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1、办公室文秘,基层政工干部培训第一讲,文以载道 会求周全 事达圆满,就“办文、办会、办事”与政工干部同仁共勉刘 晓 云2015年5月1日,关于项目办公室工作,一、具体业务1、公文处理；2、印章管理；3、考勤、请销假业务；4、车辆管理；5、办公用品购置；,6、综合治理；7、项目驻地办公区及生活区设施维护；8、食堂、招待管理；9、工作信息编发；10、档案管理。重点讲一下公文写作及办会,对从事办公室文字工作者最贴切的比喻,起得比鸡早 干得比牛多跑得比兔快睡得比狗晚,要求也是性质体现,比牛更勤奋比兔更快捷比猴更机灵比狗更忠诚,关于办文、办会、办事的几点认识,办文、办会、办事是办公室特别是文秘工作的主要特
2、点，是政工干部工作能力的重要表现，也是个人管理水平、业务能力和素质修养的体现。这里重点讲一下办文和办会。,一、办文,（一）公文起草（二）公文处理,（一）公文起草,公文概念：公文是公务文书的简称。是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是公布规章制度，传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要文字工具。,公文（广义）种类：1、通用公文（狭义的公文）：（党政机关公文处理工作条例：15种，中国铁建股份有限公司公文处理办法：11种）2、专用公文（国书、照会，起诉书、判决书等）3、事务性公文（规章制度、信息、简报、计划、总结、合同、
3、讲话稿、述职报告、调查报告、工作报告、汇报材料、经验材料、致辞、主持词、论文、贺信等）,（1）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 （2）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、告知或者交流重要情况。 （3）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 （4）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 （5）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 （6） 总结和经验材料。,通用（专用）公文的特点：每一种文体都有自己的适用范围、写作要求、撰写程式、行文格式和语言特点。其重要特点就是行文的规范化，制度化和标准化。“戴着紧箍咒擒妖
4、”、“带着镣铐跳舞”。,事务性公文的特点：有各自的文体要求，没有通用公文要求严格，自由发挥余地较大，写作水平主要体现。,几个常用且容易混淆的文体及写法,通知和通报：主要体现在周知事项上。通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。,通知的写法,一般采用条款式行文，简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。一般包括标题、称呼、正文和落款四个部分。 如：通 知（重要通知、紧急通知，前面也可以加上通知的主要内容）（居中） 被通知者的姓名或单位名称（第二行顶
5、格处写）：正文（空两格），正文因通知的性质不同内容也有所不同。会议通 知除写清会议时间、地点、参加会议的对象以及会议主题外，还要写清对与会者参加会议时的要求。事项性（工作）通知，既要写清所通知事件的具体要求和做法，还要写清楚执行该事项的目的和意义。落款一般分两行书写，写在正文右下方：第一行署名第二行写日期。,范文一：,关于XX项目部召开2015年半年工作总结会的通知项目所属各部、科、室及分部：为了加强落实项目2015年的工作目标，提高项目的技术、生产、质量、管理水平，定于XX年X月X日召开项目2015年半年工作会。具体事宜通知如下：一、与会人员 项目领导班子，各部科室及分部负责人二、会议地点和
6、时间地点：项目会议室时间：XX年X月X日15：00-17：00三、会议要求1.个人发言内容要形成书面材料，会后交项目办公室存档。2.联系人：王某,电话：13512345678XXX项目部2015年6月1日,分享,通知的行文比较灵活、自由，在写作过程中，形式和格式上要具有规范性；在行文过程中，观点要具有严谨性，态度要具有鲜明性。所以在通知的写作中，第一，要明确通知的中心思想。第二，在锤炼词语方面多下功夫。第三是力求用简约的语言表达丰富复杂的思想内容。通知不但要求准确、明确、生动、鲜明，还必须简洁、精练。通知写完后还要进行检查，对词语仔细推敲，斟酌删改。,报告与请示： 共同点：均是上行文，陈词恳切
