智能楼宇综合管理系统

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1、第十二章 智能楼宇综合管理系统第一节 办公自动化 智能楼宇综合管理系统第一节 办公自动化 随着科学技术和社会经济的发展、行政管理事务的增多，办 公机构需要处理的信息量越来越大。传统的手工劳动方式已远不 能适应社会经济发展的需要，当前瞬息万变、激烈竞争的时代对 办公机构和企业都提出了新的要求。因此，许多国家都在积极发 展办公自动化技术，以便实现办公自动化(简称OA)。办公自动化 是国内外正在蓬勃发展的一门多学科的综合性应用技术，它涉及 系统工程学、行为科学、管理学、人机工程、社会学等基本理论 ，以及计算机、通信、自动化等支持技术的大系统科学与工程。 由于它可以使办公管理人员用现代化的技术设备和科

2、学管理手段 来提高工作质量和效率，实现管理现代化和决策科学化，因此越 来越引起人们的广泛关注和兴趣。 智能楼宇综合管理系统一、办公自动化的内容 1办公自动化的基本概念 (1)办公自动化的定义 办公自动化（以下简称OA）是指 利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务活动物化于人以 外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标 的人机信息处理系统。其目的是充分地利用现有的技术，以尽可 能多地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策 能力，求得更好的效果，以达到既定的目标。通俗地说，OA就是 ，利用现代化的技术与设备，代替办公人员的部分业务活动，优 质高效地处理办公信息和事务

3、，使办公活动实现，科学化、自动 化，以达到最大限度地提高工作质量和工作效率，改善工作环境 的目的。 (2)OA的特点 OA是信息社会最重要的标志之一，它的特 点如下： 智能楼宇综合管理系统OA是一门综合性跨学科技术。它涉及的科学基础有：行为 科学、系统科学、管理学、社会学以及人机工程学等。技术基础 ：计算机技术、通信技术、自动化技术、精密机械与仪表技术等 。其中计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学是它的四大 支柱。办公自动化以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综 合运用计算机技术及通信技术完成各项业务。 OA是一个人机信息系统。人和办公设备相互协调、有效地 利用两者相辅相成的能力完成某一

4、任务。在典型的OAS中，办公 人员、办公设备和信息资源三者密切联系，信息是被加工的对象 ，办公设备是加工信息的手段或工具，办公人员是加工过程的设 计者和指挥者，是决定的因素。办公自动化系统应面向用户，提 供友好的人机界面，以方便用户。 智能楼宇综合管理系统OA是包括语音、数据、图形、图像、文字等信息的一体化 处理。它能将基于不同技术的办公设备连接成一体，使办公自动 化系统具有综合处理图，文、声、像等信息的功能。 OA是人们作为产生价值更高的信息的一个辅助手段。通过 改善办公环境和条件、达到提高办公效率和办公质量的目的，为 长远的经济建设战略任务服务。 随着社会和科技的发展，信息价值的提高，知识

5、积累和传播 方式的更新，计算机通信网络技术的发展，新设备的不断涌现， 经营方式的改变等，将极大地推动OA工作的发展。 智能楼宇综合管理系统(3)OA的要素 OA从生产经营单位和行政部门的办公事务 处理开始。进入到各类信息控制管理，发展到辅助领导的决策。 这是对传统管理方式的挑战，是科技向管理部门冲击和办公方式 的一次革命。办公活动是以处理信息流为主要业务特征，与社会 伴生的一种重要活动。它由办公人员、组织机构、办公制度、技 术工具、办公信息及办公环境六大要素组成。办公活动的过程可 看成是，根据一定目标进行信息输入转换输出，经过反馈、 修正、再次新的输人的不断循环，直至圆满地完成预定目标的过 程

6、。因此，可以把整个办公过程看成是接收、变换、处理、传递 、利用信息的过程。 智能楼宇综合管理系统办公人员是办公的第一要素。不同的国家有不同的分类法 。美国将办公人员划分为经理、秘书、业务人员及办事员。日本 则将其划分为领导、中层干部、技术人员及事务人员等。我国将 办公人员分为上层决策领导、中层干部、科员、业务人员、秘书 及辅助人员。上层决策领导指政府部门和公司及企业的领导，如 部长、省长、市长、厂长及经理等，他们主要起决策作用，中层 干部要协调本部门人员的工作，在决策中起一定的作用。业务人 员指具有技术专长的人员，如工程师、会计师、律师、教师等。 秘书是领导干部的直接助手。OAS提供了行政事务

