《办公中的表格与图表制作》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公中的表格与图表制作（63页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第 3 章 办公中的表格与图表制作办公中的表格与图表制作本章内容介绍 在办公业务操作中，办公信息的表达除文字描述 外，还需采用表格或图表。本章首先说明电子表格 与数据图表在办公中的常见类型以及制作时的软件 选取，然后通过实例讲解了电子表格和数据图表的 制作方法、步骤，最后介绍了Excel表格运算中的 公式、函数使用以及关联表格的操作技巧。 本章主要知识点 表格与图表类型及制作软件选取 利用Word制作复杂的文字表格 利用Excel制作数字运算类表格 电子表格的编辑与格式化设置 电子表格中公式与函数的使用 Excel中公式出错信息及其处理 Excel中数据图表的制作 Excel中关联表格的操作技
2、巧 本章内容安排3.1 电子表格与数据图表的相关知识3.2 利用Word制作复杂的文字表格3.3 利用Excel制作表格与创建图表3.4 利用Excel的关联制作歌唱比赛计分表3.5 小 结3.1 电子表格与数据图表的相关知识电子表格在办公中可以将各种复杂信息进行简 明、扼要地表达；而数据图表可把枯燥的数字形象化， 使数据更加清晰易懂，含义更加形象生动，并且通过数 据图表可以了解到数据之间的关系和变化趋势。总之， 在进行有关数字信息描述时，表格比文字更清晰，图表 比表格更直观。正因为此，我们经常看到调研报告上文 字、表格、图表共同出现。相关知识简介n 电子表格的类型划分及其制作软件选取n 电子
3、表格的常用术语和通用操作 n 数据图表的常用类型及其制作软件选取 电子表格的类型划分及其制作软件选取根据对办公业务中表格使用的调查分析，办公用表格主要包括 如表3-1所示的几种类型。要对这些常用表格类型做到心中有数 ，并对办公中用到的表格能够对号入座。首先，Excel是Office办公软件中的一个重要组件，专门用于 电子表格处理和数据图表制作，它不仅能够轻松制作各种表格， 对表格进行综合管理，统计计算，制作图表，而且还提供了数据 库操作、数据假设分析和辅助决策等功能，广泛应用于行政办公 、财务核算、统计分析、预测决策、金融、审计等各个领域，它 适合于处理那些形状规则、单元格中数据较多、数据格式
4、多样化 、并且需要进行数据计算的表格。另外，在表格处理方面Word也有一定的用途和优势，但是它 处理的表格主要是不含大量数据计算和公式处理的、在形状上比 较复杂的不规则表格。类型详细分类举例 1文字 表格11 规则的文字表格课程表、作息时间表、 值班表等12 复杂的文字表格个人简历表、项目申报 表等 2数字 表格21 数字不参与运算出货单、发货单等22 数据统计报表产品出库统计表、损益 表等23 数据库格式表格学生成绩表、公司销售 表等24 数据关联表格有各个月份数据表格组 成的年度考勤表电子表格制作的软件选取原则 1规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接 利用Excel填表完成
5、。2单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格” 方法制作。3形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的 单元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选 取单元格区域，然后“合并居中”来实现。4包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好 使用Excel制作。5数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作，其中 利用Excel制作数据库表格并进行数据处理将在下一章进行详 细介绍。电子表格的常用术语和通用操作 1表格的创建2表格整体的缩放与移动3表格行高、列宽调整与斜线表头设置4表格中单元格的拆分与合并5表格边框与底纹背景的设置6表格中单元格、行、列的编辑7表格单
