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1、 全国总办管理体系操作实务 主讲：总裁办公室主任 梁弋 日期： 2004年 5月 (1) 目录 全国总办管理体系操作实务 一、全国总办管理体系架构 1. 全国总办管理体系架构略图 2. 总裁办公室组织架构 (总部 ) 3. 总经理办公室组织架构 (分部 /三级公司 ) 二、总裁办工作职能及岗位职责 1. 工作职能 2. 岗位职责 目录 全国总办管理体系操作实务 三、总办系统专项职能描述 1. 公文印信管理 2. 计划任务管理 3. 授权管理 4. 开业考核 5. 加盟店管理 6. 档案 管理 7. 法律事务处理 目录 全国总办管理体系操作实务 四、制度建设 五、新分部总办系统开业流程 (5)
2、一、全国总办管理体系架构 (6) 部） 架构图 部 /三级公司） (7) 一、全国总办管理体系架构图 总 裁 常务副总裁 总裁办公室 总部各职能中心 总部各直属部门 分 部 （以 分部总经理 总经理办公室 总经办主任 行政主管 总经理秘书 档案管理员 信息员 选址主管 (8) 二、总裁办工作职能及岗位职责 总裁办工作职能及岗位职责 管理地位 管理职能 总裁办公室是公司的行政监督和管理协调中心，处于承上启下、组织实施、督察指导的管理地位，在行政隶属关系上归公司总裁和常务副总裁直接领导，是总裁和常务副总裁的事务保障单位。 总裁办公室是公司行政监督、公文管理、计划任务管理、授权体系管理、档案管理、法
3、律事务处理、加盟店管理、新分部开业考核、秘书管理等工作的管理机构，并履行对公司的各项经营管理事务进行监督和协调职能，贯彻公司最高领导的决策精神，督察各单位执行情况及工作绩效，实施对总办系统的工作督导及业务管理。 管辖机构 总部管辖部门：计划室、开业协调部、公文部、法律事务部、档案 室、秘书室（总裁秘书组、副总裁秘书组 ） 分部管辖部门：总经理办公室 (10) 授权体系管理 新分部开业考核 行政监督 公文印信管理 档案管理 总裁办工作职能 法律事务处理 加盟店管理 计划任务管理 秘书及会议管理 (11) 部门工作职能及岗位职责 链接 (12) 三、总办系统专项职能描述 (13) (14) 目录
4、公文印信管理 1、 公文管理概述 2、公文管理的主旨 3、 各级单位相关责任 4、 公文的等级 5、公文的编写规范 6、 公文的转发时间 7、 公文管理流程 8、 分部上报会议摘要要求 9、 印信管理规定 公文管理概述 是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件等的有效载体。包括： 正式签发的文件 内部往来文件 指按公司统一标准格式拟写，由各单位总办统一授号、用印、下发、并存档的文件。 正式签发的文件以外，需报送直接上级审批或送平级管理单位解决的文件。直接上级或平级管理单位签署意见后需将结果及时返回呈报单位，呈报单位根据意见承办。 (16) 公文管理的主旨 保障公司各级管理体系中公文的准确
5、性、规范性、时效性及保密性，提高公司整体行政办公效率，保证政令畅通。 各级单位相关责任 总裁办、各分部总经办对发文权限（按授权）、格式、发送范围等进行审核， 对文件内容有明显错误的，有建议修改权 拟文单位根据文件内容拟定发文范围，并对文件结构逻辑层次、内容、各类语病及 错别字进行审核、校对 签发人对签发文件负全部责任 公文的等级 按时效性与保密性划分 ： 公文的时效性 保密等级 时效等级：一般、加急、特急 公文流转时限要求： 特急公文：收到公文后立即转发到相关人员 加急公文：收到公文后一小时内转发到相关人员 一般公文：收到公文后四小时内转发到相关人员 保密等级：一般、秘密、绝密 公文的编写规范
6、 发文权限 编号方法 （总部） 编号方法 （分部） 有签发权的人员： 总部 各单位总监级以上人员、 分部总经理级人员 有发文权的部门：总部总裁办、分部总经办 以公司名义发文：公司简称 +发 +年号 +第 *号 以公司名义发的会议纪要：公司简称 +纪字 +年号 +第 *号 以公司所辖各中心、总办名义发文：公司简称 +中心简称 +字 +年号 +第 *号 以公司所辖各中心、总办名义发的会议纪要：公司简称 +中心简称 +纪字 +年号 +第 *号 以分部名义发文：分部所在省 /市简称 +国美 +发 +年号 +第 *号 以分部名义发的会议纪要：分部所在省 /市简称 +国美 +纪字 +年号 +第 *号 公文
