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1、国际贸易基本流程2011-08-05Marketing dept.跟单具体流程及注意事项订单前订单前下单下单生产生产出货出货订单开发、订单开发、PIPI签订签订生产单生产单进度进度/ /质量质量物流物流/ /余款余款/ /单据单据反馈、翻单反馈、翻单国际贸易基本流程图解第一阶段 订单前期开发工作一 、各项客户资源，联系跟进。 询价信息 展会信息 网络开发二 、报价及样品邮寄。不同客户及询价类型的针对性报价 报价条款及注意事项 样品和相关文件邮寄流程及注意事项 报价条款及注意事项 1) The above quotation is based on FOB China Port terms, n
2、ot include the Fumigation Charge $90/container and the ORC charge $141/container (if have MOQ: 1x20GP per model if have production schedule) Iff to south Asia lines,would not include EBS RMB 900/20GP , RMB1800/40HQ . if the exchange fluctuation rate is above 2% before the balance is received, then f
3、inal balance will be paid according to value day rate,I,.e. original balance amt*6.43/value day rate.If the fluctuation rate is within 2%,the loss wl be borne by the seller. 3)the price wl be subject to change without notice due to the execution of new government policies or new International policy
4、 4)The price is valid before xxxx-xx-xx同时需结合本部门的实际情况，对报价条款进行增加或调整，具体由部门负责 人制定。样品及单据邮寄流程 (1) 预付国际快递：Dbserver行政人事部对外资料3、培训资料1、新员工入职培训教材行政内部文件企业制度宣讲YKL-XZ-023国际快递业务操作流程（试行）样品及单据邮寄流程(2) 到付国际快递： 到付账号确认（快递公司）到付样品重量/清单确认（客户 ） 寄件 到付样品重量/清单确认（客户）到付金额确认（财务） 寄件(3) 国内快递：直接将填好的运单交给部门经理确认签字后即 可寄出。 样品邮寄注意事项 1) 未建立
5、合作的客户索样原则上皆为“我司免费提供样板视货值而定，若为大件 样品，或有较高货值样品，则需收取样品费，客户提供到付帐号或将寄样品所 需的快递费T/T或WESTERN UNION（推荐）给我司。2) 客人提供到付帐号以后，及时查询其帐户是否有效,同时告之样品重量/清单， 得 到客户确认并核实账户有效后方可寄样。3) 无账号到付，需有客户对样品重量/清单和愿意接受到付的书面确认，但一般 不 推荐此操作，极易遭拒付。4）样品寄出后， 应在当天以邮件通知客户告诉其运单号。并在快件寄出去4天之 后要主动通过相关网站如：http:/www.track- 进 反馈。5）如客户通过电汇预付样品费，业务员需等
6、金额到帐后才能安排寄样，寄样申请 书上以财务确认到账为依据; 由于样品费金额较小，一般要求客户选择“西联”方式给 我司支付样品费.6)若由我司付费寄样需由部门经理及副总经理批准方可。老客户免费寄檔或样品 需财务和部门经理确认其身份，当其索要样品重量及次数多于其下单频率 1次 时需6)与部门经理和总经理确认。（基于其下单金额和利润额）7)7） 已下单客户在合同中索回样品寄费： a） 在合同中只返还我司的实际到账金额，而不是客户汇出的金额。需考虑到有银 行手续费，我们的实际收款是小于汇出金额，因此不能按汇出金额返给客户。 b） 如寄费金额大于100美金则我方应分批返还（原则上返还运费的比例应小于合
7、同 金额的0.005） （尤其对于金额较小的合同，应主动向客户解释合同金额小， 利润微，需要分批还样品费）8) 样品的申报价值应在至少在$1.00以上9) 向新客户第一次寄单/样品时，应该了解客户有无其它明确需求，可安排同时 寄出其它部门产品册。10）寄样/件时，你可能还可以用到以下材料： 公司建材一体化手册针对工程类客户及一体化经销型客户其它部门产品册 针对客户对某产品有明确需求 公司荣誉手册针对海外华人客户 公司小纪念品便于邮寄不增加重量时都可以寄送10）及时的寄样登记工作每次寄出的样品和单据， 要按日期、国别、客户名、样品清单或单据单号、快 递公司名和运单号码都录入到CRM系统（客户关系
8、管理/收递收发登记），便于 日 后跟进。11）各快递公司联系方式DHL： 800 810 8000 帐号： 600332349 Fedex: 800 988 1888 帐号： 265343554 TNT 800 810 9868 需要客人从国外指上门取件 第二阶段 ：下单及订单执行订单的确认是业务与客户、业务与工厂（采购员）进行的双项 确认。签定PI前业务员应递交草拟的PI交与部门负责人审批 核算签章。经确认后方可执行合同，否则视无效合同。有效执执行客户业务生产信息1信息2信息3PI要素： 产品的准确详细描述； 单价的准确性； 贸易方式（保险及运费的描述）； 付款方式； 产品包装； 交货期；
