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1、部门助理人员培训提纲岗位规范职能部门职能简介常见事务的办理流程相关技能培训（沟通协调、信息处理等）助理人员的岗位规范l岗位特征、角色认知l岗位任职要求l岗位主要职责规范l岗位禁忌岗位特征、角色认知l繁要求心态饱持耐心l杂要求业务了解全面l多要求细心而无遗漏l乱要求知缓急能条理l信息管理专家l领导的好助手l部门的好管家l员工的好后勤l公司部门业务管理流程的维护者和最常接触者岗位任职要求l（一）品行端正，为人正派；l（二）严守工作纪律，保守公司机密；l（三）具有高度的责任心和良好的敬业精神；l（四）具有较强的口头和文字表达能力；l（五）熟练运用计算机办公软件。岗位主要职责规范l基本岗位描述：（一）
2、起草各种文件； （二）签收、登记、分发、印制和传递各种文件； （三）负责各种文件的立卷和归档； （四）分管领导主持会议时担任记录； （五）为领导安排工作日程，包括会客、用餐、出差等具体事务； （六）为领导工作提供方便，主动收集各方面信息资料； （七）保持领导办公环境的整洁； （八）完成领导交办的其他工作。l工作要求：（一）妥善处理文件1、根据领导的指示及时完成文稿的草拟、打印、校对、签发工作； 2、根据文件的性质及时完成来文的签收、登记、分发、承办、催办、查办工作； 3、根据公司的有关规定及时完成来文和发文的立卷、归档和销毁工作。（二）保守公司机密 1、 各级文秘人员必须树立极强的保密意识，对
3、于工作中接触到的各种信息绝不对外传播； 2、秘密文件不得擅自翻印、复制，传送涉密文件必须亲自操作； 3、文件和工作记录本必须妥善保管，如遇丢失或被盗必须上报； 4、文秘人员所使用的计算机和通讯设备必须设置密码。 （三）全面收集资料 1、收集整理公司各级领导的联系方式资料； 2、收集整理领导工作范围所涉及的政府部门、重要客户和重要社会关系人员的联系方式资料； 3、收集汇总领导工作范围所涉及的公司管理的各项规章制度文件； 4、为妥善安排领导接待客人、出差等需要，收集汇总有关宾馆、饭店、旅行社等方面资料。 （四）保持良好的礼仪形象 1、文秘人员在工作场合必须穿着职业装，行为举止端庄，不得化浓装； 2
4、、接听电话礼貌得体，根据来电的性质判断是否接入领导办公室。领导不在时，不轻易将领导行踪告知不了解的人，重要事务及时通知领导； 3、客人来访时应热情接待迎送。岗位主要职责规范岗位禁忌l原则性不强；l责任心不强；l保密性不强；l不熟悉公司、部门内部管理流程；l不注意个人举止形象；l不能合理规划时间l必须： 养成经常关注内部网的工作习惯 养成定时接受邮件，仔细查看的工作习惯职能部门职能简介常见事务办理的流程l常见财务事项办理流程l常见人事相关事项办理流程l常见行政后勤事项办理流程l常见技术服务事项办理流程l常见法律事务办理流程常见财务事项办理流程l相关事务咨询：唐丽 魏海涛 1556l一、财务审批
5、支出的审批权限 支出审批程序l计划内报销 经手人、证明人（持原始凭证）直接上级经理总经理（部门负责人）财务部 l超计划报销 经手人、证明人（持原始凭证和超支报告）直接上级经理 总经理（部门负责人） 专业公 司总经理/分管副总裁 常务副总裁(总裁) 财务部 计划审批内容l时间要求 ：每月25日前l购买日常办公用品和耗材之支出计划l固定资产与办公家具（包括机房与OA设备）l参展/会费l境外展览会l差旅费l工资、奖金的支出l业务提成的支出l劳务费、稿费的支出l部门费用：利润中心部门费用包括业务交通费（含油费、保养费、过路费、搬运费等）、市内快递费(不 含项目快递费)、礼品费(不含库房礼品)、业务招待