6、元格中文字的对齐方式设置8表格中的排序与公式计算9表格与文本的转换操作10拆分与合并表格在办公实践中，使用较多的图表有柱形图、条形 图、折线图、饼图、散点图5种。 制作时，图表类型的选取最好与源数据表内容相 关。比如：要制作某公司上半年各月份之间销售变化 趋势，最好使用柱形图、条形图或折线图；用来表现 某公司人员职称结构、年龄结构等，最好采用饼图； 用来表现居民收入与上网时间关系等，最好采用XY 散点图。 数据图表一般利用Excel制作，当然利用Word中 内置的“Microsoft Graph图表”、 “Excel图表”对 象也可以制作。3.2 利用Word制作复杂的文字表格 在上节介绍的办
7、公用各种类型表格中，有一 种表格主要以文字为主，没有或者很少涉及到数字计 算，并且表格比较复杂，各个单元格大小悬殊。本节 采用实例方法介绍利用Word制作这类复杂文字表格的 操作方法。实例要求及其制作效果如下：其具体的操作过程如下其具体的操作过程如下: :操作步骤表格框架的建立表格中文字的录入及其格式设置表格中边框与底纹的添加表格框架的建立 制作表格标题 绘制表格 合并与拆分单元格，并调整行高与列宽 表格的整体缩放与移动启动Word，建立一个新文件。在文档的第一 、二行分别输入文字“优秀党员登记表”和“填 报单位：”，并按照图3-1样表的格式，进行适当 的字体和段落格式设置。 说明：如果开始没
8、有设置标题而直接在纸张最上 端就开始绘制表格。可在表格制作完成后，通过 拖动表格左上角的“表格移动控点”使之下移， 再将表格标题补充上去。 在标题行下面单击要创建表格的位置，选择“表格” “绘制表格”命令，随之出现如图3-2所示的“表格和边框”工 具栏，同时鼠标指针变为铅笔状。拖动铅笔状鼠标使之在文档 上有角度地拉动，出现矩形表格框。然后按住鼠标左键，使之 直线移动，按照表格的形状要求在矩形内绘制行、列框线，出 现如图3-3所示效果的表格框架。 说明：本步骤的表格框架，也可以考虑用“插入”法先制作一 个7行2列的表格。利用上面的工具栏上的各个按钮，可以快速地对表格进行 编辑和格式化设置。如果在
9、进行表格处理时，该工具栏没有在 屏幕上出现，最好通过添加工具栏的方法将其显示。合并与拆分单元格并调整行高与列宽 选中如图3-3所示第1行、第2列所在的单元 格，单击“表格和边框”工具栏上的“拆分单元格” 按钮，将其拆分为2行7列，用同样方法将第1行、第1 列所在的单元格拆分为2行1列；将第4行、第2列所在 的单元格拆分为4行5列。然后根据表格大小的实际需要，通过拖动 行与行之间的分隔线使得各个行的高度合适，用同样 方法设置列的合适宽度，最终效果如图3-4所示。表格的整体缩放与移动 拖动表格右下角 的“表格缩放控点”可以 将表格按照纸张大小适当 进行缩放；选择表格，单 击右键，从快捷菜单中选 择
10、“表格属性”，从出现 的如图3-5所示的“表格 属性”对话框中进行表格 水平方向居中的设置，以 便将来打印效果良好。表格中文字的录入及其格式设置 表格框架建立好之后，就可以在单元格中输入文字 内容，输入的文字默认为左对齐。效果如图3-6所示，注意在 个别单元格中可以根据表格样式需要调整文字方向为竖排。表格中文本的一般编辑与排版操作与Word文档中一 样，下面重点说明单元格中文字对齐方式的设置。单元格中输 入的文字默认为靠上左对齐方式，大多数情况下需要进行水平 、垂直居中的设置。本实例操作时，首先选中所有单元格，单击“表格 和边框”工具栏上的“单元格对齐方式”按钮右侧的箭头，从 弹出的9种对齐方
11、式中选择需要的方式，使所有单元格文字设 置为合适的对齐方式（大部分为中部居中，少量需要特殊设置 ），效果如图3-7所示。表格中边框与底纹的添加 为了使表格看起来更加美观，需要进行表格边框和底纹的设置。操作 步骤如下： 1. 单击表格左上角的小方块（“移动表格”控点）表格。 2单击“表格和边框”工具栏上的“外部框线”按钮右侧 的小三角，从中选择“所有框线”并单击，为所有单元格设置 默认的细线。 3单击“表格和边框”工具栏上的“粗细”按钮将边框线 设置为1.5磅，单击“表格和边框”工具栏上的“外部框线” 按钮，将表格外框设置为粗线效果。 4选择“工作履历”一行以及后面所有单元格，再将“表 格和边框
