文书与档案管理 第一章

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1、文书与档案管理,办公室的基础性工作,宁波工程学院人文学院 丁 宁 E-Mail:,第一章 文书与档案工作概述,1.1 文书与档案 1.2 文书工作与档案管理 1.3 文书工作与档案管理的组织机构,1.1 文书与档案,1.1.1 文书 1.1.1.1 文书的含义文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。,文书定义包含以下几方面基本内容：第一、文书形成的主体可以是各种社会组织，也可以是个人。第二、文书的形成是为了特定的目的。第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和存载。,1.1.1.2 文书的作用 1、传递信息

2、。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。 2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。主体的权威性 影响凭证依据 的三个因素： 内容的真实性载体的合法性,形成文书的两大要素表述方式和载体有一个发展变化的过程。 表述方式：载体：,文书与档案 知识库,绢帛、器皿、碑石、竹木简册,绳结、符号、图像,文字,绳、岩石 （竹木、壳骨等）片,纸张、磁盘、光盘等,结绳记事,人类在文字产生之前，常用在绳索上打结来表达意思，传递信息，处理事件。中国、古埃及、秘鲁、波斯都有结绳记事的记录。易经系辞记载：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。”中国云南独龙族、傈僳族

3、、怒族、佤族、瑶族、纳西族、普米族、哈尼族和西藏的珞巴族，在中华人民共和国成立前，也仍用结绳方法记日子。傈僳族用结绳法记帐目；哈尼族借债，用同样长的两根绳子打同样的结,各执其一作为凭证;宁蒗的纳西族、普米族常用打结的羊毛绳传达消息，召集群众。,德昂族的结绳记事,刻契记事,契刻的目的主要是用来记录数目。因为人们订立契约关系时，数目是最重要的，也是最容易引起争端的因素。于是，人们就用契刻的方法，将数目用一定的线条作符号，刻在竹片或木片上，作为双方的“契约”。这就是古时的“契”。后来人们把契从中间分开，分作两半，双方各执一半，以二者吻合为凭。古代的契上刻得是数目，主要用来作债务的凭证。,甘肃省西宁县

4、周家寨出土的仰韶期遗址的骨契图形,西双版纳基诺族的刻木记事,器物铭文,海内三大重器（毛公鼎 大盂鼎 大克鼎）之一的大盂鼎，又称廿三祀盂鼎。通高1021mm；口径784mm；腹深490mm；重153.5kg。形制为：立耳；深垂腹，腹上部饰曲折角兽面纹；足上部饰外卷角兽面纹、出脊，足下部略呈蹄形。鼎内铸有铭文19行，共291字。铭文分为两个部分，分别记载了周康王对贵族盂的训诰和赏赐。真实地反映了当时的社会状况，具有极高的史料价值。,1.1.1.3 文书、公文、文件的关系,文 件,纸质 文件,文 书,非纸质 文件,照片文件,电子文件,声像文件,私人文书,公务文书,其他文字 材料,公 文,共同点： 本

5、质属性相同，都是沟通思想、记载事情和表达意图的一种工具。 区别点： 文书，常指包括文件在内的各种文字材料。 文件，据2000年颁布的档案工作基本术语中的定义：“文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。”所以，文件除了指文字、图表等文字材料记录之外，还包括其他各种载体形式的信息记录。公文是国家机关、企事业单位、社会团体在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料。行政公文一共有13种公文。也包括一些事务性文书。所以：文件 文书 公文,1.1.2 档案,1.1.2.1 档案的含义根据中华人民共和国档案法（1996年修订）的定义：档案是指过去和现在

6、的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,档案定义包含以下几方面基本内容：1、档案来源和内容的广泛性。这从档案主体和涉及内容的多样性反映出来。2、档案是有价值的历史记录。说明了文件转化为档案的两个条件：一是历史记录，即处理完毕的文件资料。二是有保存价值，即具有历史效用。三是按照一定规律保存起来。3、档案形式的多种多样。随着社会进步和技术的发展，档案形式日益丰富。4、档案的本质属性是原始记录性。是对实践活动的直接记录，而不是事后编写和随意收集。,案 卷,档案上架,案例：个人档案？,姓

