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1、档 案 的 保 管 保 护 与 利 用王 珊 珊档案的保管 档案的保护 档案的利用 4123档案保管与保护工作的含义、任务和要求 一、档案保管工作与保护工作的含义、 任务和要求 皇史宬1、档案保管与保护工作含义档案保管档案保护含义：是指根据档案的 成分和状况所采取的 存放和安全防护措施 内容 （1）档案库房的管 理 （2）档案的安全防 护含义：是指对保护档案 实施的技术方法和手 段。 内容 主要包括“防”与“ 治” （1）改善档案保管 条件 （2）档案的修复档案保管档案保护任务： （1）建立和维护档案的 存放秩序 （2）防止档案损坏 （3）维护档案的完整与 安全任务：采用专门的技术措 施，对已
2、损坏的档案进 行修复、复制，最大限 度地减少档案的损失， 延长档案的寿命2、档案保管与保护的任务档案保管档案保护要求： （1）财物相符 （2）突出重点，兼顾一 般 （3）处理好“管”与“ 用”要求： （1）满足不同载体档案 材料的保管要求 （2）以防为主，防治结 合3、档案保管与保护的要求二、档案的保管（一）档案保管工作的条件档案库房保管必要的物质条件档案装具 （档案包装）库房设备档案库房v1、档案库房的选择要求 v2、档案库房必须专用，不能与办公室合用，也不 能同时存放其他用品库房设备温 湿 度 表防 火 防 盗加 湿 设 备空调 ABCD我国建设部和国家档案局发布的库房温度标准指标名称一般
3、档案库 （含胶片库、磁带库）母片库控制范围每昼夜允许 波动范围温 度（）14-24213-15相对湿度%45-60535-45档案装具（二）库房的管理1、库房管理制度档案借阅制度档案保管制度档案销毁制度安全保密制度2、编号和排架档案库房编号原则：每幢房子的内部， 应根据建筑及房间的划 分情况进行编号，楼层 应自下而上编号，每层 应从入口开始，从左向 右编号。 排架、编号原则 （1）空间适度 （2）避光通风 （3）统一编号。从 左至右，从上而下档案装具3、档案实体的保管 便于管理相对稳定益于档案的保护 全宗-年度-保管期限 年度-保管期限 竖方 横放（1）排架要求（2）排列方法（3）存放方式 二
4、种方式P202（4）存放索引全宗名称： 全宗号：案卷目录号案卷目录 名 称目录中案卷 起止号数 存 放 位 置楼层房间架、柜栏格楼： 层： 房间： 架、柜栏格存 放 档 案全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录 名 称目录中案数 起止号数档案存放位置索引 代卷卡 （5）档案代理卡全宗号案卷 目录号案卷号移出日期移往何处库房管理 人员签字 （移出）归还日期 库房管理 人员答字 （收回）单位经手人每个全宗必须建立全宗卷（6）全宗卷什么是全宗卷：它是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成 的，能够说明该全宗历史情况的文件材料专卷。v全宗卷的内容v收集档案工作中档案交接证、合格证。 v档案整理工作中立卷说明，
5、全宗整理工作方案。 v档案鉴定工作中档案销毁清册。 v档案保管、统计工作中档案安全检查记录、档案 数量。 v档案提供利用工作中大事记、利用实例汇编。 v全宗卷不是该全宗内文件的组成部分4、档案的安全检查vA：档案定期检查 B：档案不定检查v检查内容： v 档案数量是否准确、有无遗失； v 档案受损情况和数量； v 档案进出，存取登记是否准确； v 库房管理的各种制度的执行情况等。三、档案的保护金匮档案制成材料的耐久性主要由以下 两个方面来决定：一是纸张材料的耐久性二是档案字迹材料耐久性（一）档案纸张材料的耐久性含量越多，纸张越耐久保留一定比例越少越好纤维素半纤维素木质素纸张材料vA：字迹色素成
6、分 vB：字迹与纸张的结合方式（二）档案字迹的耐久性（二）档案字迹的耐久性最耐久：墨汁比较耐久：蓝黑墨水不耐久：纯蓝墨水碳黑颜料染料1、字迹色素2、色素与纸张结合方式：A：结膜方式（黑墨汁） B：吸收方式（蓝黑） C：粘附方式（铅笔）3、字迹材料耐久性评价v最耐久：色素成分是碳黑，结合方式是结膜方式 v（油墨、墨汁、碳素黑笔）3、字迹材料耐久性评价v比较耐久：色素成分是颜料，与纸张结合方式是结 膜方式或者吸收方式 v（蓝黑墨水，印泥，静电复印字迹）v不耐久： v 只要字迹色素成是染料，或者结合方式是粘附 方式的字迹都不耐久 v（纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、传真）（三）档案库房保护技术八防
7、防火、防盗、防潮、防光、 防鼠、防虫、防尘、防污染 防 火电线、电源、电器设备 离开切断库房必须安装 防盗门窗防 盗防 潮一般将相对湿度高于70% 的湿度环境称为高湿 去湿机 通风防光主要是防紫外线库房使用白炽灯，限制光的照值度 减少对纸张和字迹的危害v防 光防 鼠v定期检查投放鼠药、鼠夹防 虫v 取食档案 v 驻损档案 v 污染档案 v 放置药品防尘 防污染v库房密闭 v吸尘器去尘 v远离污染源（四）档案的修复和复制v1、档案修复的原则： v（1）以最大限度延长档案寿命为指导思想。v（2）要尽量保持档案的历史原貌。v（3）使用的修复方法要经过实验，确有把握时， 再着手对档案进行修复。v2、修
8、复前的准备工作：v在修复前要准备好登记和检查工作。v登记内容包括：档案所属单位、档案名称、档案的份数 、页数、年代以及接送档案人员姓名等工作。3、档案的修复技术v1、档案字迹和纸张的加固。 v2、档案的去污。 v3、档案的去酸。 v4、档案的修裱。 v5、档案的复制技术。四、档案利用工作服 务：被动提供档案服务 主动提供档案服务大 事 记概 念：是按照时间顺序，简要地记载一定时期发 生的重大事件的一种参考资料v种 类 v1、记载一个机关一定时期内的重要活动机关大事记 v2、记载国家或地区的大事记 v3、某一方面重大事件的大事记 v4、重要人物一生重要活动的生平大事记大事记的结构1、题名 例四平市档案局2001年大事记2编辑说明3序言4目录5正文。这是大事记的主体部分。每事一条，每条一记。 6按语和注释7附录大事记写作要求v 1、记载时间准确无误。 v 2、择大事而摘其要。 v 有大事则记，无大事则不记。 v 3、大事记叙一般不加以评述组织机构沿革概念：是系统记载一个机关、企业、地区或专业系 统的体制，组织机构和人员编制变革情况的一种编 研材料。类型：单位组织机构沿革、地区组织机构沿革、系 统组织机构沿革。组织沿革的内容应包括五大要素：（1）单位性质和主要职能； （2）隶属关系； （3）人员编制； （4）内部机构设置； （5）领导成员的组成及各要素的发展变化
