全国计算机等级考试二级access考点分析2

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1、ACCESS考点分析第2章 数据库和表考点一 创建数据库创建Access数据库，首先应根据用户需 求对数据库应用系统进行分析和研究， 全面规划，然后再根据数据库系统的设 计规范创建数据库。（1）分析建立数据库的目的 （2）确定数据库中的表考点一 创建数据库2、创建数据库 创建数据库有两种方法:创建空数据库,然后向其中添加表、查 询、窗体和报表等对象使用“数据库向导”，利用系统提供的模 板进行一次操作来选择数据库类型并创 建所需的表、窗体和报表。考点一 创建数据库2、创建数据库 （1）创建空数据库 创建空数据库有两个途径：启运Access 时建和在Access程序窗口中使用“新建” 命令创建。

2、启动Access时创建 例2.2 建立“教学管理”数据库，并将建 好的数据库保持在C盘Access文件夹中 考点一 创建数据库2、创建数据库 （1）创建空数据库 使用“新建”命令创建 详细操作步骤见课本注意：此时的数据库中并没有任何其他的 数据库对象存在，可以根据需要在该数 据库中创建其他的数据库对象。为了方便管理，在创建数据库之前 ，最好先建立用于保存该数据库文件的 文件夹。考点一 创建数据库考点一 创建数据库2、创建数据库 （2）使用“向导”创建数据库 “数据库向导”中提供了一些基本的数据库模板 ，利用这些模板可以方便、快速地创建数据 库。一般情况下，在使用“数据库向导”前，应 先从“数据

3、库向导”所提供的模板中找出与所建 数据库相似的模板，如果所选的数据库模板 不满足要求，可以在建立之后，在原来的基 础上进行修改。考点一 创建数据库2、创建数据库 与创建空数据库一样，使用“数据库向 导”创建数据库也分为启动Access时创 建和使用“新建”命令创建两种。 启动Access时创建 例2.3 在C盘“教学管理”文件夹下创建“ 教学管理”数据库。 考点一 创建数据库2、创建数据库 使用“新建”命令创建 具体操作步骤类似因为向导中的“联系人管理”模板和 我们想创建的数据库的结构非常相近， 因为我们选择“联系人管理”模板为基础 进行创建。创建数据库的过程中模板包含的信息是 不能改变的，如

4、果要进行修改操作，必 须在创建数据库操作结束后，再对其进 行修改考点一 创建数据库考点一 创建数据库3、数据库的简单操作 （1）打开数据库 打开数据库的方法主要有两种：一是在启动 Access时使用“Microsoft Access”对话框打开 ；二是通过“打开”命令打开。 启动Access时打开 Access启动后，屏幕上显示“Microsoft Access”对话框。在该对话框中，单击“打开 已有文件”选项按钮，打开所需要的数据库。 例2.4 打开C盘Access文件夹中“教学管理”数 据库。考点一 创建数据库3、数据库的简单操作 （1）打开数据库 使用“打开”命令打开例2.5 打开D盘A

5、ccess文件夹中“劳资管 理信息系统”数据库。 考点一 创建数据库3、数据库的简单操作 （2）关闭数据库 当完成了数据库的操作后，需要将它关闭。 关闭数据库的方法有如下几种： 单击“数据库”窗口右上角的“关闭”按钮。 双击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标 。 单击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标 。表是Access数据库的基础,是存储 和管理数据的对象,也是数据库其他对 象的操作依据.在空数据库建好后,要先 建立表对象,并建立各表之间的关系,以 提供数据的存储构架,然后逐步创建其 他Access对象,最终形成完备的数据库.考点二 建立表Access表由表结构和表内容(记录) 两部

