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1、 来自 国最大的资料库下载 业务流程培训手册 采购模块 来自 国最大的资料库下载 采购模块 主讲人 ： 张春豫 程 培训 来自 国最大的资料库下载 业务现状分析 未来业务设计 主要业务流程方案 岗位和职责设置 目录 高层次流程 改进点及利弊分析 来自 国最大的资料库下载 采购业务部门 供应商管理 审批控制 业务现状分析 不足之处 来自 国最大的资料库下载 采购业务 省公司负责部门 市公司负责部门 县公司负责部门工程类工程主设备 企业发展部 / 企业规划部 工程配套设备 工程部 工程部 工程部工程的维修备件 网络运行维护部 网络运行维护部 网络运行维护部仪器仪表 工程部 工程部 工程部业务类 （
2、手机 / 手机配件） 市场部 市场部 市场部宣传用品 （包括礼品、广告等） 市场部 / 业务部 市场部 / 业务部 市场部 / 业务部现行的采购业务及采购部门： 业务现状分析 来自 国最大的资料库下载 现行的采购业务及采购部门： 采购业务 省公司负责部门 市公司负责部门 县公司负责部门日常办公类办公设备 工程部 / 行政部 / 综合部 综合部 综合部电脑设备 工程部 / 业务处理中心 / 综合部 综合部 综合部办公用品 总务后勤部 / 行政部 综合部 综合部清卫、劳保用品 总务后勤部 / 行政部 综合部 综合部宣传用品 （包括礼品、广告等） 市场部 / 综合部 / 办公室 市场部 / 综合部
3、市场部 / 综合部物业类物业的租赁和购置 综合部 综合部 综合部装修 综合部 综合部 综合部业务现状分析 来自 国最大的资料库下载 审批控制（例举广东省）： 部门 审批人及权限省公司企发部 一般总经理批大的金额由董事会审批物资供应部 副局长审批 500 万元以下局长审批 50 0 万元以上特别大金额的或是 K 下达的计划需到 C 审批业务部 公司老总审批 （应该有权限设定，具体不清楚）佛山市公司各部金额在 1000 元以下由部门主管批准金额 10 00 元 300 00 元由副总经理进行审批金额超过 30 000 元由副总经理批准后，还需要总经理再进行审批三水县公司各部公司经理业务现状分析 来
4、自 国最大的资料库下载 省公司 市公司 县公司有对供应商的评审，但没有书面的形式佛山对供应商进行书面的评审，其他市公司有评审但没有书面的形式有对供应商的评审，但没有书面的形式供应商管理： 业务现状分析 来自 国最大的资料库下载 采购部门太分散 供应商管理缺乏 审批权限不明确 其他问题 业务现状分析 来自 国最大的资料库下载 不利于采购管理 不利于预算控制 不利于供应商的统一管理和统一的统计、分析 不利于同供应商磋商价格 不利于采购成本的控制（会有重复采购及所引起的重复费用） 采购部门太分散 审批权限不明确 有些审批权限的规定只是说金额大，但具体是多少不明确 采购的权限划分不够细 采购审批权限的
5、划分在真正执行时不一定完全被执行 业务现状分析 来自 国最大的资料库下载 缺乏供应商管理 其他问题 供应商的管理和考核没有统一管理 供应商的管理和考核制度不够完善和规范 各省、各市、各县之间采购业务流程不够规范 采购的分析类报表缺乏 采购件的分类规则没有或不统一 各种采购单据和报表的格式不规范（如：请购单） 业务现状分析 来自 国最大的资料库下载 设计理念 未来业务设计 实现目标 来自 国最大的资料库下载 未来业务设计 对中国电信当前业务的调研分析 国外电信行业先进的管理思想 以往成功实施的经验 来自 国最大的资料库下载 采购申请 主要改进建议 优点 配合变更 变更 类别 实施 条件 A. 不
6、需系统支援的改进建议 B. 利用 C. 需要二次开发 1. 先确认是否有多余 的上期工程退料才进 行采购。避免仓库，积存过多工程退料，积压资金。工程完成后要将余 料退库。流程 先检查申购是否会 造成超支才批准继续 进行采购。 ( 短期以人手监控，当系统实施 后改由系统自动监控 。 )确保将来有足够资金进行付款。 对超支申购要进行解释； 除项目预算外，要制定部门预算。流程 建立分层审批制度 ，只要申购的金额是 在预算之内，而且金 额不会太大，可交由 部门经理或总经理审 批采购申请。由部门经理和总经理负责进行内部监控，加强其责任感。 制定部门预算和分层审批制度 ( 附录一 ) ； 部门经理和总经理
