文管员培训资料

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1、文件控制和管理培训TCL小家电质量体系培训文件控制与管理TCL家庭电器（南海）有限公司 2004年9月TCL小家电质量体系培训文件控制与管理TCL家庭电器（南海）有限公司 2004年9月文件控制和管理培训文件:信息及其承载媒体信息:有意义的数据文件控制和管理培训文件控制和管理的依据按TCL/QP01-2004文件控制程序，该程序是按ISO9001标准第4.2.3条款要求编写的。文件控制和管理培训 文件的作用：文件能够沟通意图 、统一行动。a)重复性和可追溯性；b)提供客观证据；c)评价质量管理体系的有效性和持续的适宜性；d) 文件的形成本身不是目的，它应是一项增值的活动。 文件控制和管理培训1

2、 目的 确保质量管理体系文件得到有效控制，使各相关场 所得到相应的有效版本，防止不适用文件的误用。 2 范围 适用于质量管理体系有关文件的控制包括外来文件 。 文件控制和管理培训 3 职责 部 门门 职职 责责 品管部质量手册、程序文件的归口管理及管理制度的外发总经办公文（管理制度、合同）、外来文件研发中心标准化库相关资料、产品认证 、专利资料、模具 资料及OEM技术文件、未移交技术资 料 制造中心成熟产品技术文件，采购技术文件外发各部门本部门公文及质量记录 的归口管理文件控制和管理培训4.1 文件分类外 来 文 件公文质量手册程序文件技术性文件、操作规程、检验标准、作业指导书、记录表格等一级

3、二级三级文件控制和管理培训质量管理体系文件范围：质量手册、程序文件、公文、技术文件、外来文件、质量记录表格；公 文： 公司制度、部门制度、流程规定、合同、文书等。技术文件： 作业指导书、技术标准、操作规程、检验标准、采购标准。外来文件： 技术标准和其他管理性标准、法律、法规、上级各部门的发文、顾客提 供的各种报告以及电子媒体文件（电脑硬盘、软盘、光盘）。文件控制和管理培训 4.4.2 文件编号文件类型 代号文件编号说明质量手册QMXXX/XX-XXXX公司代号/QM-批准年号 程序文件QP XXX/XXYY-XXXX公司代号/QP 流水号批准年号 技术标 准JSXXX/XXYY.XX 公司代号

4、/JS 部门代号. 流水号操作规程CZXXX/XXYY.XX公司代号/CZ 部门代号. 流水号检验标 准JYXXX/XXYY.XX公司代号/JY 部门代号. 流水号作业指导书ZYXXX/XXYY.XX公司代号/ZY 部门代号. 流水号质量记录JLXXX/XXYY.XX公司代号/JL 部门代号. 流水号经营 管理文件(制度)小家电 【XXXX】XXX小家电字【批准年号】流水号外来文件WLXXX/XXYY.XXWL/ 部门代号. 流水号文件控制和管理培训4.4.3 部门代号、文件发放号 部门代号发放号部门代号发放号部门代号发放号总经 理0101销售中心1818研发中心3030副总经 理0202技术

5、服务部2020产品一部3232总经办1111市场管理部2121产品二部3131财务 部1212计划物流部2222产品三部3333品管部1313大客户部2323产品四部3434人力资源部1515海外销售中心2828制造中心4040工业设计 中 心5050文件控制和管理培训4.4.4 文件编写内容与格式 1).程序文件的内容与格式;2).管理制度的内容与格式;3).操作规程的内容与格式;4).作业指导书封面格式; (其他内容可要据内容自定)5).检验标准书封面格式; (其他内容可要据内容自定)6).事业部标准内容与格式;文件控制和管理培训 文件管理员职责a) 确保文件发布前得到批准，且是充分与适宜

