2012应用文写作培训-副本

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1、应 用 文 写 作 第 一 讲,贰零壹贰年拾壹月拾柒日,第一节 应用文的基本知识第二节 三种主要应用文的写作,第一节 应用文的基本知识 1 何为应用文 2 应用文的分类 3 应用文的特点 4 应用文的写作要求,第一节 应用文的基本知识,1.1 什么是应用文？应用文是国家机关、企事业单位、社会团体和个人在日常生活、学习、工作中处理公私事物、交流传递信息、解决实际问题时所使用的具有直接实用价值和惯用格式的文章的总称。,应用文的 具体作用,传达指导,宣传教育,交流信息,总结经验,凭证依据,资料积累,1.2 应用文有什么作用？,应用文写作能力、水平的现状,不会订计划,不会写总结,不会写请示、报告,写不

2、好请假条,写得花里胡哨、华而不实,该突出的不强调,不重要的写一大堆,1.3 应用文写作的现状：,1.4 应用文的分类,（一）通用类：指人们在办公或办事中普遍使用的文书。1、行政公文类：指国家行政机关公文处理办法中所规定的文种。公文是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用的法定文书。包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。2、通用事务类：包括调查报告、工作总结、述职报告、简报、计划、规章制度和会议材料等。3、个人事务类：如日记、读书笔记及各类信函等。,（二）专用类：指专业性较强的文书。1、科技类：如毕业论文、学术论文、专利申请书和实验

3、报告等。2、财经类：如市场预测报告、市场调查报告、经济活动分析报告及经济合同等。3、司法类：如诉状、辩护词、公证书和判决书等。4、传播类：如消息、通讯、特写和广告等。此外，专用类还有外交、军事等方面的文书。,1.4 应用文的分类,公文格式项目,公文格式/要素,文 头 （眉首）6项,主 体 6项,版 记3项,份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、公文版头、发文字号、签发人等。,公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章等。,主题词、抄送、印发机关和印发时间等。,为指定项目,为选择项目,（,）,标 题,成文时间,正 文,（题 注）,主送机关,结束语,发文机关,附 件,附注,建立主体框架,眉首,主

4、体,版记,主送机关：标题之下空1行左侧顶格标注，回行时仍定格。冒号,公文格式要求,附注：公文如有需要说明的事项，左空2个宇标识在成文日期之下的适当位置，用圆括号括起。 附件：公文的附件应在正文之后另起一面排布，附件的左上角第1行顶格标识“附件”二字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。附件的名称应与附件说明的附件名称保持一致 主题词：“主题词”3字用黑体字居左顶格标识，后加全符冒号；词目用小标宋体宇，词目之间空1个宇。 抄送机关：主题词之下左空1字标识“抄送”2字，后标全符冒号；回行时与上一行抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。 印发机关和印发时间： 抄送机关之下占一行位置。印发机关左

5、空1宇；印发日期右空1字，用阿拉伯数码标识。,1.6 应用文的写作要求,1）实：内容真实，文风朴实。材料要真实可靠，数字要确实无误，判断要符合实际，办法要切实可行。2）准：文如其事，恰如其分。文种要选准，语气要得体，用词要准确。不能词不达意，或生歧义，古有“一字入公文，九牛拔不出”之说。3）简：言简意赅，陈言务去。写作要精炼，惜字如金。做到篇幅简短，内容简要，表述简明，“字则期少，意则期多。”,1 函 2 请示 3 邮件,第二节 三种主要应用文的写作,2.1 函,函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的一种公文。 不相隶属性是指： 1)机关之间

6、不属于同一组织系统，不存在上下级关系，无管辖与被管辖的关系。 如：四川大学与成都中医药大学之间不存在上下级关系 2)同一组织系统下的同层级机关，即同级机关之间。 如：国务院下属的各部委之间，某省人民政府下属的各厅之间,2.1 函,适用范围：1）申请函。这是向有关业务主管部门请求批准事项的函。(与请示的区别在于：与行文对象有无行政隶属关系或业务指导关系。有，用请示；无则用函。）2）商洽函。这是不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜时使用的函。3）询问函。这是上、下级或无隶属关系单位之间询问有关情况或征询意见时使用的函。4）告知函。这是不相隶属机关之间相互告知某一事项或情况时使用的函。5）答复函。

7、这是上级答复下级，或不相隶属机关之间相互答复询问事宜时使用的函。,2.1 函,注意事项：1） “函代通知”：发文机关和受文机关虽有上下级关系，但由于所涉事项或是事务性的，或是非指令性的（有一定的变通余地，不一定强求下级机关办理、执行），或是受文面较窄（只是下级机关中的个别单位），这种情况下可用“函”而不用“通知”。2） “函代批复”：上级答复下级，一般都是针对下级的询问函而行文。但有时，对下级请示所批复的内容是非指令性的意见，也可以用“函”代行“批复”之职。3）下级答复上级的询问函不能用“复函”，只能用“报告”。,2.1 函,规范性公函的结构、内容和写法 公函由首部、正文和尾部三部分组成。具体

