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1、第一部分 企事业档案工作规章制度第二部分 归档文件整理规程（文件级）第三部分 基建项目档案、照片档案管理的一 般要求第四部分 全宗卷第一部分 企事业档案工作规章制度1、体系构成： 企事业档案管理办法 企事业文件材料归档办法 企事业档案分类编号办法 企事业档案库房管理制度 企事业档案鉴定销毁制度 企事业档案利用制度 企事业档案保密制度 企事业档案工作岗位责任制等等2、制定企事业档案工作制度的基本原则 （1）符合国家法律法规的有关规定 （2）适用、可行，符合企事业实际情况 （3）全面、具体，有较强的可操作性 （4）措施得力，形成有效的激励约束机制3、制定企事业档案工作制度的程序（1）企事业从事档案
2、工作的部门或人员依据 国家有关法律、法规、标准等规定，结合企事 业实际，提出企事业档案工作制度体系方案， 拟写档案工作规章制度初稿（2）广泛征求各有关部门对档案工作制度初稿 的意见（3）修改、完善相关规章制度，部门负责人 审核，形成档案工作规章制度送审稿（4）报单位分管档案工作的领导审定批准，以 企事业正式制度或标准的形式印发执行（5）补充修改企事业相关制度、标准4、企事业档案工作各项规章制度的主要内容（1）企事业档案管理办法的主要内容：a 档案工作的基本原则；b 档案管理体制及其职责；c 文件材料的形成与归档；d 档案的管理：包括档案的收集、整理、 保管、鉴定、统计、利用等规定；e 奖励与处
3、罚。(2)企事业档案库房管理制度的主要内容 ：a 档案库房管理的原则；b 档案保护所采取的相应措施和基本要求 。(3)企事业档案鉴定销毁制度的主要内容 ：a 档案鉴定的方法；b 档案鉴定的程序；c 档案销毁及后期档案整理的基本要求。（4）企事业档案保密制度的主要内容：a 保密工作的组织；b 密级档案的管理；c 利用密级档案的程序；d 利用密级档案应遵守的规定。（5）企事业档案利用制度的主要内容：a 利用档案的方式与手续；b 利用重要档案的批准权限；c 利用档案时应遵守的规定；d 档案利用效果统计方法。（6）企事业档案工作岗位责任制的 主要内容：a 分管领导职责；b 档案部门负责人工作职责；c
4、档案部门档案员工作职责；d 部门兼职档案员工作职责。5、企事业文件材料归档办法此办法主要包括：文件材料的归档要求 、归档范围、归档时间、整理要求、归档手 续等。此办法重点是归档范围。归档范围主要 解决以下问题：本单位哪些材料有保存价值 因而应该归档，分别应该由哪些部门负责收 集。归档范围作用重大，对单位文件材料收 集工作有着重要的指导作用。示例： *文件材料归档办法第一条 为规范本单位文件材料归档工作， 丰富、完善本单位档案信息资源，依据有关规 定，制定本办法。第二条 本办法所称本单位文件材料，是指本 单位在生产、经营和管理活动中形成的各种形式 和载体的记录。 第三条 本单位各部门应当把文件材
5、料的形 成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责 范围，列入有关人员的岗位责任制。 第四条 各部门担负文件材料积累、整理和 归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文 件材料的完整、准确、规范和及时归档。第五条 档案部门应及时深入各部门了解、督 促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档 文件材料的积累、整理和归档工作。第六条 文件材料归档的基本要求（一）归档文件的制作和书写材料应当有益于 长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、 红墨水、复写纸、热敏纸；（二）归档文件材料应当完整、准确、签批 手续完备；（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人 审定；（四）归档文件材料的整理应当系统、规范；
6、（五）音像材料（包括照片、录音、录像等） 和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻 译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归 档。第七条 文件材料的归档范围本单位各类文件材料的归档范围及保管期限表 见附件。 第八条 文件材料的归档时间（一）本单位各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；（二）工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档；（三）外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；（四）负责人和职工外出参加公务活动
7、形成的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员归档； （五）会计文件材料在会计年度终了后归档， 由本单位财务会计部门保管一至三年，向档案部 门移交；（六）下列文件材料应随时归档：1、没有及时归档的零散文件材料；2、变更、修改、补充的文件材料；3、机构变动或职工调动、离岗时留在部门 或个人手中的文件材料；4、应归档的非纸质载体材料（指音像、 实 物等特殊载体）；5、其它临时活动中形成的文件材料。第九条 归档文件材料的整理参照青岛市 归档文件整理规程（文件级）进行第十条 应归档的文件材料一般归档一份，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档分数。第十一条 文件材料归档时，由承办部门填写归档材料