7、在系统上审批，并且不可以将系统口令给予第三者。制度 来自 国最大的资料库下载 4. 财务部复核申购申 请。留意是否有员工 将单一申购拆开成多 个，逃避分层审批制 度和确保输入系统的 数据准确 ( 如：部门和项目编码等 ) 。 确保分层审批制度的实施； 增强数据的准确性。对流程作出适当改 动，由财务部复核申 购申请。流程 省、市、县制定标 准申购单。方便信息录入系统。制定标准申购单。 制度 优点 配合变更 变更 类别 实施 条件 未来业务设计 来自 国最大的资料库下载 选择供应商 主要改进建议 优点 配合变更 变更 类别 实施 条件 A. 不需系统支援的改进建议 B. 利用 C. 需要二次开发
8、1. 集中采购明确列明那一个部 门负责申购，那一个 部门负责进行采购等 。为配合采购的职能 划分，亦需要明确列 明那类物资可以统 谈统签，那类可以 统谈分签。由熟悉市场的采购人员 ( G M 企业部、市场部、物供部 )来决定货源，谈判条件和填写采购定单或编写合同，可增强管理。 确认那类型采购为统谈统签和统谈分签 (附录二 ) ； 制定关键绩效指标、监管采购部门的绩效包括：采购周期 ( 是否能于合理时间内完成采购 ) ，采购部门员工工资与公司总工资支出比例 ( 量度其成本和生产力是否合理 )。制度 来自 国最大的资料库下载 2. 建立采购委员会， 其职责包括： 审批认可供应商； 审批申购和采购的
9、分层审批金额是否合理； 审批重大合同 ( 如：主设备或大型投资 ) 。原则是使重大采购 事项可以有更多高层 从不同角度进行审批 。 (包括物料和资金流 的控制 )避免由单一部门进行采购审批，以免考虑不够全面，并可从公司整体利益出发。以省总经理为省委 任相关部门总经理或 经理 ( 包括省、市甚至县 )为采购委员会成员 。组织 优点 配合变更 变更 类别 实施 条件 未来业务设计 来自 国最大的资料库下载 3. 建立认可供应商数 据库(主要为网络设备、办公室电脑和主要 设备、S I 作为市进行统谈分签时的依归。 大批采购，价格上可获得更高优惠； 避免出现不兼容情况而导致难于维护。 同 ( 1 )
10、及 ( 2 ) 的配合变更； 制定回顾认可供应商表现的周期(如半年或季度回顾一次)。制度 制定供应商投诉制 度，委任独立人员(或部门)处理供应商因觉得在招标或合同谈判 时受到不公平待遇的 投诉，并直接向省总 经理 汇 报。防范於未燃，避免现有员工舞弊或弄权导致供货出现问题，影响网络运作，并影响公司形象。 制定关键绩效指标，监管供应商表现，包括：供应商能否准时送货和货物的质量； 总经理委任独立委员会(或部门)处理投诉。制度 优点 配合变更 变更 类别 实施 条件 未来业务设计 来自 国最大的资料库下载 5. 制定供应商报价制 度，规范在什麽情形 下招标，什麽情形下 以书面报价和最少要 附多少家公
11、司报价。使员工有依据跟从，避免只向少数一或两家公司报价。制定供应商报价制 度 (附录四 ) 。制度 省、市、县制定标 准采购单和报价记录 单据。方便信息录入系统，避免遗漏。制定标准采购单和 报价记录单据。制度 优点 配合变更 变更 类别 实施 条件 未来业务设计 来自 国最大的资料库下载 未来业务设计 规范采购流程 将各省公司、各市公司和各县公司之间的采购业务业务流程规范化，规范的业务流程便于采购业务的管理，也便于 明确各种审批权限 据的金额、涉及的科目等设定审批权限，并将不同的审批权限赋给不同的人，合理的审批权限的分配以便将繁多的采购审批事务进行合理的分解。 来自 国最大的资料库下载 统一供
12、应商管理 设立专门的人员管理和维护供应商的信息和供应商的评审，统一的供应商管理可以减少供应商信息的冗余，便于集中统一的对供应商进行考核和分析 。 规范采购单据和报表 规范的采购单据和报表便于采购业务的分析和统计，也便于系统的实施和执行 。 采购分析功能 由统一的采购流程和管理、统一的供应商管理和规范的采购单据和报表，系统议案可能提供更多和更准确的采购统计和分析类报告 。 未来业务设计 来自 国最大的资料库下载 制度变动 组织变动 文档 动作 系统数据库 决策 流程线 接其他流程 准备付 款计划 付款 应付 高层次流程 申购 选择供 应商 审批采 购单 入库 验收 转库 来自 国最大的资料库下载 采购业务分三大类型： 1。工程主设备 2。工程配套 3。其他业务用品 (包含 公设备等 ) 这些流程包括由采购申请，选择供应该商，定合同到出订购单 。 供应商的维护 这些流程包括对供应商作评审，选定认可供 应商，回顾供应商表现，删除 /增加供应商。 立项2.1 供应商2.1 择供应商2.1 供应商2.3供