6、的；b) 必要时对文件进行评审和更新，并再次批准； c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别；d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本；e) 确保文件保持清晰、易于识别；f) 确保外来文件得到识别，并控制其分发；g) 防止作废文件的非预期使用，对作废的保留文件进行标识。防止作废文件的非预期使用，对作废的保留文件进行标识。文件控制和管理培训 4.5 文件编制、审核和批准权限 文 件 类 别编 制审 核批 准质量手册品质管理部管理者代表总经 理程序文件主管部门主管部门负责 人管理者代表工作 文件管理制度主管部门主管部门负责 人总经 理技术标 准产品部项目负责 人产品部负责 人检验标 准作业指导

7、书主管部门主管部门主管部门负责 人操作规程外来文件各部门收集、编号，登录入本部门外来文件一览表文件控制和管理培训4.6 文件管理4.6.2 受控文件(1). 范围：1). 质量手册、程序文件2). 管理类(制度、办法、条例、流程等)3). 技术文件(采购标准、技术标准、检验标准、作业指导书、相关图纸、操作规程、抽样标准等)文件控制和管理培训4.6.2 受控文件(2). 受控文件的状态标示1). 质量手册、程序文件加盖 章 2). 管理类(制度、办法、条例、流程等)及公司公文加盖公司公单3). 技术文件(内部)加盖4). 技术文件(外发)加盖5). 作废需留用文件加盖4.6 文件管理受控文件有限

8、公司技术审查TCL外发文件章 发文日期:_年_月_日 发文签名:_成熟产品:试制文件开发中产品:作废留用文件控制和管理培训4.6.2 受控文件6). 部门公文以文件审批人”手签”名作为受控的标识(3). 非受控文件（质量记录除外）,不加盖任何印章。备注： 1、文件原件不得加盖任何印章，由文件归口管理部门保存。2、对篇幅超过1页的文件，除在文件（公文在尾部的公司名称处)印盖外，还必须对文件进行封盖或者逐页印盖。3、无加盖以上文件受控章（原件除外）的受控文件均视为无效。4、受控文件下发时应先复印，后盖章。4.6 文件管理文件控制和管理培训4.6 文件管理4.6.6 文件更改(1). 文件的更改时机

9、及更改权限1).公司所有员工都可对文件的不当之处提出更改意见。2).品质管理部每年定组织相关部门结合内审、管理评审及 相关法 律法规的情况对质量管理体系文件进行评审，必要时， 对不适用的文件进行更改。文件控制和管理培训4.6 文件管理4.6.6 文件更改(2). 文件更改的提出及传递1).质量手册、程序文件、公文类文件的更改由提出人以“文件更改 申请单”的形式提出，批准后更改。2).技术文件的更改以“技术更改通知单”的形式提出，批准后传递。文件控制和管理培训4.6 文件管理4.6.6 文件更改(3). 文件的更改形式及标识方法：划改:更改量较小的情况下，在需要更改处划线,注明更改后的内容并签署

10、更改人姓名及更改日期。例:管理部或市场推广部 更改为市场管理部 XXX 04.09.11换版更改: 当一份文件划改次数超过5次，第六次更改采用换版更改。版本号用A、B、C.表示,文件00/B 00/A表示文件修改后由A版转换成B版。文件控制和管理培训4.6 文件管理4.6.6 文件更改(4).文件更改记录保存：“文件更改申请单”和“技术工艺更改通知单”作为文件更改的记录由文件主管部门保存，作为追溯的依据。“文件更改申请单”和“技术工艺更改通知单” 的电子版本随更改文件由文件主管部门发至相关职能部门文件管理员，由其转发。（有需要 时，可向发文部门申请更改单的复印件）。文件更改后的发放，按照文件原

11、发放程序执行，换版更改的文件 发放时一定要将原有版本收回。 文件控制和管理培训 4.6 文件管理4.6.4 文件收发(1).文件收发的权责：各部门文件收、发管理的对外接口均为本部门的信息管理员。文件收、发前，文件管理员应确保文件是有效的，否则不得接收、发出。 (2).文件的发放形式：1).纸质文件 2).电子文档重要文件(手册、程序、制度等）发放时，电子版本应随同纸质文件一同发至各信息管理员。3).传阅制度 、文件控制和管理培训 4.6 文件管理4.6.4 文件收发(3).文件收发的确认：1).发文部门确认: 文件有效性,发放范围及数量(由文件的批准签发人 或授权人确定),部门信息管理员建立监

