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1、会计信息化教程主 讲：第十二章 期末处理第一节 期末处理综述一、期末处理的操作流程n 用友U8-ERP系统财务会计和供 应链系统的期末处理，在各个模块 进行期末处理的先后顺序上有严格 的要求。n （1）销售管理和应收款管理两个子系统中 ，销售管理必须先结账。n （2）采购管理和应付款管理两个子系统中 ，采购管理必须先结账。n （3）采购、销售、库存、存货核算四个子 系统中，库存子系统的结账要在采购和销售两 个子系统结账以后进行（如果启用了委外管理 子系统，委外管理也要先于库存系统结账）； 存货核算子系统必须在采购、销售、库存三个 子系统都结账以后再结账。一、期末处理的操作流程(续 )一、期末处
2、理的操作流程(续)n（4）薪资管理和固定资产管理两个子 系统的结账操作可以独立于供应链进行 ，但必须在总账系统结账之前完成。n（5）总账系统必须在采购、销售、库 存、存货核算、应收、应付以及薪资、 固定资产八个子系统都结账以后，才可 以最后结账。二、各模块月末处理的工作内容采购子系统月末处理的工作内容：月末结账；销售子系统月末处理的工作内容：月末结账；库存子系统月末处理的工作内容：月末结账；核算子系统月末处理的工作内容： 期末处理、月末结转；薪资管理子系统12月份的月末结转包含在年末结转中；总账系统月末处理还包括：其它模块生成凭证的审核和记账、自动转账凭证的生成（月末结转）、对账、结账。第二节
3、供应链各子系统的期末处理一、采购管理系统的期末处理 n 采购管理子系统的月末结账是 把全月的所有单据进行封存，并 且把当月的采购数据记入有关账 表中。请观摩操作演示注 意n 结账前应检查本会计月工作是否已经全部完 成，包括订单是否已经全部关闭。只有在当前 会计月所有工作全部完成的前提下，才能进行 月末结账，否则会遗漏某些业务。n 月末结账之前一定要进行数据备份，否则数 据一旦发生错误，将造成无法挽回的后果。n 如果还没有进行期初记账，系统不允许做月 末结账。注 意（续）n 不允许跨月结账。月末结账以后，这个月的 单据就不能再修改、删除，这个月还没有输入 的单据只能作为下个月的单据处理。n 如果
4、采购管理子系统要取消月末结账，必须 先通知库存管理子系统、存货核算管理子系统 和应付款管理子系统的操作人员，要求他们先 取消各自所管的子系统的月末结账。如果库存 、存货核算和应付款管理三个子系统中任何一 个子系统没有取消月末结账，那么就不能取消 采购管理系统的月末结账。n 不允许跨月取消月末结账。只能从最后一个 月逐个月地往前取消月末结账。 二、销售管理系统的期末处理n 销售管理子系统的月末 结账是把全月的单据数据 进行封存，并且把当月的 销售数据记入有关账表中 。 请观摩操作演示注 意n 结账前用户应检查本会计月工作是否已全部 完成，包括所有销售订单是否已经关闭。只有 在当前会计月所有工作全
5、部完成的前提下，才 能进行月末结账，否则会遗漏某些业务。n 在上月没有结账的情况下，本月不能结账， 不过本月可以增加、修改和审核单据；也就是 说，上个月是不是已经结账，不影响本月日常 业务的处理。注 意（续）n 结账每月只能进行一次，一般在当前会计期 间终了的时候进行。结账以后本月不能再进行 发货、开票、代垫费用等业务的处理。n 本月还有未审核单据的情况下，结账的时候 系统会提示尚有哪些单据还没有审核。用户可 以选择继续结账或者取消结账。也就是说，还 有单据没有审核，不影响月度结账；但是年末 （12月份）结账的时候，所有的单据必须全部 审核完毕才能结帐。注 意（续）n 已经结账的月份不能再输入