6、费、自购办公用品、部门团队活动费等；职能部门费 用还应包括资料费、名片费、领用办公用品费(不含库房礼品、硒鼓等耗材)。部门费用不得超出季度总 额使用及预支，但可以累计使用。年度未使用完的部门费用，可累计到下年度使用。l项目费用常见财务事项办理流程l报销手续： 严格执行财务报销制度，款项支出时填写支出凭单并将发票（所有票据须开明细发票，经 手人须在票据背面签字）交给财务。需要由客户或分公司报销的要向财务注明并留复印件 ，原件给客户。 计划内报销必须提供的原始凭证：版面费、印刷费（出片费）、发行(邮寄)费、手机费、 广告代理费、办公用品、低值易耗品（机房用耗材）、资料费、差旅费、部门费用、项目 费
7、用 超计划报销手续必须据前述审批程序报销l借款报销的管理 为加强财务管理，督促各部门借款及时报销，所有人在借款时须注明报销预计时间（北京 当地：除差旅费外，五个工作日内报销；外地：不超过四个星期）。逾期不报者，财务部 直接通知人事部核扣经手人或责任人奖金/工资。常见财务事项办理流程l二、出差相关办理岗位负责人：方雪郎 出差及费用报销操作规范：内部网出差人员出差需持有经部门经理、总经理签字的出差申请表，申请表中 需注明部门名称、出差人姓名、出差时间、地点、出差事由、 出差来回乘坐 交通工具、预计差旅费金额等凭申请单办理借款手续后将申请单分别交 人力资源部、财务部存档。因工作需要超过20天以上的出
8、差，将根据实际情况降低差旅费用补助标准， 具体标准由部门总经理规定报公司常务副总裁批准。对于出差人员丢失车票的情况，由出差人填具“差旅费车票丢失准予报销申请 表”，并由证明人签字证明及总经理批示签字，以此申请表作为原始凭单进行 报销入帐。常见财务事项办理流程l三、印刷费、出片费、发行邮寄费、版面费工作流程l 帐务负责人：张桐、凭证复核人：方雪郎、报表审批人：包华印刷费、出片费工作流程l各业务部门按照集团统一格式的印刷费明细表和出片费明细表分网刊期次填写本部门当 月发生的印刷费明细表和出片费明细表，经总经理、验收人、制表人分别签字确认(其 中验收人应是本部门验收刊物印刷数量的人,只在印刷费明细表
9、上签字确认印刷数量)。l部门应在下月第三个工作日之前将数据已经核对准确并且签字齐全的印刷费、出片费明细表 报送财务部负责人。 发行邮寄费工作流程：l各业务部门按照集团统一格式的发行邮寄费汇总表填写本部门当月发生的发行邮寄费，经总 经理、审核人、制表人分别签字确认。l 部门应在下月第3个工作日之前将核对准确无误的发行邮寄费汇总表报到财务部。 广电事业群、家电、IT等部门，由部门自己单独报送。 其他部门则统一由行政部马勇报送,（化工事业群自己会做一份汇总表,以和马勇的数据相 核对）。 注：因为行政部马勇负责的部门较多，各部门签字需要一定的时间，如在规定的时间内有 部门未签字确认，财务部会先按未签字
10、的数据进行相关费用的计提，如期后数据有所变动 ，会统一在下月调整。l 版面费工作流程： .常见财务事项办理流程l四、项目会计核算流程 （一）业务部门申请立项，填写“立项申请表”（CWFA-2002-004a）,编制“项目收支核 算表”（CWFA-2002-004b）的“预算部分”，逐级审核，并据此执行。 （二）已审批的“项目收支核算表”“预算部分”，由财务备案，财务部据此执行并监控 相关的费用支出、借款、报销等，继而进行相关财务处理，并即时更新“项目收支核算表 ”的第二部分“核算部分”。 （三）项目完结后申请“结项” 填写“项目完结申请表”（CWFA-2002-004c）,并进行费 用报销、清
