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1、北京东华瑞企软件有限公司东 华 瑞 企 - 合 同 管 理 信 息 化 领 航 者合同管理信息系统方案简介2014年9月北京东华瑞企软件有限公司目 录2 系 统 解 决 方 案 2 . 1 对 合 同 管 理 需 求 理 解1 公 司 介 绍 与 应 用 案 例3 项 目 实 施 方 案 2 . 2 业 务 解 决 方 案 2 . 3 系 统 技 术 方 案北京东华瑞企软件有限公司发展历程现现状东山合同管理专家瑞企协同合同管理平台已经是合同管理领域市场占有率高、功能全面、用户众多的领先品牌。十年致力于管理软件的研究与开发。北京市科委认定的双软企业。从CS版到BS版到移动应用，创新从未止步发展历
2、程历历史专业专业共赢共赢 专注专注 发展发展北京东华瑞企软件有限公司资质证书与媒体报道电脑报电脑教育报电脑商情报新电脑现代财经财会资讯中国会计报媒体报道北京东华瑞企软件有限公司十 年 信 赖共 创 辉 煌典型客户北京东华瑞企软件有限公司合同系统项目案例界面截图北京东华瑞企软件有限公司合同系统项目案例界面截图北京东华瑞企软件有限公司目 录2 系 统 解 决 方 案 2 . 1 对 合 同 管 理 需 求 理 解1 公 司 介 绍 与 应 用 案 例3 项 目 实 施 方 案 2 . 2 业 务 解 决 方 案 2 . 3 系 统 技 术 方 案北京东华瑞企软件有限公司难点一：难点一：业务分散，组
3、织结构复业务分散，组织结构复 杂，业务监管困难杂，业务监管困难难点二：难点二：组织、人员结构组织、人员结构 调整频繁，知识传递困难调整频繁，知识传递困难难点三：难点三：内部与外部环境变内部与外部环境变 化快，经营风险管控困难化快，经营风险管控困难难点四：难点四：客户多样化，应收客户多样化，应收 账款居高不下，回款困难账款居高不下，回款困难难点五：难点五：信息分散，数据信息分散，数据 获取与管理决策困难获取与管理决策困难集团企业管控难点北京东华瑞企软件有限公司以合同管理创新推动集团管控战略落地分散分散与与集成集成动态动态与与持续持续效益效益与与风险风险 组织分散 空间分散 业务分散 信息分散内在
4、的变化： 组织和人的动态变化 业务发展的动态变化 外在的变化： 环境的动态变化 商机的动态变化 长期效益 短期效益 显性效益 隐性效益 风险识别 风险控制人人的管理的管理 （分工协作、担当责任：（分工协作、担当责任：自发性、制度化、流程化自发性、制度化、流程化） 统一管理平台 业务分类处理，集中展示 信息网络化，集中化 动态监控 知识传承 保障可持续经营与发展 提高效率、降低成本 事前防范、事中控制、事 后救济集团管控集团管控合同：合同：蓝图蓝图 仪表盘仪表盘 载体载体 抓手抓手集团管控与合同管理北京东华瑞企软件有限公司合同管理信息化背景外因外因 法治经济与契约经济理念深入人心 国资委对企业风
5、险管控的强烈要求 社会信息化快速发展，大数据时代来临内因内因 公司分/子机构增多，集团管控日趋复杂 企业内控管理与风险管控要求提升 业务复杂，合同管理方法多样化、碎片化结论结论推动合同管理信息化与规范化 是适应市场竞争的必然之举 是落实企业核心竞争力的保障北京东华瑞企软件有限公司难点一：没有统一规范，导致重复劳动， 各部门协同拟稿过程复杂、低效难点二：传统纸质流转审签方 式需要多次往返、逐个提交， 信息不共享，审批效率低下难点三：档案调阅困难，信息 很难全面，尤其领导需要了解 多个相关合同时，需要等待很 长时间难点四：合同数目多，参与人员多，导致无法 及时掌握合同进度情况。尤其像财务付款等一