6、单据。n 年底结账的时候，要先进行数据备份，然后 再结账。建议每个月底结账以前，也做好数据 备份。n 库存管理、存货核算和应收款管理三个子系 统月末结账以后，销售管理子系统就不能取消 月末结账了。如果要取消结账，必须先依次取 消存货核算、库存管理和应收款管理三个子系 统的月末结账（存货核算系统取消结账在前） 。注 意（续）n 销售管理系统的结账功能是独享 功能，要求在做销售管理系统的结 账操作以前，退出系统的所有其它 功能；在网络环境下，要确定系统 所有其他的网络用户已经退出所有 功能。三、库存管理系统的期末处理n 库存管理系统的月末结账 也是把每月的出入库单据逐 月封存，并将当月的出入库 数
7、据记入有关账表中。 请观摩操作演示注 意n 结账操作每月只能进行一次。结账以后本月 不能再填制单据。n 结账以前应该检查本会计月的所有工作是不 是已经全部完成。只有在当前会计月所有工作 全部完成的前提下，才能够进行月末结账，不 然的话会漏掉某些业务数据。n 必须在采购管理和销售管理子系统结账以后 ，才能够做库存子系统的结账。如果启用了委 外管理子系统，也必须先做委外管理的结账。注 意（续）n 不能跨月进行结账，只能连续结账；就是只 能对最后一个已经结账月份的下一个会计月进 行结账。n 月末结账之前一定要进行数据备份，不然的 话一旦发生错误，将造成无法挽回的后果。n 如果用户认为目前的现存量与单
8、据不一致， 可通过“整理现存量”功能将现存量调整正确。n 月末结账以后不能再做这个会计月的业务， 只能做下个会计月的日常业务。注 意（续）n 必须是在存货核算子系统当月还没有结账， 或者虽然已经结过账，不过又取消了结账的情 况下，库存管理子系统才能取消结账。n 在库存管理和预算管理集成使用的情况下， 结账月内有预算审批状态为“待审批”或“审批 未过”的其他出库单，则不允许月末结账。n 本功能与系统中所有功能的操作互斥。在操 作本功能前，应确定其他功能均已退出；在网 络环境下， 要确定本系统所有的网络用户退出 了所有的功能。四、存货核算系统的期末处理n 核算管理子系统月末处理 要分两步走：第一步
9、是进行“ 期末处理”；第二步是“月末 结账”。（一）月末处理n 在一个月的日常业务全部完成以后， 对按照全月平均方式核算的存货的全月 平均单价，及其本会计月的出库成本进 行计算；计算按计划价/售价方式核算的 存货的差异率/差价率，及其本会计月的 分摊差异/差价。并且对已经完成同月全 部日常业务的仓库和相关部门以及存货 做处理标志。 请观摩操作演示注 意n 进行期末处理之前，应该仔细 检查本月业务中是不是还有未记 账的单据。应该在处理完本会计 月的全部日常业务以后，再做期 末处理工作。注 意（续）n 如果总账系统已经结账，那么存货核算系统就 不能再恢复期末处理。（二）月末结账请观摩操作演示注 意
10、n 结账前用户应检查本会计月工作是否 已全部完成，只有在当前会计月所有工 作全部完成的前提下，才能进行月末结 账，否则会遗漏某些业务。n 月末结账之前用户一定要进行数据备 份，否则数据一旦发生错误，将造成无 法挽回的后果。n 月末结账后将不能再做当前会计月的 业务，只能做下个会计月的日常业务。本节小结n 采购管理、销售管理、库存管理 三个子系统的月末处理都只需要直 接进行结账，这三个子系统中库存 子系统的结账要在最后做；存货核 算子系统的期末处理要分月末处理 和月末结账两步进行。 休息第三节财务会计各子系统的期末处理一、应收款管理子系统的期末处理请观摩操作演示注 意n 如果前一个月没有结账，则
