如何成为卓越的行政助理

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1、成为卓越的行政助理 清晰地规划目标是人生走向成功的第一 步,但塑造自我却不仅限于规划目标.要真正塑 造自我和自己想要的生活,我们必须奋起行动. 莎士比亚说得好：“行动胜过雄辩“ 一旦掌握自我激励,自我塑造的过程也就 随即开始.以下方法可以帮你塑造自我,塑造那 个你一直梦寐以求的自我 立足本职立足本职行政助理要为企行政助理要为企 业和社会的发展作出更大贡献业和社会的发展作出更大贡献 一、本职： 1财务清晰 2费用节约 3团队廉洁，人人奋发向上 二、怎样才能贡献好呢 1自身修养 2纪律执行 3互相监督 互动式讨论和演讲只有重视今天自我激励 的力量才能汩汩不绝人很容易后悔当初.以下方法能使你改变这种

2、思 维方式,转而向前看 在我们不断塑造自我的过程中,影响最大的莫 过于是选择乐观的态度还是悲观的态度.我们思想 上的这种抉择可能给我们带来激励,也有可能阻滞 我们前进 认识自己 聘用原因 个人形象 专业特长 沟通得体 经验背景 临场发挥 取其一点重在表现 个人职业发展理念 选择比努力重要 马上成功 过程比结果重要 偶然必然 行动比空想重要 执行伟大进入角色企业需要职业化的员 工 责任为中心 结果为导向 工作为首选 理性为基础 服务为灵魂 品质为保障员工需要职业化的前程 最小成本，最大效益 以此为生，精于此道 细微之处，做得专业 理性的态度对待工作 不能别让人轻易替代 进入角色 心态篇 行动篇

3、技巧篇心态篇 消极心态的障碍 丧失机会 希望破灭 限制潜能 消耗精力 失道寡助 走向毁灭 消极心态产生的原因 缺乏目标 害怕失败 害怕拒绝 怨天忧人 否定现实 好高骛远心态篇 积极心态的魔力 激发热情 增强创造力 让你遇到好运进入角色之心态篇 保持积极心态的四个信念 1、过去非未来 过过去成功 吕吕蒙被人讥为讥为 吴下阿蒙白衣过过江的名将 勾践举举国投降亡国君主 成功的复仇者里根好莱坞坞的二流演员员美国总统总统吴士宏中等学历历的小护护士TCL集团团副总总裁心态篇 保持积极心态的四个信念2、做事先做人 案例：拼图心态篇 保持积极心态的四个信念 3、我有必成公式 案例： 迫切希望 明确目标 立即行

4、动 勤奋进取 贵人相助 永不放弃心态篇 保持积极心态的四个信念 4、准备立即行动YES， I AM READY！ 进入角色之心态篇 总结 1、过去非未来 2、做事先做人 3、我有必成公式 4、准备立即行动 态度决定一切 唐僧师徒之态度与结果比较行动篇 重新认识企业 除了军队最讲求纪律 除了家庭最讲求伦理 除了舞台最讲求表演 案例：一个人坏了一台 戏 职业化要求 1. 自动自觉 2. 客户第一 3. 团队至上 了解岗位 职务的构成 上司和下属 前手与后手 进入角色之行动篇权限责任义务服务服务检查检查行动篇 接受命令三步曲 立刻响应命令 记下事项重点 重复确认无误 注意点 不清楚的地方，询问 清楚

5、为止 尽量以具体化的方式 ，向主管确认命令的 内容 要让主管把话说完后 ，再提出意见或疑问进入角色之行动篇 评估工作的种类1.紧急/重要2.紧急/不重要3.重要/不紧急4.不重要/不紧急行动篇 工作目标分类 达成状态的工作目标是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标，企业 内的各个员工必须完成的目标. 解决问题的工作目标 是指我们在工作上碰到问题发生，使我们的目标与现 状产生差距，或和我们的预想与期望不一样，因此 ，必须采取一些解决问题的手段去克服问题，使问 题消失不再发生. 进入角色之行动篇解决问题的三个重点 1. 找出问题的真正的原因2. 找出解决问题的重点对策3. 订出问题解决的行动计划

