认主要原因,制订主因确认表（表5）,缩短出口邮件日封发处理时间,五、确认主要原因,确认过程 确认一：工作时间长,五、确认主要原因,确认过程 确认二：业务培训不足,五、确认主要原因,确认过程 确认三：系统故障维护耗时长,五、确认主要原因,确认过程 确认四：破烂邮袋多,五、确认主要原因,确认过程 确认五：处理流程不合理,2011年7月8日至9日，小组成员方婉美、赖少敏、赖迎燕到工业
5、路支局调查邮件封发处理流程情况，并对封发员区分本外埠包裹邮件需要的时间进行测试，共测试260件包裹，结果见下表,缩短出口邮件日封发处理时间,五、确认主要原因,确认过程 确认五：处理流程不合理,3,确认过程,确认方法,小组成员对实施普邮封发大集中作业调整前后的出口包裹邮件封发处理流程进行对比。,分析：调整后增加了区分本外埠包裹邮件处理环节，而调整前没有这个环节，流程调整后每件增加31秒的处理时间。 结论：处理流程不合理,是主因,确认方法,缩短出口邮件日封发处理时间,五、确认主要原因,确认过程 确认六：用品用具乱摆放,7月11日小组成员方婉美、赖迎燕、李华查看二季度星级营业窗口标准评分表考评情况，
6、6个支局营业生产现场执行5S管理制度，封发现场的用品用具按要求定点摆放，星级窗口规范检查全部达标，符合管理要求。 结论：用品用具乱摆放,不是主因,五、确认主要原因,确认过程 确认七：装总包邮袋耗时长,7、2011年7月12日，小组成员方婉美、梁晶莹、李华随机到南油支局调查装总包邮袋时间，抽查1-12号箱包裹170件，共封总包100袋，装总包邮袋处理时间测试结果如下表：,缩短出口邮件日封发处理时间,五、确认主要原因,确认过程 确认七：装总包邮袋耗时长,2.7月13日，我们查看了12日、13日的发运记录，因邮件量大有9袋总包邮件未能够赶上重件邮车出口，造成邮件延误，局内时限逾限率为6.8% 结论：
7、装总包邮袋耗时长,是主因,缩短出口邮件日封发处理时间,五、确认主要原因,确认过程 确认八：考核办法不健全,7月14日小组成员杨宏庆、方婉美、李华、赖迎燕查阅各支局考核办法，6个支局有制定2011年服务质量考核办法，每月对发生营业、封发质量差错的员工进行质量考核。 结论：考核办法不健全,不是主因,五、确认主要原因,确认过程 确认九：生产场地不足,7月14日小组成员方婉美、赖迎燕、李华、王强到各支局测量星级窗口营业生产面积情况，结果各支局营业生产面积均达100平方米以上，符合生产标准。 结论：生产场地不足,不是主因,五、确认主要原因,经过以上逐一分析论证，最后确定主因有两个：,处理流程不合理,装总
8、包邮袋耗时长,缩短出口邮件日封发处理时间,六、制订对策,按5W1H原则，制定对策表(表11),七、按对策实施,对策实施一：针对处理流程不合理问题： 1、统一编制至数字代码，代表以下10个寄达省份的本埠邮件，如下表。（表12）,缩短出口邮件日封发处理时间,七、按对策实施,对策实施一：针对处理流程不合理问题： 2、2011年7月18日开始，前台营业员收寄包裹（普包、快包）邮件后，直接在邮件详情单右上角空白处，用红笔标注至代表本埠邮件的数字代码，以区分本外埠包裹邮件。,活动后 活动前,缩短出口邮件日封发处理时间,七、按对策实施,效果一： 1、2011年7月18日至19日，小组成员到工业路支局测试营业
9、前台区分本外埠包裹邮件时间，测试110件包裹邮件，营业员在本埠包裹邮件详情单上标注数字代码处理时长为3秒/件。,长前后效区分本外埠包裹处理时果对比柱状图 （图9）,节省28秒/件,缩短出口邮件日封发处理时间,七、按对策实施,效果一： 2、7月19日至23日，小组成员到营业前台检查营业员标注数字代码情况。,缩短出口邮件日封发处理时间,七、按对策实施,实施二：针对装总包邮袋耗时长问题： 1、7月18日开始，封发员对37号箱大小的包裹（普包、快包）邮件，在电子化支局系统中逐件扫描封发，每一种类分别封发成一个总包，打印封发清单和袋牌，与路单钉在一起交转趟邮路。邮件实物不区分本外埠，不需装袋，全部散件外
10、走出口。 2、7月18日，封发员又对812号箱大小的包裹（普包、快包）邮件，在电子化支局系统中逐件扫描封发，邮件实物不区分本外埠，用邮袋封装，每袋总包均打印封发清单、拴挂袋牌封发出口。 3、8月8日开始，封发员对1-2号箱的直封包裹，逐件扫描封发，一件封一总包，并将总包袋牌、大件名址牌、封发清单装入纸箱胶袋，粘贴于详情单同一面、包装箱的左上角，邮件实物不区分本外埠，不需装袋，全部散件外走出口。,七、按对策实施,效果二： 2011年8月9日，小组成员到南油支局测试装总包邮袋处理时间，测试结果详见下表：,缩短出口邮件日封发处理时间,七、按对策实施,效果二： 小组成员于8月19日、9月2日分别对装总
11、包邮袋处理时间进行两次测试，每日需要装邮袋的总包只有3个、4个，平均每袋处理时间约为18钟/袋，达到实施效果。,装总包邮袋处理时间前 后对比柱状图 （图11）,实施后，装总包邮袋处理时间仅 需1.8分钟/袋2分钟/袋，实现了对策目标。,节省0.7分钟/袋,缩短出口邮件日封发处理时间,八、检查效果,（一）质量效果 1、2011年10月9日，小组成员对7月至9月出口邮件日封发处理时间进行统计 ，如下表：,缩短出口邮件日封发处理时间,活动前后效果对比图 （图15）,7小时/日，目标实现了！,八、检查效果,（一）质量效果 2、小组成员又对7至9月分拣邮件量进行统计，分拣包裹邮件量已经大大减少，已经不是
12、主要症结。,缩短出口邮件日封发处理时间,八、检查效果,（一）质量效果,占比17.46%,占比74.42%,缩短出口邮件日封发处理时间,八、检查效果,（二）企业效益 通过活动，不但缩短封发处理时间，提高了支局封发工作效率，而且还减少了封发人力、材料成本及使用邮袋量，为提升企业效益作出贡献，此效果得到深圳市邮政局运行维护部的认可。,（表19）,缩短出口邮件日封发处理时间,九、制订巩固措施：,（一）为巩固本次活动效果，小组成员制订以下两条巩固措施，并将巩固措施标准化：,将“区分本外埠包裹邮件前置到营业前台”，纳入南山邮政分局营业操作规范。,将“前台所收包裹邮件以散件的形式发运到深圳市邮区中心局进行封发处理”，纳入南山邮政分局封发操作手册。,缩短出口邮件日封发处理时间,2012年1月5日，小组成员对2011年10月至12月出口邮件日封发处理时间情况进行跟踪调查，详见下表：,（二）效果追踪调查：,缩短出口邮件日封发处理时间,十、总结和下一步打算,总结： 回顾整个活动，我们充分发挥了全体小组成员的聪明才智，小组成员的团结协作精神、质量意识、解决问题的能力都有很大的提高。,下一步打算： “提高营业厅服务规范率”。,缩短出口邮件日封发处理时间,感谢大家的聆听!,缩短出口邮件日封发处理时间,
