预算流程变更待决事项

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1、广东移动通信有限责任公司未来流程(讨论稿）KPMG 顾问公司*议程1 项目进度简报2 未来财务流程主要变更建议和待决事项2.1采购应付(连申购、采购流程文档演示)2.2总帐2.3项目会计2.4预算1 项目进度简报 第一阶段项目范围其他业务功能：话费记录项目管理日常业务处理期末业务处理应付应收固定资产固定资产项目会计现金管理预算集成交易集成交易 给日常业务处理I的财 务信息如：发票、付款 、收款等。文档输出如：付款凭证财务及管理报表来自供应商、银行等外 部机构采购给供应商、银行等外 部机构总帐总帐1 财务及管理报表编制存货管理KPMG主要负责设计九组 财务核算流程，包括：KPMG工作范围：第一阶

2、段工作范围1 项目进度简报29/1030/931/8现状分析初步设计方案差距分析确认设计方案7：计划：实际2.1 未来高层次采购/应付流程 主要变更建议1 采购申请3 采购预付4 采购结算5 费用预付2 选择 供应商日常业务处理n申请必须先 检查是否超 过预算(包括 项目和部门 预算)。n制定分层采 购申期分层 审批制度。n划分各类型 物资的中央 采购归口部 门。n建立分层采 购和供应商 审批制度。n对经常会采 购的物资建 立中央已审 批供应商清 单。n建立采购预 付分层审批 制度，规范 采购预付金 额占合同总 体金额的上 限。n建立采购预 付金额制度 ，规范各类 型费用预付 的金额上限 。n

3、由财务部直 接收取发票 和进行检查 。2.1 未来高层次采购/应付流程 主要变更建议(续)日常业务处理8 准备周付 款计划7 采购物料 退货结算9 现金、银 行付款6 费用报销 及核销n申请必须先检 查是否超过预 算(包括项目和 部门预算)。n建立分层审批 制度。n采购单位要和供 应商签署退货协 议或通知单，作 为退货交易的原 始凭证。n定期对资金需求 进行预测和。n和主要供应商 进行定期对帐 。2.1 未来高层次采购/应付流程 采购申请流程文档演示除项目预算外， 建议要制定部门 预算。由申购时已开始检查 是否超出项目预算。为各省、市、县制定分层审 批制度。如： $b- 采购专家团申购和采购分

4、开 ，进行归口管理2.1 未来高层次采购/应付流程 选择供应商流程文档演示建立中央供应商 数据库。为各省、市、县制定分层审 批制度。 例如： $b- 采购专家团按不同的采购金额向供应商要 求报价或招标 http:/ 例如： $1,000,000 公开招标把供应商所提供 的材料清单(软 盘/电子形式)直 接上载入系统。2.1 采购/应付流程变更待决事项2.建立中央己审批 供应商清单。市、县除 零星采购外，必须向已 审批过的供应商进行询 价和采购。优点缺点n系统已支持中央数据库的设立。n对非核心业务进行采购时，只向 指定供应商询价，减少重覆审批 供应商的管理成本。n弹性较低，不适用於零星 采购和紧

5、急采购。n加强监控。n要进行系统二次开发才能 实施，短期内要由计划财 务部以人手实施，增加工 作量。1.建立采购归口管 理部门。n可以较容易进行物料管理。由归 口部门进行监控，按各分公司存 货量，进行中央资源调拨，减少 积压工程物料的机会。n可以透过大量采购，取得更优惠 价格。n实施初期可能会较慢，(市 、县进行采购时要由省执 行)。不适用於零星采购和 紧急采购。n采购的物料、设备太专业 时，需要其他专门部门协 助。3.申购时要先检查 是否已超出项目预算、 部门预算才继续进行采购 。2.1 采购/应付流程变更待决事项(续一)优点缺点4.建立采购分层审 批制度。(包括申购、采 购、选择供应商和付

