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1、TNQ400-14如何使用Microsoft Outlook 管 理大量的电子邮件、事件和数据 本期讲座的预备知识u在本期讲座之前您应该了解：Microsoft Exchange Server的基本知 识Microsoft Outlook的基础知识u本讲座将涵盖Microsoft Outlook的所 有主要内容本讲座知识点一览u使用Microsoft Outlook 2000的功能管理 您的收件箱和日历u有Exchange Server时如何使用Outlooku使用Outlook作为POP3/IMAP4客户Outlook 2000 界面示意图 Outlook 使用技巧u组织工具分类、过滤、查找
2、、显示信息标记、恢复已删除对象邮件规则向导u信息使用各种格式：RTF, HTML, Word或纯文 本自动添加签名u集成日历u联系方式管理Outlook 收件箱示意图Outlook 日历示意图Outlook 联系方式和任务栏 示意图小测验u什么时候应该使用多信息文本（Rich Text）格 式? 给Exchange用户发信时u给别人发送联系方式和发送名片（vcard）有什 么区别？ Vcard是一种Internet标准uIcalendar明细表包括哪些内容? 空闲时间/已占用时间，通过Internet发送/接收 会议邀请Outlook 使用技巧 远程特性u离线存储在PC机上创建.OST文件用以
3、存储收件箱和其 它重要的 Outlook文件夹信息使用Tools菜单中的Synchronize选项 (或按F9 键) 进行复制过滤功能u离线地址簿u离线文件夹/远程邮件展示u其它信息服务展示Outlook 2000 信息存储最佳操作u将新邮件发送到服务器存储器上硬件故障时邮件不受损失别人能够看到你的日历u建立离线存储器在PC机上建立服务器存储器的副本，可以象在 线一样进行访问u配置AutoArchive将较早的信息存储于个人存储器中，使服务器 上的信息不超过服务器存储器的限制最佳操作 来自微软员工的建议u将来自管理人员和主要客户的信息用不同色彩作标 记u对经常使用的公用文件夹建立个人收藏夹u如
4、果您是某个分配表中的一员，请使用邮件规则移 动发给该分配表的邮件对每个分配表使用不同的文件夹有的用户将这些分配表文件夹保存在个人存储器（ PST）里；务必经常将PST文件备份到磁带或另一台计算 机上最佳操作 来自微软员工的建议u接受任务后创建一个任务项，按照任务截止日期对任 务进行分类按照发件人或截止日期标记任务的重要性对情况报告、费用等项目使用循环功能u不要拖泥带水! “好马不吃回头草” 对电子邮件同样适 用；当电子邮件到达时马上进行处理，在个人文件夹 中归档、回复或删除u在发送前检查您的信息；自动拼写检查功能会对您有 所帮助，但您仍须检查语法、语调或内容是否清楚最佳操作 来自微软员工的建议
5、u创建邮件规则，将所有您出现在收件人（ TO）栏中的信息转到TO文件夹中；而将其 它的信息转到“抄送”（CC）文件夹中u有的用户将上司发来的信息转到一个专用 文件夹中；有的则设置收到上司信息时计 算机会给出提示信息u使用Auto-Archive功能将时间超过两个月 的信息存到个人存储器（ PST）中请您参与u您的Outlook/电子邮件最佳操作是什么?u您的用户最常问的问题有哪些？请注意电子邮件的礼节u您应该了解不同类型的人、团体、文化、生活方 式、背景、性别以及种族u回复一则信息时，通常您应该使用“回复”（ Reply）功能（又称为小r）；只有当您感到您的 回复信息对每个人都有帮助时才使用“
6、全部回复” （Reply To All） 功能 u在发送附件以前检查它们的大小；或者考虑只发 送一个快捷方式u当您无法控制自己情绪的时候千万不要发送电子 邮件，也不要发送没有姓名地址的邮件小结uOutlook具有许多功能可以帮助您组织 您的电子邮件和活动uOutlook可以存取Internet标准邮件u有许多大家一致推荐的操作，可以使您 更好的使用Outlook如果您想得到更多的信息u请访问TechNet站点 http:/ 2000 from MS PressISBN: 1-57231-939-9u下列站点的Outlook文章或许会有所帮助 http:/ articlelist/o2koutlookarticles.htmu在下列站点您可以找到Outlook的使用技巧 http:/ 2000/articlelist/OutlookTips.htm致谢u作者: Jim Smithu制作人/编辑: Jim Stuartu感谢Paul Ligeski构思、策划 并审阅了本 次讲座讨论
