会展运作阶段的文案(上)

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1、第三章 会展运作阶段的文案（上） o第一节 会展招展和招商文案 o第二节 会展招展函 o第三节 会展招标投标文案 o第四节 参展商、观众邀请函 o第五节 会展信息发布稿 3.1会展招商和招展文案 o3.1.1会展招展方案o1）会展招展方案的概念o会展招展方案是在招展策划的基础上，为展 位营销而制定的执行方案。o2）会展招展方案的基本内容o会展招展方案的内容涉及会展招展工作的方 方面面，十分繁杂。 3.1会展招商和招展文案o3.1.2会展招商方案o1）会展招商方案的定义o会展招商方案是在展会招商和宣传推广策划 的基础上，为寻求合办者、支持者、赞助商 （如冠名赞助、指定产品赞助等）、会展名 称、标

2、志的使用权受让者、广告主以及招徕 客商和邀请观众而撰写的文案。 3.1会展招商和招展文案o2）会展招商方案的基本内容o一般来说，常见的展会招商方案要包含以下的基本内容：o（1）制定招商方案的依据o（2）展会招商分工o（3）展会通讯及观众邀请函的编印和发送计划o（4）招商渠道和措施o（5）招商宣传推广计划o（6）招商预算o（7）招商进度安排3.1会展招商和招展文案o3）会展招商方案的写作格式o（1）制定招商方案的依据o（2）会展招商分工o（3）展会通讯及观众邀请函的编印o（4）招商渠道和措施o（5）招商宣传推广工作o（6）招商预算o（7）招商进度安排 3.2 会展招展函 o3.2.1会展招展函的

3、含义会展招展函是办展机构用来说明会展以招揽目标参展商参展的小册子。3.2 会展招展函o3.2.2会展招展函的写作内容o招展函主要包括以下内容：o1）展会性质，包括展会批准单位、主办单位、承办单位、支持单位 及海内外协作单位等。o2）展会市场前景简要介绍，行业内同类展会的举办情况，本展会的 特色与定位；展会的历史及发展情况，人们参加该展会的情况简介。o3）展会具体安排，展品类别，展会举办时间、地点，具体日程安排 ，展区与展位划分，规格与收费标准。o4）展会期间的相关活动安排，包括技术交流、商务会议、专题研讨 、商旅服务等。o5）参展办法、办理手续、展会的各项管理规定及联系方式等。（5） 招商宣传

4、推广工作o6）招商预算o7）招商进度安排3.2 会展招展函o3.2.3招展函编写的要求o1）简洁明了o2）内容准确o3）形式新颖o4）便于邮寄3.3 会展招标投标文案o3.3.1会展招标投标文案的含义o会展招标投标文案是在围绕会展项目进行的 招标投标活动中所产生的文件的总称，包括 会展招标备案报告、会展招标公告、会展招 标邀请书、招标文件、投标文件、中标文件 、招标备案报告及情况报告等。会展招标投 标文案的写作主体必须具有合法资格，写作 内容必须符合法律规定。3.3 会展招标投标文案o3.3.2会展招标备案报告o1）会展招标备案报告的含义o会展招标备案报告是招标人在进行招标活动之前，向主管招标

5、投标工作的行政监督部门申请备案的文 件。根据招投标法的规定，对依法必须进行招标的项目，且须招标人自行办理招标事宜的，应当 向有关行政监督部门备案；其他非法律规定进行招标的项目，招标人自行招标或委托代理招标的，无 须备案。o2）会展招标备案报告的结构和写法o会展招标备案报告的结构有两种形式：一种为表格式，即招标备案表，由主管招标投标工作的行政监 督部门统一制定。o另一种为报告式，即采用公文中的报告写法，一般由标题、主送机关、征文、附件、落款和发文日期 组成。o（1）标题o一般由报告事项和文种组成。如：会展中心建设工程项目招标备案报告。o（2）主送机关o写主管招标投标工作的行政监督机构的名称。o（

6、3）正文o会展招标备案报告的正文应当写明拟招标项目的名称和具备的条件，招标计划，拟采用的招标方式和 对投标单位的资质要求，评标方法，评标委员会组建方案，开标、评标的工作具体安排等。由于上述 内容一般都要写在招标公告、资格预审公告、投标邀请书、投标须知等文件中，而且备案时必须一并 上报，因此报告本身的内容可以简化，仅需说明项目名称和目的，最后恳请予以备案。3.3 会展招标投标文案o（4）附件o招标公告、资格预审文件、投标邀请书、投 标须知等附件要一一标明序号和名称。o（5）落款o落款要写明申请单位全称，并由法人代表签 署。o（6）发文日期o写明发文的具体时间。3.3 会展招标投标文案o3.3.3

7、会展招标公告o1）会展招标公告的含义o会展招标公告是招标人在获得招标管理机构备案后，以公开行文的方式邀请不 特定的法人或者其他组织投标的文件。o2）会展招标公告的基本内容o（1）招标人的法定名称和地址o（2）招标项目的名称及编号o（3）招标的方式（即公开招标或邀请招标）。o（4）招标项目的性质（如写明属于国家项目或世界银行贷款项目等）o（5）招标项目的内容、数量和要求o（6）招标项目的实施地点和时间o（7）投标人的资格与条件o（8）招标文件的价格以及获取的办法o（9）提交投标书的截至时间和地点o（10）开标的具体时间、地点以及出席范围3.3 会展招标投标文案o3）会展招标公告的结构和写法o（1

