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1、1助理类文员任职资格标准（助理类文员任职资格标准（样本样本）任职资格标准任职资格标准基本条件工作经验教育、培训背景其他认证标准素质基础知识行为标准工作绩效2助理类文员任职资格标准（试行）助理类文员任职资格标准（试行）一、基本条件一、基本条件1 1、职责、职责协助部门负责人进行资源方面的管理，以使资源合理利用。协助或负责本部门与相关部门建立并维持良好的工作关系，辅助推动部门工作氛围建设及宣传。协助部门负责人培训、指导、考核新老员工的工作。根据工作需要起草建立各项规章制度，优化重整流程，并组织推行。协助会议的组织，策划、组织本部门的会议并跟踪负责决议推行负责公文、信息及问题的预处理，协助部门计划工
2、作并监控工作进度有效准确地调查相关工作信息并为管理决策层提供有效依据负责以下单项职责：辅助人力资源管理、财务管理、信息管理、文档管理、部门固定资产管理、辅助项目计划管理等（注：助理岗位既有助理类的大部分工作也有基础类文员工作，或既有基础类文员工作也负责单项职责，或全职做单项职责的工作）2 2、工作经验、工作经验任职资格级别工作经验高级助理具有5年相关工作经验，在本公司工作满30个月以上助理具有4年相关工作经验，在本公司工作满3个月以上3 3、教育培训背景、教育培训背景大学本科及以上学历或同等培训经历，专业不限。二、认证标准二、认证标准第一单元第一单元提高工作流程的效率提高工作流程的效率3要素
3、1.1 挖掘个人潜力，提高绩效 （认证重点：能否客观认识自己、评价自己）A、依据目前的工作活动和职业潜力找出自我发展需要B、确定个人的发展目标，必要时，与相关人员商议C、定期检查个人发展计划，获取意见以制定改进和提高的措施要素 1.2 计划和组织个人工作进度表（认证重点：工作计划的制定、执行、调整）A、根据工作任务的轻重缓急合理安排时间，确保工作按时保质完成B、学习并采用适当的计划辅助工具合理安排和掌握工作进度.C、根据工作任务的变化,与主管及团队成员协商，确保调整的工作程序满足要求D、遵照执行制定的计划，遇变动或在自己能力范围外的例外事务 ，预先知会相关人员，并积极寻求相关帮助资源要素: 1
4、.3 获取组织个人工作活动中所需要的信息（认证重点：自我提高的意识，包括知识、业绩、工作改进等方面）A、获取和掌握个人工作所需的相关的信息B、定期检查信息的准确性，及时更新，以满足工作需要C、根据公司规定保守信息机密基础知识：基础知识：个人工作定位与责任、识别、确定发展需要的方法、确定自我发展目标的方法、发展机遇及资源对它们的影响、实施开发活动的方法、记录成就的方法、培训实施方法、对进展情况和业绩提供反馈信息的方法、时间管理、团队作战、工作方法与实践、个人存储系统、保密规定、确定定购申请资源第二单元第二单元有效工作关系创造和维持有效工作关系创造和维持要素 2.1 与同事一起创造、培育和维持有效
5、的工作关系（认证重点：与周边同事关系的融洽度、人员心理动态了解 、建立的关系对部门工作的促进作用）A、了解相关人员的工作内容，并及时向其明确自己的工作职责B、在商定的时间范围内实现承诺C、给同事提供信息和援助以满足其切实的需要D、当同事工作中有需求时，在自己的能力限度内提供适当的援助E、沟通方法和支援方式满足同事需求F、及时提出任何对工作质量的建议G、当与同事之间或发现同事之间的工作关系的遇到无法解决的困难时，及时将其提交给相关人员（及时发现同事的心理异常动态并恰当地提供给相关人员，以便形成部门良好的工作4关系）H、及时发现同事的培训需求，并积极组织I、与同事有关的信息应予以保密要素 2.2