7、名：李宇春 性别：女 英文名：Chris 出生年：1984年 生日：3月10日 星座：双鱼座 职业：歌手 身高：174cm 体重：50公斤 血型：A型 嗜好：唱歌 跳舞 学校：四川音乐学院 专业：通俗演唱 性格：内外兼修 爱好：唱歌，跳舞，睡觉 特长：唱歌 喜欢的颜色：黑，蓝 喜欢的卡通片:蜡笔小新 人生信条：年轻没有失败 曾获奖项：第七届全国推新人大赛四川赛区“新人奖”首届CCTV全国校园歌手大赛四川赛区“特别奖”首届校园歌手英文歌大赛“二等奖”连任33频道音乐互动栏目两任擂主 获奖 第七届全国推新人大赛四川赛区“新人奖” 首届CCTV全国校园歌手大赛四川赛区“特别奖” 首届校园歌手英文歌大

8、赛“二等奖” 2005年中国湖南卫视“超级女声”全国总决赛冠军,网络上流传着众多明星的“个人档案”，对照中华人民共和国档案法有关档案的定义，思考这些“明星档案”是不是法律意义的档案？,1.1.2.2 档案的类别,文书档案,科技档案,专门档案,处理公务和私人事务而形成的档案。包括党政档案、人物档案及家庭档案。,记述反映基本建设及生产技术和自然科学研究活动的技术文书材料。主要有：工程设计技术档案、生产技术档案、设备档案、自然科研技术档案，以及其他专门性技术档案，如地质、水文、气象档案等。,各单位在进行专门业务工作中形成的档案，主要有人事档案、会计档案、诉讼档案、声像档案。,1.1.3 文书与档案的

9、区别,文书与档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各具特殊性。 1、文书与档案的联系1）两者记录和反映社会实践的功用相同。2）两者在内容和格式上完全一致。3）两者互为因果。 2、文书与档案的区别1）两者的性质和形式不同。2）两者的目的和作用不同。3）两者存在和发挥效用的时间不同。,华盛顿媒体报道，美国著名黑人民权运动领袖马丁路德金生前的手稿、书信及私人藏书将进行拍卖。 报道说，7000多件留有马丁路德金墨迹的拍品，记录了他1946年至1968年生命中最辉煌的时间，其中包括加了批注的著名演讲我有一个梦想的4页,马丁路德金的底稿,底稿，还有他1964年获,

10、诺贝尔和平奖时的演说词。此外，拍品还包括马丁路德金的1000多册私人藏书，以及约800张学生时代用来记事的卡片。有人估计，这些资料的价值达到3000多万美元。,宣统元年(1909)清朝政府修缮内阁大库，将库内档案移出，准备焚毁。学部参事罗振玉见到，遂请张之洞奏准罢焚，将档案移归学部暂管。北洋政府建立后，教育部接管这批档案并交历史博物馆筹备处管理。1921年教育部与历史博物馆以经费困难为由，将大部分档案装了8000麻袋约15万斤，以银洋4000元售给北京同懋增纸店作重造纸张的原料。1922年2 月，罗振玉在市上见到纸店出售的部分档案，以1200元买回，雇人进行检理，发现不少秘稿史册，如满、蒙文的

11、辽、金、元事例，明代有关边务战事的题本稿，清初开国要略、皇帝的硃谕批折及各国的题表等。罗遂择其珍件加以汇刊编印史料丛刊初编10册。 1924年罗将大部分档案以 1.6万元转卖给另一清朝遗老李盛铎。李盛铎挑选了档案中一些珍异史料，将其中的6万余件献给了伪满皇帝溥仪，其余部分以1.8万元转卖给中央研究院历史语言研究所。这时档案只剩12万斤,而且十分杂乱，一部分已破烂不堪无法整理，完整者仅五分之一。历史语言研究所经整理校勘，编辑出版了史料丛刊和明清史料多种。1936年该所将部分档案携至南京，后迁往台湾。留在北京的部分档案后由中国第一历史档案馆接收。,八千麻袋事件,1.2 文书工作与档案管理,1.2.