6、分构成.在对表操作时,是对表结构 和表内容分别进行的.考点二 建立表1.表的结构 (1)表名表名是该表存储在磁盘上的唯一标 识,也可以理解为是用户访问数据的唯 一标识.考点二 建立表(2)字段属性字段属性即表的组织形式,它包括表中 字段的个数，每个字段的名称、数据类 型、字段大小、格式、输入掩码、有效 性规则等。考点二 建立表考点一 创建数据库1、数据库设计的步骤 （3）确定表中的字段在Access中，字段的命名规则是： 字段名长度为164个字符。 字段名可以包含字母、汉字、数字空格和 其他字符。 字段名不能包含句号（.）、惊叹号（！） 、方括号（）和重音符号（）。 （4）确定主关键字 （5）

7、确定表之间的关系 考点二 建立表 2、Access数据类型 根据关系数据库的理论，一个表中的同一 列数据应具有相同的数据特征，称为字段的 数据类型。数据的类型决定了数据的存储方 式和使用方式。Access常用的数据类型有：文本、备注 、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否 、OLE对象、超级链接、查阅向导等。考点二 建立表(1)文本数据类型 文本数据类型所使用的对象为文本或文本与 数字的组合：也可以是不需要计算的数字， Access默认文本型字段大小是50个字符，但 用户输入时，系统只保存输入到字段中的字 符，而不保存文本型字段中未用位置上的空 字符。设置“字段大小“属性可控制能输入的最

8、大字符长度。文本型字段的取值最多可达到 255个字符，如果取值的字符个数超过了255 ，可以使用备注数据类型。考点二 建立表(2)备注数据类型 备注数据类型可以解决文本数据类型无 法解决的问题，可保存较长的文本和数 字。与文本数据类型一样，备注数据类 型也是字符和数字相结合，它允许存储 的内容长达64 000个字符。考点二 建立表尽管备注型字段具有极大的灵活性，对存储 数据的长度没有什么限制，但对保存数字和 字符类型数据的大多数字段来说，指定备注 数据类型是不合适的。因为，Access不能对 备注型字段进行排序或索引，但文本型字段 却可以进行排序和索引。在备注型字段中虽 然可以搜索文本，但搜索

9、速度却不如在有索 引的文本字段中快。因此，用户在对相对简 短的字符、数字性数据进行设置时，特别是 需要对字段的数据进行排序和索引时，应尽 可能地使用文本数据类型。考点二 建立表（3）数字数据类型 数字数据类型可以用来存储进行算术运 算的数字数据。用户可以通过“字段大 小“属性，定义一个特定的数字类型。字节整数长整数 单精度数双精度数考点二 建立表数字类型值的范围小数 位数字段 长度 字节0-255无1字节 整数-32768-32767无2字节长整数-2147483648-2147483647无4字节单精度数 -3.4*1038-3.4*103874字节双精度数 -1.79734*10308-1

10、.79734*10308158字节考点二 建立表(4)日期/时间数据类型 日期/时间数据类型是用来存储日期、 时间或日期时间组合的。每个日期/时 间字段需要8个字节的存储空间。考点二 建立表(5)货币数据类型 货币数据类型是数字数据类型的特殊类 型，等价于具有双精度属性的数字数据 类型。向货币字段输入数据时，不必键 入美元符号和千位分隔符，Access会自 动显示这些符号，并添加两位小数到货 币字段中。 考点二 建立表(6)自动编号数据类型 自动编号数据类型较为特殊。每次向表中添 加新记录时，Access会自动插入惟一顺序号 ，即在自动编号字段中指定某一数值。 自动编号数据类型占4个字节的空

11、间，即它 是以长整数存于数据库中。这里应注意：不 能对自动编号型字段人为地指定数值或修改 其数值，每个表只能包含一个自动编号型字 段。考点二 建立表(6)自动编号数据类型 需要注意的是：自动编号数据类型一旦 被指定，就会永久地与记录连接。如果 删除了表中含有自动编号字段的一个记 录后，Access并不会对表中自动编号型 字段重新编号。当添加某一记录时， Access不再使用已被删除的自动编号型 字段的数值，而是按递增的规律重新赋 值。 考点二 建立表(7)是/否数据类型 是/否数据类型是针对只包含两种不同 取值的字段而设置的。又常被称为“布 尔”型数据。通过是/否数据类型的格式 特性，用户可以

