第6讲__秘书实务--信息工作

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1、 秘书实务（中）信息工作一、幽默+机智也吓你一下 张作霖有一天逛街时，突然被身后一 声吆喝吓了一哆嗦，回头一看，原来是个 卖豆腐脑儿的在叫卖。 张作霖大怒道： “给我抓起来！”小贩莫名其 妙地就被抓跪在地上。 “就地枪决！”张作霖 话音刚落，就听“砰”的一声枪响。小贩瘫倒 在地。不一会儿，只见小贩又爬了起来， 毫毛未伤。 这时，张作霖得意地笑着对小贩道： “咱们俩都被吓了个半死。” 张作霖手黑 寸土不让 有一次, 张作霖出席名流集会席上不乏文人 墨客和附庸风雅之人, 而张作霖则正襟危坐, 很少说话 席间, 有几位日本浪人突然声称, 久闻张大帅文武双 全, 请即席赏幅字画张作霖明知这是故意刁难,

2、 但在 大庭广众之下, ”盛情”难却, 就满口应允, 吩咐笔墨侍 候这时, 席上的目光全都集中在张作霖身上, 几个日 本浪人更是掩饰不住讥讽的笑容, 只见张作霖潇洒地 踱到桌案前, 在满幅宣纸上, 大笔挥写了一个”虎”字, 左右端详了一下, 倒也匀称, 然后得意地落款”张作霖 手黑”, 踌躇满志地掷笔而起 那见个日本浪人面对题字, 一时丈二和尚摸不着头脑 , 不由得面面相觑其他在场的人也是莫名其妙, 不知 何意 二、避虚就实 问题一：如果你知道一个女人怀孕了， 她已经生了8个小孩子了，其中有3个耳 朵聋，2个眼睛瞎，一个智能不足，而这 个女人自己又有梅毒，请问，你会建议 她堕胎吗？ 你杀了贝多

3、芬，她是贝多芬 的母亲。问题二：现在要选举一名领袖， 而你这一票很关键，下面是关于3 个候选人的的一些事实候选人A：跟一些不诚实的政客有往来，而且会星象 占卜学。他有婚外情，是一个老烟枪，每天喝8到10杯 的马丁尼。 候选人B：他过去有过2次被解雇的记录，睡觉睡到 中午才起来，大学时吸鸦片，而且每天傍晚会喝一大 夸特威士忌。 候选人C：他是一位受勋的战争英雄，素食主义者， 不抽烟，只偶尔喝一点啤酒。从没有发生婚外情。候选人A是富兰克林罗斯福候选人B是温斯顿丘吉尔候选人C是亚道夫希特勒 1941年1月27日，刚开完会的丘 吉尔来到唐宁街10号的一个小隔 间拍摄照片。然而，抽着雪茄的 丘吉尔显得过

4、于轻松，跟摄影师 卡特所设想的领导神韵不符，于 是卡特走上前去，把雪茄从这位 领袖的嘴里拿开。丘吉尔吃了一 惊，他被卡特的举动激怒了。就 在他怒视卡特的一刹那，卡特按 下了快门。这张照片在世界广为 流传，成为丘吉尔照片中最著名 的一张。 最后的总结是： 不要用既定的价值观 来思考事物！秘书实务（中） 信息工作相关知识 （一）信息整理 1，信息分类：字母；地区；主题；数字；时间。 2，信息筛选：看来源；看标题；看正文；决定取舍。 3，信息校核：溯源；比较；核对；逻辑；调查；数理统计。 （二）信息工作程序： 收集整理传递存储利用 （三）信息传递 1，基本形式：信件；备忘录；通知或告 示；传阅单；企

5、事业内部刊物；新闻稿 ；新闻发布会；声明；直接邮件等。 2，方法：语言；文字（文本；表格；图 表；框图）；电讯（电话；传真；电子 邮件；可视化辅助物；） 3，方向：内向和外向； 4，要素：信源、信道、信宿。 （四）信息存储 1，步骤：登记；编码；排列；保管。 2，方式：手工；计算机；电子化；缩微 胶片。 3，工具：文件夹；文件盒；文件袋；文 件柜、架。 （五）信息保密 1，注意事项：主要是注意在以下一些场合和 环节中强调保密。 （1）口头信息：交谈；电话；来访；会议。 （2）书面信息：登记；签收；传递；封存； 整理；送交；复印；传真；缩微；粉碎。 （3）电子信息：电脑；打印；核对；密码； 杀毒

6、；备份；高官讲话不避保姆酿大祸 最近，国家某权威刊物刊登了一个著名的案例，这就 是被称为中国保姆泄密第一案的案件。事发于1981年8月 ，A国某报在1个月内连续在重要版面刊登了我国领导人邓 小平前往某地视察行程和工作内容以及中国军队演习的消 息。此系严重泄露国家重要政治、军事秘密案。经过一个 多月的侦查，目标放在了一个叫詹玉红的在我党某重要干 部家当保姆的妇女身上。据詹交待，她有一个亲戚在A国 居住，年前，该亲戚介绍了A国某报驻京特派记者C君给 她认识，并告诉她此人可以帮她出国留学。为博C君欢心 ，詹玉红经常将在雇主家中听到的谈话告诉C君，后来发 展到向其提供国内的资料，并直接带其到雇主家中从

7、保险 柜取机密文件观看的地步，以致大量机密泄露，最终案发 。 2，保密范围 （1）文件；（2）会议；（3）科技。 （4）特定信息：人事、财务、产品、客 户。 秘书办公室： 陈纪：王俐，听说公 司要在外地设分部， 是在哪里设，都派谁 去啊？ 王俐：你的消息真灵 啊！这事还早呢，李 总还在考虑，还没调 查论证呢！哎，正好 ，我这里有我正在做 的一份调查表，你想 办法把这些数据落实 一下，我还要赶着给 李总写一份调查报告 呢，快点啊！三天后陈纪交上的调查结果 合肥地区旅游市场消费专项调查 4月份，风光公司在合肥地区进行此项调 查，共发出1000份问卷，回收有效问卷 875份，有效率为87.5。本次调