12、1 文书工作 1.2.1.1 文书工作的含义文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。广义上讲，它包括从文书形成直至办理完毕，单位的领导、文书人员以及其他有关业务人员、秘书人员共同参与的一系列工作。狭义上讲，文书工作专指文书人员所从事的技术性和事务性的工作。,1.2.1.2 文书工作的内容和要求 1）文书工作的内容主要包括三大环节：2）文书工作要求2000年的国家行政机关公文处理办法指出：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。”,公文的形成,公文的处理,公文的

13、管理,时 间,价 值,t,t+n,v,v+n,文书工作的时效性：文书的价值与处理时间成反比例关系。,1.2.2 档案管理工作,1.2.2.1 档案管理工作含义与内容 1）含义档案工作是用科学的原则和方法管理档案，并为社会实践提供档案信息服务的一项工作。 2）内容 包括档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计等八项工作。,1.2.2.2 档案实体管理与信息内容的开发利用 1）档案实体管理是根据现实存在形态对其实施管理。主要内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计。 2）档案信息开发利用主要包括检索、编研和提供利用。 3）两者关系档案实体管理在方法上具有稳固、单一的特点和要求

14、，而信息内容的开发利用则具有灵活和多样的特点和要求。档案实体管理是手段，档案内容的开发利用是目的。,1.2.2.3 档案管理的特点和要求 1）特点2）要求基本原则：档案法的表述：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。”具体要求：完整、安全、有效。,管理性,服务性,机要性,1.3 文书工作与档案管理的组织机构,1.3.1 文书工作组织机构 1.3.1.1 文书工作机构文书工作领导机构是各级各类机关、组织的领导机构及其负责人。 组织中的文秘部门和专职的文书人员负责处理文书事务。在某些单位，文书工作的某些环节会由某专门的部门承担。,1.3.1.2 文书工作

15、的组织形式,集中式,分散式,组织全部文书工作，除文书承办外，其它环节的工作都集中由组织的秘书部门统一处理。其他业务部门不设专兼职的文书人员。,将组织的文书工作由组织的秘书部门和各业务单位的文书部门或专兼职文书人员共同来分工负责进行。,1.3.2 档案管理的组织结构,1.3.2.1 档案管理的工作机构类型,档案室,档案馆,档案事业 管理机构,有五种类型：机关文书档案室、科技档案室、影片、照片、录音录像等特种档案室，人事档案室，以及会计档案室。,分为中央级档案馆、地方级档案馆和专业档案馆。,是指各级档案局、处，是国家指导和管理档案工作的机构。,中国现代文学馆是是中国现代文学的资料中心，其任务是收集

16、、保管、整理、研究中国现、当代作家的著作、报刊、手稿、译本、书信、日记、录音、录像、照片、文物等文学资料、档案资料和有关的研究资料。文学馆现共有藏品38万件，其中书籍23万册、杂志2100多种、报纸142种、手稿13824件、照片16173件、书信11600件、录音带360盘、录像带442盘、文物4380件。建立了以其姓名命名 的文库。目前有巴金文库、冰 心文库、唐弢文库、张天翼文 库、周扬文库、俞平伯文库、 丁玲文库、夏衍文库、等中国 大陆、港澳、台及海外华人作 家的文库共81座。,中国现代文学馆,1.3.2.2 档案管理工作的组织领导档案管理工作是通过档案事业管理机构进行统一领导和管理的。中央设立国家档案局，是全国档案事业最高管理机构，对全国档案工作实行指导、监督和检查。地方各级档案局（处、科）负责对所属地区的档案工作进行指导、监督和检查。,