办公自动化第一章

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1、普通高等教育“十五”国家级规划教材 （高支高专教育） 办公自动化技术 主编：郭春燕适用班级：06文秘专业本书主要内容lWord lExcellPower PointlFront PagelOut LooklFlash5.0l信息处理、传输、复制设备l其他办公辅助设备第 1 章文字处理软件文字处理软件 Word2000Word2000的使用的使用【本节教学目的： 】l1.通过讲授使学生熟悉文档的创建、打开、 保存l2.通过实例教学使学生熟练掌握Word2000 中文本选定的鼠标操作方法和键盘操作方法 ，字体格式的设定、段落格式的设定l3.能够把一个文档保存为另一个名字的文档 ，并能够给文档加密【

2、本节的重、难点：】l1.掌握文档的创建、打开、保存和加密的 方法l2.熟练掌握文本的录入，选定文本的各种 方法；l3.文件操作、编辑；段落格式编排的基本 方法。创建/打开 文档输入 内容保存 文档设定字符、段落 格式加密文档退出 word2000启动Word2000第一节 创建简单文档1中文Word的启动 可以用多种方法启动中文Word。 （1）“开始”按钮 “程序”菜单 Microsoft Word； （2）单击桌面上的快捷图标。2Word 主窗口的组成Word主窗口主要由：标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、编辑区、滚动条、视图切换按钮、状态栏组成，如图2-1所示。首行缩进悬挂缩进 左缩进标题栏

3、 菜单栏 工具栏 水平标尺窗口控制钮垂直滚动条插入点回车符页边距垂直标尺Office助手视图按钮 状态栏 水平滚动条前一页选择浏览对象下一页光标(1).标题栏标题栏 标题栏显标题栏显 示用户户当前正在编辑编辑 的文档名。标题栏标题栏 右侧侧有“最小化 按纽纽”、“最大化 / 恢复按纽纽”和“关闭闭按纽纽”。 (2).菜单栏单栏 菜单栏单栏 列出“文件”、“编辑编辑 ”、“视图视图 ”、“插入”、“格式”、“工具”、“ 表格”、“窗口” 、“帮助”九个菜单单。单击单击 菜单单，可打开其下拉菜单单 ，单击单击 下拉菜单单中的命令，可执执 行该该命令。 (3).工具栏栏 工具栏栏以工具按纽纽形式排列

4、若干常用命令，单击单击 工具按纽纽即可执执 行相关命令。标标准 Word窗口只打开了“常用”工具栏栏和“格式”工具 栏栏，根据需要也可以打开“表格和边边 框”、“绘图绘图 ”、“剪贴贴板”、“图图 片”、“艺术艺术 字”等多个工具栏栏。(4).标标尺 标标尺用于显显示页页面尺寸，并可用于文档段落、表格、制表位的设设 置。在普通视图视图 中 只显显示水平标标尺，在页页面视图视图 中显显示水平标标 尺和垂直标标尺。(5).任务务窗格 在“任务务窗格”中共含有14项项任务栏务栏 ，可以帮助用户户快速完成自己 的工作，这这也 是在word2003中新增的一个有力工具。(6).文档窗口 文档窗口中央是显

5、显示和处处理文档的工作区。在文档工作区的插入 点可以输输入文字、 图图形和表格。文档工作区右侧侧是用于上下移 动动文档的垂直滚动滚动 条，垂直滚动滚动 条还设还设 有“选择浏览对选择浏览对 象“按纽纽 。文档工作区下方是用于左右移动动文档的水平滚动滚动 条和“文档 视视 图图控制按纽纽“。 (7).状态栏态栏 状态栏态栏 位于窗口下方，用以显显示文档的相关信息。提示:菜单栏鼠标停留片刻，将显示全 部的菜单命令鼠标单击该处，将显示全 部的菜单命令3.文档视图方式lWord 2000主要提供了“普通视图”、“页面视图”、“大纲 视图”和“Web版式视图”。不同的视图方式之间可以切换 ：单击“视图”