9、需给客户提供的单据清单的描述； 我司银行资料的准确描述。 制作PI 以及相关注意问题PI 上的要素PI 右上角的文字部分 1) FOB/C若是%之几？是，10% 5) 正本B/L CO Form E 6) 产品品名：Sanitary ware/ Shower fittings 7) 客户指定货代，待定 8) 是否拼柜，拼柜部门，单号，交货期 9) 客户特殊要求 10) 该客前参考订单号：YS19380 Checking List:库存状况或和生产排期采购人员向工厂查客户所欲订货物的库存状况（花色、数量、包装、底标等信息），或者 按单生产所需生产周期。交货期的确认保守的交货期确认应考虑到如下因素
10、 订金到账时间（一般3-5天） 内部确认时间（1-2天） 工厂生产时间（根据产品） 工厂收款到账时间（1-2天） 订舱时间（视海运旺淡季） 商检拖柜时间（视内陆运输繁忙程度） 异常事件时间（生产及物流环节都可能出现）基于以上因素，如何写交货期信息应在向生产人员了解生产情况后，向业务负责人请示。L/C付款方式时必需留有充足余地（20-30天）以避免无法控制的突发事件影响交单议付。 限重 不同国家、不同客户对集装箱的限重要求不一样，报价/制立PI前需与客户确认其 接受重量，并据此计算实际的Max load核算报价。 迟交货条款 PI上不主动显示关于迟交货的条款，但如果客人强烈提出，则按照国际惯例描
11、述， 一 般是延迟一个星期罚千分之五，罚金总额不超过百分之五。因此向客户报交货期时 需 严谨，不得随意。 计件单位 PI、Invoice、Packing list、商检/报关资料、 B/L信息等计件单位一律以“PACK”出 现！“PACK”为范围最广的计件单位，其函盖“CARTON，CASE，WOOD CASE等 一切个性计件/包装单位！）例：某OP将B/L中计算单位显示为Carton导致业务员要求其改为wood case， 从而产生改单费。 分析：若单位显示为PACK，则无需因单位问题而去改单，并发生不必要的费用； 另从某种意义上讲，CARTON可理解为木箱的同等单位，虽牵强，但应无需改单
12、保险 险率为FOB value*1.1*0.3%,货前全款，我司可不买保险，但要提醒客户一定要自行购买，或由我方代买，在 PI中将险额加入。货后全款及L/C：必须做CNI(FOB+ Insurance)条款，在PI中将险额加入。若客户 坚持自买保险，业务员必须向部门经理汇报。由于存在海运途中发生货物受损（比如因托盘倒塌导致货物受损）的潜在严重风 险，为将损失控制在最低水平，再次要求日后所有订单需要求客户支付保险费 用。对于不愿向我司支付保险费用的客户，需向客户明确我司不承担因货物在 运输途中引起的受损索赔。If you find goods damage upon goods arrival
13、at port or warehouse, pls stop unloading goods and call the INSURANCE COMPANY listed at the INSURANCE POLICY immediately for damage report , at the same time keep us noted of the case. For shipment to Africa, pls check the goods status at port .No claim could be allowed at warehouse.对于我司购买保险的订单，业务员需
14、及时到财务领取保单复印件，EMAIL给客 户，提醒客户若卸货时发现货物受损，应立即联系保单上所列明的保险代理人 进行事故评估。对于出口至非洲国家的货物，客户需在码头对货物进行是否完 好的检查，不接受仓库索赔。 信用证操作注意事项 L/C开立申请书 要求客户正式开证前必须提供L/C Application给我司 L/C条款审核 客户提供申请件后，由业务人员、财务、船务对LC各项条款进行审核。对 不符合要求的L/C要求客户修改。 正本L/C再审 有可能会出现客人同意修改但实际正本仍存在一定不符点的情况。可根据与 客户联系进展状况及客户的购买意愿程度进行相应的生产准备（暂不向工厂 支付定金），具体下
15、一步操作需部门负责人的指示进行。在收到合格的正本LC后, 应第一时间通直知各部门执行定单 包装/印刷：原则我司不接受任何客户个性货包装, 尽可能使用我司品牌包装或中性包 装；若客户强烈要求 做个性化包装，需向部门经理及总经理汇报，不得擅自回复客户此类需求 ；经过经理和总 经理指示后可做OEM包装的,则要必须由客户提供以下两份文件,并将文件 交由总经理秘书室处 备案.:a).客户签章认可的有效商标证书, 包括客户主要营业地所在国货物销售国 中国 等相关地区的 商标证书.b).客户签章的保证函(具体内容请参照附件)业务人员初审L/C审单员核审部门经理复审业务副总终审L/C 审核生产单要素 产品的准确详细描述； 我司型号与工厂型号的转换 客人特殊质量要求 产品包装要求（纸箱、打托及包装标准） 交货期 拼柜样品清单 其它特殊要求业务员签字后，将生产单连同P/I交由负责人签字，交财务部加盖财务保密章 PI和生产单制作及分发部门/单据 PI 生产单财务正本 1正本 1商检副本 10业务副本 1副本 1生产无 0副本 1物流副本 1无 0合计 4 3单据的分发注： 1、若为LC，应在PI 和生产单上特殊注明， 并提示最晚装 船日期
