《会议管理的十五个要素》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议管理的十五个要素（8页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、会议管理的会议管理的 十五个要素十五个要素会议管理的十五个要素会议管理的十五个要素对于举办一个具有相当规模会议的组织 者来说，如何让众多的会议参与者在每一个 环节诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、 交流等项目中得到他们想得到的东西，同时 又能关注到与会者一些意想不到的情况，比 如突发的疾病、家庭危机或其他个人麻烦等 。此外，还要解决随时都有可能发生的诸如 发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设 备失误等突发事件呢？作为一个专业的会议 管理公司，我们提出以下一些建议供您参考 。杭州伍方会议服务有限公司 一、确立明确的目标一、确立明确的目标对任何一个商业 对任何一个商业 公司而言，要想让会公司而言
2、，要想让会 议开得有价值，必须议开得有价值，必须 要有一个明确的目的要有一个明确的目的 。通过会议获取所需。通过会议获取所需 ，提供给与会者相应，提供给与会者相应 的价值，并且能回报的价值，并且能回报 投资。投资。二、完善信息的采集二、完善信息的采集 与分析与分析信息的收集极为信息的收集极为 重要，这其中包括了重要，这其中包括了 解客户的需求（细节解客户的需求（细节 请看流程中附录请看流程中附录- -客户客户 需求分析单）、了解需求分析单）、了解 会议的出席者、了解会议的出席者、了解 媒体、了解预算、分媒体、了解预算、分 析自己的不足等。析自己的不足等。 三、追求不断的创新三、追求不断的创新每
3、一次会议都是 每一次会议都是 对创新能力的挑战，对创新能力的挑战， 无论在内容或形式上无论在内容或形式上 ，不断的创新能使每，不断的创新能使每 一次会议都充满激情一次会议都充满激情 与乐趣。与乐趣。 会议管理的十五个要素会议管理的十五个要素杭州伍方会议服务有限公司 四、制定周密的计划四、制定周密的计划无论是甘特图还 无论是甘特图还 是进度表，一个周密是进度表，一个周密 的计划必须包括会议的计划必须包括会议 里所有的细节，另外里所有的细节，另外 ，保证定期的追踪可，保证定期的追踪可 以避免一个周密的计以避免一个周密的计 划成为项目经理墙壁划成为项目经理墙壁 上的装饰。上的装饰。五、实施严格的现场
4、五、实施严格的现场 管理管理在进行现场管理 在进行现场管理 时，一定要严格地对时，一定要严格地对 照计划表上的事项进照计划表上的事项进 行操作，任何疏漏都行操作，任何疏漏都 会导致会议的失败。会导致会议的失败。 此外，现场负责人需此外，现场负责人需 要有随机应变的能力要有随机应变的能力 （参见（参见1414条）条）六、结束与细致的总结六、结束与细致的总结成功的会议需要有创 成功的会议需要有创 造性的规划；积极的谈判造性的规划；积极的谈判 和交流的技巧；规范的操和交流的技巧；规范的操 作和财务管理；优秀的包作和财务管理；优秀的包 装和系统的反馈。在会议装和系统的反馈。在会议 结束后总结一下你提供
5、了结束后总结一下你提供了 多少价值？什么是你公司多少价值？什么是你公司 的投资收益？与会者明年的投资收益？与会者明年 还会参加你的会议吗？将还会参加你的会议吗？将 这些答案汇总起来，应用这些答案汇总起来，应用 于下一次的会议计划。于下一次的会议计划。会议管理的十五个要素会议管理的十五个要素杭州伍方会议服务有限公司 七、争取优秀，而不七、争取优秀，而不 是完美是完美无论会议大小与 无论会议大小与 否，再好的会议计划否，再好的会议计划 都不可能达到完美，都不可能达到完美， 最重要的事情是建议最重要的事情是建议 、设计和修正。、设计和修正。八、了解会议涉及的八、了解会议涉及的 行业行业为了提供成功的
6、 为了提供成功的 会议管理，组织者必会议管理，组织者必 须了解会议所涉及的须了解会议所涉及的 行业，专业术语和行行业，专业术语和行 业整体趋势等方面的业整体趋势等方面的 内容。内容。九、不要为了省小钱九、不要为了省小钱 而在大事情上糊涂而在大事情上糊涂保证合作的供应 保证合作的供应 商提供高品质的服务商提供高品质的服务 ，千万不要为了省点，千万不要为了省点 小钱而牺牲了会议的小钱而牺牲了会议的 品质，到最后损失最品质，到最后损失最 大的还是你自己。大的还是你自己。会议管理的十五个要素会议管理的十五个要素杭州伍方会议服务有限公司 十、记住顾客永远是第一十、记住顾客永远是第一你的听众是你的顾客 你
7、的听众是你的顾客 ，他们会付帐给你，因此，他们会付帐给你，因此 他们必须要感受和接受到他们必须要感受和接受到 价值，他们必须要体会到价值，他们必须要体会到 此次会议的重要性。如果此次会议的重要性。如果 你觉得有什么事比顾客更你觉得有什么事比顾客更 重要，请记住：顾客永远重要，请记住：顾客永远 是第一重要的！是第一重要的！ 十一、合理控制预算十一、合理控制预算要学会分析并合 要学会分析并合 理地使用预算。额外理地使用预算。额外 花费的钱应该首先使花费的钱应该首先使 与会者收益。与会者收益。 十二、最大限度地使用技十二、最大限度地使用技 术术技术能给你很多帮助 技术能给你很多帮助 ，自始至终地尽可
8、能多使，自始至终地尽可能多使 用技术，使得顾客和工作用技术，使得顾客和工作 人员都能很轻松地运用技人员都能很轻松地运用技 术，但是，必须记住不可术，但是，必须记住不可 用技术代替人与人之间的用技术代替人与人之间的 交流。（技术的运用参看交流。（技术的运用参看 “多媒体会议包装多媒体会议包装”）会议管理的十五个要素会议管理的十五个要素杭州伍方会议服务有限公司 十三、清晰而明确的十三、清晰而明确的 沟通沟通清晰而明确的交 清晰而明确的交 流是整个项目成功的流是整个项目成功的 关键。想象你是一个关键。想象你是一个 与会者，不了解内部与会者，不了解内部 的计划、程序或是后的计划、程序或是后 备工作，如
9、何在最短备工作，如何在最短 的时间内了解这一切的时间内了解这一切 呢？呢？十四、成熟的危机管十四、成熟的危机管 理理针对不可预见的 针对不可预见的 问题与可能的场景危问题与可能的场景危 机，必须准备好解决机，必须准备好解决 方案，将最坏的结果方案，将最坏的结果 罗列出来，然后逐一罗列出来，然后逐一 提出解决方案。提出解决方案。 十五、提供足够的价值十五、提供足够的价值为了满足与会者的需 为了满足与会者的需 求，一个会议项目应该能求，一个会议项目应该能 提供给听众有用的价值，提供给听众有用的价值， 无论是教育还是培训抑或无论是教育还是培训抑或 是新产品发布会或经销商是新产品发布会或经销商 会议会议-内容是关键，充实内容是关键，充实 的内容将使价值在会议中的内容将使价值在会议中 得以体现。得以体现。会议管理的十五个要素会议管理的十五个要素杭州伍方会议服务有限公司 谢谢 谢谢 观观 赏赏杭州伍方会议服务有限公司