8、移交清单，重要项目文件材料归时还应编写归档说明，并经过项目负责人审核签字。交接双方（指承办部门和档案部门）根据文件材料移交清单清点，核对无误后，在档案交接登记表上 签字，移交清单由交接双方各保留一份。第十二条 档案部门根据档案工作考核办 法的规定，按时考核各部门立卷归档情况。附件：文件材料归档范围及档案保管期限表附件：文件材料归档范围及档案保管期限表 管理类: 序 号基 本 范 围责任 部门保管 期限1本单位年度工作计划、总结办公室永久2本单位民主生活会会议记录、纪要党总支永久3党委评先创优文件材料党总支长期4本单位机要、文秘、保密、信访工作文件材料办公室 （1 ）重要的 永久（2 ）一般的
9、短期6、企事业档案分类编号办法 示例：*档案分类编号办法第一条 为科学地管理本单位档案，促进 档案信息资源的利用与交流，制定本办法。第二条 本单位档案的分类原则是：以本 单位全部档案为对象，依据本单位职能，结合 档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机 联系，便于档案的科学管理与开发利用。 第三条 档案分类（一） 档案一级类目的设置设置管理档案、产品档案、科研档案、基建 档案、设备档案、会计档案、照片档案、实物档 案、音像档案九大类。（二） 档案二级及二级以下类目的设置1管理档案二级类目按年度（文件材料形 成年度）设置；三级类目按保管期限设置。2会计档案二级类目按其种类设置（财务 报告、会计帐
10、簿、会计凭证、其它）设置；会 计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级 类目）按年度设置。3产品档案二级类目按产品系列（或种 类）设置；三级类目按产品型号设置（如果本 单位产品比较单一，产品档案二级类目可以按 产品型号设置）。4科研档案二级类目按课题性质设置，三 级类目按课题设置（项目少不需要设置三级类目 的，其二级类目可直接按课题设置）。5基建档案二级类目按性质（或用途） 设置，三级类目按建筑项目设置（项目少不需 要设置三级类目的，其二级类目可直接按项目 设置） 。6设备档案设备档案的基本分类方法是型号分类法。 根据生产组织形式和设备类型的不同，设备档 案具体的分类主要有两种方法： 性质型号
11、分类法和工序型号分类法复杂的设备如以下图例；不复杂的设备档案二级类目按性质（或工 序）设置，三级类目按设备型号设置（如果本 单位设备简单，可以二级类目直接按设备型号 设置）。性质型号分类法使用性质型号设备档案锻压设备金属切削 设备车床C616C620C630铣床刨床磨床 工序型号分类法工艺工序型号设备档案原毛加工开毛机洗毛机烘毛机毛条加工梳毛机针梳机精梳机绒线加工混条机粗纱机细纱机合纱机染整7、照片档案按照青岛市照片归档与管理规范（青 档字200514号）执行。8、音像档案音像档案二级类目按载体形式（如录音带、 录像带等）设置。9、实物档案实物档案二级类目按实物种类（如证书、 奖状、锦旗、奖杯
12、、奖牌、废止的印章等）设 置。第四条 档号编制档号由类目号、件号组成。（一）类目号的编制1一级类目采用大写汉语拼音字母编写， 即GL：管理、KJ：会计、CP：产品、KY：科研、 JJ:基建、SB:设备、SW：实物、YX：音像。2二级及二级以下类目：管理类二级类 目为年度号，会计类、音像类、实物类二级类 目采用阿拉伯数字编写；管理类的三级类目位 保管期限号（永久为“1”、长期为“2”、短期为 “3”），会计帐簿、会计凭证、其它的下位类 目（即三级类目）为年度号；科技类档案，有 代号的，一般优先采用，无代号的，可采用汉语拼音、英文字母或阿拉伯数字编写。（二）件号的编制1各类档案均按照最低一级分类类
13、目为 单位编写案件（以“件”为单位的文件材料 ）顺序号。2同为阿拉伯数字或字母编写的类目层 次中间用间隔号“.”隔离。3类目号与件号中间用间隔号“-”隔 开。第五条 档号示意：（一） GL20031-1 2003年永久性的管理类档案第1件 GL20032-1 2003年长期的管理类档案第1件 GL20033-1 2003年短期的管理类档案第1件（二） KJ1-6 财务报告第6件（历史以来） KJ22003-8 2003年账簿第8件 KJ32003-16 2003年会计凭证第16件 KJ42003-1 2003年会计类其它材料第1件（三） CP11-1 *系列*型号产品第1件 CP11-126
14、*系列*型号产品第126件 CP21-1 %系列%型号产品第1件 CP21-26 %系列%型号产品第26件 CP22-1 %系列#型号产品第1件 CP22-56 %系列#型号产品第56件 （四） KY11-1 *性质*课题第1件 KY11-22 *性质*课题第22件（五） JJ11-1 *性质*项目第1件 JJ11-1266 *性质*项目第1266件 （六） SB11-1 *性质*型号设备第1件 SB11-12 *性质*型号设备第12件（七）实物档案 SW1-6 证书类第6件 SW2-8 奖状类第8件 SW3-2 锦旗类第2件 （八）音像档案 YX1-1 录音带第1盘 YX1-26 录音带第2
15、6盘 YX2-1 录像带第1盘 YX2-22 录像带第22盘第六条 本单位档案分类大纲一级类目二级类目三级类目管理类 GL年度 （文件材料形成年度）保管期限 （1 永久2 长期3 短期）会计类 KJ1 财务报告 2 账簿 3 凭证 4 其它年度 （账簿、凭证、其它设置）音像类 YX1录音带 2录像带 实物类 SW1 证书 2 奖状 3 锦旗 4 奖杯 5 奖牌 6 废止的各种印章其它类略 第七条 档案排架本单位档案按大类分别排架：（一）管理类的档案首先按年度排列，在 各年度内，按保管期限永久、长期、短期先后 排列，在同一保管期限内，按件号顺序排列。（二）会计档案按财务报告、账簿、凭证、 其它分别排架；在各个二级类目中分别按年度 顺序排架。（三）科技类档案，分别按大类、属类、项 目（一个型号产品、一个课题、一项工程、一 台或一个型号多台设备）排架。（四）音像档案按载体种类分别排架。（五）实物档案按实物种类分别排架。二、归档文件整理规程（文件级）制定归档文件整理规程依据：l归档文件整理规则l科学技术档案案卷构成