6、选择其中的“普通”、“Web版式”、“页面” 、“大纲”命令，或者单击水平滚动条左侧的“视图方式切 换按钮”进行切换。在Word中，不同的视图方式有其特 定的功能和特点：l“普通视图”：在此方式下，用户可以完成大多数录入和 编辑工作，也可以设置字符和段落格式，但只能将多栏 显示成单栏格式，页眉、页脚、脚注、页号以及页边距 等显示不出来。在普通视图下，页与页之间用一条虚线 表示分页符；节与节之间用双行虚线表示分节符，使文 档编辑起来更方便。“页面视图”：在此方式下，用户所看到的文档与最后打印出 来的结果几乎是完全一样的。在页面视图方式下，用户可以 看见文档所在的纸的边缘，但看不到普通视图下所显示

7、的分 页符或分节符。页面视图是最适合于进行图形对象操作以及 一些其它附加内容(如页眉、页脚和页码等)操作的视图方式。 “大纲视图”：在此方式下，用户可以建立文档的大纲，查看 以及调整文档的结构。切换到大纲视图后，在工具栏的下方 会显示“大纲”工具栏，通过此工具栏可以选择仅查看文档的 标题、升降各标题的级别、移动标题来重新组织文档。 “Web版式视图”：这种视图的最大优点是在屏幕上阅读和 显示文档效果极佳，使得联机阅读变得更容易。在Web版式 视图方式下，正文显示得更大，并且自动折行以适应窗口， 而不是显示为实际打印的形式。另外，还可以设置文档的背 景、浏览和制作网页等。 第二节 编辑文档2.1

8、 创建文档 启动Word常用的方法有以下四种： （1）打开“开始”菜单，逐级选择“程序”“Microsoft Word”。(2）单击桌面上的快捷图标(3)打开“开始“菜单，选择“运行“选项，在弹出的对话框中键入： 【盘符】【路径】WINWORD.EXE然后选择“确定“按钮。(4)打开“开始“菜单，选择“新建Office文档“或“打开Office文档“(5)在“资源管理器“或“我的电脑“中双击要打开的文件名。启动Word 2000时，系统自动建立了一个名为“文档1”的新文档。 用户可以立即在此文档中输入文本。Word 2000允许用户同时建立 或者打开多个文档。 2.1.1 创建新文档lWord

9、建立新文件的方法很多，常用的有以下几 种方法：l(1) 单击“文件”菜单中“新建”命令，弹出对话框；l(2) 双击“空文档”图标，Word 2000将打开一个名 为“文档1”的空文档。l(3) 使用“常用”工具栏的“新建”图标按钮，单击该 按钮后， Word 2000将按默认设置，自动创建 一个新文档。l(4)按Ctrl+N键2.1.2 打开已有文档 (1) 选择“文件”菜单中的“打开”命令(2)单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，出现“打开”对话框 ；(3)按Ctrl + O键 (4)如果需要打开的文档名是最近使用过的，会显示在“文 件”菜单下，只要单击菜单下相应的文件名，就可以打 开该文档

10、。 提示：单击“工具”“选项”“常规”“列出最近所用文件” 复选框，可以显示或隐藏“文件”菜单中最近使用过的文 件列表。选中“列出最近所和文件”复选框时，可以指定“ 文件”菜单所列出的最近使用过的文件个数。2.2. 输入文本 在打开文档之后，可以在文档窗口中输人文本、特殊字符、当前 日期和当前时间等，也可以插入其他文件的内容。在Word中建立一 个新文档后，插入点（不停闪烁的竖线）位于编辑区的左上角。输 入文本时，插入点自动向右移动。输入到行尾时，用户不必按回车 键Word会自动换行。只有当完成一个自然段落的输入时才按回车 键。如果输错了某个字，可以按Backspace键删除插入点之前的字符

11、，按Delete键删除插入点之后的文本，然后继续输入。2.21. 汉字输入技术技巧 1) Windows98下的汉字输入方法的使用 l 按Ctrl +空格键，就进入英文或一种汉字输入状态； l 按Ctrl +Shift键来切换输入法。 l 中英文切换的方法有如下3种： l 按Ctrl +空格键； l 用鼠标单击输入法状态窗口中的“中英文切换按钮” l 单击输入法指示器按钮，在弹出的输入法菜单中点击英文或汉字输入法。 注：在“微软输入法”和“紫光拼音输入法”下按shift键l 输入中文用小写字母。在输入中文时，若想输入英文大写字符和数 字符，可简单地按Caps Lock键，把键盘设定大写字母状态

