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1、 山财培训网 主 讲 人 山东财经大学会计学院 教授、硕士生导师赵 英 林行政事业单位内部控制十二讲之六收支控制第六讲：收支控制按照行政事业单位内部控制规范的口径 ，称为收支控制。实际上收支的金额数量已经 在预算控制中明确，这里所讲的收支控制是指 行政事业单位的收入与支出行为与收支活动。 主要讲述：一、收支控制的基本要求二、货币资金控制三、收入控制四、支出控制一、收支控制的基本要求收支控制的基本要求就是总括的说明收支活动的 具体原则与控制手段。要讲以下六点：1.不相容职务必须分离2.授权批准3.大额物资坚持集中采购制度4.财会人员岗位责任制与定期轮岗制度5.重大项目支出必须内部审计跟进制度6.
2、财务专管制度与月末财务分析制度1.不相容职务必须分离所谓不相容职务是指那些如果由一个人管理，既可 以弄虚作假，又能够自己掩饰作弊行为的职务，而由 两个或两个以上的人来管理，形成相互制约。对于货币收支，中国人在管理实践中早就认识了 这个利用职务分工来实施“内部牵制”的控制方法。不 管企业还是行政事业单位都明白“钱账分管”的内部牵 制控制办法。但真正上升到理性认识，还有一段距离 ，还得需要培训、教育，通过学习才能理解不相容职 务分离的内涵、意义与其缺陷。这就要求我们认真梳理一下本单位的货币收支全 流程。根据本单位岗位职责分工实际情况，确认哪些岗位是 涉及收支业务的岗位，在它们之中哪些是不相容岗位
3、，然后毫不犹豫地采取分离措施。有条件的行政事业 单位，可以借助计算机信息技术系统，通过权限设定 ，自动实现不相容职务分离。一般说来，行政事业单位的收支业务可以分为五个 具体实施步骤：即授权、签发、核准、执行和会计记 录，如果每一个步骤由相对独立的人员或部门实施， 就能保证不相容职务分离。一般情况看，行政事业单位收支不相容职务有：1.现金出纳岗位与会计记账岗位；2.收款岗位与会计记账岗位；3.授权审批人员与收付执行人员；4.留行印鉴保管人员与空白支付票据保管人员；5.会计记账人员与稽核人员；6.应收账款催收人员与会计记账人员。是不是有了不相容职务分离就会万事大吉呢？事 实并非如此，因为不相容职务
4、分离的局限性是不相 容职务分离以后，这些分离人员互相勾结，合伙作 案，就会使这一控制措施失效。怎么办？要靠轮岗 制度与监督措施来补充这些局限性。2.授权批准授权就是上级领导把权力转授给下级或者部 门，得到权力的个人或部门必须在所授予的权 力范围内审批或下达行动指令。行政事业单位货币收支授权控制可以保证下 级按既定的方针执行业务，防止滥用权力，打 乱正常的运营秩序，又可以防止舞弊。前面我们讲过，授权分为常规授权与特定授 权，货币收支方面一般都是常规授权，用财务 制度规定，利于执行。行政事业单位一般都是首长负责制，单位一把手 可以授意制度制定时将货币收支的批准权限用制度 规定的形式赋予下级管理者，
5、比如单位开支批准， 制度规定：1000元以下，部门领导批准；1000元 以上，5000元以下分管副职领导批准；5000元以 上，50000元以下单位一把手批准；50000元以上 的支出，领导班子办公会议批准。这就是常规授权。有些特殊用款或者一把手不在单位时，就特殊授 权给某人执行批准权力。3.大额物资坚持集中采购制度行政事业单位的费用由预算总体控制，一般说 来，正常开支都在预算以内。零星的、小额的、 非常规业务的开支由单位自行支付；凡制度规定 由国库集中支付的大额资金，决不允许各行政单 位自行支付；凡大额物资购进，必须按财政规定 集中采购，实行合同招标，公开透明，杜绝舞弊 。大额物资集中采购是
