《第六章商务文书交际礼仪》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第六章商务文书交际礼仪（62页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第六章 商务文书礼仪 练习题第二节 商务电子信函 礼仪本章学习目标与要求商务人员日常交往礼仪第一节 商务书面文书 礼仪第三节 涉外商务信函 礼仪了解在各类不同的商务活动中，不同类别的商务文书所起的作用；掌握各种商务信函、商务致辞、商务电子邮件，以及涉外商务信函的书写格式、语言表达、外观特征、发送方式等礼仪细节；能够撰写常见的礼貌得体的商务文书，体现良好的企业形象和训练有素的职业风范。本章学习目标与要求本章学习目标与要求第一节第一节 商务书面文书礼仪商务书面文书礼仪一、商务信函礼仪（一）商务信函的写作要点 （二）商务信函的外观 （三）商务信函的格式 （四）商务信函的收信及回复礼仪 （五）几类重要
2、的商务礼仪信函三、商务致词礼仪二、商务柬帖礼仪（一）请柬礼仪 （二）贺卡礼仪 （三）聘书礼仪（一）开幕词和闭幕词 （二）欢迎词和欢送词 （三）祝酒词、答谢词和告别词商务信函礼仪商务信函是商务文书中使用范围最广、频率最高的种类之一；商务信函具有比较纯粹的业务性、内容集中单一、行文叙述具体明确、比较讲 究礼节性用语等特点；商务信函主要有业务往来信函（含介绍信、推销信、询价信、报价信、确认函 等）、商务礼仪信函（邀请信、贺信、感谢信、慰问信、致歉信等）商务信函礼仪推销信 尊敬的先生/女士：您好！我公司从中国驻贵国大使馆获悉贵公司欲购买某化工产品，我公司系中国最大的化工 产品出口商之一，具有50多年的
3、商务经验，所有产品质量上乘，在国际市场上久享盛誉 ，兹附上本公司产品目录一册以供参考。相信我公司的产品品质和服务一定会让贵方满 意。对于我方的信用，如需要进一步了解，可以向中国银行查询。一接到贵方的询价，我公司讲立即寄上报价单和产品样册，我们期待能够为您效劳。顺颂商祺！黎明（手签） 销售总监 黄海化工有限公司 二 六年三月十八日商务信函的写作要点主题突出 观点明确文辞严谨 内容完整简洁通顺 书写规范态度诚恳 谦恭有礼1234商务信函的外观一、信纸如果是一封必须亲笔手书的短信，建议您选用质地精良的信纸，以显示您公司的品味 与对客户的诚意。尺寸为16开大小，颜色最好是白色或淡蓝色、浅灰色等知性的颜
4、色， 且与企业文化中确定的统一色相一致，不宜过于鲜艳，商务信函不应带有彩色的镶边， 以显示规范。很多单位都有专门的信笺纸，顶行或右上角标有单位的名称与图标，最末 一行标有公司的地址、单位电话、邮编等等联系方式。有些讲究的单位还专门在信纸上 设计代表企业整体形象设计的浮水印。在信纸上也不能随意打格子，除非有必要通过表 格说明问题。现在，大多数公司寄送商务信函都采用打印稿，由秘书撰拟、打印好之后交给上司 审核、亲笔签字之后寄发。信纸的尺寸国际通用A4规格。注意选用选用质地较好的打印 纸。商务信函的外观二、信封信封可以设计成银行式、袋式/侧开式、开窗式等几种 商务信函的外观三、信纸的折叠 信纸的折法
5、可以有多种形式，均体现方便对方阅读、尊重对方之意：1、先将信笺二等分纵向折叠，然后再横折，并令两端一高一低，意在表示谦恭。2、横向折三折，将对方姓名留在外面，以便收信人一打开信笺就看到亲切的称谓与问候，一是方便了收信人打开信笺时不会倒置，二是万一发现收信人不是自己可以及时退回，以免误看。3、公函可以先纵向对折，然后在折线处再往里卷12厘米宽，最后再横向对折。4、日常通信可以先横向对折两次，再纵向折叠到可以装入信封之中的长度。 商务信函的外观四、商务信函的封装无论使用何种信封，都必须为对方的拆阅提供方便，至少在拆封处留出1厘米左右的空隙。在封装之前再次查看信函内容、信封填写和附件的完整、正确、规
