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1、效率達人-超效能工作管理60招商週出版 作者：中島孝志/著 譯者：朱麗真 書摘製作人：盧冠諭（Jerry）E-mail： .tw內容大綱效率達人總是 很快抓到工作要領！ 立刻化思考為行動！ 隨時思考改善工作的方法！ 工作速度的快慢無關智商，也不是幹勁，最重要是掌握工作訣竅！ 提升效率就是這麼簡單：從最重要的工作做起。擅用歸檔技巧及工具。提早15分鐘開始工作。事先做好心及工作的準備。掌握自己工作效率最好的時間。 建立正確的工作態度、遵循簡明的工作守則， 您也能成為工作達人！ (摘自博客來網路書店) 2/26本書閱讀心得本週與大家分享的好書為：效率 達人-超效能工作管理60招，在現今 忙碌的職場中
2、，不知你是否跟我一樣 ，加班成為了常態，如何利用有限的 工作時間，將手頭上的工作完成，又 要確保工作品質，相信已經成為你我 不斷在內心中詢問自己的一個問題， 而本書作者提出了一些能有效的增進 工作效率的看法，希望在閱讀完本份 書摘後能對於大家工作效率之提升能 有幫助。 冠 諭3/26第一章 有效率的人涉獵的範圍更廣！記住這點， 工作速度會越來越快！4/26 有效率，讓你心想事成！ 試問：有效率的人與動作遲緩的 人最大的差別在哪裡呢？ 答案是：這兩種人的運勢將完全不 同。 總之，一定要搶先！ 速度對於成就一項工作而言很 重要。 大家只會記得第一，不會記得第二。 工作越快完成，好工作將源源而來 每
3、個人要具備一定要搶先對手的競 爭意識，工作速度就會越快。 每一項工作都有期限，不管做得多好， 若無法在期限內完成，就毫無價值。5/26 快速進行，順勢而為，運氣也會跟著 變好！ 有氣勢的回話等於工作速度。 運氣來自氣勢，有了氣勢再加上速度， 作什麼都能順利，運勢自然就會變好。 不要說過一陣子、總有一天 放著待處理的工作不管，只會不斷 累積工作量，終至無法收拾。 保持最佳狀況，不再掛念上一件工作 的表現 為了能做出正確的判斷、指示以及建議 ，絕對不可把上一件工作所產生的情緒 帶入下一件工作當中。 6/26 從結果反向推演，而非從頭 規劃 工作效率高的人，具有敏銳的直覺 ，能夠快速地察覺端倪，看到
4、結束為 止的整個過程，進而掌握全局。 故意安排非整點的時間 非整點的時間反而能帶動大家守時的意 識。 事先做好心理的準備與工作的 準備 待命就是做好心理的準備與 工作的準備。7/26 多向思考，平行處理工作 工作分為兩種：專業（work） V.S 例 行公事（job）；專業是要處理有目標 性的工作，必須集中精神處理；例行公 事不需要太費神。 但是千萬切記：與客戶洽商、決定拜 訪時間時，絕對不能分心。 每天提早十五分鐘開始工作 早上加班比晚上加班好。 不管結果如何，都要立即獲得答案 重複提出可不可以現在就告訴我你們 的想法？可以增加成功的機會，並且 可以訓練敏銳度。8/26 將工作重心專注在擅長
5、的部分 在你的長處上累積成功-彼得杜拉克 用自己的強項孤注一擲-傑克威爾許 自己不擅長的工作請別人代勞 找到和自己互補的人，不但節省時間， 也能提升成效。 瞭解工作的輕重緩急，從最重要的工 作做起 重要度大的工作要最優先處理。 嚴守自己決定的優先順序，從重要性高 、貢獻度大的工作先著手，快速完成。9/26第二章 運用智慧提升工作效率！用快速腦力 提高效率10/26 頭腦比桌子更需要整理 有效率的人，不只工作速度快，就是花 在前置作業的時間也極短。 能判斷輕重緩急，並做好事前準備工 作 列出一份在零碎時間可以完成的 工作清單 將同質性的工作安排在一起處理 有效率的人懂得分批處理工作。 工作大概可
6、以分為思考、閱讀 、書寫、交涉、會議這幾 類，我們可以將同類的工作合併處理。11/26 成效高的工作要最優先處理 將工作分成緊急、重要、 重要且緊急三種 處理順序為重要且緊急、 重要 、 緊急 將資料統一做成A4大小 利用三色檔案夾做好歸檔工作 確實做好縱向/橫向/斜向的溝通 有效率的人絕對也是勤做公司內部溝通 的人。 不斷的溝通可以讓對方做好心情的準 備與狀態的準備。12/26 商業文件只看必要的部分 簡潔、清楚、明白易懂，乃商業文件的 重點。 有效率的人當然珍惜時間，不但自己的 時間重要，別人的時間也很重要。 書面報告建議：一行結論、三行說明理 由、必要時附上參考資料及必要的資料 。 柏拉