6、与外部联系人员一起创造、培育和维持有效的工作关系（认证重点：建立的关系对部门工作的促进作用）A、准确地设立、商定和记录与外部联系人员协作的方法B、培育和维持与外部联系人员的良好工作关系，促使工作安排的顺利完成C、在自己的权限范围内，迅速、礼貌、准确地答复信息要求D、根据公司要求保守机密E、当与外部人员的工作关系遇到自己无法解决困难时，立即提交给相关人员基础知识：基础知识：处理不同意见和冲突的方法、建立合作关系、根据机会平等原则分配任务、接待原则及程序、公司产品及服务、公司结构、沟通技巧、激励员工方法、公司汇报程序、处理机密信息的方法第三单元第三单元 调研、准备和提供信息调研、准备和提供信息要素
7、3.1 调研、收集和选择信息以满足指定的需要（认证重点：敏锐发现主管需求，并提供相应信息；信息汇总能力）A、明确任务目标，确定指定的信息需求B、判断所需信息类别（如报价、服务、市场信息），确定获取信息的途径、对象和范围C、制定调研方案，设置监控点，确保整个过程的质量和效率D、按既定的方案实施调研，并根据工作情况灵活调整E、收集、汇总信息F、操作过程符合有关的法律条文和公司规定要素3.2 准备并提供信息以满足指定的需要（认证重点：信息分析能力；报表的美观、规范性）A、筛选汇总信息，按类别和重要性对信息进行分析和整理B、所选格式和陈述方式符合规定的需要C、操作过程符合有关的法律条文和公司规定D、保
8、守信息的安全和机密E、当在规定的期限内不能完成工作时，立即准确地上报原因，并确定最终提供信息的时间F、对调研过程进行总结，如需经常获得该类信息，将信息收集及整理的方法、途径、经验明确成文，报主管及相关人员共享，以便使该项工作例行化、规范化5基础知识基础知识信息调研的方法、信息调研的记录方法、信息定位及选择的方法、确定信息需要的方法、汇总和组织信息的方法、演示/组织和引用信息的方法、保守信息安全和机密的方法第四单元第四单元公文拟制及推行公文拟制及推行要素 4.1 按要求起草文件（信函） （认证重点：起草文件符合要求）A、明确需起草文件或信函，并按紧急、重要程度优先处理B、准确理解文件的要求及将达
9、到的预期效果C、核查文件所依据的信息来源是否确切和有效，若有必要，可提出简洁明了的建议，并给决策者提供适当的阐释D、按起草的内容正确使用文种，措词准确、表达清晰，同时行文风格、文件格式等符合公司公文规范E、根据公司规定，保存相关文献的副本，确保信息的安全和机密、F、在商定的期限内提供完整的文件，当不能在规定期限内完成工作时，立即准确地上报原因要素 4.2 制定制度以满足工作的需要 （认证重点：制度的下发与推行，并根据推行情况优化制度）A、明确自己在制度的应用和制定方面的权限范围B、根据需要收集满足特定需要的相关信息，必要时与用户一起讨论、或获取专家建议C、给用户提供清晰、全面的指导，使他们能将
10、既定的规范付诸实施D、监控实施过程符合规程要求E、对制度的有效性和可行性进行评估，对不完善或不合理之处提出建议或报告F、将修改后的规程报主管批准后付诸实行，并监控实施过程G、在实施进程中，逐步改进，逐步优化H、设计、实施流程应符合上级规定以及法律条令要求基础知识：基础知识：公司行文的格式及要求、行文规范；规程的类型和应用、规程开发方面的权限范围规程获得通过的方法、规程的监控方法、监察规程实施有效性的方法、与规程有关的支援系统的类型、给用户提供指导的方法第五单元第五单元协助计划工作并监控工作进度协助计划工作并监控工作进度要素 5.1 计划和组织工作（认证重点：明确工作内容的轻重缓急；合理安排各种
11、源）6A、与主管协商，确定任务并排出先后顺序，以满足工作要求B、与部门人员协商，明确共同目标及计划步骤，以利于计划执行C、合理分配资源，便于按优先顺序完成确定的任务D、在人力资源合理利用过程中，加强对新员工的培养E、根据工作优先顺序的变化，及时调整资源分配F、与相关资源部门保持良好协作关系，以利于确定、商讨和协调相关的援助以满足具体要求和期限G、工作方法和活动符合法律条令要求和公司规定要素 5.2 监控工作目标的实施（认证重点：准确合理设置监控点；针对未完成情况进行分析补救；做好工作经验的总结与积累）A、分析工作目标要求及特点，合理、准确设置监控点及检查标准B、根据确定的目标，及时检查、分析和