7、支持，很可能 改变传统的领导与秘书的一一对应关系。辅助人员是行政机构和 企业单位的一般办公人员和后勤人员，如打字员、通信员、保管 员等。不同的办公人员办公的事务不同，OAS应对各层次不同的 人员提供不同的办公设备和支持功能。 智能楼宇综合管理系统组织机构决定办公模式的层次等级。如中央部委、省、市 、县，又如企业的厂长、经理、生产管理处室、车间及班组，不 同层次决定不同的办公职能。OAS应尽可能适应办公的组织机构 ，又要具有一定的灵活性，以支持组织机构调整的需要。我国的 办公机构主要有五种划分法：管理职能划分法、管理区域划分法 、行业和产品划分法、服务对象划分法、工艺流程划分法。然而 ，在实际应

8、用中，很少采用单一的划分方法，大部分的机构都是 用混合方法来划分的。 办公制度。为了协调各办公机构的职能，对办公人员的责 任、分工及各类办公人员活动规范化，必须建立各种规章制度及 立法。办公自动化系统既要保证合理办公制度的实施，同时也要 不断地修定现有的办公制度，使之适合OA发展的需要。 智能楼宇综合管理系统技术工具的先进程度是影响办公质量的重要因素。技术工 具包括组成OAS的各种办公设备和技术手段。如多功能电话、复 印机、电传机、传真机、计算机及网络等。通过计算机和通信技 术的结合，把彼此独立又互相关连的各种办公设备和办公子系统 集成统一的系统，共享信息资源，提高办公质量和效率。 办公信息是

9、OA的基础。OAS必须解决信息的采集、存储、 处理、传递和输出，使信息创造更高的价值。办公活动处理的信 息包括数字、文字、声音、图形、图像等。 办公环境包括具体的和抽象的、内部和外部的环境，启界 面划分受组织机构、经费等多种因素的制约，同时也影响到办公 自动化系统的规模和功能。 智能楼宇综合管理系统(4) OA带来的效益 OA是一项有重大现实意义和历史意义 的系统工程。它带来的效益是非常显著的，主要表现为： OA适应信息社会的需要，使办公人员节省大量的工作时间 ，提高工作效率和工作质量，减少办公费用。 提高快速响应能力。如核对数据、查阅资料、统计报表等 ，可利用计算机的快速处理能力，在短时间获

10、取需要的信息。 提高决策的准确和科学性。由于计算机处理信息准确、及 时可靠，放大大地减少了手工工作产生的错误、遗漏，为决策提 供可靠的科学数据依据。 节省能源和交通工具，加速资金周转和商品流通。 办公自动化的实现，可以反过来促进办公制度和管理体制 的改革，促进管理现代化。 加强智力开发，促进人类进步，增加社会效益。 智能楼宇综合管理系统总之，OA可以使办公管理人员用现代化的技术装备和科学管 理手段来提高工作质量和效率，使人类社会逐摆脱落后的传统办 公方式。它的推广应用不仅能取得巨大的经济效益，而且对社会 生活的各个方面特产生深刻的影响。各国经验表明，国家经济的 现代化必须依赖各级管理水平的提高

11、和办公自动化。 2OA的层次结构 OAS一般分为三个层次：即事务型办公 系统、管理型办公系统、决策型办公系统。 (1)事务型办公系统 事务型办公系统可以是单机系统(在 一个办公室内)，也可以是可支持一个机关单位的各办公室的完 成基本办公事务处理及机关行政事务处理的多机系统，如图所示 。事务型办公系统可分为基本事务处理和机关行政事务处理两大 部分。 智能楼宇综合管理系统网 络职能部门工作站工作站工作站服务器数据库文件库打印输出行文处理机关行政 事务处理电子文 档管理电子邮件办公事务处理事务型办公多机系统智能楼宇综合管理系统办公事务处理包括文字处理、个人日程处理、个人文件库管 理、行文管理、邮件处