6、我国在实践中总结出来的 反舞弊措施。但这件事要不断完善制度，不能财 政部门一家垄断所有采购业务，那就又会生弊端 。4.财会人员岗位责任制与定期轮岗制度货币收支业务是由财会部门统一管理与实施控 制的，财会部门必须实行岗位责任制。这就要求财务主管人员必须在实践中摸索本单 位财会业务活动流程的运转规律和业务量多少， 合理进行分工，根据高效精简、不相容职务分离 的原则设置岗位，规定流程顺序与凭证传递路线 ，明确岗位责任。为了克服内部缺陷，财会部门至少每年人员轮 岗，既锻炼人员素质，也预防合伙作弊。5.重大项目支出必须内部审计跟进制度行政事业单位的基本建设等重大项目支出，在开 始拨款之时，就要坚持内部审
7、计介入，对整个支 出过程全时段、全额度、全方位监督。支出一笔 ，审计稽核一笔，保证款项按预算用途使用，保 证把钱用在正当之处；如果发现支出有问题，偏 离预算轨道，要及时纠正，并立即报告领导班子 和财政主管部门。重大项目支出审计跟进制度，是确保有限资金用 到刀刃上，提高资金效益的有效监督措施。6.财务专管制度与月末财务分析制度按照预算法、会计法及行政事业单 位内部控制规范等法规规定：行政事业单位的 一切收支活动均要在财会部门办理并进行会计计 量，其他部门未经批准决不能代替财会部门办理 收支业务；收入必须及时入账，决不允许挪用或 私设“小金库”；经费支出必须按预算进行，结 余经费必须缴回，超支必须
8、说明理由，并经领导 班子授权人员批准才能核销。财务部门每个月末，都要坚持对本月的 财务活动进行分析，运用各种方法评估预算 完成情况，分析经济活动中的问题所在，查 找原因，挖掘增收节支的潜力，给领导班子 决策提供依据。定期分析还要识别、评估下步经济活动的风 险，并以分析报告的形式及时提供给领导班 子。二、货币资金控制市场经济下货币资金是行政事业单位进行业务 活动的前提条件与经济基础。而货币资金又最难 控制，非常容易出问题。货币资金具体是指库存 现金、银行存款、其他货币资金。这部分要讲3 个大问题：1.库存现金控制2.银行存款控制3.其他货币资金控制1.库存现金控制库存现金是指按财会口径存放在行政
9、事业单位现金出纳人员 保管的金柜里，供业务活动零星开支的货币。按财会法规和内部控制要求，无论企业还是行政事业单位的 库存现金都必须由现金出纳人员负责管理，采取限制接近保护 措施，一切责任均实行岗位责任制。经营活动需要使用现金时，必须按照现金使用管理制度办事 ，任何人不得超越权限审批或者违反现金开支制度。小额、零星开支使用现金，大额开支必须通过银行转账结算； 经常用款部门可以实行备用金周转制度。控制现金的具体措施主要有以下八点：第一，坚决贯彻国务院现金管理办法规定的现金使用 范围。只有下列情况才能支付现金，否则，都要进行银行转帐 结算：（1）职工工资、奖金、各种津贴、福利费和其他劳动报酬 ；（2
10、）各种社会救济费用，如退休金、抚恤金和丧葬补助费 等；（3）向不能转账的单位或个人购买物资、支付报酬；（4）根据国家规定颁发给个人的科学艺术、文化艺术、体 育等各种奖金；（5）出差人员必须随身携带的差旅费；（6）转账结算起点（1000元）以下的零星支出；（7）中国人民银行确定的需要支付现金的其他支出。以上是国务院的法规规定，使用现金的企事业、单位必须 无条件遵守，很多重大违法案件中都有违反现金使用办法行为 。第二， 现金出纳人员必须实行不相容岗位分离。这也就是我们经常说的，“钱账分管”内部牵制原则，现金出纳人 员只管“现金日记账”、“银行存款日记账”，编制“银行存款调节 表”。除此以外的会计账
11、都不能管。一般不能保管留存银行印章。第三，现金必须实行限制接近的财产保护措施。这主要指存放金柜的地点不能让无关人员接近，存放金柜的房屋必 须安全、牢固，具备条件的要有电子监控。出纳人员到银行取存现金 ，必须有车或者有人保护，不准一个人办理存取万元以上的业务。第四，规定库存限额。所谓库存限额是指库存现金为了安全起见而规定的最高存放数额。 一般供两天零星开支所用即可。以前库存限额由银行规定，现在银行 没有此项义务，但单位自己必须规定，严防此处内部控制产生缺陷， 给犯罪分子有可乘之机。案例分析：某单位金库工资被盗案案例分析：某单位金库工资被盗案案例分析：小偷偷出的大案案例分析：小偷偷出的大案第五，实
