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1、装备事业部 发文办理简要说明办公室 2009-5-8p电子公文是指公司在生产经营和管理过程中所 形成的以计算机数据为媒介、具有法定效力和 规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动 ，传达贯彻落实党和国家的方针、政策及公司 有关工作部署和指示，发布企业规章制度，请 示和报告问题，部署有关工作，批复和通报有 关事项，答复和商洽工作的重要工具。一、 公文种类公文种类，俗称“文种”，是对每一个公文赋于一个概括表明其性质、服务体系的统一规范的称谓。按照行文关系、文件去向可分为：下行文、上行文、平行文。p下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如 命令、指令、决定、决议、布告、公告、通告、通 知、通报、批
2、复等（会议纪要）。 p上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如 请示、报告。 p平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发 文，如通知、函。 二、 公文格式公文格式是指公文的规格样式。p规格 包括文面规格、用字规格、印装规 格等； p样式 包括文式、行式等。（一）通用公文格式公文用纸采用 GB/T148 中规定的A4 型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm1）公文用纸幅面尺寸1、公文印装格式2）公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边） 37mm1mm公文用纸订口（左白边） 28mm1mm版心尺寸（不含页码）156mm225mm公文页边 与 版心尺寸示示 意意WORD页面设置中页边距尺寸
3、上： 3.38 厘米 下：3.66 厘米内侧：2.78 厘米 外侧：2.62 厘米页眉：1.5 厘米 页脚：2.2 厘米p正文 用3号字, 一般每面排22行, 每行28个字。p页码 为外侧设置，单页码居右空一字，双页码居左空一字，居页底边25MM。用四号半角阿拉伯数字标识，数字左右各放一条4号一字线，并与数字间前后各空办个字。3）排版规格4）印制要求p双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2 mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。5）装订要求p公文应左侧装订。上下装订线距页边四分之一处。2、公文书面格式公文一般有眉首（文头）、主体、版记（文尾）3部分组成。1）眉首（文头）格式要求眉首
4、指红色反线及以上的要素。包括发文机关标识、发文字号、签发人等。页 眉主体版 记p发文单位标识。发文单位标识由发文机关的规范化全称后加“文件”2字组成。字体推荐使用小标宋体字，用红色标识。发文机关字号原则上不应大于上级机关的发文机关标识字号。公司文件的发文机关标识字号为小初号。p 发文字号 由三部分组成：发文代字+年份+序号，发文字号字体字号与正文一致，均用3号仿宋体字。年份应用阿拉伯数码标全称，并用六角括号“”括入，不能使用圆括号“（）”、方括号“”；序号不编虚位（即1不编为001），序号前不加“第”字。p签发人 上报文件同时必须标注签发人，用3号仿宋体标识“签发人”3字，后用全角冒号，而签发
5、人姓名用3号楷体字，(发文字号应在红色反线之上居左、居右空1字标注。主体指红色反线与主题词之间的要素。包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、生效标识等。2）主体格式要求p标题 文件标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，分一行或多行居中排列，回行时要注意做到词意完整。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。p主送机关 是指办文责任的机关，即这份文件接受办理者。准确认定公文的主送机关，是文件发出后能否得到及时贯彻处理的一个关键性问题。主送机关在文件标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。p文件正文 在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。正文用3号仿宋体字，
6、一般每页排22行，每行排28个字，行距一般为固定值29磅或1.25倍。正文中标题推荐使用以下字体：一级标题为3号大标宋，二级标题为3号黑体，三级标题为3号楷体，四级标题为3号仿宋体（可加粗处理），均居左前空2字排。p附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”两字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字编序号，序号数码后加圆点“.”，附件名称后不加标点符号。例如：附件： 1 xxxxxxxxxx2 xxxxxxxxxx3 xxxxxxxxxxp成文日期和生效标识 成文日期是公文生效的时间，应为领导签发的时间，用汉字将年、月、日标全“零”写为“”。成文日期右
7、空4字。p印章 印章应上距正文1行之内。加盖方式以印章的实际情况来定：当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。页 眉主体版 记指主题词及以下各要素。包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等。版记中各要素之间均加一条黑色反线隔开，宽度同版心（156mm）。版记一般应放置在公文末页，一般为偶数页。3）版记（文尾）格式要求p主题词 “主题词”三字用3号黑体字，居左顶格 标识，后标全角冒号；主题词词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，最多不超过5组p 主题词与档案的分类为 划分原则。例如：公文 为财务类，其类别词应 确
8、定为“财务”，在财 务中又属于资产方面， 其第一个类属词为 “ 资产 ” ，然后可以再 加上第二、三个类属词 ,最后加上公文的文种， 如“通知”、“请示” 等。主题词的概念主题词的标引规则：p 应在分析全文的基础上进行；p 标引顺序是先标类别词，再标类属词；p 如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题、然 后对第二个主题内容进行标引；p 可将不同类的主题词进行组配标引，但应保持每个 词的完整、独立，不允许将两个主题词组合成一个新词 ；p 当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时 ，可只在类别词中选择适当的词标引。p抄送机关 是指需要了解公文内容的机关。公文如有抄送机关，在主题词下1行，左空