12、。 l 全角/半角切换的方法，可以用按Shift +空格键的方法，也可以用 鼠标点击输入法状态窗口中的全角/半角切换按钮。演示2.22文本录入 l1)中英文的录入l为了输入中文，用户可以使用中文Windows2000提供的汉字输入法( 单击任务栏右端“EN“图标，选择汉字输入法)，如图所示。键盘录入 汉字时，英文字符一定要处于小写状态。录入英文,可选择英文输入 状态。l2)插入数字、标点符号、特殊字符输入l键盘上有的标点符号：可直接通过键盘输入l插入数字：打开“插入“下拉菜单，选择“数字“选项，弹出“数字“对 话框，；l文本录入包括中文、英文、数字、符号、日期和时间等内容。l标点符号：选择“符

13、号”选项，弹出“符号”对话框。例如要插入 符号“ ”，可以打开对话框，找到符号所在位置，双击“”或单击 该符号后单击“插入”按钮，单击“关闭”按钮，“”符号即插入到文档 中当前光标所在的位置。l特殊字符如果要插入特殊的字符，在“符号”对话框中单击“特殊字符 ”标签，然后选择要插入的字符。注：我们可通过软键盘，输入一些特殊符号。如，希腊字母演示插入其他文件的内容lWord允许将其他文件的内容插入到当前的文档中 ，以便将几个文档合并成一个文档。l1) 将插入点置于要插入文档的位置；l2）选择“插入”菜单的“文件”命令，打开“ 插入文件”对话框。l3）在对话框中输入或选择要插入的文件名，单 击“插入

14、”按钮，该文件就插入到文档中。演示2.3文档编辑 l1选定文本l光标的移动：移动光标及其快速定位是编辑操作中使用最为频繁的 操作之一，熟练掌握这项操作可以大大提高编辑速度。(1)鼠标移动光标 目标在窗口内：单击目标，光标随之到达目标位置。目标在窗口外：先借助滚动条进行滚屏操作，待目标进入窗口内再单击 目标。(2) 键盘移动光标使用键盘移动光标的快捷键：l 左移一个字符 Ctrl + 左移一个字词l 右移一个字符 Ctrl + 右移一个字词l 上移一行 PgUp 上移一屏l 下移一行 PgDn 下移一屏l Home 移至行首 Ctrl + Home 移到文件首End 移至行尾 Ctrl + En

15、d 移到文件尾 演示选定文本选定文本是编辑Word文档的基础，Word的许多操作都是针对选定文本 进行的。用 鼠标选定文本的操作有以下几种。 选定部分文本：从要选定的文本起点按住鼠标左键，拖动鼠标至 要选定的文本终点。 选定一行文本：在要选定的文本行左侧选定栏单击鼠标。 选定多行文本：在要选定的第一行文本左侧选定栏单击鼠标，拖 动鼠标至要选定的 最后一行文本。 选定一段文本：在要选定的一段文本左侧选定栏双击鼠标。 选定多段文本：在要选定的第一段文本左侧选定栏双击鼠标。拖 动鼠标至要选定的 最后一段文本。 选定全部文本：在文本左侧选定栏三击鼠标。 选定矩形文本：按住Alt键，从要选定的矩形文本第一个字符开 始按住鼠标左键， 拖动鼠标至要选定的文本终点。 取消选定的文本：单击文档窗口中的任何空白区域，取消选定的 文本。 演示演示2.4.文档排版l1字符格式lWord 2000的字符格式设定包括设置文本的字体、字形 、大小、粗斜体、下划线、上下标及字体颜色、字符间 距等。l（1）使用“格式”工具栏l“格式”工具栏如图所示l（2）设置字形、字号、字体l字形指字体的形状。通常有：粗体、斜体、下划线等。l技巧：l粗体字Ctrl +B l下划线Ctrl +U l斜体 Ctrl +Il字号指字体的大小。通常word中预置了两种表示字号的方法一