7、，语气谦恭。区别： 1. 行文功能不同。报告主要是向上级单位汇报情况、反映问题；请示主要是请示上级单位批准、指示和解决问题。2. 处理方式不同。报告属阅件，上级单位可只阅不回复；请示属办件，上级单位无论同意与否，均应回复意见。,3、时间要求不同。请示应在事前行文，即事前请示，不得“先斩后奏”；报告一般是报告有关情况或办理结果，在事前、事中、事后均可报告。 4、内容繁简不同。请示一文一事，报告一文一事，亦可一文数事。,报告的特点和格式,一、特点 报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。它的主要特点是客观性（内容必须真实，符合客观实际，不能弄虚作假）、政策性（反映出在实际工作中对上
8、级方针政策的认识和落实情况）和陈述性（概括陈述式，以传述和说明为主，只要求做粗线条的勾勒，而不要求详述事件或工作的过程，更不要求铺排大量的细节）。 二、格式 包括标题、正文、落款,分享,1、报告在写作中尤其应当注意写作语气、态度，不能与请求混淆。报告中的内容是对工作事项的汇报，不能夹带请示工作中的不明事项，否则会因报告不需批复而影响请示事项的处理和解决。 2、报告的材料来源要真实。向上级汇报工作应本着实事求是的态度，对过去的工作如实汇报，不能有不真实的地方。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。应在调查研究、全面掌握情况的基础上进行写作。 3、主旨要鲜
9、明，知道工作的中心和重点在哪里，保证全文观点鲜明、条理清楚、语言简洁、思想深刻。,请示的特点,1、祈请性-请示是下级机关请求指示和批准的公文，内容和行文语气、态度上都有祈请性。 2、呈批性-目的是请求上级批准请示事项，以便解决某个具体问题，或请求上级机关就相关事项做出明确答复。上级机关对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文，做出答复。 3、时效性-具有时效性，内容必须是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，为及时解决问题而行文，上级机关做出答复之后要及时付诸实施。 4、单一性-请示一文一事。一般只有一个收文机关，如果需要同时呈送其他上级机关，也只能用抄送形式。,请示的格
10、式,一.首部 1、标题。一般两种写作方式：一种是由发文机关名称+事由+文构成，如XX项目部关于成立党工委的请示；另一种是由事由+文种构成，如关于展开清理施工队伍的请示。 2、主送机关。主送机关指负责受理和答复该请示文件的机关。每份请示文件只能写一个主送机关，不能多方请示。 二.正文 1、开头。交代请示的缘由，原因要写得客观、具体，理由要写得充分、合理，这样，上级机关才能及时决断，予以有针对性的批复。 2、主体。说明请求事项，内容力求单一，只能请求一件事。请示事项要写得具体、明确、条理清晰，以便上级机关给予明确批复。 3、结语。另起一段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请复”，“以上请示
11、，请予批复”等 4、尾部。就是落款，包括署名和成文时间两个项目。但标题已经写明发文机关的，落款处就不再署名，但需要加盖单位公章；成文时间的数字要用阿拉位数字标注。,范文一,关于召开中国共产主义青年团第二次大会的请示共青团中铁十八局集团委员会：共青团中铁十八局集团第四工程有限公司第一届委员会自2009年XX月选举产生至2012年XX月任期已满X年，根据中国共产主义青年团章程的规定，经公司团委委员会议讨论，拟定于今年五月上旬召开共青团中铁十八局集团第四工程有限公司第二次代表大会。有关事项请示如下：一、大会时间二、大会地点三、大会主要内容 以上请示，如无不当，请批复。共青团中铁十八局集团第四工程公司