12、行现金使用授权审批制度行政事业单位应根据具体情况建立健全现金使用受权审 批制度，按使用额度划分批准权限，出纳人员必须按批准 的文件或凭证支付，任何人不准超越权限批准、使用现金 。第六，建立费用报销制度费用报销是正常的生产经营活动内容，及时报销是保证 经济活动正常运转的需要。应该支付现金的业务，要按批 准的报销凭证支付，按规定业务程序办理；应该拨付业务 周转金的单位，要经有关部门或主管领导核定，定期报销 补足，减少现金出纳工作量；能实行银行转账结算的，一 律通过银行办理。第七，对现金出纳人员用制度规定“九不准”现金出纳人员天天与金钱打交道，除不断进行职业道德考核与 教育外，还必须要求其做到：不准
13、以白条抵库；不准挪用现金； 不准私自外借公款；不准单位之间套换现金；不准假借用途套取 现金；不准把单位收取的现金以个人名义存储；不准用单位账户 为其他单位或个人存入和支取现金；不准保管账外现金（小金库 ）；不准以任何票证代替人民币流通。第八，要建立健全对现金的检查制度 会计规定现金出纳的账簿必须日清日结，每日营业终了都必须 核对现金与账簿记录。这是靠其自觉执行。还要建立定期与不定 期的对现金库存与银行存款核对检查制度，督促现金出纳人员遵 守规章与制度。经常检查也是强化内部控制，震慑犯罪分子产生 的贪欲与邪念。以上8项现金控制讲述完毕。2.银行存款控制银行存款是指存放在银行里的货币资金， 它与库
14、存现金是可以随时互相转化的，必须严 加控制。主要讲述五个大问题：（1）银行账户控制 （2）支票控制（3）转账结算业务控制（4）银行存款核对制度（5）留行印鉴保管（1）银行账户控制凡依法设立的行政事业单位只要通过银行进行结算，就 要依照中国人民银行银行账户管理办法的规定开立银行 账户。只有在银行开立了账户，才能通过银行与其他单位进行 结算，办理现金存取业务。对银行账户开立控制，是对银行 存款业务进行具体控制的第一步。银行账户分类银行账户管理办法将账户分为4类，即：基本账户； 一般存款账户；临时存款账户；专用存款账户。一般单位只 能自己任意选择一家商业银行的一个营业机构开立一个基本 存款账户，用于
15、办理日常的转账结算和现金收付。单位的工 资、奖金等现金支取，只能通过该账户办理。单位还可以在 其他银行的营业机构开立一般存款账户，该账户只能转账结 算和存入现金，但不能支取现金。临时存款账户是临时经营活动需要，在异地开立的银行账户 ，如外地产品展销、临时采购物资资金等。专用存款账户是因有特定用途需要开立单独存取的账户。如 基建项目款项、住房公积金、其他特定用途资金等。银行账户开立行政事业单位依法设立后，要开立基本存款账户，必须凭依 法设立的文件或上级主管机关证明到中国人民银行当地分支机 构办理核准开户许可证，然后任意选取一家商业银行的营业机 构办理开户。开户时，需填制开户预定书和银行印备的“印
16、鉴卡”，将办 理银行业务的印鉴和有权签发支票人员的签字式样留在“印鉴 卡”上，以备日后银行核对。开立银行账户控制在银行开立账户，必须财会部门集体决定，领导 批准，绝不 能授权一个人办理，更不能一人决定。（2）支票控制支票只是银行结算凭证的一种，因为在收支过程中，大部 分银行业务都是用支票结算方式进行的，所以，我把它单独作 为一个问题讲述，主要讲以下七点：第一，从银行购买的空白支票，要有专人保管，使用“登记 簿”登记，严防丢失；（案例:款项无故丢失）第二，支票由现金出纳填写、登记并依据存根记账，但支 票盖印的银行信用印章必须不相容职务分离；第三，支票应按数额实行授权批准制度，未经批准现金出 纳不得开具支票。但批准人必须同时审核附属凭证，防止隐患 ；（案例：现金出纳私自开支票携款逃跑）（案例：现金出纳私自开支票携款逃跑）第四，一旦发生填写错误的作废支票，必须由现金出纳负 责加盖“作废”戳记，防止再被使用。同时要按编号顺序留存， 不得丢掉或撕毁，以备日后查对；第五，会计部门根据支票存根编制付款记账凭证；第六，现金出纳根据记账凭证登记“