6、要做什么（what）?谁来做(who)?什么时候完成(when)?各项行动如何进行(how to)?行动篇 问题解决的九个步骤 步骤1 明确的目标、标准 步骤2 发现问题点 步骤3 分析问题点的产生原因 步骤4 确定要解决的课题 步骤5 拟订对策 步骤6 做出行动计划 步骤7 执行行动计划 步骤8 效果确认 步骤9 标准化 进入角色之行动篇 职业化的基本守则 守则1 比期待的做得更好 守则2 不断提升效能效率 守则3 在指定时限内完成 守则4 集中精神专心工作 守则5 用心防止错误出现 守则6 养成节约节俭习惯 守则7 坚持做好整理整顿进入角色之行动篇 总结：PDCA的工作方法 P 计划（pl

7、an） D执行(do) C检查(check) A改正再执行(action)赢得合作的关系您对企业的期望：知名度高待遇不错好的主管好的同事工作场所气氛愉快企业的人际关系，就是 赢得合作的关系企业的期望 人是企业成败最重要的 因素 不懂得如何和别人共同 完成一件工作的人，在 企业内很难有绩效产生赢得合作的正确意识 自我管理 管理好自己的事务，不要给别人带来困扰 自我管理是获得别人的尊重与合作的起点 将心比心 站在别人的立场考虑问题容易达成共识 站在别人的立场并不是牺牲自己的立场 主动关怀自尊与尊重从来都是一起产生的上司相处 即时汇报 有问题第一时间告知直接上司 不理解要和直接上司直接沟通 执行当中

8、要及时汇报进展程度 赢得常识 让上司确认你的能力 认真做好上司亲托之事 不计较个人得失有效地沟通 积极倾听 运用反馈 情绪同步 肢体提示沟通禁忌 不良的口头禅 过多专业术语与英 文 只顾表达自己的看 法 用威胁的语句 易受干扰的环境 忽略无法确认的信 息 只听自己想要听的 被第一印象及身份 、名位左右 过度以自我为中心 不信任对方赢得合作的谈话技巧 用建议代替直言 直言：“到客户那里怎么可以不打领带，快把领带打起来 ” 建议：“我们让客户觉得很尊重他，打起领带是不是更好 一些.” 提问题代替批评 批评：“这么简单的错误还犯，太B了吧.” 提问：“如果别人对你总是小麻烦不断，会怎么样呢？”赢得合

9、作的谈话技巧 让对方说出期望“经理，我是不是还要.”“经理，您看您还有什么安排” 诉求共同的利益上个月我们都XX，所以我们部门制定了改进办法 ，主要是为了进一步督促服务人员加强自我管理， 同时还会提高我们XX部门的顾客满意度，当然一些 表格需要您安排人配合填写，您看沟通艺术 金字塔原则 先说结果，再说过程 小标题72原则企业内的沟通准则 迅速 正确 易懂 美国海军陆战队的例子十二个高效方法方法四： 先明确工作的目的及目标方法五： 并行您的工作方法六： 认清工作的特性方法七： 培养气氛转换的方法方法八： 拒绝自己的任何拖延理由方法九： 准备八分，当日二分方法十： 制定长远的目标方法十一：把握工作

10、进行的程序方法十二：从错误中学习卓越服务 卓越服务的概念 卓越服务的 工作职责与工作本质做事先做人永远自信的人放下成就未来 必不可少的人展现你的价值 有影响力的人改变从我开始 值得信赖的人坚持诚信为先 受人尊重的人自尊缘于赞美 青春常驻的人奉行终身学习 敢于担当的人责任与使命感 一生幸福的人态度决定一生学习动物的十二种精神一、尽职的牧羊 二、团结合作的蜜蜂 三、坚忍执着的鲑鱼 四、目标远大的鸿雁 五、目光锐利的老鹰 六、脚踏实地的大象七、忍辱负重的骆驼 八、严格守时的公鸡 九、感恩图报的山羊 十、勇敢挑战的狮子 十一、机智应变的猴 子 十二、善解人意的海 豚树立远景迈向自我塑造的第一步,要有一