6、款) 因为现时某些市、县进 行采购时，无论金额的 多小，都要经过多重审 批(有时达六层)。n下放权力，高级管理层应集中时 间决定金额较太的采购，金额较 小的，只要是在部门预算和制度 之内可以下放到由中层审批。增 加工作效率。n审批时有制度可依从，不需要每 次考虑要由谁审批。n方便系统电子工作流(Workflow) 的实施。n如果没有部门预算和项目 预算作监控，或预算设得 太阔松时，有机会被滥用 。采购 网络设备办公室设备办公室用品 省公司 董事会/采购委员会$XX$XX$XX 公司总经理XXXXXX 部门总经理(工程建设)XX(信息技术)XXXX 部门副总经理(工程建设)XX(信息技术)XXX

7、X 部门经理(工程建设)XX(信息技术)XXXX市公司 公司总经理$XX$XX$XX 部门总经理(工程建设)XX(信息技术)XXXX 部门副总经理(工程建设)XX(信息技术)XXXX 部门经理(工程建设)XX(信息技术)XXXX样本，只供参考2.1 采购/应付流程变更待决事项(续二)优点缺点6.退货时要由采购 单位和供应商签定退货 协议/通知单，确认退货 数量和金额。n财务做帐时有所依据。n增加业务人员的工作量。7.进行周(或双周) 付款计划。n对资金流有较好的控制，闲置现 金可以集中一起，争取更好的存 款利息。当发现出现资金缺口时 ，可以尽早作出贷款安排。n很多时候是因为其他外部 机构(如：

8、海关扣压货物) ，令付款计划难於准确计 算。n由於GMCC刚进行组织机构调整， 短时间如果再将工作重新调配， 变更太频繁，不利於系统实施。n财务人员对对材料技术规格不太 熟悉，匹配有困难。n较佳的做法是将发票送往 计划财务部，由计划财务 部进行匹配，只有这样才 能真正确保应付款是经过 适当的核对。5.在确认付款前， 发票、收货单和采购单 的匹配仍由采购部门进 行，财务部只负责回顾 ，和国外常见由财务部 进行匹配的做法不同。 (折衷做法是先中短期继续保 持现流程，到系统实施完成 和稳定後，再考虑进行调整)2.2 未来高层次总帐流程 主要变更建议1 会计科目 设置和维护日常业务处理2 总帐交易 处

9、理3 期末结帐4 企业税项 申报期末业务处理5 合并财务 报表编制n制定集团统 一会计科目 表。n中央(省)负 责审批和维 护会计科目 表。n所有会计科 目更改申请 要以标准表 格进行记录 。n交易审批要 在系统上进 行，不可以 单看纸面凭 证。n凭证要每日 审批和过帐 。不要等到 月结才做。n有需要时允 许省、市遥 远代市、县 进行审批和 过帐。n要求按月生 成财务和管 理报表。n每月编制市 级、省级和 公司级财务 和管理合并 报表。n自动将各公 司财务报表 合并和冲转 公司间往来 交易。n要按月(而非 季)计提企业 所得税。2.2 总帐流程变更待决事项1.三省和香港总公 司一起制定集团统一

10、会 计科目表和科目表使用 手册。 (即使省公司之间不同意 ，广东省内部自己也应 该要将科目表标准化。)优点缺点nOracle的会计科目表除了一般的 会计科目外，还可以设置不同的 分析维度(例如：成本中心、产品 、地区)。在初始化设置时先想好 中、长期财务管理信息的要求， 可以避免将来要重做数据切换才 可以抽取到所需要的信息。n进行财务和管理报表合并时会更 容易。n公司间财务报表更具比较性。n是最佳实践。n维护成本会较高而修改弹 性相对较小。2.市、县的会计科 目更改需求，由直属省 的计划财务部审批，而 且由省中央进行维护， 市、县无权进入系统设 置新科目。而影响三省 的会计科目表变更要由 香港

11、总公司审批。n确保所有科目表设置是经过适当 审批，因为某些县财务部的规模 很小)，对高级管理层的财务信息 要求会较难掌握，会导致会计科 目被误开和误用。n由中央管理可以较容易维护会计 科目表的统一。n维护成本会较高和修改所 需时间可能会较长。2.2 总帐流程变更待决事项(续)4.统一期末结帐日 期和提交报表(包括合并 报表)的时间表。(最佳 实践是四天完成结帐， 结帐後第二天完成总帐 报表的编制)。优点缺点n给予明确工作目标，提高工作效 率。n-。5.要每月提供市级 、省级和公司级合并财 务管理报表。n可以提供更有效和全面的财务管 理信息。n增加月末时计划财务部员 工的工作量。3.省、市代下属

