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1、1文書處理實務作業文書處理實務作業臺北市政府教育局祕書室臺北市政府教育局祕書室 主講人主講人: :朱克儉朱克儉 電話電話:2725-6431:2725-64312所謂文書係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與所謂文書係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與 機關或與人民往來之公文書，機關內部通行之文書及公文以機關或與人民往來之公文書，機關內部通行之文書及公文以 外之文書與公務有關，不論其形式或性質如何，凡可供聽讀外之文書與公務有關，不論其形式或性質如何，凡可供聽讀 閱讀或理解者均屬之。閱讀或理解者均屬之。n n文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程文書自收文或交辦起至發文、歸檔止
2、之全部流程 稱文書處理稱文書處理，步驟如下步驟如下： （一）收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄（一）收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄 、傳遞。、傳遞。 （二）文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。（二）文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 （三）文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。（三）文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 （四）發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號（四）發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號 、登、登 錄、封發、送達。錄、封發、送達。 （五）歸檔處理：依檔案法及其相關規定與本府檔（五）歸檔處理：依檔案法及其相關規定與本府檔 案管理案管理 作業要點辦理。作業要點辦理。3n n
3、一般規定：一般規定： （一）（一）各機關文書作業，應按照同一程序集中於各機關文書作業，應按照同一程序集中於 文書單位處理之。文書單位處理之。 （二）文書之機密性、時間性，由各機關就其業（二）文書之機密性、時間性，由各機關就其業 務性質及實際需要依相關法規規定，自行區分。務性質及實際需要依相關法規規定，自行區分。 （三）（三）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得 拖延、積壓、損毀、遺失。拖延、積壓、損毀、遺失。 （四）各機關收發公文，應採用收發文同號方式（四）各機關收發公文，應採用收發文同號方式 。創簽稿之公文應於陳核前掛號，或於承辦人員。創簽稿之公文應於陳核
4、前掛號，或於承辦人員 創文時，先行掛號列入管制。創文時，先行掛號列入管制。 （五）（五）文書應一律採用由左至右之橫行格式。文書應一律採用由左至右之橫行格式。4（六）（六）文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職 名章；並記明時間名章；並記明時間 ( (例如十月十八日十六時，得縮寫為例如十月十八日十六時，得縮寫為 1018/1600)1018/1600)。但機關首長得以簽名代之。但機關首長得以簽名代之。以線上電子簽核以線上電子簽核 處理者，則以電子線上簽收為憑。處理者，則以電子線上簽收為憑。n n機關公文電子交換一般處理原則如下：機關公文電子交
5、換一般處理原則如下： （一）機關公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信（一）機關公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信 網路，予以傳遞收受者。各機關對於適合電子交換之機關網路，予以傳遞收受者。各機關對於適合電子交換之機關 公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換行之。公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換行之。 （二）（二）各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電 子交換作業。子交換作業。但依公文性質、行文單位及時效，有適當控但依公文性質、行文單位及時效，有適當控 管程序及管理規範者，可指定專人或授權所屬機關辦理。管程序及管理規範者
6、，可指定專人或授權所屬機關辦理。 （三）人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電（三）人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電 子交換作業時，應符合機關公文電子交換作業辦法、子交換作業時，應符合機關公文電子交換作業辦法、文書及檔案管理電腦化作業規範及相關規定。文書及檔案管理電腦化作業規範及相關規定。5n n分層負責：分層負責：n n各機關公文處理，應厲行分層負責，並依核定之分層負責各機關公文處理，應厲行分層負責，並依核定之分層負責 明細表辦理。明細表辦理。n n各機關依其組織法規規定之各級單位，首長得就本機關職各機關依其組織法規規定之各級單位，首長得就本機關職 權及單位職掌，將部分
7、公務授權各層主管決定處理，並由權及單位職掌，將部分公務授權各層主管決定處理，並由 被授權者負其決定之責任。被授權者負其決定之責任。n n各機關實施分層負責，以劃分三層為原則，不得多於四層各機關實施分層負責，以劃分三層為原則，不得多於四層 或少於二層。機關首長為第一層，各級單位為第二層及其或少於二層。機關首長為第一層，各級單位為第二層及其 以下之各層。（學校為校長主任組長）以下之各層。（學校為校長主任組長）n n各機關置有副首長者，副首長襄助首長處理第一層公務，各機關置有副首長者，副首長襄助首長處理第一層公務， 副首長在二人以上者，得劃分其襄助公務之範圍。副首長在二人以上者，得劃分其襄助公務之範
8、圍。n n各機關首長、副首長、主任秘書間之權責劃分由各機關自各機關首長、副首長、主任秘書間之權責劃分由各機關自 行定之。行定之。6n n各機關實施分層負責，應審酌各項公務之性質及權責輕重，規各機關實施分層負責，應審酌各項公務之性質及權責輕重，規 定授權事項之範圍及決定權之層次，凡屬依據法規應為一定處定授權事項之範圍及決定權之層次，凡屬依據法規應為一定處 理及技術性事務性事項，應儘量授權處理。理及技術性事務性事項，應儘量授權處理。n n下列性質之公務，由機關首長決定：下列性質之公務，由機關首長決定：、關於方針、計畫、目標及有關政策事項。、關於方針、計畫、目標及有關政策事項。、關於法規訂定、修正、
