《外贸函电---课程资料》由会员分享，可在线阅读，更多相关《外贸函电---课程资料（20页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、外 贸 函 电本章学习目标n了解外贸函电的概念和特点n理解外贸函电的写作要求和基本格式规范n掌握常用外贸函电的写法1第一节 外贸函电概述n一、外贸函电的概念q外贸函电是对外贸易活动中使用的信函和电报 。外贸函电即外贸信函和外贸传真的合称。q外贸函电既可以中文写作也可以外文写作。n二、外贸函电的种类q按函电的功能可以分为：寻求建立业务关系的 信函，信用调查信函，询价函，报价函，订购 函，装运函，付款函，索赔和理赔函等。q按文书的形式，可以分为外贸信函、外贸电报 和外贸电传等。 2第一节 外贸函电概述n三、外贸函电的特点q(1) 简洁(Conciseness) q(2) 清楚(Clearness)
2、 q(3) 准确(Correctness) q(4) 具体(Concreteness) q(5) 礼貌(Courtesy) q(6) 体谅(Consideration) q(7) 完整(Completement) 3四、外贸信函概述n(一)外贸信函的基本格式q通常外贸信函有三种格式。垂直式，缩进式，折中式。n(二)外贸信封的基本格式q英语信封有两种写法。一种是同面式，一种是异面式。n(三)外贸信函的要素q1. 信头q2. 信内地址q3. 称呼q4. 正文q5. 结尾客套语q6. 签名4五、外贸传真概述n(一)概念q外贸传真指的是在外贸活动中通过传真机发送的文 书。传真是当前外贸活动中远距离传递
3、文件的最便 捷的方式。n(二)格式q1. 传真文头q2. 传真标题q3. 称呼q4. 正文q5. 签名及印章q6. 附件q7. 发文单位的联系方式5第二节 有关合同商订的外贸函电n一、概述q以签订合同为分界线，外贸过程可以大致分为 两个阶段。q之前是合同的商订，即建立外贸关系，之后是 合同的执行，即履行外贸关系。q对于外贸业务的双方而言，前者是双方确定权 利与义务的过程，后者是双方履行义务同时获 得权利的过程。q与合同商订有关的外贸函电包括通函、信用调 查函、询盘函、报盘函、还盘函和接受函。 6二、通函(Circular Letters, Circulars)n(一)概念q通函指在外贸活动中，
4、为谋求建立业务关系 而发出的信函及传真。建立贸易关系的函电 可由进口商首先发出，也可以由出口商首先 发出。其形式可以是信函也可以是传真。n(二)结构和写法q(1) 介绍本公司的经营范围和有关信息。q(2) 向潜在客户表明建立外贸关系的愿望。7二、通函(Circular Letters, Circulars)n(三)注意事项q(1) 信函形式的通函和传真形式的通函在写 法上没有根本的区别，只不过前者按书信格 式书写；后者按传真格式书写。q(2) 开业通知是通函的最常用的形式，多为 内容相同的印刷件，只要在其抬头打上受函 方名称即可。q(3) Circular letters和Circulars的
5、区别。前者 具备书信的一切格式，后者则不具备，仅仅 是印刷体的“通告”(Announcements)，有时 没有日期，也没抬头。8三、信用调查函n(一)概念q信用调查是外贸活动中，减少交易风险的重要 手段。信用调查的范围包括对方的资金情况、 经营能力、商业信誉等。n(二)结构和写法q(1) 说明调查对象及调查项目。q(2) 介绍交易情况并征求对方对交易方的信用评 价。q(3) 保证对对方提供的资料保密。9四、询盘函(Enquiry)n(一)概念q询盘函又称询价函，其本质是一种要约邀请，是要约 (Offer)的前奏。根据询价方式的不同，询价函可以分为一 般询价函和具体询价函。 n(二)结构和写法
6、q(1) 初次询价应该在开头说明从何处获悉对方名称及商品 信息，并介绍自己的经营范围及规模，以便对方了解。q(2) 询问的内容。询盘函的内容可包括商品名称、品质、 规格、单价及其他价格条件、装运、保险、付款方式等， 一份具体的询价函不一定要包含上述所有因素，可以只涉 及其中某一项或几项。q(3) 如有需要对方提供的资料，可在信中直接提出。10五、报盘函n(一)概念q报盘函又称报价函，是指在外贸活动中， 卖方为答复买方的询价而写的信函。也可 以不经询盘，由卖方直接向买方发出。报 价函可以通过信函或传真的方式发出。n(二)结构和写法q报盘函的格式可参阅外贸书信、传真的格 式部分。 11六、还盘函(
