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1、湖南联通综合部湖南联通综合部 20052005年年8 8月月长沙长沙常用公文写作常用公文写作和和公文处理基本知识公文处理基本知识目 录第一篇 公文基本常识第二篇 公文种类与写作第三篇 公文格式第四篇 公文办理第五篇 存在的问题第一篇 公文基本常识一、学 习 目 的了解公文的概念、特点及写作的基本要求，了解行文规则的基本内容,了解文稿书写规范、程序，掌握公文写作的一般方法，了解公文语言运用的一般规律，能正确运用语言。二、什么是公文 ?公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规 范格式的应用文，是特殊规范化的文体。公文有广 义和狭义之分。广义的公文，是指党
2、政机关、社会 团体、企事业单位在行政、业务等管理过程中形成 的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和 进行公务活动的重要工具。狭义的公文，是指党政 机关处理公务时所使用的公文。三、公文的分类按制发机关分：党、政、军、司法、企业、事业、社会团体按行文关系分：可分为上行文、下行文、平行文；按机密程度分：国家秘密（绝密、机密、秘密）；企业商业秘密（企业机密、企业秘密）；按时限要求分：特急件、急件、平件；按使用范围分：通用公文、专用公文；按公文文种分：决议、决定、通知、按传送介质分：纸、电子（办公网、电子邮件）公文按类别，可分为行政公文 、通用公文 、商务公 文 、社交礼仪公文 、外事公文。行政公
3、文行政公文指挥性、批示性、指挥性、批示性、 呈请性、纪要性公文呈请性、纪要性公文 等等审计文书、合同文书、商务营销文书审计文书、合同文书、商务营销文书 等等欢迎词、答谢词、讲话稿、发言稿、贺电欢迎词、答谢词、讲话稿、发言稿、贺电 等等工作计划工作计划 、总结、简报、经验介绍、介绍信等、总结、简报、经验介绍、介绍信等社交礼仪公文社交礼仪公文商务公文商务公文通用公文通用公文外事公文外事公文外贸意向书、外贸备忘录、邀请信、外事总结外贸意向书、外贸备忘录、邀请信、外事总结上行文是指下级机关向上级机关报送的公文， 如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文， 如决定、指示、公告、通知、通知、
4、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文 ，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。什么是上行文、下行文、平行文？中国共产党机关公文条例（中办发199614 号）列14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、 公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 国家行政机关公文处理办法（国发2000 23号）列13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知 、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 。 中国联通湖南分公司公文处理暂行办法（中 国联通湘综字200118号）列10种： 即通用公文10种：决议、决定、通知、通报、报告、请 示、批复、意见、函。 另专用公文：公告（MSS
5、系统）、会议纪要、呈批件、 ISO9000质量管理体系文件（含专用审批表）。公 文 文 种四、公文写作基本常识通用公文：指内容比较重要、格式完整、眉 首有套红的发文单位标识的公文。电子介质通用公文的版式，应与纸介质通用公文的版 式保持一致。 专用公文：是指在一定范围内使用、具有特 定文件格式和处理程序的文件。通用公文和专用公文公文写作基本要求政治方面的要求：1、观点必须正确；2、内容必须实事求是；3、政策思想要连贯。技术方面的要求：1、结构严谨，层次分明，符合逻辑；2、语句通顺，语言准确、鲜明、生动；3、文字简练，标点符号使用正确；4、引文、数字、人名称、地名、机关单位名称、事物名称准确无误。
6、制作公文标题1、公文标题基本结构：“发文单位 关于事由 文种”或“关于事由文种”。 2、公文标题间一般不用标点符号（除法规、规章 加书名号外）。 3、不同的文件不要重复使用同一个公文标题。 4、回行不要将词组断开（标题式样：直尺、短尺 、长短、宝塔、倒宝塔、梭子、腰鼓、等距）。五、公文处理目标实现“三化” 目 标 规范化制度化科学化 规范化是指公文处理的每项程序、操 作都要遵循一定的规程、方式和要求，完成结果 要达到一定标准、规格； 制度化是规范化在一定程度上上升为法 制化，或是纪律化，在公文处理中建立并执行一 整套的处理制度； 科学化是指公文处理的规范、制度应当 建立在科学的基础上，符合公文
7、处理运行的规律 和实际。其含义的延伸，包括公文处理中运用现 代科学技术，如湖南联通的MSS自动办公系统。第二篇 公文种类与写作根据2001年省公司修订后的中国联通湖 南分公司公文处理暂行 办法，目前湖南联通 发文处理种类可分为如 十下类：公文种类公文种类一、决议二、决定三、通知四、通报五、报告六、请示七、批复八、意见九、函十、会议纪要一、决议决议：经会议讨论通过并要求贯彻 执行的事项，是党政机关公文的一 个重要文种。 决策性：决议是针对重大问题和重大事项所做出的决策一经形成，就会在较大范围内对党内的工作和生活造成重大影响。权威性：决议是在党的高级领导机构的会议上研究、讨论后形成的，代表着发文机
8、关的意志，一经发布，其下属党组织和党员必须严格遵守，认真落实，不得违背，具有很强的权威性。严格的程序性：决议必须经会议讨论，并经表决通过之后才能形成，有严格的程序性。决议的特点决议的特点二、决定决定：决定：“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员 。变更或者撤销下级机关不适当的决定 事项”。决定是领导机关发出的，带有 制约、规范、指导作用的下行文。1表彰决定：这类知照性决定，就是把决定事项简要地传达给有关单位，极少有要求执 行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决 定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的 结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直 接陈述，篇段合一，语句简练、