6、范程度。了解邮寄的规章制度，选用合理的邮寄方式，贴足邮资，妥善保管邮寄凭证以便查核。商务信函的格式国内商务信函的常用格式包括：标题、函号、称谓、正文、信尾、附件标注、附言等项1标题（事由）标题位置在信文首页上方、居中书写，其内容是表明事由。事由要求概括出 函件的主旨、中心，使收件人通过标题一目了然地明白信文的主要内容。商务信 函的标题常见有两种形式 :一是由事由加文种名称“函”构成 , 类似于两项式的公文标题。如“关于要 求承付打印机货款函”、“关于申请商标注册咨询函”等。二是先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信件的内容。如“事由 ：机动车索赔”、“事：058 号衬衣发盘”等。商务信
7、函的标题要求用精炼、准 确的文字概括事由。商务信函的格式2函号（编号）函号即发函字号或发函编号。 中文商务信函的编号常见有两种形式 : 一是仿效行政公文发文字号，形成“函（20）号”或 “(20)函第号”的形式。如“琼纺财函 （2006）9号”或“(2003)琼纺 财函第9号”, 这里“琼纺财函”是代指“海南省纺织公司财务处商函”，“9号 ”是该公司年度发函顺序号。不过，商务信函的发函字号不像行政公文发文字号 那样有严格的要求，各公司可以根据自己的具体情况采取相应的编号方式。 二是采用直接编号，如“第2号”。设置函号是为了便于收发函双方对商函的处 理、归档、备查，是否需要编制函号，或采用何种形
8、式编排函号，并无具 体规 定。函号的标注位置也没有固定、统一的要求，通常出现在标题右下方或信头的 左上方。 商务信函的格式3、称谓称谓是对收信人或收信单位的称呼。称谓的位置在标题或函号的左下方，单 独占行，顶格书写，后面用冒号，以示尊敬。商务信函比较注重称谓。若收信方是单位，应写全称或单位内的部门名称； 若写给个人，则要在公司名称和对方名字之后加上职务衔，以示尊重。如： “百货公司经理 :”、“厂长 :”、“董事长 :”等。不 知对方职务或职称时，可选“部门主管”、“先生”、“女士”、“小姐”等称 呼。与港澳台地区进行商务往来，依照习惯在称呼上还应加上“台览”、“惠览 ”等文言敬语，如“王先生
9、惠览”。首次写信表示敬称常用一般书函形式，如“ 尊敬的曹小姐雅兰秘书劳鉴”或“尊敬的董事长助理刘先生台鉴”等。商务信函在称呼之后一般不用寒喧语，可直接进入正文，不必像私函那样客 套寒喧。商务信函的格式4正文正文是商务信函的核心，叙述经贸业务往来联系的实质性问题。正文写作要 求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。正文可分开头、主体、结尾三部分。开头：开头应直截了当、简单扼要地说明发函意图、缘由；复函则要引述对 方来函，以示复函的针对性。主体：主体表达信函的中心内容。一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项 ，或是针对所要商洽的问题或所联系的事项，阐明自己的意见。要求语气客气， 问题要明
10、确，事实要清楚，表达要明白。结尾：结尾一般用精炼的语词将主体所述之事加一简要概括，并提出本函的 有关要求。如：“候复”、“希望上述答复能够满足贵方的要求，并候早复”、 “希望速予办理见复”、“特请贵方惠顾并祈来函询盘”等。商务信函的格式5信尾信尾包括落款、签章、日期等格式。落款：落款通常写在结尾或另起一行（或空一、两行）的偏右下方位置。以单位名义发出的信函，落款可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。有负责人姓名的还须注明职衔。使用专用发函纸，则填写日期即可。签章：签字、加盖公章。重要的信函，为郑重起见要加盖公章。有发函人署名的必须亲手具名，不能用图章代替手签，打印的信件在打