12、市 、县进行会计交易审批 和过帐。n某些较困难的会计交易(如税项计 提，月末费用分摊等)可以由市、 县专业人员代审批，不需要额外 聘请专才，减省开支。n某些交易始终要看到纸面 原始单据才会审批(例如付 款)，而公司间纸面文档传 送的时间会较长。2.3 未来高层次项目会计流程 主要变更建议项目投资计划n统一省内各公 司的项目编码 规则。n在拟定明细计 划前，先进行 立项，确立该 项目是配合公 司发展需要。n建立分层审批 制度。n建立分层审批 制度。n将项目管理 人员的工资 分摊到每个 项目当中n项目管理人员最 少要每月提交项 目进度报告。n项目会计人员每 月进行工程费用 预提。项目实施n考虑将来

13、业 务需要，加 入此业务流 程2.3 未来高层次项目会计流程 主要变更建议(续)项目实施n由省代市、县 采购的工程物 料，当运到市 、县时即记录 到市、县的在 建工程内。 http:/www.r dnaimoban.co mn当市、县在建 工程完成和 用後，即进行 资本化和开始 折旧。n由独立於项目实 施小组的员工， 对项目的实际积 效益和原先的目 标进行比较，再 直接向公司高层 汇报。项目结算2.3 项目会计流程变更待决事项优点缺点n项目成本会较为准确。n现时大部份工程为外包， 内部管理人员工资所占部 份不会太大。如果将项目 管理人员的工资很明细的 分摊下去。维护成本可能 很高。nOracl

14、e只可以以按标准成 本费率分摊项目工资，如 果按实际分摊要进行二次 开发。3.将内部项目管理 人员的工资按为每一项 目的工作时间分摊到项 目里去。(例如：如果该 业务人员的工资为一千 元，本月20%的工时为甲 项目工作，则要将二百 元工资分摊到甲项目的 成本中。)1.在拟定明细计划 前，先进行立项。n在投入资金到项目进行明细研究 时，先确立该项目能配合公司发 展需要，避免资金错投。n-2.制定分层审批制 度。n定期开会(如双周)对项目进行审批 。n高级管理层只集中注意力在金额较 大的项目。n-4.每月要求项目经 理汇报项目进度，再由 会计人员按项目进度计 提项目成本。n帐上可反映更准确的工程成

15、本数 据。n需要增加会计人员工作量 ，和进行系统二次开发。2.3 项目会计流程变更待决事项(续)优点缺点7.进行项目后评价 ，在项目阶段实施完成 和竣工决算後的指定时 间，由独立於项目实施 小组的员工，对项目的 实际积效益和原先的目 标进行比较，再直接向 公司高层汇报。n委善记录每一项目的得失，作为 未来项目计划和实施时的参考。( 知识管理Knowledge Manage- ment)。n需要更多的管理成本。6.当市、县在建工 程完成和用後，即进 行资本化和开始折旧。n更符合国际会计准则。而损益表 上也可以反映更真实的数据。n当工程验收时对金额进行 调整，则要对资产5.由省代市、县采 购的工程

16、物料，当运到 市、县时即记录到市、 县的在建工程内(不像过 去一直记在省的财务帐 上，直至资本化时才由 省的帐调拨回市、县)。n在市、县帐上反映更真实的资产 数据(帐实相符)，市、县可更容 易进行在建工程项目进度跟踪和 盘点。n省公司要透过合并报表才 可以知道总体投入了多少 项目成本。n公司间往来交易会增多。( 不过很多可以透过系统自 动化解决)2.4 未来高层次预算流程 主要变更建议n由省、市、县 部门主管先确 认年度目标後 ，才开始进行 明细预算编制 。 n以预算小组形 式进行预算编 制n制定部门预算 。n由省计划财务部 进行年度资金预 测，总体统筹省 内资金的调拨， 三省和香港总公 司间的资金预算 则由香港总公司 负责。n按月编制预算和实 际差异比较报表( 包括合并报表)。n最少半年回顾预算 是否需要进行调整 。n长远要实施滚动预 算。(每月进行一 次)。2.4 预算流程变更待决事项1.由省、市、县部 门主管先确认年度目标 (Key Performance Indicators)