9、1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐（即内对齐）；在最后一个抄送机关后标句号。p印发机关和印发日期 印发机关为公文的印制主管部门，一般为各单位办公室。印发机关位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置，左空1字标识；印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码，右空1字标识。印发机关和印发日期均使用3号仿宋体字。页 眉主体版 记（一）特殊公文格式1、会议纪要的格式p 会议记录式p 会议公报式会议纪要根据内容可分为决议性会议纪要 和综合性会议纪要，其书写格式一般有两种：会议记录式会议公报式会议纪要的版记格式2、信函式公文的格式
10、信函（简称函）就其使用范围，函可用于以事业部或总经理名义对外发送的各种礼仪信函；向不相隶属的公司有关部门请求批准事项及商洽工作，征询意见或答复问题等。函的类别主要有 3 种，一是商洽、询问、请求批准的；二是知照性的，即主动告知一件事，不需要答复的；三是答复问题、回复请求的。信函式公文的格式信函式公文即俗称“便函”，其文头部分只标识发文机关名称而不 标识“文件”二字。三、发文办理发文办理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。事业部发文采取电子流程发文，制发文件过程包括：草拟、审核、会稿、签发、复核、制作、用印、登记、分发等程序。发发 文文 办办 理理 流流 程程 图图1、公文拟稿各
11、单位业务部室 有关人员 要求与公司、事业部有关政策精神保持一致。 在填写发文稿纸时，各项信息要填写齐全，如:公文传至哪个层面，是否需报上级哪个部门等。拟稿即撰拟公文文稿，是经过对有关信息材料的收集加工和再创造，系统地记录了有用信息，使机关的意志见诸文字，草创了供进一步完善的原始文稿。拟制本单位公 文，应当先填 写发文稿纸。电子公文 发文稿纸 严格把关，确保公文内容的正确性。2、拟稿审核 部门领导拟稿审核指拟就的文稿在送交办公室或有关领导签发之前，由部门负责人对文稿所做的全面核查工作。 提出意见，如同意，在会签处签字。如有异意与起草部门沟通，提出修改意见。3、部门会稿 业务相关部门领导会稿即会签
12、，指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合进行的协商活动。4、公文核稿 办公室部门领导(文秘)公文核稿指经部门审核文稿在送交有关领导签发之前，由办公室部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿所做的全面核查工作。 认真审核公文内容，规范公文格式，保证准确无误。 事业部所属各单位行文，凡属涉及到人、财、物管理方面的文件，要征询事业部本部相关业务职能部门的意见，以保持事业部整体管理的一致性。5、签发 单位主要领导签发指由本单位主要领导人对文稿终审核准后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文质量与正式效用的最
13、终确认。5、上传公文 单位信息员上传公文通过OA将公文以电子公文形式上传至指定接收部门。四、发文原则（一）行文应当确有必要，注重效用p避免无价值的公文产生，阻止部分公文进入不 必要的“流通”过程。p对一些虽有价值，但可以其他形式代替的公文，要根据实际情况，采取措施控制其形成，并尽可能避免或减少。（二）必须按机关间的工作关系行文 p 领导与被领导关系；p 指导与被指导关系；p 平行关系；p 不相隶属关系。（三）选择适宜的行文方式，一般不得越级 行文 事业部所属单位不得越级直接向公司有关部门报文请示工作，确需请示的事项，应报事业部，由事业部办公室统一收文、事业部机关有关部门负责办理，以事业部名义向
14、公司有关部门呈文。（四）正确区分主送与抄送的对象，控制抄 送范围 抄送应当确有必要，抄送单位不宜过多。（五）坚持党政公文分开 特别是机构设置、干部任免、纪律处分等有关事项，更要做到党政分开。（六）行文前应就有关问题协商一致 对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方 可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当 出面协调；仍不能取得一致时，主办部门可以列 明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会 签后报请上级机关协调或裁定。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。谢 谢！OA 使用技巧及答疑OA功能简介：我的公文包（个人事务） 信息发布 发文管理
15、 收文管理 文件浏览查询 搜索 系统管理 帮助即时消息 即时消息 是利用多种通知方式进行信息发是利用多种通知方式进行信息发布，可实现会议通知、邮件群发、事务交办等布，可实现会议通知、邮件群发、事务交办等功能。功能。个人地址簿 个人地址簿 是是BGPOABGPOA新增的功能，用户新增的功能，用户可以把经常发送即时消息的联系人加入到个人可以把经常发送即时消息的联系人加入到个人 地址簿，发送即时消息时，可以从地址簿，发送即时消息时，可以从 选择收件人，减少查找时间，提高发送效率选择收件人，减少查找时间，提高发送效率 。 信息发布： 信息发布： 本系统提供一个公共的信息发布平台，可本系统提供一个公共的
16、信息发布平台，可以发布公告、最新动态及经济信息等，配合以发布公告、最新动态及经济信息等，配合 图片或附件功能，免去工作中人为通知的繁图片或附件功能，免去工作中人为通知的繁 琐琐 。信息发布平台系多级单位管理体系，管 信息发布平台系多级单位管理体系，管理员除向本单位发布外，还可以向上级提交理员除向本单位发布外，还可以向上级提交 发布信息，经上级管理人员的审批，可以发发布信息，经上级管理人员的审批，可以发 布到上级单位或公司主页上。布到上级单位或公司主页上。发文管理：发文管理：发文管理模块包括拟稿、审核、会签、核稿 、签发、发送、归档等程序 。通过发文管理模 块，实现企业内部文件电子化，用电子公文代替 纸质公文，提高公文传递速度。a . 流程发文b . 特殊发文 文档流转的历史纪录文档流转的历史纪录在公文的流转过程中，系统对流转的各个过在公文的流转过程中，系统对流转的各个过程都一一记录在后台数据库中。程都一一记录在后台数据
