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1、项目二 办公室管理任务三 服务上司及安排值班v 工作情景v （总经理办公室）（上午11时）v 陈娴快步走了进来，大声说：“小宁，你赶紧问人事部我们公司有没有德语翻译人员？”“好，我这就问。”宁俐拔了内线电话，“喂，人事部吗？我是总办宁俐。请立即查一下公司有没有德语翻译人才？我等你电话。”“铃”，“有没有？没有啊，那算了。再见。”子任务一 文字记录v 陈娴主任已听到了，她说：“小宁，是这样的。刚才李总打来电话，说明天有一位来参加这次广交会的德国职业培训方面的专家要来我们公司洽谈合作事宜，你知道，德国的双元制职业教育方式世界闻名，我们集团目前教育培训这一块就是没什么起色，这一次机会难得，李总是抱了
2、很大希望的。你今天要能尽快落实这件事。”“好的，我抓紧落实。”子任务一 文字记录v （接待室）（下午3时）v 两位应试德语翻译的人员已坐在公司的小接待室里。宁俐向陈娴介绍说：“主任，这位吴小姐是广东外语外贸大学的德语研究生；这位王先生是广州市翻译协会推荐的中级德语译。”“你们好！”陈娴回头夸奖宁俐说：“想不到你这小女子办事还挺麻利的，这么快就找到了两位高手。”“我可是整个中午都没休息呢。这两位你来挑选吧？”“我可不懂德语，这样吧，两位我们都临时要了，正好李总想找德语的长期兼职翻译呢。明天上午9点，在公司小会议室，李总要与德国专家卡尔先生会谈，请你们两位明天8点半来公司吧。哦，记录的事小宁你来完
3、成。”子任务一 文字记录v （会议室）（第二天上午9时）v 会谈马上开始。宁俐已做好了充分的准备：记录用纸、钢笔、录音笔。下面是宁俐对整个会谈过程的记录原件：子任务一 文字记录南鸿股份有限责任公司记录用纸李恒寿总经理与德国职业教育专家卡尔先生会谈记录时间：2007年6月8日地点：公司小会议室人员：李恒寿（总经理）、卡尔（德国职业教育专家、德国斯图加特工商培训中心首席顾问）子任务一 文字记录v 李恒寿：欢迎卡尔先生百忙之中来到我公司，并就我公司教育培训方面的事情与贵国有关方面合作事宜作一交流，我代表敝公司董事长王大槐先生和全体员工对您的到来表示衷心的感谢！v 卡尔：经理先生，您太客气了！请您先介
4、绍一下贵公司在教育培训方面的一些情况好吗？我希望能听到我们双方都感兴趣的内容。v 李恒寿：我公司目前培训限于普通的保险、旅游、英语教育几方面，存在的问题主要有：一、生源。基本上是公司新招聘的员工和社会闲散人员，数量少，难以形成规模效应。子任务一 文字记录v 二、证书。公司只能发培训结业证书,或推荐 参加劳动和社会保障部的职业资格证书考试, 但缺乏系统培训且师资不足,通过率低,难以吸 引学员。公司曾试图与相关大学或省劳动厅职 业技能鉴定中心合作，但由于费用分成问题， 一直没有进展。v 三、实训。培训要有技能方面的操作练习，公 司曾让学员到一些部门实习，但难以上手，顶 岗实习难以做到，更谈不上有生
5、产效益。一些 学员参加公司这方面培训，就想得到公司聘用 ，结果往往不欢面散。实际上我公司做的是社 会培训工作，不仅是本集团公司的岗前培训。v 由于以上原因，我公司培训收费一直较低，即 使这样，仍然难以与一些大学或有政府背景的 培训机构竞争。希望通过与国外特别是像贵国 这样有历史、有经验、有相当美誉度的培训机 构合作，在这一方面有所突破。谢谢！子任务一 文字记录v 卡尔：谢谢李经理坦诚相待，说了这么多肺腑之言。据我所知，贵国一些地方已经引入了英国BTEC教学模式，也对敝国“双元制”教学方式有所了解。我公司是敝国政府教育部批准的学历教育培训机构，所发文凭与普通大学文凭在我国均一同看待，在世界范围内
