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1、重点建设项目文件 归档与整理浙江省档案局 赵真主要内容n一、建设项目文件归档整理的依据n二、建设项目文件归档整理的质量要求n三、建设项目文件归档整理的责任分工n四、建设项目文件的收集和平时归卷n五、竣工文件的编制n六、建设项目文件的归档整理一、项目文件归档整理的依据nGB/T11811-2008科学技术档案案卷构成的一 般要求;nDA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求 与档案整理规范n建设项目文件-指建设项目在立项、审批、招 投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全 过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部 文件包括项目前期文件、项目竣工文件和项 目竣工验收文件等。n建设项目档案是
2、工程项目建设、管理过程 中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记 录,是经过鉴定、整理并归档的项目文件,又 称工程档案。二、项目文件归档整理的质量要求n档案内在质量要求n档案制成材料质量要求n档案格式质量要求n档案整理质量要求档案内在质量要求n齐全完整:全过程文件、每一事情与问题的处 理文件、每一份文件内容填写齐全。n原始性:文件应是直接、自然形成的历史记录 ,内容、签字盖章具有原始性。n准确有效:图纸与文字、文字与实际、总部与 分部、正文与附件要一致;签字、盖章准确有 效。档案制成材料质量要求n载体材料:文字纸张幅面为A4大小,长期存 储的电子文件的介质应为不可擦除型光盘。n字迹材料:使用激
3、光打印、红色印泥、碳素墨 水等耐久字迹材料;禁止使用喷墨、针式打印 、复写复印件、传真件、圆珠笔、铅笔、红墨 水、纯蓝墨水等不耐久字迹材料。n文件清晰度高,具有长久保存价值。档案格式质量要求n文件标题完整准确n文件编号系统规范n文件左侧留2.5公分以上的装订位置n施工图、工作图、竣工图、施工日记符合规定 格式n文件表面整洁、清晰,无污损、无锈蚀、无霉 斑档案整理质量的要求n分类清楚n组卷规范n案卷排列有序n档号编制科学n编制了项目档案案卷目录三、项目文件归档整理的责任分工n项目建设单位(业主、项目法人)-负责组织 、协调和指导勘察设计单位、施工单位和 监理单位编制项目竣工文件和负责整理项 目前
4、期、验收文件。其它参建单位的职责项目勘察、设计、监理、施工单位、 材料及设备供应单位应根据本规范的要 求完成各自职责范围或合同规定的竣 工文件的编制和项目文件整理、归档工 作。不同承包方式的归档责任项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项 目全部文件的收集、积累、整理,并提交总承 包单位汇总; 由建设单位分别向几个单位发包的。由各承包单 位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项 目监理单位负责收集,积累项目监理文件 建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项 目建设中文件收集、积累和完整、准确系统 情况审核,签认竣工文件。并向建设单位提 交有关专项报告、验证材料及其他监理文件代建制项目的归档
5、责任n建设单位就在委托代建合同中明确项目文件的 归档整理责任,按照合同办理。控制措施1、在签订项目设计、施工及监理合同、协议 时,应设立专门条款明确有关方面提交 相应项目文件以及所提交文件的整理、归 档责任。 2、项目文件的收集、整理、归档和项目档 案的移交应与项目的立项准备、建设和竣 工验收同步进行。四、项目文件的收集和平时归卷n建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前 期文件以及设备,工艺和涉外文件。n勘察单位负责收集、积累勘察文件n设计单位负责收集、积累设计文件n施工单位负责收集、积累施工文件n监理单位负责收集、积累监理文件建设单位负责收集的内容n项目前期阶段:立项审批、招投标、勘察、初
6、 步设计等文件n工程准备阶段:土地征用、开工审批等文件n施工阶段:安全、质量、进度、物资、资金、 设备等管理性文件n竣工验收阶段:竣工文件n生产准备阶段:试生产文件等项目评估报告、项目建议书及报批文件 可行性研究报告及其评估、报批文件 项目选址意见书及其报批文件 项目评估(包括借贷承诺评估)及论证文件 环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复 设计任务书、计划任务书、报批文件n招标投标文件n招标公告、招标修改文件、招标补遗及答疑文 件n投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书 和投标澄清文件、修正文件n开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪 律、评标人员签字表、评标记录、评标报告n中标通知书
7、建设单位土地征用文件 征地、移民文件 征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行 政区域图 征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书、 评估书(一户一表调查、土地勘测面积计算、 拆迁房屋评估及非违章建筑证明、房屋拆迁及 其电力设施迁改补偿等材料) 建设前原始地形、地貌、状况图、照片建设单位n管理性文件n规程、规范、标准、规划、方案、规定n有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和 调整计划n计划、投资、统计、质量、安全管理文件n概算、预算管理、差价管理文件n招标文件审查、技术设计审查、技术协议n施工执照n合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、补充协议、合同 变更、索赔等涉及法律事务的文件
8、文件n环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件, n水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件n原料、材料、燃料供应等来源协议文件建设单位n工艺设备文件n工艺说明、规程、路线、试验、技术总结n产品检验、包装、工装图、检测记录n设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质 量合格证明n设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品 备件单n设备图纸、使用说明书、零部件目录n设备测绘、验收记录及索赔文件n设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件建设单位n科研项目n开题报告、任务书、批准书n协议书、委托书、合同n研究方案、计划、调查研究报告n试验记录、图表、照片n实验分析、计算、整理数据n实验装置及特殊设
9、备图纸、工艺技术规范说明 书n实验装置操作规程、安全措施、事故分析n阶段报告、科研报告、技术鉴定n成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料。n专项申请、批复文件n考察报告、重要课题研究报告建设单位n涉外文件n询价、报价、投标文件n合同、合同附件n谈判协议、议定书n谈判记录n谈判过程中外商提交的材料n出国考察及收集来的有关材料n国外各设计阶段文件及设计联络文件建设单位n各设计阶段审查议定书n技术问题来往函电n国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说 明书等随机文件n国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票 、保险单证明n设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件n国外设备、材料的防腐、保护措施n外国技