12、委员会2012年5月4日,会议纪要,会议纪要是产生于会议后期或者开会后，适用于记载和传达会议情况和议定事项的公文文种，属纪实性公文。可用于通报情况或作为执行依据。 特点： 1、纪实性：是对会议实况的一种缩略反应，不能随意增减或更改内容，必须保证把写的材料是真实地反映会议内容的。 2、条理性：要对会议精神和议定事项分类别、分层次地进行归纳、概括，使之条目清晰、逻辑清楚。 3、概括性：是对会议要点的记录，以极为简洁精练的文字高度概括会议的内容和结论。 4、广泛性：任何类型的会议都可印发纪要。,会议纪要的格式,一、标题（分两种形式） 1、由会议名称+文种会议纪要两部分组成。 2、由说明会议意义或内容
13、的正标题+说明会议名称+文种的副标师三个部分组成。 二、正文 1、导言。简述会议时间、地点、出席人员、中心议题和议程等内容。 2、主体。会绍会议的主要精神。 3、结尾。一般是提出对与会者的希望和要求。不是所有的会议纪要都要有结尾，有的会议纪要就不需要。,范文一,XXX公司总经理办公会议会议纪要时 间：地 点：主 持人：参加人员：2015年X月X日下午，公司召开第三次总经理办公会议，研究讨论公司部门工作调整事项、职工效工资发放问题等事宜。会议由XXX总经理主持，公司领导，机关各部科室负责人参加。现将会议决定事项纪要如下： 会议最后强调，岗位调整工作关系着公司的建设与发展，要不断完善岗位调整工作，
14、要加强公司内部管理，增强工作的针对性和有效性。,分享,在写会议纪要时要注意以下四方面的内容 1、要准确地集中会议的意见。如果会议中存在分歧，没有取得一致的意见，一般不要写入纪要；但是对少数人的意见要记录在案，以供日后实际工作中参考。 2、不同的会议纪要写作的重点不同。例会和办公会议的会议纪要，重点将会议所探讨研究的问题和最后的决定逐条归纳，清晰扼要地列出；摘要式纪要，则要有侧重地保留发言者的风格。 3、在行文过程中要用“会议”做主语，即在写作中多用“会议认为”“会议确定”“会议强调”“会议听取了”“会议讨论了”等词语来提示段落内容，表示这是一篇会议经要而不是其他的文种。 4、会议纪要是对一个会
15、议的整体记录，但不是详细、细致的记录，而是纲举目张，对会议主要观点和主要精神的提纲式记录，因此在语体上主要有概说性、书面性与口语性相结合的特点。,汇报材料和经验材料：汇报材料和经验材料都属于事务性公文。1、关于二者的范畴2、关于二者的不同3、关于二者的格式,汇报材料的范畴：汇报材料，是单位或个人向上级机关、上级组织或上级领导汇报工作、生活、思想等情况，具有特定目的和一定格式的公用文书。上行性 目的性 工具性,经验材料的范畴：经验材料，是单位根据上级安排，在本系统一定范围内交流工作经验，具有特定主题和一定格式的公用文书，是宣扬本单位成绩，促进全系统工作的重要工具。指定性 主题性 工具性,汇报材料
16、和经验材料的不同：起因不同 受众不同 作用不同提炼程度不同 行文风格不同,汇报材料的一般格式（以项目汇报材料为例）: 1、工程概况 2、工程特点 3、施组计划及施工方案 4、工程进展情况及取得的阶段性成绩 5、围绕汇报主题（目的）的主要管理措施 6、下一步的施工计划安排 7、下一步拟采取的主要管理措施 8、存在的困难和问题 9、表态性的结束语,汇报材料的整体思路和格局,（例）XXX(单位)2014年工作总结暨2015年工作计划 开头部分阐明汇报材料的主要目的和主要做法 一、项目工程概况 1、在建工程进度和施工基本情况。 2、完成产值指标和经营盈亏情况。 3、总结施工过程中好的施工技术、优秀工法
17、、成本控制、二次经营等方面的管理方法和经验。 4、下步施工主要思路和安排 二、项目综合管理概况 1、项目部组织机构、职工队伍、技术力量、党团员数量、女职工数量、架子队、施工班组、人员培训、各项基金缴纳、职工工资（含标准和发放情况）、所获荣誉等情况。 2、项目部制度建设。包括建立了哪些制度，各项制度的执行情况等。 三、党委、纪委、工会、团委工作 1、党（工）委工作。项目部党工委完成公司党委当年开展的各项党内活动情况，如三重一大执行情况、三会一课制度的落实、党的群众路线教育实践活动、争先创优、共产党员示范工程、一个党员一面旗帜、党员教育培养和发展、等活动开展的主要方式和取得的效果（可单独再列成小分项）。 2、工会工作。包括项目建家建线、职工权益保护、职工教育、民主管理、企务公开、女职权益和维护、一法三卡、困难职工、工会活动等。 3、纪委监察工作。党风廉政建设、执行八项规定、廉政教育活动的开展。 4、团委工作。导师带徒活动的具体做法、经验及建议，五四表彰和青年突击队、青年安全示范岗、青年技术带头人、杰出青年等活动开展的组织及的推优，团内活动的开展。,