9、明快。2处分决定的写法有所不同，应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人 对错误的态度、处分内容等。决定的写法决定的写法3关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如：国务院关于全面推进依法行政的决定（国发（199923号）等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。决定的写法决定的写法国务院关于表彰全国劳动模范和先进工作者的决定国务院关于表彰全国劳动模范和先进工作者的决定1995年召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会以来 ，各行各业、各条战线又涌现出一大
10、批先进模范人物，为 表彰他们对国家和人民作出的突出贡献，弘扬他们的先进 思想和模范事迹，国务院决定授予1931人全国劳动模 范荣誉称号、授予1015人全国先进工作者荣誉称号。国务院号召全国广大工人、农民、知识分子和 各级机关工作人员，以全国劳动模范和先进工作者为榜样 ，学习他们爱岗敬业、勇于创新的工作精神，为把我 国建设成为富强、民主、文明的社会主义现代化国家而努 力奋斗。 二年四月二十八日描述决定 依据和决 定事项进行号召 或者鼓动决定的写法表彰决定撰写案例全国人民代表大会关于成立香港特别行政区的决定1990年4月4日第七届全国人民代表大会第三次 会议通过第七届全国人民代表大会第三次会议根据
11、 中华人民共和国宪法第三十一条和第六十二条 第十三项的规定，决定：一、自1997年7月1日起设立香港特别行政区。二、香港特别行政区的区域包括香港岛、九龙半岛，以及所辖的岛屿和附近海域，香港特别行政 区的行政区域图由国务院另行公布。会议通过 决定依据描 述 决定事项标题：单位 事由决定决定的写法重要事项决定撰写案例三、通知通知：通知：是上级机关向下级机关传达指示、批转下 级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的 公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公 文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行 的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使 用频率很高。通知具有使用范围的广泛性、文种使用的晓谕
12、性和行文方向的不确定性等特点。 1、标题的写法。一般由事由和文种二部分组成，只 使用一个介词“关于”再加事由和通知即可，标题应写得 简明些。如：关于印发 2005年国民经济和社会发展计 划要点的通知。另外，还要注意在标题中除引用法律法 规和行政规章时可加书名号外，一般不加标点符号。通知的写法通知的写法2、印发规章制度通知的写法。规章制度性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知 的正文一般包括四个方面的内容：一是文件的由来；二是 文件名称；三是希望和要求；四是附件。3、布置工作通知的写法。上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形 式传达。这种通知带有指
13、令性，必须有根据、有目的 、有任务、有要求（符合“六有”要求）。 4、传达性通知的写法。这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间 。对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。 在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关 指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。通知的写法通知的写法通知的写法通知的写法5、转发性通知的写法。上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通 知叫转发型通知。其写法一般有二种：其一是照转照 发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门 的具体情况，提出一些具体要求和希望。6、会议通知的写法。要求以极其简短的文字，写明
14、 会议名称、目的及日期、时间、地点、出席对象等内容.7、任免通知的写法。即上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免 ，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。关于印发中国联通湖南分公司车辆及驾驶员管理办法（暂行）的通知各地市分公司：为了加强对全省车辆及驾驶员的管理，有效地发挥机动车辆在公司生产、接待、生活中的服务作用，特制定 中国联通湖南分公司车辆及驾驶员管理办法（暂行）， 现予印发，请认真组织学习，并遵照执行.附件：中国联通湖南分公司车辆及驾驶员管理办法（暂行）二五年六月二十一日通知的写法印发规章制度通知撰写案例标题：关于 文件名称通知文件由来文件名称希望要求
15、文件附件关于做好2002年防汛通信保障工作的通知 各省、自治区、直辖市分公司：为认真贯彻信息产业部关于做好2002年防汛通信保 障工作的通知（信电函200239号）要求，切实做好 2002年防汛通信保障工作，现将有关事项通知如下：一、各省（区、市）分公司领导要高度重视防汛工作 ，做好迎战较大洪涝灾害的准备工作。抓好二、要落实防汛通信保障责任制，建立健全防汛组织 机构，明确领导、部门及岗位职责，做到任务明确，责任 清楚。三、认真做好汛前机线设备的检修及各项准备工作， 制定和完善汛情下的应急通信保障预案。 二二年六月十一日通知的写法布置工作通知撰写案例标题：关于 事由通知布置工作有根据 有目的 有
16、任务 有要求应符合 “六有”通知的写法传达性通知撰写案例关于开展支持东南亚国家抗击海啸灾难 短信捐款活动的通知各地市分公司：按照总部关于为支持东南亚国家抗击海啸灾难开展 短信捐款活动的通知（中国联通营字200513号）文件 要求，公司将在全省范围内开展短信捐款活动。现将有关 事项通知如下：一、活动时间（略）二、活动范围（略）三、活动方式（略）四、工作分工（略）五、业务流程（略）六、新闻宣传工作（略）二五年一月十三日先交代问 题的来龙 去脉，再 讲有关指 示、意见 、规定等， 最后谈希 望或要求。通知的写法转发性通知撰写案例转发总转发总 部关于加强对对外捐赠赠管理严严格 执执行审审批权权限的通知的通知各地市分公司：现将总部关于加强对外捐赠管理严格执行审批权限的通知 （中国联通计财字2004815