12、控本部门文件的发放情况。2).收文部门确认:在发文方上签字确认,电子发 文时应发送收文回执。部门信息管理员将所收文件登陆到。3).空白表格作为规范填定写方式的文件,可随文件一起发放,且需加 盖”受控文件”章,作质量记录用时,不能回盖”受控文件”章。文件控制和管理培训 4.6 文件管理4.6.4 文件收发(4).文件保管与维护：1).未经发文部门负责人允许，任何人不得复印盖有红色“公司公章” 、“受控文件”和“技术审查”章的文件和资料。2).部门信息管理员应对本部门文件和资料进行分类归档保存，并制作检索目录；文件存放环境防火、防潮。3).当文件使用人调离原岗位/离职时，由部门信息管理员对其所拥

13、有的文件进行回收，并办理签收/转发。文件控制和管理培训4.6 文件管理4.6.5文件的增发与借阅（1）文件增发以.的形式提出,经原发文批准人批准后,由文件归口管理部门实施。以下情况可增发文件:A.文件发生破损,影响使用。B.文件丢失的情况下可申请补发,如找回,应产即归还补发文件。C.文件发放范围不能满足工作需要。（2）不在文件发放范围内,确因工作需要,可向文件管理员借阅相关 的文件。借阅文件需在中进行记录。文件控制和管理培训4.6 文件管理4.6.9 外来文件的管理（1）外来文件:国家法律法规、国际标准、国家标准、行业标准、顾客提供的资料（如技术参数、方案）等。（2）外来文件的收集形式：购买、

14、复印、网络下载。（3）外来文件的编号（上翻）。（4）外来文件的管理职责：A. 品质管理部 法律类、产品检测标准B. 市场部 顾客提供资料C. 研发中心 标准化资料D. 海外销售中心 关税方面的资料文件控制和管理培训4.6 文件管理4.6.9 外来文件的管理（5）各部门负责收集本部门适用的外来文件，并建立外来文件清单。（6）外来文件的保存期限以文件的法律有效期为准，各部门应及时更新外来文件的版本。（7）顾客提供的相关资料，可将其转化公司内部文件进行控制，原 文件以“外来文件”形式保存，双方中止合作三年后方可销毁。文件控制和管理培训 4.6 文件管理4.6.10 外发文件的管理（1）外发文件的内容

15、：与供应企业相关的制度和技术文件（图纸、产品标准和技术标准等）。（2）外发文件的收发管理： A.外发文件的主管部门(品质管理部、制造中心技术部、采购部、研发中心办公室。B.外发文件加盖外发文件章后与一同发出 ,收文单位签字盖章后回传我司,作为发放文件记录,并在上记录。（3）品管部对外发文件的到位情况进行不定期抽查监督，确保外发文件及时准确发放。文件控制和管理培训 4.6 文件管理4.6.8 电子文件的管理（1）文件主管部门在受控电子文件发放前，必须确保有经过批准的纸质有效文件作为依据。（2）接收部门不得擅自更改电子文档内容，以确保文件有效性。 （3）电子邮件回执，最低保存期限30天。（4）电子

16、文件更改后，保证电子文件是唯一有效版本。（5）电子文件发生争议时，以纸质文件为有效版本，无纸质文件时以发文部门的电子文件为有效版本。文件控制和管理培训 4.6 文件管理4.6.7 文件的废止及销毁（1）受控文件作废时，将作废文件全数收回。（2）需留用的作废文件，由文件主管部门负责人确认留用数量，并 加盖蓝色”作废留用“章后，由文件主管部门保存，特殊文件留用，作好 逾期留用的标识，留用的数量应在的备注栏予以记录。 文件控制和管理培训为了提高工作效率，品管部将公司表格汇总存 放于: “网上邻居品质管理部liyulin效率表格 共享文件夹中” 用户名：liyulin，无密码； 因时间关系，表格设计有诸多不完善之处，敬 请使用者对此提出改进的建议。 文件控制和管理培训有什么疑问，大家共同探讨！