购物管理

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1、购物管理 岗位流程简介- 王卫娜2008年6月购物管理岗位职责描述 鉴于购物和餐、景点门票的重要性，特设 购物管理岗位。其职责为： 一、购物方面二、餐馆、门票方面购物方面1. 根据团队行程做购物一览表。境内的直接交给 导游；境外的交给团队op。 2. 根据购物一览表登记团队信息，据此给每店按 时发购物下单，确保对方最晚在团队到达的当天 早上（欧洲时间）收到团队信息。 3. 在团队行走的过程中，针对重点导游和重点团 队进行电话追踪，实行导游和购物店双管齐下的 策略。 4. 每月核对购物店传过来的佣金明细帐。 5. 出具购物报表购物方面6. 按照合同规定时间收取购物佣金 7. 公司的大型活动争取购

2、物店的支持 商谈并收取广告费用 针对公司发行、印刷的产品手册和出行手册 等，涉及到购物店方面的进行相关的处理。10. 处理其他和购物相关的事情餐馆、门票方面1. 与境外合同餐厅和特色餐厅商谈价格、签订合 同并及时、准确的在系统中进行维护。 2. 非常规城市合同餐厅的开拓、签订合同并及时 、准确的在系统中进行维护。 3. 景点门票的价格在系统中及时、准确的进行维 护。 4. 对团队用餐状况进行时时跟踪，针对用餐出现 的一系列问题进行处理。 5. 维护与餐馆的合作关系。购物管理流程图 购物管理流程图购物管理岗位流程说明第一部分： 购物核算与管理第二部分 ： 餐馆与景点门票的管理购物核算与管理1.

3、制作购物一览表。团队出发前一个工作日依据行程制作购物一览表。具体 制作方法：1.1：打开购物一览表模版填写团号、人数、日期、导游 姓 名1.2：将没有选定的购物店删除1.3：将购物一览表以此团团号命名，另存在每月的购物 一 览表文件夹下。1.4：境内导游 将购物一览表直接交给导游本人境外导游 将购物一览表交给本团团队操作人员，连 同 团队资料一并传真给导游购物核算与管理2.根据团队行程，将团队信息和进店情况在购物下单统 计表中进行登记。3.每天最晚18.00时给各购物店发购物下单。确保在团队到 达之前让对方收到团队信息。采用以邮件为主传真为辅 的方式。4.导游回团后三个工作日内，将填制完毕的购

4、物一览表连 同购物佣金凭单一并提交给购物管理人员。购物管理人 员对购物一览表中的日期和金额与购物回执进行逐一核 对，据此填制购物明细表购物核算与管理5. 与购物店对帐。在每月的月初购物店会陆续的将上月的 购物详单传过来，每月5号对购物店传过来的账单进行 统计，对还没有传到的，进行索要。待购物店的账单传 到后，开始逐店逐团的核对购物金额。具体步骤如下：5.1：将购物明细表中的数据根据月份和店进行筛选 后，粘贴到购物报表中的本月购物明细表中。5.2：按照团逐笔与每个购物店传过来的账单进行核对。 数据一致的，进行黄色填充，不一致的在备注中标明“核 对”字样。 购物核算与管理5.3：对标有“核对”字样

5、的团队，进行分析。有的店的账单中只有导 游 姓名和购物金额，没有团号，在对帐的过程中，要查询购物下 单 等相关的信息。对于存在差异的数据，先分析一下。备注： 5.3.1 导游在报账中写的是税前金额，对方账单中的金额都是税后 的。5.3.2有的店不是所有的东西都有返俑的，导游将不含返俑的部分也 算进去了。 购物核算与管理5.3.3 购物店遗漏单据5.3.4 跨月份的团队，要从购物下单中查询此团的 购 物到底归属于哪月5.4 对购物店漏掉和存在差异的，给购物店发传真，有 单 据的附后，进行对帐。购物核算与管理 6. 做购物报表。每月20号提交。 6.1 本月购物明细表 6.2 本月各店佣金总额表

6、6.3 每团佣金明细表 6.4 导游人均购物额排名表 6.5 导游人均佣金排名表 6.6 同期佣金横向对比表 6.7 同期人均（购物额和佣金额）横向对比表 6.8 单团横向对比表 6.9 散客横向对比表 6.10根据各表数据所反映出来的问题进行分析写出本月 购物分析报告。购物核算与管理7. 将所有店的账单核对完毕之后，打出本月各店购物总额表，将 各店的账单标明页数和序号附后。交到财务供应商往来核算会计处 。在月末最后一天必须交到财务部。8. 收取佣金。按照合同约定的收款时间收取佣金。8.1. 与购物店联系，让其将总的账单传过来，经与总的账单核对无 误，给对方确认，告知取款的方式和时间。取款方式