6、些重要环节缺乏监管、执行的依据难点五：缺少对合同进度、 结款等关键环节的预警监控 ，不能准确预测收支项目， 影响财务规划和资金运作难点六：采用手工或EXCEL 管理时，数据格式不统一， 采集不及时，统计费时费力 ，直接影响领导决策合同管理难点北京东华瑞企软件有限公司集团企业合同管理目标构建集团化统一构建集团化统一的合同管理信息的合同管理信息平台平台加强集团的监督加强集团的监督与管控力度，有与管控力度，有效保证公司的工效保证公司的工作效率作效率加强合同履行监加强合同履行监管，控制合同风管，控制合同风险，维护合法权险，维护合法权益益加强集团管控加强集团管控 防范法律风险防范法律风险财 务 管 控财
7、 务 管 控运 营 管 控运 营 管 控战 略 管 控战 略 管 控北京东华瑞企软件有限公司目 录2 系 统 解 决 方 案 2 . 1 对 合 同 管 理 需 求 理 解1 公 司 介 绍 与 应 用 案 例3 项 目 实 施 方 案 2 . 2 业 务 解 决 方 案 2 . 3 系 统 技 术 方 案北京东华瑞企软件有限公司合同分类管理合 同 分 类 管 理销 售 合 同采 购 合 同工 程 项 目 合 同 公 司 一公 司 二公 司 三按业务分类按组织分类生产材料采购合同非生产材料采购合同 研 发 类 合 同合合 同同 类类 别别 不不 同同管管 理理 方方 法法 不不 同同北京东华瑞
8、企软件有限公司合同管理流程l 事项审批 l 提出事项 l 可行性研究分析l 价格谈判 l 业务谈判 l 招投标 l 供应商审查 l 市场调研l 合同文本管理 l 合同条款修订 l 合同在线编辑 l 格式合同l 审批历史记录 l 审批流程监控 l 待办提醒 l 合同审批电子化l 合同台账 l 合同签署授权 l 二维码防伪 l 用章管理l 档案借阅 l 相关资料归档 l 纸质合同存档记录 l 电子文本归档进 度 计 划实 际 进 度收 付 款 计 划合 同 收 发 货实 际 结 款合 同 发 票合 同 变 更违 约 / 解 除合 同 纠 纷进度进度资金资金异常异常北京东华瑞企软件有限公司合同拟稿固
9、定模板合同p 合同文本条款和格式都已固定，不可修 改，合同关键要素（签约方、合同金额等 ）自动填充。简化起草过程，规范起草流 程，降低条款风险。自由起草合同p 将本地的Word文本导入系统作为合同 文本，或者在线新建Word文本编辑合同内 容。需加大合同审查力度，控制合同风险 。参考模板合同p 根据签约方意见或者业务实际情况适当修改合同条款，可强制保留条款修改痕迹，方便参与审签人查看和追溯修改历史。对方提供合同p 将对方提供的电子版合同文本或扫描档导入系统。需加强合同条款分析，通过协商避免不公正条款风险。草拟草拟协同起草协同起草 明确分工明确分工 提升效率提升效率 降低风险降低风险北京东华瑞企
10、软件有限公司合同审批l 直观的拖拽式工作流配置l 支持跨组织、跨部门审签l 灵活的分支条件控制（如根据合同类别、合同金额大小等分别执行不同的审签流程）l 图形化的审签过程监控l 多形式的审批提醒信息（短信、邮件或系统内部消息）多分支工作流多分支工作流北京东华瑞企软件有限公司合同签订l 系统生成二维码信息，包括合同编号、合同类别、供应商、合同文件页码等重要信息。l 保障电子合同文本与纸质文件的一致性。l 用章申请l 用章登记l 根据用章情况追踪收回合同文件，防范合同文件遗失风险。l 年度授权l 一事一托l 授权与合同签署关联控制，防范越权签订合同的风险。l 归档已签署的合同文本、合同附件。l 建
11、立统一的合同台账，便于后续调阅与管理。二 维 码二 维 码 防 伪防 伪合 同合 同 盖 章盖 章签 约签 约 授 权授 权合 同合 同 归 档归 档北京东华瑞企软件有限公司合同台账合同编号：对每份合同按照管理规则进行唯一编号。合同数据库：所有签约合同在系统中形成电子合同台账。合同要素：合同编号、名称、供应商、合同类别、合同额、签约时间、履行状态等。合同履行状态：以合同台账为主线，跟踪管理合同的整个履行过程，并在台账上反应，如当前合同履行阶段、付款情况、变更/解除/终止等情况。北京东华瑞企软件有限公司合同预计进度合同实际进度合同收付款计划合同实际结算结算与履行进度相关联合同履行管理北京东华瑞企