11、本月不能 结账。n 如果本月还有未审核的的收款单，不 能结账。n 如果是本年度最后一个期间结账，应 该将本年度的所有核销、坏账、转账等 业务全部制单；并应该把本年度外币余 额为0的单据的本币余额结转为0。 二、应付款管理子系统的期末处理请观摩操作演示三、总账子系统的期末处理n（一）其它子系统生成凭证的处理；n（二）月末结转；n（三）月末结账。（一）其它子系统生成凭证的处理；n 在总账子系统进入月末处理程 序之前，首先要把所有其他子系 统传递过来的凭证审核完，并且 进行记账。实际上这项工作属于 日常处理的工作范围。 （二）月末结转n 每个月的月末，都需要把各种成本费 用、汇兑损益和期间损益等数据
12、进行结 转。这些工作，当然可以用常规手段， 通过直接填制相关凭证来完成；不过， 在用友U8 -ERP系统中，给我们提供了 自动生成相关转账凭证的功能，这就是 自动转账。 1定义自定义结转凭证n【案例121】请定义计提教育费附加的自动转 账凭证。教育费附加以应交增值税和应交营业税 为计征依据；计征比例3%。n 凭证种类：转账凭证；转账序号：0001；摘要 ：计提教育费附加n借：营业税金及附加教育费附加（640301）n 贷：应交税费应交教育费附加（222105）n金额公式: n（QM(222101,月,贷)+QM(222103,月,贷)*0.03 。 请观摩操作演示2定义期间损益结转凭证 n 【
13、案例122】请定义期间 损益结转的自动转账凭证， 把各个损益类科目的余额结 转到“4103本年利润”科目。请观摩操作演示3 生成自动转账凭证n 【案例123】1月31日，包括其他各 个子模块传递过来凭证在内的所有凭证 都已经完成审核和记账。请生成“教育费 附加”自动转账凭证，然后执行审核记账 ；再生成期间损益结转凭证，并且完成 审核记账。 请观摩操作演示注 意n 生成自动转账凭证的时候，一定要注 意执行顺序。这是因为某一张自动转账 凭证上的数据，可能要在其他自动转账 凭证记账以后才能得到。n 在本书实例中，“教育费附加”转账凭 证一定要先生成，并且先审核记账。（三）月末结账 n第三章第三节已有
14、详细介绍。 本节小结：n 应收款管理子系统的月末结账必须在销售管理 子系统结账以后做。应付款管理子系统的月末结账 必须在采购管理子系统结账以后做。只有在所有相 关子系统都完成了月末结账以后，总账子系统才可 以结账。总账子系统在做期末处理以前，必须先对 其他子系统传递过来的所有凭证完成审核和记账， 然后执行本模块内的月末自动结转。在执行月末自 动结转的时候，要注意生成凭证的先后次序。第四节 账套库和年度结转关于账套库n 在用友U8- ERPV10.1中，可以 在一个账套中再建立多个账套库。 账套库是账套的子账套。一个账套 由一个或者多个账套库组成。在实 际工作中，往往以会计年度为单位 来建立和管
15、理账套库。 关于账套库（续）n 使用账套库，便于按年度对会计和业务 数据进行管理；便于跨年度对数据管理结 构进行调整；方便数据的备份和引入；缩 小数据备份文件的长度使之便于传输。比 如异地的分公司向总公司报送数据时，就 可以只报送最新账套库的备份。 一、建立账套库n 建立账套库要由账套主管来做 。n 书附光盘中的“用友U8 V10.1”是教学版软件，建立账 套库功能不可用。这里只能做个 简要的介绍。二、账套库初始化和年度结转n 账套库初始化，是把上一个年度账套 库中各个子系统的余额以及其它信息结 转到新账套库中，以保证会计和业务数 据的连续性，也很大程度地提高了建立 新账套库的工作效率。n 演示版软件中无法进行相关操作。请 自行阅读教材316页和317页相关内容。 本节小结n 最好按年度建立账套库对数 据进行管理。年度结转由账 套主管在系统管理的“账 套库”功能中完成。讨论题n1账套库应该由哪位操作员在哪个模块中建立？n2简述年度结转的操作流程。实 验n完成附录一实训项目十四。再 见
