办公自动化chap3

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1、教学目的：学会熟练使用Word 重点难点：1、掌握文字录入、编辑排版技巧 2、了解表格处理技巧、图形编辑技巧3、 精通打印及其他使用技巧第四章 文字处理Word应用 v 第一节 文字录入技巧 v 第二节 编辑排版技巧v 第三节 表格处理技巧v 第四节 图形编辑技巧v 第五节 打印及其他使用技巧第四章 文字处理Word应用 4.1 文字录入技巧4.1.1 叠字轻松输入在汉字中经常遇到重叠字，比如“爸爸”、“ 妈妈”“欢欢喜喜”等，在Word中输入时除了利用 输入法自带的功能快速输入外，还有没有其他办 法轻松进行输入呢？答：在Word中提供了一个这样的功能，只 需通过组合键“Alt+Enter”便

2、可轻松输入，如 在输入“爸”字后，按组合键“Alt+Enter”， 便可再输入一个“爸”字。 文字录入技巧4.1.2 快速输入省略号在Word中输入省略号时经常采用选择“插入 符号”选项的方法，请问有没有办法进行快速 输入呢？答：有办法，只需在要输入省略号时按下 “Ctrl+ Alt+.”组合键便可快速得到。并且在不同 的输入法下都可采用这个方法快速输入。 4.1.3 快速输入汉语拼音在制作语文试卷或书写文字拼音时，常需输入 汉语拼音，而若采用选择“插入符号”选项的方法 进行输入，操作繁琐，请问有没有更方便的方法进 行录入？答：在输入较多的汉语拼音时，可采用另外一 种更简捷的方法：先选中要添加

3、注音的汉字，再选 择“格式中文版式拼音指南”选项，在“拼音 指南”对话框中单击“组合”按钮，则将拼音文字 复制粘贴到正文中，同时还可删除不需要的基准文 字。 文字录入技巧文字录入技巧4.1.4 快速复制文字在Word中录入文字时常会碰到重复输入的文字 ，请问除了采用“Ctrl+C”及“Ctrl+V”组合键进行复 制与粘贴外，还有没有其他方法进行快速复制？答：采用“Ctrl+鼠标左键”进行快速复制，具体 的操作方法为：先选中要复制的文字或图形，再按 下“Ctrl”键，并把指针移到所选中的文字上，然后 按下鼠标左键不松开，再移动鼠标把这些选中的文 字拖到要粘贴的位置即可。 文字录入技巧1.1.5

4、巧妙输入特殊符号在录入文件时常碰到一些特殊的符号，像笑 脸，请问除了利用选择“插入符号”选项外，还 有没有其他更快捷的方法？答：其实这可利用Word的“自动更正”功能快 速完成输入。选择“工具自动更正”选项，然后 选择“自动更正”选项卡下的“自动使用拼写检查功 能提供的建议”复选框，同时还要选中“键入时自 动替换”下的“带格式文本”单选按钮。此时再输入 “:)”（不要输入双引号），可以得到笑脸。 表情：“:(”就是一张生气的脸，“:|”就是一张 严肃的脸。箭头：输入两个等号再输入大于号，就成了 粗箭头；输入两个连字符再输入大于号，就 成了细箭头；输入一个小于号再输入一个等 号再输入一个大于号，

5、就变成了双向箭头。另外几个常见的符号：加一条横线：在一空行内，连续输入三个以上 的连字符（-），按回车键，就出现一条横线。加一条波浪线：在一空行内，连续输入三个以 上的波浪号（），按回车键，就出现一条波浪 线。加多条线：在一空行内，连续输入三个以上的 井号（#），按回车键，就出现由二条细线和一 条粗线组成的线。 另外几个常见的符号：4.1.6 快速设置上下标上、下标在Word文件中经常需要用到，比如数学 公式y=x2，而如果通过选择“字体效果”选项中进行 操作，则很麻烦，请问有没有更快捷的方法呢？答：有两种更快捷的方法：1、使用格式刷：在文 件中选择已输入好的上标或下标，然后单击“格式刷” 图