7、的转发时间 总部向分部 下发文件 分部向总部 上传分部发文 分部在每天 17： 00以电子邮件形式向总部报送分部当天发文 会议纪要 上报时间 总部根据各中心、各部门报送文件的时间、数量及文件的缓急程度 按此时间发送电子邮件： 上午： 11： 00 下午： 2： 00 下午： 5： 00 文件管理类别 分部向总部上报 文件的流程 总部向分部下发 文件的流程 正式签发文件的 审批流程 1、 正式签发文件的审批流程 2、总部向分部下发文件的流程 3、分部向总部报送文件的流程 各级承办单位按 规定格式拟稿 各级签发人按 授权签发 审核合格后授号用印不合格退回承办单位修改 各级总办审核：授权、格式、发送
8、范围、相关内容、是否需其他部门会签等 总裁办将审核无误的文件电子版汇总至当天文件 以邮件形式向分部 发送当天文件 制作当天文件 签收目录 总办向各单位 转发并存档 分部总办汇总当天分部发文 向总部发送 电子邮件 总部审核文件，并根据文件内容转发总部相关中心、 部门 对分部上报的文件存档 公文管理流程 分部总办回传当天文件签收目录 总裁办汇总 审核、补发 签收目录存档 近期重要节日、活动的安排 影响全局的重要变动、策略实施等其他会议重点 突出会议重点、要点 上报分部的周 销售情况 总经理对近期工作的安排和指示 分部上报会议摘要要求 记录要准确、具体、简明扼要 印信管理规定 公章：用于公司对外行文
9、、办理委托书、证明、 银行开户等日常公务时使用 合同专用章：公司与外部机构签订合同、协议 与意向书时使用 内部专用章：用于公司内部各类文件、函件往 来上使用，严禁对外文件使用 各分部要认真学习并严格执行印章管理办法 （鹏润总字 2004第 001号文件） 各分部每月 25日要向总部报送印信盘点情况 总部及分部的印信由各级总办设定专 人统一管理，总部制定统一的管理规定， 各分部结合实际情况参照制定本分部制度 通过总部审核批准后执行 规则的制定 总部及分部的各类公章、合同专用章、内部专用章、介绍信、证明信等 印信的定义 总部及各分部的印信管理人员定期对印信 进行盘点 总裁办对分部的印信盘点情况及使
10、用审批手续进行检查与考核 工作要求 (24) (25) 月度工作计划管理 目的 计划管理作为企业的一项重要工作，是企业对经营活动、重要事件处理、资源分配以及日常业务等一切事情所做的预期安排和工作任务执行的考检依据。周密严谨的工作计划，是经营管理者 在 工作中具有前瞻性的一种体现 范围 月度工作计划管理适用于鹏润投资及其下属所有单位 (26) 岗位职责 作业内容 月度工作计划内容的组成部分 工作计划的编制及报送 月度工作总结 月度工作计划抽查 月度工作计划考核 月度工作计划奖惩 总裁办公室职责： 总部各职能中心及相关责任人职责： 各分部总经办及相关责任人职责： 月度工作计划管理 鹏润（国美）月度
11、工作计划管理流程图 月度工作计划 总部职能中心 总裁办公室 分部总经办 分部职能部门 流 程 图 根据年度经营计划任务书、专项任务、文件批示、会议纪要等编制本部门月度工作计划及总结 按批示执行 汇编及负责人审核并签署意见 下发跟踪 考核存档 收集 整理 上报 抽查 考核 存档 审核、修订、批准及任务跟踪 不合格 合格 (28) 月度工作计划模板 (29) 目的 为进一步规范公司制度管理工作、贯彻公司法治思想，为公司各级单位提供开展工作的明确依据，特制订本规定。 范围 专项任务管理服务于鹏润投资整体经营管理工作，其实施应用范围为鹏润投资及其下属各级公司。 专项任务 管理 (30) 专项任务管理
12、岗位职责 总裁办公室为专项任务管理工作的最高管理机构。 制订、修订专项任务管理工作有关制度与规定，保障专项任务管理工作正常运转，适应公司实际情况和发展变化，并保障专项任务管理方法的贯彻与执行； 各中心、各直属部门及各分部为鹏润（国美）专项任务单的承接部门。 负责按要求执行任务并按时将任务完成情况回复总裁办公室。 作业内容 任务来源及生成任务单 任务单按授权审批下发 督办、审核、上报 任务完成情况评估 任务执行情况半年考核 任务的奖惩 例：总裁、常务副总裁下达给分部专项任务 专项任务管理 执行单位 分部总经办 总裁办公室 基 本 流 程 图 任务生成并下发 评估、奖惩 半年考评 任务 流转 审核并经分部总经 理签字后