12、评估工作结果，把握工作目标与方向C、当出现未能及时完成或与任务要求不符的情况时，能准确分析原因，并做好相应补救措施D、根据工作需要，制定相应工作流程、规范及制度，以保证目标的顺利达成E、找出偏离规划目标的原因，必要时，上报给相关人员F、在自己的职责范围内立即实施改正措施，并向相关人员汇报G、任务完成后，总结工作中的经验与教训，并存档，以便今后借鉴基础知识：基础知识：工作的计划方法、时间管理办法、协调资源和任务的方法、通报和与他人商议工作方法的方法、求援的方法、监督目标实现情况的方法、处理规划目标偏差的方法、建立和实施管理机制的方法、根据目标检查和考评工作结果的方法、考评与沟通的方法、保持良好的
13、团队氛围的方法、保持与相关部门良好协作关系的方法、汇报问题和建议的程序、监督和更新系统的方法、处理非常事务和紧急情况的方法第六单元第六单元会议组织与跟踪实施会议组织与跟踪实施要素 6.1 会务的监控与实施（认证重点：会务的统筹安排及监控）A、明确会议议程，了解整个会议所需资料的来源与内容范围B、组织相关会务人员明确会务分工并制定会务准备计划C、控制会务进程，同时为与会人员提供所需的信息与建议D、有效及时处理突发事件，确保会议顺利进行E、会后汇总会议决议，促进和监控会议中提出的措施与决议7要素 6.2 会议的有效组织（认证的重点：自行组织会议，促进会议效果的达成）A、明确会议目的，拟定会议议程B
14、、监控会议准备，对会议准备进行有益的指导C、通过有效的交换意见，促进会议决议的形成D、制定会议决议的实施计划，并监督实施基础知识：基础知识：公司与会议有关的管理与财政规定、 决定会议目的与目标的方法、 组织和比较文档、 会议议程准备方法、个人角色与责任、与会人员的角色与责任、会议进行的规定、提供管理支持的角色与责任、个人发言权限与范围、对会议安排进行评价的方法、与会议有关的应急处理流程、会议纪要与报告的目的、记录重要决策和问题的方法、准备会议记录的方法、获取记录认可的方法、公司有关记录风格与格式的规定、监控经过认可的措施、发送记录的流程。第七单元第七单元帮助提高下属绩效帮助提高下属绩效要素 7
15、.1 提高团队绩效A、通过对下属工作情况的积累、评价及沟通，以达到帮助其不断改进工作的目的；B、及时发现团队工作中的问题，寻找解决方法，以提高团队整体绩效；C、通过各种形式的活动与宣传，提高团队组织氛围；D、敏锐察觉下属培训需求，积极组织相应培训或向相关人员提出培训建议；E、通过合理调配人力及物力资源，配合部门整体绩效的提高。要素 7.2新文员培养A、根据新文员岗位要求，督促思想导师制定详细的培养计划；B、对新文员培养计划与效果积极监督、跟踪；C、根据新文员培养需求，采取有效措施，保证新文员的培养。基础知识：基础知识：管理心理学、有效的激励、团队建设、营造良好的组织气氛、问题调查的方法、有效的
16、沟通、绩效管理与绩效考核、有效的管理控制、领导技能与实践第八单元第八单元数据管理数据管理要素8.1 数据库及数据管理（认证重点：数据存储、备份、检索和质量）8A、在遵守公司及部门规定的前提下，为用户提供优质文档查阅服务，其中包括判断申请单据的合法性、及时响应申请、服务质量及方式满足用户需求B、 确保数据质量包括数据形式符合规范。 保障数据安全存储和传递， 提供适当的数据备份方案，遵守数据加密传送规则，发现问题适时更新上报。C、科学管理数据，对数据进行筛选、制定分类标准、汇总、编目、标识、跟踪，使得检索效率满足用户需求D、配合主管或根据业务需求进行数据统计，为管理者决策提供有效依据，必要时辅以数据分析报告说明，力求客观深入地反映问题要素8.2 安全合理地利用软硬件资源（认证重点：有效使用软硬件工具）A、根据业务发展需要选型文档室专业软硬件工具，并确保按时到位B、在规定时间内安装、调试专业软硬件工具。合理调配资源，充分发挥效能，运用方法符合规范C、定期检查、维护文档室软硬件工作环境和数据载体，以保证其正常安全运作D、发现故障，及时维修，在能力限度内定位并处理日常故障，若遇