11、算。 （四）财务人员编制“项目收支核算表”的“考核部分”，逐级审批并归档。l五、业务提成发放操作规程 各业务部门应将该部门最新的业绩考核办法（或提成办法）复印件报财务部备查 业务部门和财务部门的双重监督、控制作用：l由业务部门自行计算提成： 该部门编制的业务员提成 / 外勤明细表 和 业务人员提成计算表均需经该专业公 司总经理和负责该部门提成审核的财务人员确认签字后方为有效。l业务部门提成由财务人员计算： 财务人员编制的业务员提成 / 外勤明细表 和 业务人员提成计算表，需经该部门 相关人员及总经理确认签字后方为有效。常见财务事项办理流程各部门业务员业绩提成发放形式：la) RMB2,000元
12、以内（含RMB2,000元）部分.lb) RMB2,000元以上的部分，为加强支出与业务的联系，与业务相关的费用报销 ，应由各业务部门收齐、粘贴好相关票据，分类统计，填写好报销单，经该专业公 司总经理签字核准，并于发放日由财务部以现金形式发放lc) 如个别业务人员无法在实际发放日前提供有效外勤票据，则该部分金额将与次 月10日所发工资合并计算并代扣代缴个人所得税。 提成报表提交和发放时间要求：l每月15日前，财务部或业务部门将已签批、准确的业务员提成明细表、业务员外勤明细表 及报销单据统一报送财务部专职人员，进行提成和外勤的统计、汇总、报表。l每月18日，财务部专职人员将业务员提成汇总表、业务
13、员外勤报销汇总表报送常务副总 裁和财务总监签字审批。l每月1819日，财务部汇总制表人员将由银行代发部分的相关资料向银行报盘，同时做好20日 发放现金的准备工作。l每月20日，发放业务员提成，包括以存折、现金、外勤报销等方式发放。l如受其他客观因素的影响，部门需要延迟提成明细的报送时间，均需由部门总经理签署相关说明 交财务部备案，但部门报送时间不得超过当月19日，财务人员统计汇总完成后于当月20日报送。 所有迟于当月19日报送的提成明细（除有CEO特别批准外），当月一律不予发放，推迟到次月 20日一并计算发放。l以上时间规定，如遇节假日、休息日依次顺延；常见财务事项办理流程l六、其他事务： 各
14、部门申请购买IP卡的审批程序如下：l 1. 由“部门总经理“在设备申请单上签字审批；l 2. 交技术部审批；l - 金额在RMB 1,000元以下由审批；l - 金额在RMB 1,000元以上由审批。l 3. 财务中心查核申请单内容无误后交“财务总经理“加签；l 4. “出纳“予以借款/报销。 常见人事相关事项办理流程l部门人员介绍： l 主任：张 率 电话：82211400 l主管：陈 晖招聘面试 电话：82216691 l 于淼、石建华 保险福利 电话：82211822-6691 l 韩 丹 工资制作 电话：82211822-6690 l 罗 宇 员工管理 电话：82211822-669
15、0 常见人事相关事项办理流程 招聘面试 入职手续 转正手续 岗位变动 离职手续 解聘手续 考勤管理（有运营管理中心工作手册可以发给大家）培训流程： 公司培训： 接到报名通知报名得到部门负责人认可报送培训部配合 进行相关培训反馈 （学员请假需得到部门负责人同意并向培训部请假） 部门培训： 得到部门培训信息告之培训部备案（按照需要，安排培训部人员 列席）相关报道常见行政后勤事项办理流程l相关事务咨询：行政部 李媛 / 甄月 1422l1）申请用车：在公司内部网下载 “用车申请单” 内容填写详细，由部门经理签字确认。职能部门需由常务副总裁签字确认。l2）申请入住慧聪园：在公司内部网下载 “慧聪园入住申请单” 详细填写后，由部门经理签字，经行政部经理签字后方可入住。l3）借用投影仪：如事先预约需到行政部登记。借用时到行政部登记。l4）办公家具变更：内部网下载 “家具变更单” 详细填写内容，经原使用部门及现使用部门经