6、标，光标变成了一个刷子的形状，在需要设置的地 方拖动即可把该文字设置成相应的上标或下标。2、利 用键盘快捷键：选中需要设置上下标的文字，然后使 用“Ctrl+Shift+”组合键就可将文字设为上标，使用 “Ctrl+”组合键就将文字设为下标，同时再按一下它 们还可恢复到正常输入。 4.1.7 快速插入脚注和尾注有没有方法在Word文件中快速插入脚注？答：首先把光标移至文件中需插入脚注或尾 注的位置，然后按下“Ctrl+Alt+F”组合键便可快速 插入脚注。 文字录入技巧4.1.8 快速输入直引号当在录入文件时输入像“354“”的数字时，中间 的直引号输入时总会感觉有些麻烦，请问有没有办法 快速

7、进行输入？答：可以利用两种方法来实现：1、选择“插入 符号”选项，然后在弹出的对话框中选择“符号”字符 集，并在下面的字符显示框中选择所要的直引号，最 后单击“插入”按钮即可。2、改变设置：选择“工具 自动更正”选项，在弹出的对话框中单击“键入时自动 套用格式”选项卡，取消选择“直引号替换为弯引号” 复选框即可。 4.1.9 快速删除单词或句子在Word中，有没有快捷方法删除其中的英文 单词或汉字句子呢？答：有，根据光标所在位置的不同，可利用下 面的方法快速完成删除。当要删除光标前的英文 单词或汉字句子时，可利用“Ctrl+BackSpace”组 合键进行；而要删除光标后的英文单词或汉字句 子

8、时，可利用“Ctrl+Del”组合键进行。 文字录入技巧4.1.10 快速修改格式在Word文件中，如果要对多处文本进行相同格式 修改，如果一处处地进行修改，或者利用格式刷来进行 操作（特别是对不连续的文本进行修改时），都还比较 麻烦，请问有没有更快捷的方法？答：利用“替换”命令来完成：单击“编辑查找或 替换”选项打开“查找和替换”对话框，再在“查找”选项 卡下单击“高级”按钮，单击对话框下面的“格式”打开下 拉菜单，选择其中“字体（F）”命令，在其中输入被替 换的文本格式信息后单击【确定】按钮。用鼠标单击“ 替换为”文本框，按相同的方法找输入新的文本格式信 息并单击【确定】按钮。最后单击【替

9、换】或者【全部 替换】按钮，即可完成文本格式的修改。4.1.11 快速输入数学公式在Word中要录入比较复杂的数学公式时常需利用 数学公式来进行输入，但怎样找到及启用数学公式输入 这个功能呢？答：单击“视图工具栏自定义”命令打开“自定 义”窗口，在“命令”选项卡左栏中选择“插入”选项，再 在右栏拖动垂直滚动条，在“公式编辑器”上按下鼠标左 键，把该图标拖至Word工具栏（如格式工具栏）中。 然后单击“公式编辑器”图标，对于原没有安装公式编辑 器的用户此时会弹出一个安装对话窗口，放入Word源 程序光盘，然后单击“是”按钮，程序便可自动完成安装 。在单击该工具钮后便可启动公式编辑器。4.1.12

10、 分式巧输入有时在一台计算机上要输入分式，但该Word没有安装“公 式编辑器”，同时也无安装源盘，请问此时有什么办法完成分式 输入吗？答：可利用Word的域功能来实现分式的输入：1、单击“插入域”命令，在弹出的“域”对话框的“类别”列 表框中选中“等式和公式”选项，并选择“域名”下拉列表中的 “Eq”。2、单击“选项”按钮（如果此对话框中没有该按钮，则可以 单击“域代码”按钮即可弹出），在弹出的“域选项”对话框的“开 关”列表中用鼠标左键双击“F(,)”选项，并在“域代码”文本框的 “EQF(,)”中的括号内的“，”号左右分别输入分子、分母，如3、 5，然后单击两次“确定”按钮即可完成分式的输

11、入。小提示：如果输入的是带上标、下标的分式 又该如何做？它的输入方法基本上和一般分式输入差不多 。只是要注意以下两点区别（以例来说明）：1、在“域代码”文本框的“EQF(,)”中的括号内 的“，”号左右输入分子、分母时要包括上、下标 的内容，如：Y3、X2。2、单击两次“确定”按钮后，用鼠标右键单 击该分式，在弹出菜单中选择“切换域代码”选 项，在域代码中分别选中3、2进行上标和下标的 设置，再将已设置完成的域代码切换回去即可。 4.1.13 如何制作水印单位信函中常制作有单位的水印标志，请问这 在Word中该如何制作？答：在Word XP中支持图片及文字两种水印， 具体操作方法如下： 在菜单