8、要求如下： 1首部:主要包括标题、发文字号、主送机关三项内容。 、标题公函的标题一般有三种形式:单位名称+事由+文种辽宁省财政厅、辽宁省物价局关于调整普通高校毕业生就业收费项目的复函事由+文种关于请求安排专业技术人员进修培训的函单位名称+文种中共中央办公厅秘书函,2.1 函,规范性公函的结构、内容和写法 、发文字号公函要有正规的发文字号，“机关代字+年号+顺序号”，大机关的函可以在发文字号中显示“函”。如国家环境保护总局办公厅以“环办函20092号”为发文字号。发文字号位于标题的下方，居中。、主送机关即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。 函的主送机关一

9、般只有一个，但有时内容涉及两个单位的，也可以把两个单位同时写上。,2.1 函,规范性公函的结构、内容和写法 2正文:函的正文要根据是发函还是复函来确定其写法。发函（去函）1 开头:发函原因主要阐明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容.2 主体:具体事项函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果是商洽函，要表明自己的态度和意见。如果是询问函，应明确说明要对方答复的问题。如果是请批函，要写明请求批准的事项。3：结尾常用的话语有：“可否，请函复”、“

10、盼予函复”、“特此函达”“请予支持，并盼复”等。,2.1 函,规范性公函的结构、内容和写法 2正文:函的正文要根据是发函还是复函来确定其写法。复函（回函）1 开头一般引据对方来函的日期和标题或发文字号，使对方收文后清楚明白。如“某月某日来函收悉”，或“你单位关于的函收悉”，以表明本函的针对性。再采用“现将有关事项函复如下”等过渡语衔接到答复意见。2 主体针对对方来函的内容进行答复，态度鲜明，事项要表述清楚。3 结尾结尾可根据内容用“特此函复”、“此复”等常用语，也可以自然收尾。,2.1 函,规范性公函的结构、内容和写法3尾部尾部包括生效标识、日期两大部分。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、

11、日；并加盖公章。,2.1 函之实例,适用范围： 适用于下级组织在遇到自己职权范围内无法解决的问题、困难，需要上级给予答复、解决、帮助、审核和批准，可以用请示行文。请示与报告的区别 1）目的、性质不同。请示的目的是为了解决某一问题而请求上级机关指示或审核批准，属于请求性公文；报告的目的只是为了让上级机关了解、掌握情况，无需上级答复，属于陈述性公文。 2）行文时间要求不同。请示必须在事前行文，得到上级机关肯定性的批复后方可开展工作；报告则事前、事后和事中均可行文。 3）内容侧重点不同。请示重在讲清请示缘由和请示事项，而报告则重在讲清做了什么和怎样做的。,2.2 请 示,写作要求： 1）主送机关。请

12、示的主送只能是一个，不要同时主送两个以上机关。受双重领导的单位不要齐头报送请示。一般不得越级请示，因特殊情况，必须越级行文时，应抄报越过的机关。除领导直接交办的事项外，不要直接送领导者个人，也不得同时抄送同级和下级机关。 2）正文。请示的正文一般由三部分组成，即请示原由、请示事项和请示结尾。请示原由，是请示的开头部分。这部分是将请示原因、问题的来由等情况写清楚，通常扼要说明提请上级机关批示和批准的问题。请示事项，是请示的主要部分，是公文的重点，要从实际出发，中肯而明确地提出请示事项，要突出关键问题，将需要上级机关审核、批准的事项加以具体细致地分析，并提出看法和切实可行的处理意见，供领导筛选。切

13、忌“一文数事”，否则其中一件办不成其他几件都要被卡住，影响急需办理的事。请示结语，提出肯定的请求，语气中肯，一般常用“以上请示当否，请批示”、 “妥否，请批复”，“以上请示如无不妥，请批准”等语作结。,2.2 请 示,2.2 请示之实例,2.3 电子邮件,使用基本原则：面对面抄送是为了明晰责任 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉。 作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史

14、档案的功能。 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。,2.3 电子邮件之实例,2.3 电子邮件 邮件格式,邮件一定要注明标题 通常人们会根据主题判断邮件的重要性，一定不要空白标题。 标题要简短，不要让outlook用.才能显示完标题。 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 最好写上来自XX公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理。 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。 标题千万不可

15、出现错别字和不通顺之处。邮件一定要有称呼 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 Email开头、结尾最好要有问候语。,2.3 电子邮件 邮件格式,邮件正文 一次邮件交待完整信息，不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件。 写电子邮件切忌长篇大论，多用1234之类的列表，应尽量简单明了地表达。 不要在邮件中写与主题、工作无关的内容，保持专业性，避免引起不必要的麻烦。 勿任意或无心地浪费频宽，传送冗长文字与大型图像均会占用大量的频宽，造成网络塞车 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 合理提示重要信息。在语气方面，要尽量保持正

16、式和尊敬，不要有情绪性的语言。当对方的邮件有情绪时，可以不回邮件，采取面对面回应。 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论。 有意见要提时，请先思考，这个问题都需要哪些相关人知道，避免将事态扩大。注意字体大小要适中、字体尽可能统一。如果写英文邮件，特别注意不要全用大写。 注意编码：有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文邮件应该选择GB2312的编码 最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。,2.3 电子邮件 邮件格式,邮件附件 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件

17、的内容，方便收件人下载后管理。 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。 结尾签名 签名信息不宜过多。 电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。 不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分。,