10、术人员现场提供的文件材料建设单位n生产技术准备、试生产文件n技术准备计划试生产管理、技术责任制n开停车方案设备试车、验收、运转、维护记录n试生产产品质量鉴定报告n安全操作规程、事故分析报告,运行记录n技术培训材料,产品技术参数、性能、图纸n工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检 测记录建设单位项目供应、财务部门应负责收集、积累所承建 项目的器材供应和财务管理中形成的文件n财务、器材管理文件n财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资 统计n工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计 及说明。n主要材料消耗、器材管理n交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、 递延资产清册建设单位n竣工验收文件n项
11、目竣工验收报告,工程设计总结工程施工总 结n工程监理总结,项目质量评审文件,工程现场 声像文件,工程审计文件、材料、决算报告n环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划 、档案等验收审批文件n竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员 会名册、签字、验收备案文件n项目评优报奖申报材料、批准文件及证书勘察单位负责收集的内容按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础 资料设计基础文件:工程地质、水文地质、勘察 设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、 试验报告、重要土、岩样及说明地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重 要设备安装测量定位、观测记录水文、气象、地震等其它设计基础资料设计单位负责收集的内容总
12、体规划设计n方案设计n初步设计及其报批文件n技术设计n施工图设计n技术秘密材料、专利文件n工程设计计算书n关键技术试验n设计评价、鉴定及审批施工单位负责收集的内容n建筑施工文件n开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会 审纪要n施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、 施工技术及安全措施、施工工艺文件n原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单n建筑材料试验报告n设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审 批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等n施工定位(水准点、导线点、基准线、控制点 等)测量、复核记录、地质勘探施工单位n土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩 基工程记录、地基验销记录n施工日
13、记、大事记n隐蔽工程验收记录n各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测 记录、事故处理报告n工程质量检查、评定n技术总结、施工预、决算n交工验收记录证明n竣工报告、竣工验收报告n竣工图n声像材料施工单位n设备及管线安装施工文件n开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会 审纪要n施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划 、技术措施文件n原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单n建筑材料试验报告n设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部 件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联 系单、备忘录等n焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录施工单位n隐蔽工程检查验收记录n强度、密闭性试验报告n设备、网络调试
14、记录n施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处 理报告n系统调试、调试记录n管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录n管线标高、位置、坡度测量记录n中间交工验收记录证明、工程质量评定n竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算n竣工图施工单位n电气、仪表安装施工文件n开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会 审纪要n施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划 、技术措施文件n原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单n建筑材料试验报告n设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部 件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联 系单、备忘录等施工单位n系统测试、整定记录n绝缘、接地电阻等性能测试、校核n材料设备明细表
15、及检验记录、施工安装记录、 质量检查评定、事故处理报告n操作、联动试验n电气装置交接记录n中间交工验收记录、工程质量评定n竣工报告、竣工验收报告n竣工图n声像材料监理单位负责收集的内容n施工监理文件、资料n监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复n施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审n施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核 、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审n开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证明书n设计变更、材料、零部件、设备代用审批n监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、 来往函件n工程材料监理检查、复检、实验记录、报告监理单位n监理日志、监理周(月、
16、季、年)报、备忘录n各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检 查、抽查记录n施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事 故报告n工程进度计划、实施、分析统计文件n变更价格审查、支付审批、索赔处理文件单元工程检 查及开工(开仓)签证、工程分部、分项质量认证、 评估n主要材料及工程投资计划、完成报表监理单位n设备采购、监造工作监理资料n设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划n市场调查、考察报告n设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报 告、分包单位资格报审表n原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告n开动、复工报审表、暂停令n会议纪要、来往文件n监理工程师通知单、监理工作联系单n监理日志、监理月报监理单位n质量事故处理文件、设备制造索赔文件n设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结 算审核文件n设备采购、监造工作总结n监理工作声像材料特别需要关注的几个方面 n1、区分基建档案和文书档案,立项报告如立 项成功,应归入基建档案;若基建项目立项不 成功,应将相关文件归入文书档案。 n2、应加强原件的收集,大量的施工基础资料 和监理文件在施工现场形成,