7、Counter Offer)n(一)概念q受盘方不同意报盘的交易条件从而向发盘 方提出修改或变更的意见而发的函，称为 还盘函(Counter Offer)。q还盘函可以分为买方还盘函和卖方还盘函 。q还盘函可以通过信函或传真的形式发出。n(二)结构和写法q还盘函格式可参照外贸函电的格式部分。 12七、接受函(Acceptance)n(一)订购函q1. 概念 n订购函也称订单(Order)，是买方接受卖方的交易条 件之后，决定购买对方货物而发出的信函。 q2. 结构和写法n(1) 对收到对方的有关信函表示感谢。n(2) 说明自己所需订购的商品名称与质量、规格数量 、价格、包装方式、装运期、付款方
8、式和条件。n(3) 希望对方按时发运，并以简短的习惯性用语作总 结。13七、接受函(Acceptance)n(二)确认订购函q1. 概念n确认订购函(Confirm)是卖方对订购函所作的确认 ，可以看作是双方合同的卖方签字。确定订购函的 格式可参见外贸函电的格式部分。 n其内容通常包含如下几个部分。q(1) 卖方确认买方的订购信息。 q(2) 卖方可重点澄清一个或若干个非常重要的 交易要件，以提醒卖方必须遵守。 q(3) 表达谢意，同时对未来的更多的合作表示 期待。 14第三节 有关合同履行的外贸函电n一、概述q与合同履行有关的外贸函电包括付款函电、通知发 运函、索赔函和答复索赔函等。这些函电
9、是合同双 方权利、义务的体现，也是合同正常履行的必要保 证。n二、付款函电q(一)要求开出信用证的函电n由卖方向买方发出的函电，意在通知买方已确认其订购， 准备装运，并要求对方开出信用证。 q(二)通知开出信用证函n1. 概念n2. 结构和写法15三、通知发运函n(一)概念q买卖双方达成交易后，卖方就要履行合同，按规定 期限将货物通过一定的运输方式发运出去。通知发 运函就是卖方为将有关货物发运情况及时通知买方 而发的信函。n(二)结构和写法q从内容看，通知发运函电应包括：n(1) 装船日期。n(2) 船名及开船日期。n(3) 销货合同号。n(4) 货物的数量。16四、索赔函n(一)概念q对外贸
10、易中买卖双方中的任一方因对方没有全部履 行合同所规定的责任和义务而遭受损失时，作为受 损方向对方提出有关赔偿条件的函件。 n(二)索赔函的格式可参见外贸函电概述部分相 关内容q(1) 开头部分说明是哪批次货物出现何种问题。q(2) 正文部分说明对问题情况的详细调查结果，以 客观材料证明责任在对方，并提出具体索赔要求。q(3) 结束语部分表示希望尽快得到对方的赔偿。17五、答复索赔函n(一)概念q答复索赔函是针对索赔函作出回复的信函。 对索赔函中的赔偿要求表明己方态度、决定 。n(二)结构和写法q就内容看，答复索赔函应包括如下几个部分 。n(1) 开头部分说明收到对方来函的情况。n(2) 表明对
11、索赔要求的态度和看法。n(3) 表示歉意。18思考与练习n一、理解以下词语q外贸函电 通函 信用调查函 询盘函 报盘函 还盘 函 接受函 付款函 通知发运函 索赔函 答复索赔 函n二、简答下列各题q1. 信函的格式有哪几种？q2. 外贸信函包括哪些要素？q3. 外贸传真的格式包括哪几部分？n三、比较下面每组的两个句子，说说其中哪一 种表达的效果好，为什么？（P259）19思考与练习n三、写作实践题q1. 试以史密斯公司的名义，给吴氏公司写一封希望 建立业务关系的信函。q2. 以吴氏公司的名义，向花旗银行写一份调查史密 斯公司信用情况的信函。q3. 刘明所在的公司为周年庆典活动向专门经销高级 音像设备的美国的M&M公司订购了五套音像设备。 货物运到后结果发现质量存在问题，刘明的公司决 定索赔。q请根据以上材料，为刘明所在的公司拟写在这一完 整的贸易活动中需要用到的全部外贸信函。其他信 息可以自拟。20