12、栏单击“格式背景”命令，再从子菜单下 选择“水印”选项，此时便可看到设置水印的两种 方式，如果要将一幅图片作为水印，则可以选中对 话框内的“图片水印”单选按钮，再根据需要设置 “缩放”并选中“冲蚀”复选框，然后单击“选择 图片”按钮打开对话框，选择所需图片后单击“确 定”按钮即可。如果要插入文字水印，就应选中对话框中的 “文字水印”单选按钮，然后在“文字”下拉列 表中选择或输入所需文本。再根据需要设置“字 体”、“尺寸”等选项，完成后单击“应用”按 钮，即可在页面图中看到水印 。如何制作水印4.1.14“欧元”符号快速插入在输入欧元符号（）时，除了利用“插入 符号”命令的方式插入外，还有没有办

13、法快速插 入？答：方法当然有，其实在输入时只需同时按 下“Alt+0128”（数字须从小键盘区输入）或键入 “Ctrl+Alt+E”（双引号不用输入）组合键都可以 完成。 小提示：利用这种方法可以插入其他特殊符号， 对于常见的几个如下： ：键入【Ctrl+Alt+R】组合键。 ：键入【Ctrl+Alt+C】组合键。 ：键入【Ctrl+Alt+T】组合键。但是大多数符号或特殊字符还是需要用户自 己设置快捷键。方法如下：单击“插入符号” 命令，在“符号”对话框中选中需设置快捷键的 符号或特殊字符，单击“快捷键”按钮，弹出“ 自定义键盘”对话框，此时插入点位于“请按新 快捷键”文本框中，按下想设置为

14、快捷键的相应 键位，单击“指定”按钮，“关闭”该对话框即 完成设置。以后我们就可以从键盘上直接键入相 应组合键来完成插入符号或特殊字符的操作，既 方便又简单。 4.1.15 快速输入当前日期在Word中进行录入时，常遇到输入当前日期 的情况，请问有没有办法快速输入？答：在需输入当前日期时，只需直接输入当 前年份，如“2009”（双引号不用输入），然后 按回车键就可以了。小提示：如果没有显示当前日期，可能需要启用 记忆式键入功能。选择“插入”菜单中的“自动 图文集”子菜单，单击“自动图文集”命令。选 中“显示记忆式键入建议”复选框。 文字录入技巧4.1.16 文件中快速调整字体大小在Word中，

15、文件默认的字号设置最小是5磅 ，最大为72磅。请问能不能设置成比5磅更小，或 者比72磅更大的文字呢？答：可以，如果文字已经输入，则可先选中 要调节字体的文字，然后直接在字号栏进行输入 ，但要注意的是，Word中字号磅值只能在1 1638之间。 4.2 编辑排版技巧4.2.1 页面设置快速进行调整要对Word进行页面调整，通常大家采用的方 法是选择“文件页面设置”选项的方法进行，请问 有没有更快速方便的方法呢？答：有，如果要进行“页面设置”，只需用鼠标左 键双击标尺上没有刻度的部分就可以打开页面设置 窗口。4.2.2 Word中巧选文本内容在Word文件中进行编辑操作时，经常需选定 部分文件内

16、容或全部内容进行处理，请问有没有 快捷的方法进行选定？答：在Word 中要选中文件内容时，有一些快 捷的操作方法：1、字或词的选取：将指针移到要选的字或词后，双击鼠标左键即 可选定。2、任意连续的文字选取：将指针移到要选取的文字首或末，再按住鼠标左 键不放往后或往前拖动，直至选中全部要选择的文字 后松开鼠标左键即可。如果采用键盘上“Shift”键 配合鼠标左键进行选择，可这样进行：将光标移到要 选取的文字首（或末），再按住“Shift”键不放， 然后将鼠标指针移到要选取的文字末（或首）并单击 ，此时也可快速选中这段连续的文字。 3、一行文字的选取：将指针移到该行的行首，在光标指针变成向右的 箭头时，单击鼠标左键即可；4、一段文字的选取：将指针移到该段第一行的行首，同样在光标 指针变成向右的箭头时，双击鼠标左键即可。5、整个文件内容的选取：把指针移到该文件中任一行首（在指针变成 向右的箭头时），快速单击鼠标左键三次便可选 中整个文件内容（也可利用组合键“Ctrl+