11、 个你每天早晨醒来为之奋斗的目 标,它应是你人生的目标 远景必须即刻着手建立,而不要 往后拖.你随时可以按自己的想 法做些改变,但不能一刻没有远 景离开舒适区 不断寻求挑战激励自己.提防自己,不要躺 倒在舒适区 舒适区只是避风港,不是安乐窝.它只是你 心中准备迎接下次挑战之前刻意放松自 己和恢复元气的地方 把握好情绪 人开心的时候,体内就会发生奇妙的变化, 从而获得阵阵新的动力和力量 但是,不要总想在自身之外寻开心.令你开 心的事不在别处,就在你身上.因此,找出自 身的情绪高涨期用来不断激励自己 调高目标 许多人惊奇地发现,他们之所以达不到自 己孜孜以求的目标,是因为他们的主要目 标太小、而且

12、太模糊不清,使自己失去动 力 如果你的主要目标不能激发你的想象力, 目标的实现就会遥遥无期.因此,真正能激 励你奋发向上的是,确立一个既宏伟又具 体的远大目标 加强紧迫感 “沉溺生活的人没有死的恐惧”.自以为长命百岁 无益于你享受人生.然而,大多数人对此视而不 见,假装自己的生命会绵延无绝.惟有心血来潮 的那天,我们才会筹划大事业,将我们的目标和 梦想寄托在“虚幻岛”的汪洋大海之中 其实,直面死亡未必要等到生命耗尽时的临终一 刻.事实上,如果能逼真地想象我们的弥留之际, 会物极必反产生一种再生的感觉,这是塑造自我 的第一步 迎接恐惧 世上最秘而不宣的秘密是,战胜恐惧后迎 来的是某种安全有益的东

13、西 哪怕克服的是小小的恐惧,也会增强你对 创造自己生活能力的信心 如果一味想避开恐惧,它们会象疯狗一样 对我们穷追不舍.此时,最可怕的莫过于双 眼一闭假装它们不存在 做好调整计划 实现目标的道路绝不是坦途.它总是呈现出一条 波浪线,有起也有落.但你可以安排自己的休整 点,事先看看你的时间表,框出你放松、调整、 恢复元气的时间. 即使你现在感觉不错,也要做好调整计划.这才 是明智之举.在自己的事业波峰时,要给自己安 排休整点.安排出一大段时间让自己隐退一下, 即使是离开自己挚爱的工作也要如此.只有这样 ,在你重新投入工作时才能更富激情 直面困难 每一个解决方案都是针对一个问题的.二 者缺一不可.

14、 困难对于脑力运动者来说,不过是一场场 艰辛的比赛.真正的运动者总是盼望比赛 如果把困难看作对自己的诅咒,就很难在 生活中找到动力 如果学会了把握困难带来的机遇,你自然 会动力陡生 良好感觉使自己在塑造自 我的整个旅途中充满快乐 多数人认为,一旦达到某个目标,人们就会感到 身心舒畅.但问题是你可能永远达不到目标 把快乐建立在还不曾拥有的事情上,无异于剥夺 自己创造快乐的权力.记住,快乐是天赋权利 首先就要有良好的感觉,让它使自己在塑造自我 的整个旅途中充满快乐,而不要再等到成功的最 后一刻才去感受属于自己的欢乐 加强业务排练熟能生巧 先“排演”一场比你要面对的要复杂的战斗 如果手上有棘手活而自

15、己又犹豫不决,不妨 挑件更难的事先做 生活挑战你的事情,你定可以用来挑战自己. 这样,你就可以自己开辟一条成功之路 成功的真谛是：对自己越苛刻,生活对你越宽容；对自己越 宽容,生活对你越苛刻 立足现在 锻炼自己即刻行动的能力.充分利用对现 时的认知力 不要沉浸在过去,也不要耽溺于未来,要着 眼于今天.当然要有梦想、筹划和制订创 造目标的时间. 不过,这一切就绪后,一定要学会脚踏实地 、注重眼前的行动 要把整个生命凝聚在此时此刻 敢于竞争 竞争给了我们宝贵的经验,无论你多么出 色,总会人外有人.所以你需要学会谦虚.努 力胜过别人,能使自己更深地认识自己 努力胜过别人,便在生活中加入了竞争“游 戏”.不管在哪里,都要参与竞争,而且总要 满怀快乐的心情