12、对是/否字段进行选择 ，使其显示为Yes/No、Ture/False、 On/Off。考点二 建立表(8)OLE对象数据类型 OLE对象数据类型是指字段单独地“链 接”或“嵌入”OLE对象。添加数据到OLE 对象字段时，Access给出以下选择：插 入（嵌入）新对象、插入某个已存在的 文件内容或链接到某个已存在的文件。 考点二 建立表(9)超级链接数据类型 超级链接数据类型的字段是用来保存超 级链接的。超级链接型字段包含作为超 级链接地址的文本或以文本形式存储的 字符与数字的组合。超级链接地址是通 往对象、文档、Web页或其他目标的路 径。考点二 建立表(9)超级链接数据类型 一个超级链接地址

13、可以是一个URL(通 往Internet或Intranet节点)或一个UNC网 络路径(通往局域网中一个文件的地址) 。超级链接地址也可能包含其他特定的 地址信息，当单击一个超级链接时， Web浏览器或Access将根据超级链接 地址到达指定的目标。 考点二 建立表超级链接地址最多包含3部分：Displaytext 在字段或控件中显示的文本：Address 到文件(UNC路径)或页面(URL)的路径： Subaddress在文件或页面中的地址(每一 部分最多包含2048个字符)。超级链接数据类 型使用的语法为： Displaytext#Address#Subaddress 在字段或控件中插入超

14、级链接地址最简单的 方法就是单击“插入”菜单中“超级链接”命令。 考点二 建立表(10)查阅向导数据类型 查阅向导为用户提供了建立一个字段内容 的列表，可以在列表中选择所列内容作为 添入字段的内容。使用查阅向导可以显示 下面所列的两种列表中的字段： 从已有的表或查询中查阅数据列表，表 或查询的所有更新都将反映在列表中。 存储了一组不可更改的固定值的列表。 在列表中选择一个数值以存储到字段中。考点二 建立表3、建立表结构 建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视图 中直接在字段名处输入字段名，这种方法比 较简单，但无法对每一字段的数据类型、属 性值进行设置，一般还需要在“设计”视图中进 行修改；

15、二是使用“设计”视图，这是一种最常 用的方法；三是通过“表向导”创建表结构，其 创建方法与使用“数据库向导”创建数据库的方 法类似。下面分别介绍这3种方法。考点二 建立表(1)使用“数据表”视图 “数据表”视图是按行和列显示表中数据的视图 。在“数据表”视图中，可以进行字段的编辑、 添加、删除和数据的查找等各项操作。“数据 表”视图是Access中最常见的视图形式。 使用“数据表“视图建立表结构，只说明了表中 字段名，没有说明每个字段的数据类型和属 性值，这样，建立后的表结构中所有字段的 数据类型都为“文本”型，显然不能满足实际的 操作要求。考点二 建立表(1)使用“数据表”视图 例2.6 建

16、立“教师”表，教师表结构如表所示。 P31注：此时如果输入数据，那么access将根据 所输入的数据进行判断，如果输入的是字符 ，则定义为文本型，输入的是数值，则定义 为数字型。如果不输入数据则自动定义为文 本型。考点二 建立表(2)使用“设计”视图 一般情况下，使用“设计”视图建立表结 构，要详细说明每个字段的字段名和所 使用的数据类型。例2.7 在“教学管理”数据库中建立“学生 ”表，其结构如表所示。考点二 建立表(3)使用“表向导” 在Access中除了使用“数据表”视图和“设 计”视图创建表结构以外，还可以使用“ 表向导”来创建某种格式的表。使用“表 向导”创建表是在“表向导”的引导下，选 择一个表作为基础来创建所需要的，这 种方法简单、快捷。例2.8 使用表向导创建“选课成绩”表，“ 选课成绩”表格式如表所示。考点二 建立表4、