8、查采用 电话访问、散发问卷、街头采访等方法 进行。被调查者的背景资料1，文化程度文化 程 度硕 士 及以上本 科大 专高 中初 中小学 及下比 例 1.7 42.013. 432.8 8.4 1.72,月入月入5000以 上5000- 30003000- 10001000以 下比例3.310.946.739.13,消费者每年在旅游方面的支出调查表月支 出500元 以下201000- 500元2000- 10002500- 20002500元 以上比例 152025154,消费者对旅游价格的看法调查表对价格的看 法昂贵一般不昂贵不清楚比例37.045.31.716.0消费者对旅游广告的意见1,信

9、任程度可信程度可信不可信不清楚比例62.811.525.72,接触方式接触 途径报刊 广告电视 广告公司 宣传公司 上门 推销户外 推广 活动其 它比例 69.824.658.89.29.20.8消费者在自身权益受到侵害时解决途径调查表解决 途径找公 司找导 游向消 委 会投 诉向新闻 单位投诉自 认 倒 霉 比例27.34.545.513.622.7秘书实务（中）信息工作 总经理办公室： 李总：“小王，你到 市场部去把公司在国 内外的地接公司的所 有资料找来，作个整 理，第一，这些公司 的性质；第二，各个 公司接团的分成比； 第三，服务质量。” 王俐抱回一大堆资料， 仔细研究起来。风光公 司

10、可是个大公司，国内 外都有业务，资料很多 ，如何整理？她自有办 法：先把资料归类，分 为国内和国外；接着按 项找，公司的性质就是 国有、集体、私营、三 资等。再一一翻看这些 公司的具体资料，主要 是看与风光公司的分成 比和有无投诉等质量问 题。 王俐找了半天资料，得出以下一些基本数字： 风光公司在国内合作的地接公司有30家。其中 国营的10家，集体的有5家，私营的有10家，三 资的有5家；国外合作的地接公司有15家，都是 私营性质的； 分成比参差不齐。45家中，五五的有15家，四 六（你四我六）的有10家，六四（你六我四） 的有10家，三七（你三我七）的有5家；七三（ 你七我三）的有5家。 服

11、务质量。45家中，没有被投诉过的只有5家， 投诉过5次以上的有10家，投诉过3次以上的有 20家，投诉过1次以上的10家。 王俐初步得出这些数字，但目前还是凌乱不清 的，请代她用表格的形式反映出来，以便她能 及时交给李总。信息的加工和提供 信息的加工 充实与综合 提炼与摘要 归纳与分析 秘书如何提供信息 适事 适时 适度信息的传递、储存和检索 信息的传递 迅速、准确、保密 信息的储存 原件储存 目录、索引储存 软件储存 有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、 防虫 科学地存放排列 信息的检索秘书综合信息的方法 调查法 线索追踪法 一是从初级信息分析中发现有价值的信息线索，确定 追踪的课题，

12、返回到实践中去，充实新的内容，形成 高层次的信息； 二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线 索，确定选题后进行有针对性的收集； 三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索 ，从而不断扩充信息量。 借助外脑法 交换法 建立数据库怎样给领导提建议（一） 小王小张曾是同窗好友，又是两个单位任秘书。小王对单位 领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件事他 向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。 小王说：“我看你确实是幼稚，缺乏自知之明”小张：“你怎 么一点不同情我？” 小王：“你总是希望别人理解你同情你，可你理解不理解领 导，同情不同情领导。你以为自己什么都行，凡事都想说

13、上 几句，当然，说得对的，领导应采纳，但有时说得对的，领 导也不一定采纳。因为个人看问题的方法、角度不同。领导 需要站在全局考虑。你的意见对，但在全局看不一定行得通 。领导不采纳是正常的。” 小张：“那我今后不提什么意见和建议了。”怎样给领导提建议（二） 小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非问题 原则问题，一个意见最多提三次即可。提了三次领导不采 纳，说明领导有自己的考虑，即便某个问题处理不妥。领 导也会负责的。自己提了三次也尽职了。” 小张按小王的方法试了一段时间，果然有效。两人又见面 时小王说：“我们都是给领导当参谋的，既然是参与谋划 ，所提意见就有采纳和不采纳两种可能 ，不能

14、光想着自己 行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应是这 样。” 问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？ 秘书应如何想领导提建议？如何为领导出谋划策（一） A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到 问题总爱和A 商量，B 很纳闷，请A分析原 因。 A：“我看你主要是提意见多，提建议少， 提了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我 认为提意见是下属的事，拿主意是领导的事 。”A ：“领导也不是神，事事都有主意。我 接到上级的通知或下级单位的报告，都要认 真想一想，提出处理意见，不管领导采用不 采用，我都坚持这么做。时间久了，领导就 对我的建议重视了。 ” B： “那每次提几条 建议呢？”如何为领导出谋划策（二） A： “古人讲，上中下三策，就是每次提好 中差三个建议。我看主要是指决定命运的大 事。一般情况下，大多数事情，每次一条就 可以了。大事或吃不准的事，不妨多提几条 处理意见，供领导选用，即使提不出很好的 方法，起码也要有一点建议，帮助领导打开 思路。这叫一策备选，你不妨一试。” B按照A的方法做，一年以后，领导也经常 找B商量工作了。 问题：A和B在工作方式方法上有何不 同？