7、：8.1.1 开具境外发票和委托书，派导游去取款，同时将复印件传给 对方，让其准备好。 8.1.2 境外汇款的，将卡号的信息和发票传给对方让其汇款 8.1.3 和餐费抵充的，将收款单的一联给餐费核算人员，在付餐费 的时候进行抵充。购物核算与管理9.商谈并收取广告赞助费用9.1.有合同约定的广告费用，到年底和佣金一并收取。大部分广告 费用都要求汇款。所以要提前一个月甚至两个月把发票和银行账户 让导游带出去。 9.2.没有合同约定的广告费用，根据我门的业绩和对店的支持度进 行商谈，待有确定金额后，立即安排收款事宜。10.新的年度，购物合同的续签和新购物店的商谈、签约。11.其他。除以上十条外，还会

8、有其他一些与购物及购物店相关的 事情进行适当的处理。例如：旅交会礼品赞助、对质量不合格商品 进行退换等。餐馆及门票管理 一、餐馆开发：1.1导游向公司提供有关餐馆信息。 公司导游在带团过程中，到达公司没有签约餐馆的城市用餐，将此 餐馆的名片，或联系电话待回团报账时给到餐馆管理人员。 餐馆管 理人员在收到餐馆信息时，与餐馆负责人联系，首先向餐馆介绍公 司的规模和团量，尤其强调公司的团量，这样才较容易取得更加优 势的价格。如果商谈成功，将餐馆协议给对方传真过去，待对方签字盖章回传，归档。此途径为开发餐馆的主要途径。餐馆及门票管理1.2 公司高层领导或餐馆管理人员亲自考察。公司高层领导出国考察，将所

9、经过的公司未签约的餐馆信息给到餐 馆管理人员，餐馆管理人员的具体操作流程同1.1。 餐馆管理人员亲自考察，所到公司未签约的餐馆，通过考察餐馆的 地理位置、用餐环境、餐的质量、餐厅人员的服务态度，和餐馆老 板做进一步的商谈，若双方在餐标上能达到共识，则立即签订合同 。此虽然不是开发餐馆的主要途径，但是效率高，效果好，容易和 餐馆建立良好的合作关系。1.3 其它来源除以上两种途径外的途径获取餐馆信息。餐馆管理人员在收到餐馆 信息之后面，具体的操作流程同1.1。餐馆及门票管理 二、餐馆管理1.日常管理 根据导游和团队op日常对餐馆的反馈，及时的去和餐馆 沟通。告知餐馆在哪些方面应该注意。并将餐馆提出

10、的 对公司和导游应该改进的地方，做及时的修正。餐馆及门票管理1.2 合同管理 根据每个餐馆的合同，在到期日前一个星期，与餐馆重 新续签合同。在续签合同之前首先要做两个动作。一、 统计我们近几年在餐馆的用餐量即我公司对此餐馆的支 持程度。二、尽力去商谈一下餐标，看能否会下调。餐馆及门票管理 二、门票 1. 门票购买 目前公司能够直接批量购买的只有卢浮 宫和凡尔赛宫的门票。具体购买流程为：餐馆及门票管理首先：给门票售票处发传真，告知对方我公司要买什么样的卢浮宫 票和凡尔赛票，买多少张。（500以上才会享受折扣，目前为卢浮 宫5；凡尔赛宫10）其次：待对方将发票传真过来，填写费用确认单，相关财务人员

11、凭 借此发票去银行购汇，付款。再次：款项付出之后，正常情况下10天，对方会收到款项，待对方 传真过来取票通知，公司立即委托境外联系人去售票处取票，同时 支付给对方银行手续费。最后：境外联系人取到门票之后，委托公司带团导游将卢浮宫门票 带回公司本部，交出纳处保管。餐馆及门票管理 2. 门票管理 2.1 卢浮宫 境内出发的导游，在出团前凭团队op给的导游上团预算 单，到财务李伟丽处领取卢浮宫门票。 境外上团导游，团队op将门票费用按9.5折之后的价钱 预算在导游上团费中，并告知导游去海天李忠诚处以此 价钱去买卢浮宫门票。若导游在非海天处买卢浮宫门票 ，且价钱为原价，公司将不再给其补付差额，由导游自 行承担。2.凡尔赛境外联系人拿到凡尔赛门票后，告知门票管理人员，门票管理人员 下收款单，将凡尔赛门票费用转做在此联系人处的备用金。境外联 系人会在门票即将用完前10个工作日内告之门票管理人员，继续买 票，以保证凡尔赛门票的衔接。无论境外还是境内上团的导游，均到境外联系人海天李忠诚处买凡 尔赛门票。团队op将凡尔赛门票费用按9折之后的价钱预算在导游 上团费中，若导游不在海天处买凡尔赛门票，超出的金额由导游自 行承担。 阿 姆布 鲁巴 黎科 隆卢森堡法 兰琉 森慕尼黑维也纳茵斯威尼斯日内瓦佛罗伦萨尼斯罗马