12、”工具栏上的“线形”按钮设置为双线形状，“粗细 ”按钮为原来默认值，分别单击“表格和边框”工具栏上的“ 上框线” 、“下框线”按钮，将该行上、下边框设置双线形 状效果。 5选取“工作履历”以及后面一行所有单元格，再将“表 格和边框”工具栏上的“底纹颜色”按钮设置为绿色并单击， 将该行设置绿色底纹效果。3.3 利用Excel制作表格与创建图表本节介绍利用Excel制作电子表格与创建数据图 表。实例任务及其制作效果如下：洗衣机冰箱电视机影碟机照相机摄像机一月825008100073500720007650081000二月517505850051750915009000091500三月3450031
13、5003450011700011550 010050 0四月14250013500 019500 0225001800015000五月12000013350 012300 0300002550030000六月9000010050 097500540005100052500 富达电器销售公司主要经营富达电器销售公司主要经营6 6种产品，种产品，20052005年上半年年上半年 各产品的销售情况如图各产品的销售情况如图3-83-8所示，现在要对这些所示，现在要对这些销售数销售数 据进行统计据进行统计，并且需要根据数据，并且需要根据数据创建数据图表创建数据图表。从图3-8可以看出，该表格包括许多数字
14、；按照 要求，销售数据的数字需要特殊的会计格式，并且 为了进行数据统计，还需要进行各种算术运算；另 外，为了表现这些数据之间的相关关系，还要求制 作数据图表。所以，可以考虑使用Excel 来制作该 表。本实例的制作效果如图3-9、图3-10、图3-11所 示，图3-9为数据表和嵌入的条形统计图表，图3-10 为经过格式化设计的单独的三维柱状统计图表，图3 -11为用来表现总销售收入中各种商品销售比例的饼 状图表。内容简介 Excel中销售数据表格的构 建 利用Excel的函数计算数据 Excel中表格的格式化设置 Excel中的数据图表制作Excel中表格的格式化设置1标题格式设置 2文字对齐
15、方式设 置 3数字格式设置 4边框、底纹设置Excel中销售数据表格的构建 操作时，首先启动Excel，在出现的Book 1工作中选 择Sheet 1工作表双击，更名为“销售数据”；然后按照图3- 12所示样式建立数据表格；最后以“上半年销售统计”为名将 工作簿存盘在硬盘上。常用函数介绍 Excel有200多个函数，为方便使用，在函数向导中将 它们分为常用函数、日期和时间函数、财务函数、信息函数、 逻辑函数、查找和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文 本函数以及数据库函数共10类。利用函数向导的帮助，可以很 方便地学习它们的用法。在办公实践中，一般用户常用的函数主要有SUM（求和 ）、AVE
16、RAGE（求平均值）、MAX（最大值）、MIN（最小值）、 YEAR（求年份）、MONTH（求月份）、TODAY（求当天的日期） 、NOW（求当前的时间）、IF（条件判断）、AND（逻辑与）、 NOT（逻辑非）、OR（逻辑或）、ABS（求绝对值）、INT（取整 ）、SUMIF（按条件求和）、SQRT（求平方根）、POWER（求乘 幂）、ROUND（四舍五入）、TRUNC（截尾函数）、MOD（求余函 数）、COUNT（求含数字单元格个数）、COUNTA（求含内容单元 格个数）、COUNTBLANK（求空白单元格个数）、COUNTIF（按条 件求记录个数）、RANK（排名次）、VLOOKUP（垂直查找）、 VLOOKUP（水平查找）等。利用函数计算出来表格中有关数据结果后，还需要对表 格进行格式化设置，比如设置字体、数字格式；文字对齐 方式以及表格的底纹和边框设置等。 对于本节实例，表格设置的内容以及操作步骤如下： 1标题格式设置 选取A1：