7、圖法則集中火力在前面的 百分之二十 即八十二十法則。 運用ABC理論將客戶分成三類 依比率區隔客戶，藉以集中火力，將人 員、經費集中在會賺錢的客戶上。13/26第三章 將一個小時變成三個小時！工作速度越來越快的 時間魔法14/26 故意將時間安排得較寬鬆 善用時間的技巧在於多爭取時間，讓 工作完成時間表能多點空間，創造出 利己的彈性與平衡。 事先預備創意靈感 隨時作筆記，將創意靈感記錄下來。 見面前先寄謝函 業務是一項需要別人關照的工作， 在人際的互動上，唯有出奇制勝才能掌 握機先，取得主導權。 多打電話請益，徹底活用別人智慧 不找藉口，先做在說15/26 一定要有嚴格的時間限制 根據統計，每
8、個上班族一年平均花一五 0個小時在找東西，以一天工作七小時 來計算，大概二一五天。 給自己設限，用心檢視每天習慣做 的每件工作，思考如何縮短時間。 有時不須對客戶言聽計從，要堅定地 說NO！ 有建設性的NO ，客戶是願意聽的 。 不直接告訴客戶做不到而是建議 這麼做的話應該可行，至於要不要接 受就是客戶的事了。 貫徹提早五分鐘行動的精神16/26 要勤於向客戶與上司報告工作進度 目的有三：強調事情仍然在進行中、不 讓對方忘記、不讓對方擔心：那件事 進行得如何了？ 請注意！沒有任何變化這個訊息也 是很重要的報告。 模仿效率達人 想要儘快地掌握工作技巧，其訣竅就是 直接模仿好範例。 做法：仔細觀察
9、、邊看邊學，並與他做 同樣的事、完全學會之後，再試著加上 自己的風格。 縮短會議時間，討論結束後立即散會 。17/26第四章 充分利用圖表與記事本！讓工作速度奇蹟般變快 的規劃技術18/26 看出條理，掌握整體 有效率的人不會只專注在自己的工作上 ，也會同時留意周圍的狀況，並且注意 與自己工作有關的所有動態。 活用記事本，作為達成目標的工具 內容包括：設定目標、往前推算、列舉 應做的工作。 利用四色原子筆區分工作的性質 用顏色區分區分客戶屬性。 善用便利貼，事情完成就撕去 做出同組成員一目了然的行程表 讓彼此清楚要如何配合，將有限資源的 績效發揮到最大。19/26 只留下最低限度的名片 將名片
10、依照重要性放到以下幾個地方： 旋轉式名片整理機、檔案夾、名片盒。 以流程圖處理複雜的工作 將工作流程圖像化。 為隔天做好準備再回家 切記！一項工作的成敗，有八成取決於 準備是否得當。 靈活運用手腕取得約會 可以嘗試以下幾種方法：抬高身價法（ name drop），大方的提出對手公司也 引進了相關產品，以吸引對方的注意、 找機會直接見面。 透過介紹深入核心 20/26第五章 效率達人會使用減法思考！一掃低效率的 奇蹟專注力21/26 一拍即響、快速反應 有效率的人，很多都是急性子的人。 不想重做，就要當場確認 提案時，三個重點就好 有效率的文案，提案人會以自己最中意 的A案為主，再想出兩個略差的
11、；也不 會請客戶來做選擇，而是自己先做好決 定；更不會用不相上下的點子來自找麻 煩。 練習在三十秒內說明重點 為工作品質加一台 意思是說讓品質更上層樓 專業人士隨時在思考怎樣做才能做得 更好？ 22/26 知道何時可以忙裡偷閒 無法確實瞭解工作的緩急及優先順序 ，絕對無法忙裡偷閒。 準備三套備案 我們可以根據以下三種結果，事先想好 面臨失敗、錯誤時的解決對策：希望變 成這樣、大概會變成這樣、或許會變成 這樣；總而言之，每件事都要去想像樂 觀、現實、悲觀的三種結果。 一點突破、全面展開 有效率的人往往有驚人的專注力， 能在必要時發揮力量。23/26 了解、掌握自己工作效率最好的核 心時間 善用核
12、心時間，一天的價值將不只是二 十四小時而已。 要敢在工作途中停手 途中強制停止，可使殘像停留在腦中， 所以記憶會很快甦醒，也可以提高專注 力。 利用莫札特的音樂來提高效率 莫札特的音樂能夠誘導腦波從波轉變 為波，進而提昇工作效率。 切割工作，善用記憶效應 專注力可能因為一連串的緊張而無法持 續，此時經過休息將可提升工作效率。 24/26終章 最後關頭就靠它！快速完成工作的終極技術 認真的做！死命地做！25/26Thanks For Your ReadingThanks For Your Reading多一點分享，少一點爭執 知識的累積，從不斷的分享開始 讓台灣成為學習型社會！ 歡迎轉寄給有需要的人