9、廢止及重大疑義之核釋事項。、關於法規訂定、修正、廢止及重大疑義之核釋事項。、關於年度概算之籌劃及編製事項。、關於年度概算之籌劃及編製事項。、關於年度進行申請動支預備金及追加預算事項。、關於年度進行申請動支預備金及追加預算事項。、關於年度終了時權責發生數之申請保留及年度決算之編、關於年度終了時權責發生數之申請保留及年度決算之編製事項。製事項。、關於組織、編制、員額、職務歸系及人力調配事項。、關於組織、編制、員額、職務歸系及人力調配事項。、關於人事任免、遷調、考績、獎懲重要人事管理事項。、關於人事任免、遷調、考績、獎懲重要人事管理事項。、關於對於民意機關報告及答復事項。、關於對於民意機關報告及答復
10、事項。、關於向上級機關建議、請示及報告事項。、關於向上級機關建議、請示及報告事項。、關於對所屬機關重要措施及工作之指示及督促事項。、關於對所屬機關重要措施及工作之指示及督促事項。、其他重要事項。、其他重要事項。7n n下列事項之公文，應審酌其重要程度，分別授權第二層及下列事項之公文，應審酌其重要程度，分別授權第二層及 其以下各層主管負責決定處理：其以下各層主管負責決定處理：、依據法規、解釋、案例應為一定之處理者。、依據法規、解釋、案例應為一定之處理者。 、依據上級機關指示或既定原則為個案之處理者。、依據上級機關指示或既定原則為個案之處理者。 、法規明定裁量範圍或條件，為個案之事實認定或裁量、法
11、規明定裁量範圍或條件，為個案之事實認定或裁量處理者。處理者。 、與其他機關團體協調意見之初步徵商或答復者。、與其他機關團體協調意見之初步徵商或答復者。 、例行承轉案件之公文轉行者。、例行承轉案件之公文轉行者。 、對主管法規一般疑義之核釋及對主管業務之指導查詢、對主管法規一般疑義之核釋及對主管業務之指導查詢者。者。 、依據檔案證明事實者。、依據檔案證明事實者。 、一般資料之蒐集供給，或以普通書刊表冊等附件為、一般資料之蒐集供給，或以普通書刊表冊等附件為內容者。內容者。 、非屬本機關主管事項，或程序不合手續不全之來文，、非屬本機關主管事項，或程序不合手續不全之來文，應退還或通知補正者。應退還或通知
12、補正者。 、其他授權決定處理者。、其他授權決定處理者。8n n公文承辦人員製作公文，敘述事實或引敘人名、地名、物公文承辦人員製作公文，敘述事實或引敘人名、地名、物 名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤遺漏名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤遺漏者，由承辦人員負其責任。者，由承辦人員負其責任。n n先簽後稿案件，如簽已奉市長核定，發府文稿可由第二層先簽後稿案件，如簽已奉市長核定，發府文稿可由第二層 （局、處長），加蓋案奉（局、處長），加蓋案奉 核定免蓋決行章，逕以市核定免蓋決行章，逕以市 長名義行文，同時稿與文不再蓋代為決行及第二層長名義行文，同時稿與文不再蓋代為決行及第二層
13、 決行章，各機關得比照此規定辦理。決行章，各機關得比照此規定辦理。n n授權決定處理之公文，認屬性質重要或有了解內容之必要授權決定處理之公文，認屬性質重要或有了解內容之必要 者，應按月列表陳報備查，或指定範圍，於發文時以抄本者，應按月列表陳報備查，或指定範圍，於發文時以抄本 送上層查閱。送上層查閱。n n各機關首長及各層主管對分層負責之授權事項，應切實監各機關首長及各層主管對分層負責之授權事項，應切實監 督。如發現不當情事，應隨時修正。督。如發現不當情事，應隨時修正。9n n公文製作公文製作：n n公文分為令、呈、函、公告、其他公公文分為令、呈、函、公告、其他公 文五種。文五種。（一）（一）令
14、：發布市單行法規、解釋性規定與裁量基準之行政令：發布市單行法規、解釋性規定與裁量基準之行政 規則及發表人事任免、遷調、獎懲時使用。規則及發表人事任免、遷調、獎懲時使用。 （二）呈：對總統有所呈請或報告時用。（二）呈：對總統有所呈請或報告時用。 （三）（三）函：各機關處理公務，有下列情形之一時使用。函：各機關處理公務，有下列情形之一時使用。、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 、下級機關對上級機關有所請求或報告時。、下級機關對上級機關有所請求或報告時。、同級機關或不相隸屬機關間行文時。、同級機關或不相隸屬機關間行文時。、民眾與機關間之申
15、請或答復時。、民眾與機關間之申請或答復時。 （四）公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或（四）公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或 特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布 欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。 如需他機關處理者，應另行文檢送。如需他機關處理者，應另行文檢送。（五）其他公文：其他因辦理公務需要之文書。（五）其他公文：其他因辦理公務需要之文書。10其他因辦理公務需要之文書其他因辦理公務需要之文書：、書函：於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通
16、報時使、書函：於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使 用。用。 、開會通知單：召集會議時使用。、開會通知單：召集會議時使用。 、公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話、公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話 簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可 將通話紀錄製作二份，以一份送達受話人，雙方附卷，以將通話紀錄製作二份，以一份送達受話人，雙方附卷，以 供查考。供查考。 、手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。、手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 、簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關 首長有所陳述、請示、請求、建議時使