6、承认度也比较高。目前我公司想尽量多地与一些国家进行学员交流，当然到我国学习是要自费的，但只要每次去的学生达15人以上，我们可以免除带队人员的费用，且能对教师进行更高层次的培训。您刚才说到的生源、证书、实训等问题，我想可以通过我们双方的合作来解决。子任务一 文字记录v 卡尔：比如说，证书可以发我国教育部承认的学历证书，实训则更是我公司的强项，这样就不愁招不到生源，据我所知，贵国目前对海外学成归国的人才还是比较重视的。具体的事项，我们双方可以先签一个意向书，等我回国之后再讨论细节问题，如果没什么其他障碍的话，我看一个月左右我们就可以签订正式合同了。好吗？v 李恒寿：好的，那请您到贵宾室稍事休息，我
7、们马上草拟一份意向书，您同意的话我们就可以达成初步意向了。v v 记录人：宁俐v 整理人：陈娴、宁俐子任务一 文字记录v 技能实训v 请根据李总经理与卡尔先生的谈话记录，参照相关知识，写一份双方合作的意向书。v 评价参考v 格式正确。（10）v 标题恰当。（10）v 导语、主体、结尾内容忠实于会谈记录。（60）v 语言准确，表达清楚。（20）子任务一 文字记录子任务二 安排商务旅行v 工作情景v （总经理办公室）陈娴：“小宁，根据 前天与德国卡尔先生会谈结果，李总和 培训中心邝达明主任将于半个月后飞往 德国斯图加特与对方具体商谈合作的事 。现在要做的事，一是办理出国手续的 事，昨天对方已传真来
8、了邀请函，应该 没什么问题，但要花时间办理；二是制 定这次商务旅行的计划，要与对方充分 沟通好之后再能确定。这两项办好后就 是订机票，要到公司财务部预支相关费 用。这周还有几天，我们俩一起做吧。 这里有一份李总上次去澳大利亚出差的 旅行计划表，你先看一下。”李恒寿总经理赴澳商务旅行日程表广州悉尼 2005年1月8日2005年1月10日 1月8日 （星期三）上午9：00乘中国民航CA885次班机由广州至悉尼 晚上20：00抵悉尼，里特先生接机，住悉尼中国大酒店晚上21：00与内达华先生在酒店共进晚餐1月9日 （星期四）上午9：00与内达华先生在公司会议室会谈（需用02号材料在公文包内）中午12：
9、00与内达华先生共进午餐下午15：00与内达华先生继续会谈（需用的03号材料在公文包内）晚上18：00在酒店用晚餐晚上19：45拜访王大杨先生（里特陪同，礼品在手提箱内）1月10日 （星期五）上午9：15乘CA886次班机回广州（刘大鹏副总接机）备 注悉尼中国大酒店：悉尼大街号，电话： 联系人：里特先生，悉尼大街号，手机： 会谈人：内达华先生，ADDE公司总裁，悉尼大街号，电话： 中华人民共和国驻悉尼总领事馆：悉尼大街号，电话：v 宁俐：“写得挺详细，哦，还一式四份呢，都给谁？”v 陈娴：“四份表必须有明确去向。给李总本人两份，他好给家人一份；一份我们办公室存放；一份给公司存档。至于办理出国手
10、续，这里公司有一份介绍材料，你先看一下。”子任务二 安排商务旅行出国手续办理须知v 各部门：v 鉴于目前公司境外业务激增，公司人员办 理商务出国手续的需求也越来越多，为了 节约时间，提高工作效率，请拟出国员工 认真阅读本须知，及时准备相关材料。v 一撰写出国申请v 写明出国事由、路线（需商谈公司所在国 名）、日程安排（具体商务活动时间、地 点及回国时间）、人数、相关说明（国外 公司邀请函副单；出国人员名单，包括姓 名、年龄、性别、职务职称等）。出国手续办理须知v 二办理护照v 1证照准备：广东省商务厅的出国批件 ；出国人员政审批件；国外合作公司的邀 请函原件；所有出国人员每人4张2寸正面 免冠
11、相片。v 2去广东省公安厅出入境管理处办理， 包括填写有关卡片和申请表格。v 3护照检查：姓名、出生年月、地点等 ，确认无误后签名收取。v 三办理签证v 可委托权威的代办机构办理，也可亲自前 往相关外国驻穗使领馆办理（见附表）， 办理时交护照并填写签证表。出国手续办理须知v 四办理国际预防接种证书（“黄皮书”）v 护照和签证办好后，应到公司办公室开具介绍信，到广州市卫生检疫局办理卫生检疫和预防接种，合格后领取黄皮书。领取时应认真检查清楚，避免出现不必要的差错而延误出国事宜。v 五办理出境登记卡v 到广东省公安厅出入境管理处办理时，需带上出国人员的护照、户口簿、居民身份证等有关证件。v 六订购机