12、软件有限公司l 财务报表分析 l 管理决策分析l 发票追踪 l 发票登记与核销l 应收账款管理 l 实际结算偏差 追查l 付款依据 l 付款条件控制l 项目预算控制 l 费用分项控制l 电子化审批 l 实时监视进度l 报销单 l 付款申请单付款申请流程审批预算控制审批决策 信息支持财务结算发票管理财务分析资金计划l 月度支出计划 l 分项费用计划严格把关费用支出严格把关费用支出 全程控制财务风险全程控制财务风险合同资金管理北京东华瑞企软件有限公司合同履行进度合同履行进度监控预警监控预警 根据合同约定进度,对验收、付款等关键节点进行自动预警,方便做好进度协调和财务规划。合同收付款预警提醒合同收付
13、款预警提醒 系统能根据结款计划的执行日期来进行收付款预警提醒，降低合同履行过程中因延误付款带来的违约风 险。合同履行监控预警北京东华瑞企软件有限公司合同异常管理合同合同 作废作废合同合同 变更变更合同合同 解除解除合同合同 违约违约合同合同 纠纷纠纷发 生发 生 异 常异 常! !作废原由补充协议解除协议违约处理纠纷调解北京东华瑞企软件有限公司统计分析图表统计分析北京东华瑞企软件有限公司合同风险管理供应商审查格式合同/法律意见书 文本修改痕迹跟踪 合同条款审查履行进度跟踪监控 业务操作合规检查 偏差异常跟踪处理合同纠纷处理 客商评价 合同评价 黑白名单管理 数据统计分析 调整管控策略事前事前
14、防范防范事中事中 控制控制事后事后 补救补救北京东华瑞企软件有限公司目 录2 系 统 解 决 方 案 2 . 1 对 合 同 管 理 需 求 理 解1 公 司 介 绍 与 应 用 案 例3 项 目 实 施 方 案 2 . 2 业 务 解 决 方 案 2 . 3 系 统 技 术 方 案北京东华瑞企软件有限公司设计原则管理思想管理思想：遵循PDCA（计划-执行-检查-处理）全面质量管理思想，持续改进设计技术设计技术：采用全程一体化建模，实现软件标准化、模块化、个性化相融合管理系统的更优实践 平台化动态建模 快速模拟用户需求 按员工习惯改变操作界面 无需配备专门软件开发人员 周期短、性价比高 配置化
15、系统实现，随需应变北京东华瑞企软件有限公司系统结构招标管理项目管理合同拟稿合同审批合同签订管理合同履行管理合同资金管理合同变更管理违约&纠纷合同风险管理业务功能合同模板合同模板签约方信息规章制度单据录入信息查询统计分析报表输出业务基础系统操作协同平台 权限平台 业务平台 预警平台 报表平台 评估平台 配置平台 合同管理信息系统ERP 系 统 接 口其 他 业 务 管 理 系 统 接 口集团协同办公系统接口北京东华瑞企软件有限公司平台介绍配置平台配置平台业务平台业务平台协作平台协作平台Text in here 预警平台：支持对各种业务按照规则产生预警提醒，提醒的方式支持： 系统内弹出、邮件、短信
16、。 评估平台：建立评估模型后，支持多人对各种业务进行评估，自动统计分 数。 协作平台：审批会签工作流，协助修改、业务催办、业务共享、审核、批示 、工作交办。 业务平台：快速实现对客户特定业务的要求。随着业务变化，可以快速 调整实现而无需开发或大量开发。 配置平台：支持对平台系统的各种行为进行配置，改变系统的行为，满足个性 化的需求。Incident and Problem$ $ $ $权限平台权限平台 权限平台：支持多管理员、多组织结构的集团型权限管理，细化控制各种操 作和数据访问、支持字段级权限。 报表平台：支持用户按照业务进行各种样式的报表设计，如单据、列表 、图形报表，在浏览器端直接浏览打印。报表平台报表平台评估平台评估平台预警平台