12、理、文档资料管理、文件快速复制、电子 报表等。机关行政事务包括本身的人事、工资、财务、房产、基 建、车辆和各种办公用品管理应用系统。 （2）管理型办公系统 管理型办公系统是由支持各种事务处 理活动的办公系统、支持管理控制活动的管理信息系统、支持设 计生产的CAD/CAE/CAM/CAT系统，彼此互为有机集成的办公系统 ，如图所示。 智能楼宇综合管理系统网络工作站中小型机工作站终端数据处理文字处理综合数据库专业数据库小型机MIS工作站工作站PABX终端电话工作站终端终端小型机办公事务处理机查询检索各种OA功能工作站文件库数据输入输出管理型办公系统模型智能楼宇综合管理系统（3）决策型办公系统（即综

13、合型办公系统） 决策是根据 预定目标作出的行动决定。它是办公活动的重要组成部分，是最 高层次的管理工作。决策型办公系统是在管理型办公系统基础上 扩充以各种专家系统为基础的决策或辅助决策而组成的最高级的 系统。它除了具备前两类模式的功能外，还具备决策功能。如国 民经济计划和综合平衡决策、经济效率预测、经济结构分析等。 事务型和管理型办公系统是以数据库为基础的。决策型办公 系统除了需要数据库外，还要有相关领域的专家系统。从而可模 拟人类专家进行推理、演绎、做出判断和决策来解决复杂的问题 。 智能楼宇综合管理系统3OA的系统主要功能 随着科技进步，生产力发展和商 品激烈竞争，使管理者对信息的依赖性越

14、来越大。信息已成为企 业系统的重要资源和财富，信息是决策的基础。计算机技术和通 信技术的发展，为信息处理的现代化、自动化和智能化提供了物 质基础。办公活动中，通常使用的信息有数据、声音、文字、图 表、影像等。故OAS的主要功能为：数据/文字/语音/表格/图形 与图像等处理、辅助决策、资料再现、电子邮件、电信会议等。 (1)数据处理 现代化管理的重要标志之一是加强定量化 分析，而数据则是定量化分析的基础。办公室的中心任务是处理 信息，它涉及到大量的数据，如人事数据、文档数据、供销数据 、市场数据、人口数据、气象数据、计划统计数据、账目数据等 。根据数据，人们可以了解和评价工作的成败得失，从而作出

15、相 应的决策。因此，数据处理是办公自动化的一项基本功能。由于 数据库管理系统对数据的输入、增加、删除、修改、存储、分类 、索引、报表输出等十分快速和准确，而且可以减少数据的冗余 度，保持数据的一致性和独立性，因此，它在OA中广泛应用。 智能楼宇综合管理系统（2）文字处理 文字处理指编辑处理、版式设计、复印打 印和映像处理等。文字处理的功能简化了人们用于编辑和排版的 过程，大大提高了办公效率。由于我国文字处理主要的对象是汉 字，汉字处理是办公室的主要工作之一。因此，必须要有比较完 善的文字处理系统。这些系统除了要求有较强的编辑功能外，还 必须有汉字输入设施，且汉字输入方法应简便、易学、易用。另

16、外，还要求输出时，不仅字体美观，而且可由多种字体供选择， 以满足各种场合的需要。目前最广泛应用的文字处理软件有“中 文WORD97”和“WPS97”，它们不仅功能强大，而且用户界面好 ，打印字体与字型美观、大方，并且操作方便。 智能楼宇综合管理系统（3）表格处理 在日常办公事务中，办公人员经常要编制处 理各种各样的表格，若用人工编制设计一张较复杂的表格，需要 多次反复修改，花费大量的人力和时间，其中有相当多的时间是 用在重复性的抄写、整理、计算及校对的工作上。因此，要提高 办公效率，必须用计算机来处理表格，通过直接在计算机屏幕上 完成表格设计、处理和制表等全部操作，实现表格处理中各个环 节的自动化。例如，Microsoft的中文制表软件EXCEL，将字处理 ，画线制表与数据加工融为一体，自动制表，制成的表可任意增 大或缩小，表格的修改方便灵活，而且可从数据库中取数据制表 输出。表格处理的自动化，使办公人员摆脱了繁琐的工作，提高 了劳动生产率，对办公自动化