8、）标题o一般要写明会展招标项目的名称和文种。如：展会项目招标公告o（2）正文o会展招标公告的开头简要说明招标的目的，然后用“现将有关事项公告如下”之 类的语句作为过渡，引出主体部分。o会展招标公告正文的具体写法有三种：第一种是采用序号加小标题的形式，逐 条写明每个具体事项，层次分明，条理清楚，内容较多的招标公告可采用此法 ；第二种是以自然段落为层次，不加序号，主要用于内容较为简单的招标公告 ；第三种是表格式，简洁明了。o（3）落款o写招标人或招标代理机构的名称。o（4）发布日期o写明实际发布的日期。3.3 会展招标投标文案o3.3.4投标文件o1）投标文件的含义o投标文件是投标人根据招标文件的

9、要求和格 式制作，对招标文件提出的实质性要求和条 件作出相应，并在规定的时间和地点向招标 人提交的参加投标的各种书面材料的总称， 具有由要约的法律性质。3.3 会展招标投标文案o2）投标文件的基本内容o（1）投标函o即投标人向招标人提交投标文件 的申请性文书，具有回应招标文件中的投标 邀请书并向招标人正式要约的作用。o（2）投标一览表o（3）施工组织设计，如属于施工项目，要说明施工组织设计o（4）技术性能参数的详细描述o（5）商务和技术偏差表o（6）投标保证金o（7）有关资格证明文件o（8）招标文件要求的其他内容o3）投标文件的总体格式和具体要求o投标文件的编制应当严格遵照招标文件规定的格式和

10、具体要求，否则会影响投 标。在总体结构上，投标文件应当包括封面、目录、主体三部分，必要时还可 增加附件部分。3.4参展商邀请函 o3.4.1参展商邀请函o1）参展商邀请函的含义o参展商邀请函是一种以个别发送的方式邀请 特定的法人、其他组织或个人参展的文案。 参展商邀请函的基本内容与招展公告相差无 几，一般也分为详细和简要两种版本，内容 简要的参展商邀请函一般要同时附寄参展说 明书。3.4参展商邀请函o2）参展商邀请函的结构和写法o（1）标题o一般由展览会的名称和“参展商邀请函”组成。o（2）称谓o由于参展商邀请函是发给特定对象的，因此一定要写称谓，即邀请对象的单位 名称。邀请个人参展则须写个人

11、姓名，并冠以敬词。o（3）正文o要逐项表达参展商邀请函的内容，可以先用一段文字简要介绍展览会的名称、 主办者，然后点出“城邀贵单位（公司）参展”这一主题，再用“现将有关事项 告知如下”作为过渡，引出主体部分。主体部分多采用序号加小标题的形式， 也可通篇仅以自然段落展开说明。o（4）落款o写主办单位或组委会的名称。o（5）发出日期o写明实际发出的日期。3.4参展商邀请函o3.4.2参展申请表o1）参展申请表的含义o参展申请表又称参展注册申请表、参展回执、参展 报名表等，是参展单位向主办单位或组委会申请参 展并租赁展位的文件。o参展申请表由主办单位或组委会统一印制，随同招 展公告或参展商邀请函一起

12、发布，由申请参展单位 按要求填写，并再报名截止时间之前提交。3.4参展商邀请函o2）参展申请表的基本内容o（1）参展单位的基本情况。包括名称、性质、地 址和联系方式等o（2）展品的名称、性质和数量o（3）拟租展位的规格、数量、展位费o（4）如需在缴纳租金后再确认其参展资格，可要 求填写付款方式和日期o（5）提交申请表的方式（邮寄、传真或网上提交 ）和截止日期o（6）备注条款3.4参展商邀请函o3.4.3参展确认书o1）参展确认书的含义o参展确认书又称参展确认函或展位确认书（函），是主办单位在受到参展申请单位的参 展申请表或注册申请表并经过审查，确认其具备参展资格后，向其发出的同意参展的文 件。

13、o2）参展确认书的结构和写法o（1）标题o一般要写明展览会名称和“参展确认书”或“展位确认函”。o（2）称谓o写确认对象的名称。o（3）正文o参展确认书的正文一般比较简略，只要表明同意对方参展的意见即可，也可以告知具体 的展位号和进场布展的时间及要求。o（4）落款o写主办单位或组委会的名称并盖章。o（5）发出日期3.5观众邀请函 o3.5.1观众邀请函的含义o观众邀请函是办展机构根据展会的实际情况编写的 、用来进行展会招展的一种宣传单。观众邀请函是 专门针对展会的目标观众尤其是那些专业观众而发 送的。和展会通讯一样，观众邀请函一般也是通过 直接邮寄的方式发送到目标观众手中。所以，观众 邀请函发

14、送也有赖于目标观众数据库的建立和完善 。观众邀请函一般在展会开幕前一个月左右开始向 目标观众直接邮寄。但对于国外观众，观众邀请函 的邮寄时间一般提前到开幕式前3个月到半年开始 邮寄。3.5观众邀请函o3.5.2观众邀请函的内容o观众邀请函的内容主要包括：o（1）展会的基本内容o包括展会的名称，举办的时间和地点，办展机构，展会的LOGO，本 展会简单介绍等。o（2）展会招展情况o包括展出的主要展品、参加展出的新产品和展会招展情况，一般还会 将一些行业知名企业的参展情况进行重点通报。o（3）展会期间计划举办的相关活动o列举展会期间举办的相关活动的时间、地点和主题，以便观众提前安 排时间和准备。o（4）参观回执表o包括参观申请的联系办法和联系人等，方便观众预先登记。3.5观众邀请函o3.5.3观众邀请函写作要求o观众邀请函的内容比展会通讯更简洁、更集 中，其所有内容都在于吸引观众到会参观。 因此，对展会的特点、优势、展品和参展企 业的介绍就成为观众邀请函最为主要的内容 。当然，如果展会已举办过多届，那么对上 届展会简短的总结也常常是观众邀请函所包 含的内容。