11、印的姓名前面也必须签署真名，因为商务信函是重要的商务活动的凭证。日期：日期一般写在署名的下一行或同一行偏右的位置。发函日期要写明具体的年、月、日（甚至时）。使用汉字和阿拉伯数字均可。作为凭据、日期是商务信函非常重要的一项格式，要求书写完整，齐全，不可省略、遗漏。 商务信函的格式6附件标注附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。由于文本页数多或不便写入正文，这些资料均可作为附件处理，附在信文之后。附件的标注位置可在落款之前，也可在落款之后，靠左侧写“附件：”或“附：” 字样，然后注明附件的名称和件数。如“附件：黄海化工有限公司最新产品目录三份”、“附：58 号男式休闲运动套装彩
12、色图片一套”。 商务信函的格式7附言信函写完后，发现内容有漏、或有补充说明之事、或有必须修正之处，可在落款左下方标写“又及”、“又启”、“再者”、“再启者”等字样，然后提行予以补叙，交代遗漏的有关事项，也可直接补叙有关事项，然后标写“又及”、“又启”字样。如“又及：经理特意瞩笔问候”、“又启：来函可邮寄新址”, 或“经理特意瞩笔问候。又及”、“来函可邮寄新址。又启”。如果附言补叙的内容较多，应另写一函，以示尊重。：商务信函的收信及回复礼仪1尊重他人通信保密和自由的权利2拆信要求（1）拆信之前，首先弄清自己的拆封权限。不能开启有“亲启”或“保密”标记的邮件，除非已经事项得到明确授权。 （2）如果
13、不小心误拆他人信件，应立即封口并在信封上注明“误拆”二字，签上自己的名字，并尽快交给或寄给收信人。 （3）拆信时，尽量确保信封的完好和美观。先在邮件底部轻轻敲击几下，使信封内的信笺和附件落到下面，防止信笺等物粘在信封口的边缘，启封时造成损坏，给自己和对方带来麻烦。 （4）拆信最好方法是利用刀、剪和专用的拆信工具，不要直接用手撕，保持信封完整。（5）取出邮件之后，还要再仔细地看一看信封里是否会遗漏重要的发票、单据等附件。：商务信函的收信及回复礼仪3保存要求（1）收到他人来信后，不要乱扔、乱塞。（2）未经发信人本人允许，不能随便将对方的来信公开发表或到处传阅。（3）需要长期保存的书信，可整理在一起
14、，或装订成册，然后妥善收藏。（4）没有必要保留的书信，可集中销毁，或用碎纸机进行破坏性处理。4复信要求（1）收到他人来信之后，应尽快回复。（2）对来信只收不复是通信之大忌。（3）在复信之中，应当认真地回应对方提出的所有问题。（4）的确需要延后回答或不能解答的问题，应在复信中说明具体原因。：几类重要的商务礼仪信函邀请信尊敬的刘刚先生及夫人： 本公司新建工厂预定于2006年2月18日举行投产开工仪式，特邀请阁下 夫妇届时亲临指导。新工厂的投产对本公司来说，是一个极重要的里程碑。这也是海内外 对本公司产品持续需要的结果。应邀人员及公司都对本公司的成功做出了 很大贡献。希望借此机会请大家见证我公司的发
15、展，同时接受我公司全体 员工衷心的谢意与祝福。活动的具体安排件随信附表。阁下届时能否光临，敬请来函确认。江洪（手签） 天地公司总经理 2006年2月8日 ：几类重要的商务礼仪信函接受邀请信 尊敬的江洪总经理：非常感谢阁下盛情邀请本人及夫人参加贵公司2月18日的开业投产庆典。我和夫人乐意接受邀请，将搭乘AFL航空公司的218号班机（预计在当天8：00抵达北京）。借此机会祝福贵公司兴旺发达。刘刚（手签）2006年2月12日 ：几类重要的商务礼仪信函婉谢邀请信 尊敬的江洪总经理：我和夫人非常感谢阁下盛情邀请参加贵公司新建工厂开业投产庆典。但由于事先有约，无法应邀前来参加，深表遗憾。祝愿贵公司新工厂开
16、业投产庆典圆满成功，祝贵公司兴旺发达。刘刚（手签）2006年2月12日：几类重要的商务礼仪信函 贺信 新世纪软件有限责任公司：值此贵公司落成开业之际，本人谨代表本公司全体员工向贵公司表示最热烈的祝贺！贵公司拥有一支由国内外软件专家组成的庞大的专业队伍，技术力量雄厚，必定能很快开发出具有竞争力的高科技软件系统，在我乃至国际的财务软件市场占有重要的一席之地。衷心祝愿贵公司开业大吉，宏图大展！王名周 神州电脑股份公司董事长敬贺2006年2月12日 ：几类重要的商务礼仪信函感谢信 好捷出租车有限责任公司：上月28日，我公司业务员江山在江城市出差时不慎将皮包遗忘在出租车上，贵公司司机罗明先生主动将皮包交到公司，并通过多方查找，设法返还给了失主。在此，我们谨向规公司领