12、票v 携带护照到各航空售票点办理。拿到票后需查验项目：姓名拼音是否与所有出国证件的拼音相符；所有航程的每一个航班是否都有乘机联，每联黑精线框内容是否与计划旅程一致；每航班起飞和降落的时间和地点；定座栏内是否有“OK”；票面是否清楚，有无涂改及v 盖公章。v 七办理保险v 保险适用于意外事故，如人身事故、医疗及行李丢失。我公司一般交由美国友邦保险公司全权办理。出国手续办理须知附：外国驻广州使领馆地址及电话一览表名称地址电话邮编澳大利亚总领馆环市东路339号1505室020-88312738510095德国驻穗总领馆沙面北街103号020-81922566510130美国驻穗总领馆商务 处流花路中
13、国大酒店商业楼12楼020-81882222510015加拿大驻穗总领馆广州市流花路中国大酒店商业大厦801室020- 86660569/8667240 1510015日本驻穗总领馆广州市环市东路368号花园酒店大厦020-83338999转 7357/7358510064南鸿股份有限责任公司（章） 二OO五年十二月一日v 技能实训v 1请根据李总经理去悉尼的商务旅程表，制定这份去德国的商务旅程表。v 2出国旅行常遇到不习惯的时差问题，国际规定以英国格林威治时间（GMT）为标准时间（STANDARD CLOCK TIME）。地球的两个半球分为东八区和西八区，东八区时间比GMT早，西八区比GMT
14、晚。对于出国人员来说，调整时差必不可少。通常计算是以经线划分，即格林威治以东，每15度加1小时，以西，每15度减1小时。请根据下表所给数据，准确填写时差的换算结果：子任务二 安排商务旅行英国（ 格 ）中+8美（纽 ）- 5加（东 ）- 8法+1澳+101：009：0018：0022：00子任务二 安排商务旅行v 评价参考v 商务旅程表格式恰当。（10）v 内容符合情景素材，具备可操作性。（50）v 时差表换算准确。（40）子任务二 安排商务旅行v 工作情景v （总经理办公室）陈娴：“大家都到齐了， 下面我们开办公室工作会议。今天会议内容 主要是值班工作。眼看“十一”黄金周要到 了，公司大部分部
15、门都要放假，但总经理办 公室需要有人值班。公司繁杂的事务很多， 值班工作更是丝毫马虎不得。值班主要就是 做好以下几点：一是处理来电来函；二是负 责接待；三是领导交办事项；四是各部门的 沟通和协调。小宁，你把公司的值班工作制 度复印几份，到时每位值班人员人手一份， 与值班表一同发下去。值班表由小宁拟一下 ，要能做到与各部门协商好，再写好交给我 ，最后请李总审定才能执行。”任务三 安排值班工作v 宁俐：“下面我发一下公司值班工作制度，请大家认真看一遍。然后李主任会作一次讲解，有什么问题大家提出来一起交流。”任务三 安排值班工作值班工作制度一.坚守岗位。值班人员在规定的值班时间内，一定要做到人不离岗
16、，保证通信畅通。有事必须提前请假，而且要等到临时替班人到达时，才可离可岗位。交接班时一定要做好情况交接，以保证工作的连续性。二做好记录。做好电话、接待记录，并记好值班日志，对值班过程中所处理的各项事务必须如实记录。三做好接待。对待来访者要做到热情友好而又不失原则，验明身份并问清意图后，只要不涉及秘密事项，应给予尽可能的帮助。四加强安保。热情接待与严格安全保卫制度共同遵守。值班人员必须要提高警惕，不可麻痹大意，遇到紧急情况立即报警，并尽可能地向领导和保卫部门报告。五领导带班。每次值班安排时，一定要有公司部门负责人以上职位的领导作为带班人亲自参与值班工作，以处理突发事件。南鸿股份有限责任公司（章）二OO五年一月一日值
